Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Gespreksvaardigheid bij personeelsgesprekken

Vaardigheden bij personeelsgesprekken. De gesprekkencyclus binnen organisaties vraagt communicatieve vaardigheden voor de leidinggevende en manager. De wijze waarop de cyclus van personeelsgesprekken is ingericht, kan nogal verschillen per organisatie maar feit is dat iedere leidinggevende er mee te maken krijgt.

Functioneren en beoordelen binnen organisaties

Gespreksvaardigheden personeelsgesprekkenBinnen de cyclus van functioneren en beoordelen treffen we een aantal gesprekken vaak aangeduid als de gesprekscyclus binnen organisaties:

  • Het selectiegesprek: Tijdens het sollicitatie- of selectiegesprek bepaalt u of probeert u in te schatten in welke mate een medewerker zou passen binnen een bepaalde functie. Dat is een zeer belangrijk punt en in onze ogen een zeer onderschat punt door veel leidinggevenden.
  • het aanstellingsgesprek:  Een formeel moment nadat u de keuze hebt gemaakt voor een bepaalde kandidaat en waarop u alle zaken verder regelt: de arbeidsovereenkomst, het pensioen etc.
  • Het plannings- of doelstellingsgesprek als eerste gesprek in de ontwikkel- en beoordelingscyclus. In dit gesprek maakt u duidelijk wat van de medewerker wordt verwacht en stelt u de doelen voor het komende jaar.
  • Het voortgangsgesprek om de voortgang van de gemaakte afspraken en doelstellingen te bespreken en te bewaken.
  • het functioneringsgesprek: Het functioneringsgesprek is erop gericht om samen met uw medewerker te bepalen in wat voor mate er in wederzijdse behoeften wordt voorzien. Ook om te bekijken welke ontwikkeling gewenst c.q. verwacht wordt als het gaat om functie en persoon.
  • het beoordelingsgesprek: Het beoordelingsgesprek is een eenzijdige zaak waarop u als leiding vaststelt hoe de medewerker functioneert. Vaak komen hier zaken aan de orde zoals salaris en arbeidsvoorwaarden die direct aan het functioneren gekoppeld zijn.
  • het ziekteverzuimgesprek: iedere leidinggevende krijgt te maken met verzuim op zijn/haar afdeling. Het ziekteverzuimgesprek is erop gericht om verzuim binnen uw organisatie te minimaliseren en beïnvloedbaar verzuim te voorkomen.
  • het verbetergesprek: het verbetergesprek kan soms hand-in-hand gaan met het disciplinaire gesprek maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Het verbetergesprek zet u in wanneer uw medewerker niet functioneert of niet gemotiveerd lijkt te zijn.
  • het slecht nieuws gesprek: het slecht nieuws gesprek kan plaatsvinden bij de aankondiging van de reorganisatie, faillissement maar ook wanneer er disciplinaire maatregelen worden opgelegd of wanneer er sprake is van onvoldoende functioneren.
  • het disciplinaire gesprek: Disciplinaire gesprekken voert u wanneer u van mening bent dat de medewerker gedrag vertoont dat niet acceptabel is voor uw organisatie of wanneer de medewerker naar uw oordeel onvoldoende functioneert.
  • Het Persoonlijk Ontwikkelgesprek:  Het POP gesprek heeft als doel om de Ontwikkelmogelijkheden van de medewerker gestructureerd te bespreken. In de meeste gevallen leidt dit tot een Persoonlijk Ontwikkelplan.
  • het aanzeggesprek (ontslaggesprek): Een gesprek om ontslag aan te zeggen en de arbeidsrelatie te beëindigen.
  • Het exit-gesprek: Het allerlaatste gesprek wat u met de medewerker voert om nog eens samen een terugblik te doen op de loopbaan van de medewerker bij uw bedrijf.

Gesprekkencyclus personeelsgesprekken

In onze vraagbaak over interne communicatie treft u tal van artikelen over de gesprekkencyclus binnen organisaties.

Gesprekkencyclus binnen organisaties

Communicatie bij het personeelsgesprek

Van een leidinggevende vraagt de gesprekkencyclus met uw medewerkers inzicht en vaardigheid. Het begint al bij het selectiegesprek, het aanstellingsgesprek als basis voor het functioneren en beoordelen van uw medewerkers.  Maar ook het voortgangsgesprek, het functioneringsgesprek het beoordelingsgesprek, het disciplinaire gesprek tot het aanzeggesprek (ontslaggesprek).

  • Functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

    Wanneer we onze orderportefeuille van de afgelopen 15 jaar eens goed doorkijken, merken we dat de meeste vraag is naar de training functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Toch is dat ietwat onterecht want op basis van ervaring weten wij dat 80% van deze training gaat over moeilijke situaties bij dit type gesprek.

    • Leidinggevenden voelen zich voldoende vaardig om promotie en salarisverhoging toe te kennen

      Positieve functionering- en beoordelingsgesprekken vragen niet de aandacht tijdens een training. Functioneert de medewerker goed? Geen probleem! Wordt er promotie gemaakt? Moet er een extra bonus toegekend worden? Heeft de medewerker recht op salarisverhoging? Kan er doorgroei plaatsvinden naar de volgende salarisschaal? Geen probleem! De training bonusverstrekking of salarisverhoging aanzeggen, hebben wij nog nooit uitgevoerd.

    • De training gaat over moeilijke en lastige situaties

      De training functioneren en beoordelen gaat dus grotendeels over de lastige situaties zoals: de medewerker functioneert onvoldoende, de medewerker is onvoldoende gemotiveerd, de medewerker stelt zich negatief op tijdens functionering- of beoordelingsgesprekken.

    • Functioneren en beoordelen gaat verder dan gespreksvaardigheid

      De training functioneren en beoordelen gaat verder dan het oefenen van gespreksvaardigheid. Immers de gesprekken duren 1 á 2 uur per jaar: daar hoeven we toch geen 80% aandacht aan te besteden, terwijl het proces van functioneren en beoordelen 365 dagen per jaar duurt?

  • Selectiegesprekken

    Van de 100 aanvragen die wij binnenkrijgen over functioneren en beoordelen, gaan er 98 over het functioneringsgesprek of het beoordelingsgesprek terwijl er 2 aanvragen bij zitten voor het voeren van selectiegesprekken. Wij plaatsen dit in het vakje: onbewust onbekwaam. Veel leidinggevenden menen dus voldoende vaardig te zijn in het voeren van selectiegesprekken terwijl daar voor organisaties bakken met geld te verdienen is. Reken uit wat een onjuiste selectieprocedure kost, het aanstellen van de verkeerde medewerker, de tijd en het geld dat ermee gemoeid is etc. Reden voor ons om de training selectiegesprekken afzonderlijk aan te bieden. Juist dit type gesprek vraagt heel veel vaardigheden maar ook inzicht van leidinggevenden en managers te vinden onder leerdoelen voor de training selektiegesprekken..

  • Slecht nieuws gesprekken

    Het slecht nieuwsgesprek vraagt veel gespreksvaardigheid van de leidinggevende. Het slecht nieuws gesprek is een breed begrip maar om wat voorbeelden te noemen:

    • het correctiegesprek of het disciplinaire gesprek
    • het aanzeggesprek of het ontslaggesprek
    • het gesprek om slecht functioneren bespreekbaar te maken

    Toch ligt de nadruk wat ons betreft teveel op de vaardigheden voor dit gesprekstype terwijl het vraagstuk ergens anders zit. Het gaat er namelijk niet alleen om dat leidinggevenden vaardig zijn in het voeren van slecht nieuws gesprekken. Het probleem is dat ze er tegenop zien, te betrokken zijn bij de medewerker, zich te verantwoordelijk voelen voor de impact van het slecht nieuws gesprek etc. Lees verder: gespreksvaardigheden bij het slecht nieuws gesprek.

  • Verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken

    training cursus verbetergesprekken voerenEen belangrijk onderwerp bij gespreksvaardigheid voor leidinggevenden is het verbetergesprek.

    • Verbetergesprekken bij het verbetertraject

      • Een voorbeeld bij het verbetergesprek is het verbetertraject wanneer de medewerker bijvoorbeeld onvoldoende functioneert.  Hoe breng je dit als leidinggevende over op de medewerker? Hoe ga je de gewenste ontwikkeling die de medewerker moet doormaken benoemen op een zodanige wijze dat het voor eenduidige uitleg vatbaar is? Hoe voorkom je dat je in algemeenheden belandt en te weinig specifiek bent bij het benoemen van ontwikkelpunten voor de medewerker? Lees verder:
      • Een ander voorbeeld is: het gesprek over verbeteringen binnen de organisatie, de processen. Of verbeteringen die u ziet binnen het team? Hoe brengt u dit nu zo over op de medewerker dat men zich niet aangevallen voelt, begrijpt wat u bedoelt en dat men er voor open staat dat men aan deze verbeterprocessen wil meewerken?
    • Ontwikkelgesprekken: afspreken en bespreken

      Ontwikkelgesprekken voeren we tijdens ieder type van de reeks personeelsgesprekken. Dus tijdens het functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek kunt u als leidinggevende bezig zijn met het voeren van een ontwikkelgesprek. Ook hier is geld te verdienen binnen organisaties wanneer er voldoende aandacht voor is. Mogelijke leerdoelen:

      • net als bij het verbetergesprek: hoe benoem je de gewenste of vereiste ontwikkelpunten bij de medewerker?
      • hoe maak je duidelijke ontwikkelafspraken?
      • hoe specificeer je de gewenste ontwikkeling?
  • Lees verder: verbetergesprek en ontwikkelgesprek.

Leerdoelen communicatie voor leidinggevenden

We hebben nog veel meer leerdoelen voor de communicatietraining voor u uitgewerkt. U kunt ook het overzicht bekijken van alle leerdoelen voor leidinggevenden en managers.

Leerdoelen communicatietraining

Training communicatie

 

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens