home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / passend werk

Passend werk bij ziekte: wat is het en wat moet je regelen?

Als een medewerker door ziekte zijn eigen werk niet volledig kan uitvoeren, betekent dat niet automatisch dat werken helemaal onmogelijk is. Bij verzuim en inzetbaarheid is dat een belangrijk uitgangspunt. Werkgever en medewerker zijn tijdens de eerste twee ziektejaren samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Daarbij kijk je eerst naar terugkeer in het eigen werk en, wanneer dat niet volledig lukt, naar aanpassingen of ander passend werk.

Passend werk is dus geen straf voor iemand die ziek is en ook geen manier om een medewerker zo snel mogelijk weer volledig aan het werk te zetten. Het gaat om werk dat iemand gezien zijn mogelijkheden verantwoord kan uitvoeren. Die mogelijkheden kunnen tijdens het herstel veranderen. Wat vandaag passend is, kan over enkele weken te licht of juist te zwaar zijn. Daarom vraagt passend werk om regelmatig overleg, goede begeleiding en duidelijke afspraken.

Wat is passend werk?

De wet omschrijft passende arbeid in de kern als werk dat aansluit bij wat de medewerker gezien zijn krachten en bekwaamheden kan doen, tenzij aanvaarding daarvan om lichamelijke, geestelijke of sociale redenen redelijkerwijs niet kan worden gevraagd. In gewone taal: het werk moet passen bij de mogelijkheden van de medewerker en bij de omstandigheden.

Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk ontstaat juist hierover regelmatig discussie. Wat is nog redelijk? Is een andere taak passend? Kan iemand minder uren werken? Is een andere afdeling aanvaardbaar? Moet iemand tijdelijk werk onder zijn oude functieniveau doen? Het antwoord hangt af van de concrete situatie en kan tijdens een ziekteperiode veranderen.

Waar let je op bij passend werk?

UWV noemt een aantal praktische uitgangspunten. Passend werk moet zoveel mogelijk aansluiten bij het eerdere werk en moet uitvoerbaar zijn met de actuele gezondheidssituatie. Ook arbeidsduur en reistijd spelen mee. UWV gaat bij ander passend werk uit van een reistijd van maximaal twee uur per dag. Na zes maanden ziekte kan ook werk op een lager niveau passend worden.

Maar maak er geen mechanische checklist van. Opleiding, ervaring, vaardigheden, beperkingen, arbeidspatroon en de feitelijke belasting van het werk kunnen allemaal relevant zijn. Een administratieve taak kan bijvoorbeeld lichamelijk licht zijn maar veel concentratie vragen. Een andere taak kan fysiek passen maar emotioneel te zwaar zijn. Passend werk beoordeel je dus niet alleen op functienaam.

Eigen werk blijft het eerste uitgangspunt

Re-integratie begint in principe bij terugkeer naar het eigen werk. Soms kan iemand dat werk meteen gedeeltelijk hervatten. Soms zijn tijdelijke aanpassingen nodig. Denk aan minder uren, andere werktijden, minder zware taken, een andere werkplek of het tijdelijk weglaten van bepaalde onderdelen van de functie.

Het doel hoeft daarbij niet te zijn dat iemand vanaf dag één weer zijn volledige oude functie uitvoert. Re-integratie kan juist stapsgewijs verlopen. De medewerker doet wat verantwoord mogelijk is en de belasting wordt uitgebreid wanneer het herstel dat toelaat. Daarmee voorkom je de vreemde keuze tussen honderd procent werken of honderd procent thuiszitten.

Eigen werk aanpassen kan op veel manieren

Bij passend werk denken organisaties soms meteen aan een totaal andere functie. Vaak kun je eerst veel bereiken door het bestaande werk anders in te richten. Dat vraagt dat je functies niet alleen als één groot pakket ziet, maar ook begrijpt uit welke taken en belastingen ze bestaan.

• Tijdelijk minder uren werken.
• Werktijden of het werkritme aanpassen.
• Fysiek zware werkzaamheden tijdelijk weglaten.
• Concentratie-intensieve of emotioneel zware taken verminderen.
• Taken anders verdelen binnen het team.
• De werkplek of hulpmiddelen aanpassen.
• Bepaalde deeltaken uitvoeren in plaats van de volledige functie.
• Tijdelijk op een andere locatie of afdeling werken.

Dat is vaak veel effectiever dan zoeken naar een kunstmatig "re-integratieklusje" dat nauwelijks iets met het gewone werk te maken heeft.

Passend werk is niet hetzelfde als bezigheidstherapie

Ik ben er wel voor om vooraf na te denken over werkzaamheden die tijdens re-integratie bruikbaar kunnen zijn. Maar daar zit een grens aan. Niet ieder achterstallig klusje dat ergens onder in een lade ligt, is daarmee passend werk. Het werk moet aansluiten bij de mogelijkheden van de medewerker en een zinvolle bijdrage leveren aan de re-integratie.

Een lijst met verschillende soorten werkzaamheden kan wel helpen. Denk daarbij niet alleen in functies, maar vooral in taken en belasting. Welke taken vragen veel fysieke kracht? Welke veel concentratie? Welke werkzaamheden kunnen in kortere blokken worden uitgevoerd? Waar is veel contact met klanten nodig? Als je dat vooraf weet, kun je tijdens ziekte veel sneller zoeken naar wat wel mogelijk is.

Passend werk verandert mee met het herstel

Een veelgemaakte fout is dat passend werk één keer wordt vastgesteld en daarna maanden hetzelfde blijft. Zo werkt herstel meestal niet. Iemand die begint met twee uur per dag eenvoudige werkzaamheden kan een maand later misschien alweer complexere taken uitvoeren. Andersom kan blijken dat een bepaalde opbouw toch te snel gaat.

Daarom bespreken werkgever en medewerker gedurende de re-integratie regelmatig de voortgang. UWV schrijft voor dat het Plan van aanpak wordt bijgehouden en waar nodig wordt aangepast. De ontwikkeling van de belastbaarheid en het advies van de bedrijfsarts vormen daarbij belangrijke informatie. Passend werk is dus een proces en geen eindstation.

De medewerker mag zelf ook met voorstellen komen

Goed re-integreren betekent niet dat de werkgever alles bedenkt en de medewerker vervolgens uitvoert. De medewerker kent zijn werk vaak uitstekend en kan zelf meedenken over werkzaamheden die nog wel mogelijk zijn. UWV geeft ook aan dat werknemers zelf voorstellen voor passend werk of aanpassingen mogen doen.

Dat vind ik een belangrijk uitgangspunt voor goed verzuimbeleid. Stel niet alleen de vraag: "Wat kun jij niet?" Vraag ook: "Wat zou volgens jou wel kunnen?" Daarmee leg je geen medische beoordeling bij de medewerker neer. Je nodigt iemand uit om actief mee te denken over zijn eigen re-integratie.

Passend werk accepteren hoort bij re-integratie

Daar staat tegenover dat passend werk niet vrijblijvend is. Een medewerker moet aan zijn re-integratie meewerken en passend werk in beginsel accepteren. Zonder goede reden passend werk weigeren kan gevolgen hebben voor het loon en in ernstige situaties uiteindelijk ook arbeidsrechtelijke gevolgen krijgen.

Daar moet een werkgever niet lichtvaardig mee omgaan. Wanneer werkgever en medewerker ruzie krijgen over de vraag of aangeboden werk werkelijk passend is, helpt dreigen meestal niet. Zowel werkgever als medewerker kan UWV vragen om een deskundigenoordeel over de passendheid van het werk. Zo voorkom je dat de leidinggevende uiteindelijk zelf rechter speelt in een ingewikkelde re-integratiediscussie.

Eerste spoor: passend werk bij de eigen werkgever

Bij het eerste spoor zoeken werkgever en medewerker naar terugkeer bij de eigen werkgever. Eerst kijk je naar het eigen werk. Lukt dat niet volledig, dan onderzoek je of het eigen werk aangepast kan worden. Als ook dat onvoldoende mogelijkheden biedt, kijk je naar andere passende werkzaamheden of een andere functie binnen de organisatie.

Daarbij moet de werkgever serieus zoeken naar mogelijkheden. "Wij hebben hier geen aangepaste functies" is niet automatisch het einde van het onderzoek. Misschien kunnen taken anders worden verdeeld, functies tijdelijk anders worden ingericht of kan iemand op een andere afdeling werkzaamheden uitvoeren. Andersom hoeft een werkgever natuurlijk ook geen fictieve baan te creëren waarvoor in werkelijkheid geen werk bestaat.

Tweede spoor: zoeken bij een andere werkgever

Wanneer er onvoldoende perspectief is op duurzame terugkeer bij de eigen werkgever, komt re-integratie bij een andere werkgever in beeld. Dat noemen we het tweede spoor. Daarbij wordt gezocht naar passend werk buiten de eigen organisatie. Dat kan bijvoorbeeld via een andere werkgever of via detachering.

Het is te simpel om te zeggen dat tweede spoor altijd pas helemaal aan het einde van de twee ziektejaren begint. Uiterlijk rond de eerstejaarsevaluatie moet serieus worden beoordeeld of een tweede spoor nodig is. Als al eerder duidelijk is dat terugkeer bij de eigen werkgever geen realistisch perspectief biedt, kan het ook eerder aan de orde zijn. Tegelijkertijd kunnen eerste en tweede spoor gedurende een periode naast elkaar lopen.

Passend werk vraagt kennis van de belasting in functies

Een organisatie die pas op het moment van een ziekmelding begint na te denken over de inhoud van functies, maakt het zichzelf onnodig moeilijk. Het helpt wanneer je weet welke vormen van belasting bij belangrijke werkzaamheden voorkomen. Fysieke belasting is vaak redelijk zichtbaar, maar mentale en emotionele belasting worden gemakkelijk vergeten.

Denk bijvoorbeeld aan concentratie, werktempo, storingen, klantcontact, conflicthantering, verantwoordelijkheid, deadlines en emotioneel belastende gesprekken. Een medewerker met lichamelijke beperkingen kan misschien prima een cognitieve taak uitvoeren, maar dat betekent niet dat iedere bureautaak geschikt is. Andersom kan iemand met psychische overbelasting misschien wel eenvoudige fysieke werkzaamheden uitvoeren wanneer die medisch verantwoord zijn. De kunst is kijken naar de daadwerkelijke mogelijkheden in plaats van naar het etiket ziekte.

De bedrijfsarts adviseert, de organisatie vertaalt naar werk

Een bedrijfsarts hoeft niet voor te schrijven welke concrete klus iemand dinsdagochtend om tien uur moet uitvoeren. De bedrijfsarts adviseert over de mogelijkheden en beperkingen in relatie tot werk. De werkgever moet vervolgens samen met de medewerker onderzoeken hoe die informatie praktisch vertaald kan worden.

Dat vraagt soms creativiteit van de leidinggevende. Niet creatief dokteren, maar creatief organiseren. Welke taken kunnen worden aangepast? Kunnen werkzaamheden tijdelijk worden geruild? Is een andere werkplek mogelijk? Kan iemand starten met een beperkt aantal uren? Het medische deel laat je bij de deskundige. Het organiseren van werk blijft een verantwoordelijkheid van de werkgever.

Wanneer begin je over passend werk?

Niet bij iedere ziekmelding hoeft de leidinggevende binnen vijf minuten een lijst werkzaamheden op tafel te leggen. Iemand die die ochtend ernstig ziek is geworden, heeft misschien eerst iets anders aan zijn hoofd. Tegelijkertijd is het ook niet verstandig om automatisch weken te wachten voordat iemand nadenkt over mogelijkheden.

Wanneer werken verantwoord mogelijk is, kan werk onderdeel zijn van herstel en re-integratie. Het juiste moment hangt af van de situatie en het advies van de bedrijfsarts. De belangrijke gedachte is dat ziekte en volledig thuisblijven geen automatische synoniemen zijn. Kijk steeds naar wat iemand op dat moment wel en niet kan.

Passend werk is ook een leiderschapsvraagstuk

Op papier lijkt passend werk vooral een verzameling re-integratieregels. In de praktijk vraagt het veel van leidinggevenden. Je moet duidelijk zijn zonder te forceren, luisteren zonder alles over te nemen en mogelijkheden onderzoeken zonder op de stoel van de bedrijfsarts te gaan zitten. Bovendien moet je soms ook uitleggen aan collega's waarom een medewerker tijdelijk andere werkzaamheden of werktijden heeft.

Daarom raakt passend werk aan communicatie als leidinggevende. De toon van het gesprek maakt verschil. "De bedrijfsarts zegt dat jij vier uur kunt werken, dus hier is je werk" klinkt anders dan: "We hebben dit advies. Laten we samen bekijken hoe we die vier uur zo organiseren dat je verantwoord kunt opbouwen." De verplichtingen veranderen niet, maar de arbeidsrelatie kan er wel degelijk door veranderen.

Maak van passend werk geen machtsstrijd

Discussies ontstaan vaak wanneer medewerker en werkgever verschillende beelden hebben van wat mogelijk is. De medewerker vindt een taak te zwaar. De leidinggevende denkt dat er weinig aan de hand is. Of de medewerker wil juist sneller meer doen terwijl de organisatie terughoudend is. Dan helpt het om steeds terug te gaan naar rollen en feiten.

De leidinggevende stelt geen medische beperkingen vast. De medewerker bepaalt ook niet eenzijdig welke werkzaamheden hij accepteert. De bedrijfsarts adviseert vanuit werk en gezondheid en werkgever en medewerker zoeken samen naar een passende uitvoering. Kom je er echt niet uit, dan bestaat het deskundigenoordeel van UWV juist voor dit soort situaties.

Een praktische aanpak voor passend werk

Passend werk werkt het beste wanneer je er niet pas tijdens een ingewikkelde verzuimcasus over gaat nadenken. Zorg vooraf dat leidinggevenden weten welke stappen bij re-integratie horen en dat er voldoende kennis bestaat over functies en werkzaamheden. Houd het vervolgens praktisch.

• Onderzoek eerst welke onderdelen van het eigen werk nog mogelijk zijn.
• Bespreek welke tijdelijke aanpassingen nodig zijn.
• Kijk naar taken en belasting in plaats van alleen naar functietitels.
• Gebruik het advies van de bedrijfsarts als basis voor de belastbaarheid.
• Laat de medewerker actief meedenken over mogelijkheden.
• Leg afspraken vast in het Plan van aanpak.
• Bespreek regelmatig of de werkzaamheden nog passend zijn.
• Bouw werkzaamheden uit wanneer de belastbaarheid toeneemt.
• Onderzoek ander passend werk bij de eigen werkgever als het eigen werk niet lukt.
• Start tijdig een tweede spoor wanneer duurzaam werk bij de eigen werkgever onvoldoende perspectief biedt.
• Vraag een deskundigenoordeel aan wanneer een discussie over passend werk vastloopt.

Re-integratie is meer dan een verplicht nummer

Sommige medewerkers ervaren passend werk in het begin vooral als druk. Ze zijn ziek en krijgen bijna onmiddellijk het gevoel dat de werkgever alweer vraagt wanneer ze iets kunnen doen. Dat vraagt zorgvuldigheid. Maar de andere kant zie je ook. Naarmate iemand langer thuiszit, kan de behoefte om weer ergens bij te horen, iets bij te dragen en perspectief op werk te krijgen juist groter worden.

Re-integratie is daarom niet alleen een verzameling verplichtingen. De werkgever moet serieus mogelijkheden bieden en de medewerker moet de kans krijgen om naar vermogen weer deel te nemen aan het werk. Goed passend werk helpt iemand niet alleen terug naar productie. Het helpt ook om de verbinding met werk, collega's en eigen vakmanschap te behouden.

Veelgestelde vragen over passend werk bij ziekte

Passend werk roept gemakkelijk vragen op over wat een medewerker moet accepteren, wie bepaalt wat mogelijk is en wanneer ander werk in beeld komt. Deze vijf vragen zetten de belangrijkste uitgangspunten op een rij.

Wat is passend werk bij ziekte?

Passend werk is werk dat een zieke medewerker gezien zijn mogelijkheden en omstandigheden redelijkerwijs kan uitvoeren. Daarbij wordt gekeken naar de belastbaarheid en naar de aansluiting met het eerdere werk, kennis, vaardigheden, arbeidsduur en andere relevante omstandigheden.

Moet een werknemer passend werk accepteren?

Ja. Een werknemer moet meewerken aan zijn re-integratie en passend werk in beginsel accepteren. Zonder geldige reden passend werk weigeren kan gevolgen hebben voor de loonbetaling en uiteindelijk ook andere arbeidsrechtelijke gevolgen hebben. Bij onenigheid kan een deskundigenoordeel van UWV worden gevraagd.

Wie bepaalt welk werk medisch mogelijk is?

De bedrijfsarts adviseert over de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker in relatie tot werk. De werkgever en medewerker vertalen dat vervolgens naar concrete werkzaamheden. De leidinggevende stelt zelf geen medische diagnose of belastbaarheid vast.

Wanneer komt het tweede spoor in beeld?

Wanneer duurzame re-integratie bij de eigen werkgever onvoldoende perspectief biedt, moet ook naar passend werk bij een andere werkgever worden gezocht. Uiterlijk rond de eerstejaarsevaluatie moet worden beoordeeld of een tweede spoor aan de orde is. Wanneer eerder duidelijk is dat terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar lijkt, kan dat onderzoek eerder starten.

Kan passend werk tijdens de re-integratie veranderen?

Ja. De gezondheid en belastbaarheid van een medewerker kunnen tijdens herstel veranderen. Daarom moeten passend werk en de afspraken uit het Plan van aanpak regelmatig worden geëvalueerd en zo nodig aangepast.