Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Duidelijk en helder zijn in de communicatie

Duidelijk en helder zijn in de communicatie: wilt u dat leren?  Bent u soms onduidelijk in de communicatie of niet duidelijk genoeg? In dit artikel gaan we in op wat duidelijke communicatie is en wat daar bij komt kijken!

Duidelijk en helder leren communiceren

Betekenis en definitie

Duidelijke communicatie heeft te maken met duiden of aanduiden. Dat betekent aanwijzen of richting wijzen, uitleggen of verklaren. Duiden kan ook een instructie zijn waarbij u vertelt hoe iets plaats moet vinden.

Om wat misverstand weg te nemen: duidelijkheid heeft niet direct iets te maken met harder praten of schreeuwen. Integendeel: het helpt vaak niet. Anderzijds heeft duidelijkheid wel te maken met een duidelijke stem. Om te komen tot de uitleg van duidelijkheid geven we graag een definitie van duidelijke communicatie aan de hand van enkele  criteria. Duidelijk zijn in de communicatie betekent dat:

  • het helder is voor u en voor de ander
  • de ander begrijpt wat u bedoelt: de boodschap is dus ook begrijpelijk en verstaanbaar
  • uw boodschap, opdracht of instructie is voor één uitleg vatbaar en roept geen twijfel op
  • de ander weet waar hij aan toe is

Duidelijke afspraken maken

Lees ook: duidelijke afspraken maken.

Duidelijke afspraken maken.

In teams en organisatie

Duidelijkheid in teams en organisaties

Duidelijkheid in teams

Leidinggevende onduidelijk?

Is de leidinggevende onduidelijk?

Leidinggevende onduidelijk?

Zeggen en bedoelen

Duidelijke communicatie is: ik zeg wat ik bedoel en ik bedoel wat ik zeg. Het klinkt zo eenvoudig maar de praktijk is weerbarstig. Want wat zeg ik en wat bedoel ik?

Zeggen wat je bedoelt

  • Marianne vroeg aan haar moeder: ‘waarom mag Robert dit weekend wél een logé?’ terwijl ze bedoelde: ‘waarom mag ík geen logé?’. Als de moeder niet aanvoelt wat Marianne bedoelt gaat ze uitleggen waarom Robert nu wel een logé mag terwijl de eigenlijke vraag anders is. Om over te brengen wat je precies bedoelt is dus geen gemakkelijke opgave.

Bedoelen wat je zegt.........

  • Jaap is accountmanager en hoewel hij het erg druk heeft met zijn baan wil het hem niet lukken om de juiste omzettargets te halen. Dat zit hem dwars. Hij voelt iedere dag de druk van omzetcijfers en hij weet er maar moeilijk mee om te gaan. Jaap komt thuis van zijn werk en merkt dat zijn vrouw het eten alweer niet klaar heeft om half 6. Dat is de laatste druppel. Jaap reageert zeer geïrriteerd. Gaat het ten diepste om aardappels? Nee, Jaap zou eigenlijk aan zijn vrouw moeten vertellen dat hij gefrustreerd is omdat het werk niet loopt zoals hij zou willen.
  • ik zeg: ‘heb jij het vanmiddag druk?’ maar ik bedoel ‘kun je mij vanmiddag misschien even helpen?’.
  • cynisme: u zegt ‘zo joh je zult het wel weer druk hebben volgende week’ maar u bedoelt ‘je hebt waarschijnlijk niet zoveel te doen’

Ook als ik niets zeg, zeg ik iets (communicatie zonder woorden)

Wanneer u vertelt dat u alle tijd heb voor een gesprek, moet dat blijken uit uw houding. Zegt u dat of is het zo? Kijkt u regelmatig op uw horloge wanneer u het druk hebt? Gaat u regelmatig verzitten omdat u zich gejaagd voelt? Dan klopt de boodschap die u uitdraagt niet met de woorden die u uitspreekt. Dat zwakt in feite uw boodschap af wellicht zonder dat u dat door hebt. Bewustwording is dus noodzakelijk. En daarna ervaring opdoen in de praktijk.

Waarover moet u duidelijkheid verschaffen?

U moet duidelijk zijn bijvoorbeeld:

  • over de behoeften die u hebt
  • over de richting waar u naar toe wilt
  • over verwachtingen
  • over grenzen en wensen
  • over uw zienswijze (mening geven is een vorm van duidelijkheid verschaffen)

Onduidelijke en ineffectieve communicatie

Wie niet helder overbrengt wat hij/zij bedoelt, is ineffectief in de communicatie. Het gevolg is dat de ander u niet begrijpt, niet doet wat u opdraagt, niet aanvoelt wat u bedoelt etc. Toch zijn er nogal wat vormen van onduidelijke communicatie. We noemen er een paar:

  • Communicatie vanuit een vorm van zelfbescherming zoals: sarcasme en cynisme
  • Uw boodschap kracht proberen bij te zetten door te overdrijven: chargeren, veralgemeniseren, dramatiseren, aandikken of opsmukken.
  • Afzwakken van de boodschap door: voorbij te gaan aan uw gevoelens, afzwakwoorden te gebruiken of wollig taalgebruik te hanteren
  • Persoonlijke valkuilen zoals: te direct, te stellig of te bot

Behoefte aan duidelijkheid geeft zekerheid

Duidelijkheid voorziet in een behoefte. Door duidelijk te zijn voorziet u in de behoefte aan zekerheid. De ander weet waar hij/zij aan toe is en dat geeft vertrouwen. Meer weten over de behoefte aan duidelijkheid en zekerheid?

Behoefte aan duidelijkheid en zekerheid

Welke training past hierbij?

De vraag is of u door oefenen kunt leren om duidelijker te worden in uw communicatie. Dat is een te gemakkelijke veronderstelling. Namelijk dat wie niet duidelijk genoeg is in zijn communicatie een bepaald gebrek aan vaardigheden heeft. Want vaardigheden zijn te oefenen. In dit geval gaat het verder en begint het bij bewustwording en inzicht:

  • Weten wat u wilt

    Duidelijkheid begint bij weten wat u wilt. Weten waar u naar toe wilt. Weten wat u ergens van vindt of wat uw standpunt of mening is over iets of iemand. Ziet u ook dat dit niets met vaardigheid heeft te maken? Als u niet weet wat u wilt, waar u voor staat, wat uw mening of zienswijze is: hoe zou u het uit kunnen leggen aan een ander?

  • Durven

    Het tweede aspect wat een grote rol speelt is: duidelijk durven zijn. Veel mensen durven niet duidelijk te zijn omdat ze:

    • de ander niet willen teleurstellen of voor het hoofd stoten
    • de regie uit handen geven en maar over te laten aan de ander
    • geen keuzes durven maken
    • het moeilijk vinden om een afwijkende mening te hebben: bang voor afwijzing of bang dat de ander een andere mening heeft
  • Praktijkvoorbeeld

    Tijdens een intakegesprek vroegen we aan een deelnemer of hij altijd onduidelijk was. Het antwoord was ‘nee in bepaalde situaties’.  Toen we doorvroegen kwam het volgende rijtje eraan. Meestal ben ik wel duidelijk maar soms neig ik naar onduidelijkheid bijvoorbeeld:

    • wanneer ik onvoldoende tijd neem om mijn eigen koers uit te stippelen, mijn standpunt te bepalen of me in te lezen op een onderwerp
    • wanneer ik onvoldoende voorbereid ben op een bespreking
    • wanneer ik het overzicht verlies
    • wanneer ik achter iedere bal aan ren  en reactief bezig ben 

Leerdoelen training communicatie

We hebben nog veel meer leerdoelen voor de communicatietraining voor u uitgewerkt. U kunt ook het overzicht bekijken van alle persoonlijke leerdoelen.

Leerdoelen communicatietraining

Training communicatie

 

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens