home / persoonlijke ontwikkeling / communicatie / duidelijk communiceren / duidelijke afspraken

Duidelijke afspraken maken

Duidelijk afspreken en duidelijke afspraken maken is een thema wat ik bij heel veel persoonlijke ontwikkeltrajecten heb meegenomen als leerdoel. Dat geldt ook voor leidinggevenden trouwens. Wanneer je goede, duidelijke en heldere afspraken kunt maken, draag je enorm bij aan duidelijkheid, aan teamontwikkeling, aan organisatieverbetering en aan efficiëntie. Voor de meeste organisaties is er in het kader van de verbetering van de interne communicatie heel wat te halen wanneer het gaat over afspreken en afspraken maken.

Waarom zo moeilijk?

Soms spreek je iets af met de ander en je weet dat je daar honderd procent op aan kunt. Waarom is dat zo? De persoon waar je de afspraak mee maakt:

• heeft aan een half woord genoeg en begrijpt direct wat je voor ogen hebt
• heeft dezelfde normen en waarden als jij en staat voor wat hij/zij zegt
• is betrouwbaar
• communiceert open tegen jou, ook als het even niet lukt
• spreekt geen dingen af tegen zijn/haar zin of tegen zijn/haar wil

Bij deze persoon is er geen probleem dus. Wanneer wordt het dan moeilijk? Op het moment dat je iets afspreekt met iemand:

• die aan een half woord niet genoeg heeft (er is meer uitleg nodig)
• die wel zegt 'ik kom er bij jou op terug' en dat toch niet doet
• waar je steeds achteraan moet omdat het nog niet is gebeurd
• die dingen toezegt die hij/zij niet kan waarmaken
• die zaken afspreekt tegen zijn/haar wil of die over zijn/haar grens heengaan

Aannames en perceptie kunnen je in de weg staan

Ook aannames (ik mag toch aannemen dat jij opvolgt wat we hebben afgesproken) en eigen perceptie kunnen je dus voor de voeten lopen wanneer het over afspreken gaat. En dat levert irritaties op.

• ik mag toch aannemen dat jij begrijpt dat je stukken moet aanleveren voor aanstaande vrijdag omdat er dan een deadline voor aanlevering is gesteld (eigenlijk mag je niks aannemen, aannemers nemen aan: je had moeten afspreken dat je de stukken uiterlijk op donderdag om 12.00 uur in jouw inbox zou willen zien)
• je zei vorige week dat je erop zou terugkomen maar ik heb nog niets gehoord (heb je ook afgesproken wanneer de ander erop zou terugkomen?)

Hoe maak je heldere afspraken?

Het gaat nu te ver om in detail uit te werken hoe je heldere afspraken maakt. Dat doen we in een training wel maar nu volsta ik met een paar randvoorwaarden. Wanneer je een afspraak maakt:

• moet voor beiden duidelijk zijn wat je afspreekt (eenduidig dus en voor een uitleg vatbaar)
• moet de ander zich kunnen uitspreken (wanneer hij/zij een afspraak zo niet wil of anders ziet)
• is commitment van de ander belangrijk (hij/zij stemt er niet alleen mee in maar hij/zij staat er ook echt achter)
• spreek je ook af wat je gaat doen als het niet lukt om de afspraak na te komen of uit te voeren

Verschil met regels

Afspraak is afspraak. Maar afspraken kun je alleen gezamenlijk maken. Eenzijdig opgelegde maatregelen door de leiding hebben niets te maken met afspraken. Dat zijn regels waaraan de medewerker zich weliswaar moet houden maar waar hij/zij het ook oneens mee kan zijn. Waar we het hier over hebben, zijn gezamenlijke afspraken. Dat betekent dat wij het er samen over eens zijn. Afspreken is een actief proces. Inspraak is nodig dus.

Het voorbeeld van de werkvoorbereider

Zo kreeg de werkvoorbereider van een bouwbedrijf opdracht om nog wat extra materialen te bestellen voor een klus die hem zeer welbekend was. En precies volgens opdracht van de directeur werden de materialen besteld. Toen na een week bleek dat er niets met de materialen gedaan was, reageerde de directie zeer verontwaardigd. Maar je begrijpt het al: de werkvoorbereider had precies gedaan wat gevraagd werd namelijk materialen bestellen. En niemand had hem gevraagd of opdracht gegeven om ook nog iets met deze materialen te doen. Nu komt ie: de werkvoorbereider had er zelf ook niet naar gevraagd.

We hebben geen afreken cultuur maar een AFSPREKEN-cultuur

Een cultuur van helder afspreken verhoogt het rendement in de organisatie en iedereen kan het leren. Maar afspreken is niet alleen een vaardigheid. Veel meer is het een bewustwording om helder te maken wat onze verwachtingen zijn en om te leren doorvragen wat de verwachtingen van de ander zijn.