home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / slecht functioneren bespreken

Slecht functioneren bespreekbaar maken

Wanneer een medewerker slecht of onvoldoende functioneert, moet je dat bespreekbaar maken. Maar is het functioneringsgesprek daarvoor de juiste plek? Nee, niet wanneer de medewerker daar voor het eerst hoort dat er serieuze twijfels zijn over zijn functioneren. Het functioneringsgesprek is geen spaarpot waarin je maandenlang kritiek verzamelt. Problemen met functioneren bespreek je zodra ze zichtbaar worden. Tijdens een later functioneringsgesprek kun je vervolgens terugkomen op wat gedurende het jaar al besproken is.

Krijg eerst scherp wat er niet goed gaat

“Hij functioneert niet” is geen analyse. Voordat je het gesprek aangaat, moet je voor jezelf precies krijgen wat je bedoelt. Haalt de medewerker afgesproken resultaten niet? Worden taken niet goed uitgevoerd? Ontbreekt noodzakelijke kennis? Is de functie veranderd en is de medewerker onvoldoende meegegroeid? Past de functie niet meer bij wat iemand kan? Of zie je vooral problemen met motivatie, houding of gedrag? Dat zijn verschillende situaties en ze vragen niet automatisch om dezelfde aanpak.

Daarom is de pagina over onvoldoende functioneren van een medewerker hier een belangrijke verdieping. Daar gaat het veel uitgebreider over mogelijke oorzaken en signalen. Soms is heel concreet zichtbaar dat een medewerker doelstellingen niet haalt of taken niet goed uitvoert. In andere situaties is iemand onvoldoende geschoold, is hij onvoldoende meegegroeid met de functie of blijkt dat iemand eigenlijk niet goed in de functie past.

Wees ook voorzichtig met conclusies over motivatie. Een medewerker die weinig initiatief toont is niet automatisch ongemotiveerd. Onderzoek wat er speelt voordat je het etiket erop plakt. Wanneer motivatie werkelijk het vraagstuk is, lees dan verder over een ongemotiveerde medewerker. Zie je vooral een terugkerende negatieve houding, dan is de verdieping over een negatieve attitude logischer.

Bespreek feiten en gedrag, geen oordeel over de persoon

Een gesprek over slecht functioneren wordt lastig wanneer je de persoon en zijn functioneren door elkaar haalt. “Jij bent ongemotiveerd”, “jij bent onbetrouwbaar” of “jij hebt een slechte werkhouding” zijn oordelen. Daar kan een medewerker zich alleen tegen verdedigen. Benoem liever wat je concreet ziet, welke afspraak of functie-eis daarbij hoort en waarom je vindt dat verbetering nodig is. Wie moeite heeft om dat onderscheid te maken, kan verder lezen over gedrag bespreekbaar maken.

Wees vervolgens rechtstreeks. Een inleiding van twintig minuten waarin je vooral vertelt wat er allemaal fantastisch gaat om daarna voorzichtig te melden dat je eigenlijk ernstige twijfels hebt, helpt niemand. Je hoeft slecht nieuws niet hard te brengen, maar wel helder. Vertel waarover je je zorgen maakt, onderbouw dat met concrete voorbeelden en geef de medewerker ruimte om erop te reageren. Misschien heeft hij een verklaring die jouw beeld aanvult. Misschien is hij het fundamenteel met je oneens. Dat verandert niets aan de noodzaak om duidelijk te zijn.

Bij de analyse hoort ook zelfreflectie. Heeft de medewerker voldoende duidelijkheid gekregen? Waren de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder? Was noodzakelijke ondersteuning beschikbaar? Is er eerder feedback gegeven? Soms moet je ook onderzoeken of de leidinggevende zelf een rol speelt bij het onvoldoende functioneren. Dat ontslaat de medewerker niet van zijn verantwoordelijkheid, maar voorkomt wel dat je een probleem volledig bij iemand neerlegt terwijl de aansturing er mede aan bijdraagt.

Niet ieder probleem vraagt meteen om een verbetertraject

Een medewerker die een paar keer een fout maakt, een doelstelling mist of tijdelijk minder goed functioneert hoeft niet onmiddellijk een formeel verbetertraject in. Eerst wil je weten wat er speelt en of gewone feedback, begeleiding, scholing of duidelijke afspraken voldoende zijn. Een goed verbetergesprek is erop gericht dat medewerker en leidinggevende begrijpen wat er moet veranderen en wie daar welke bijdrage aan levert. Voor de gesprekstechniek kun je verder naar verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken.

Wordt het probleem structureel, zijn de verwachtingen duidelijk en is aantoonbare verbetering noodzakelijk, dan komt een verbetertraject in beeld. Dan is alleen zeggen dat iemand “beter moet functioneren” niet voldoende. Je moet duidelijk maken wat onvoldoende is, welk functioneren wel wordt verwacht, welke ondersteuning wordt geboden en hoe de voortgang wordt gevolgd. Een verbeterplan kan helpen om dat concreet te maken.

Ernstige twijfel over functioneren kan voor een medewerker als slecht nieuws aankomen. Dat maakt het nog belangrijker dat je niet om de boodschap heen draait. Wanneer vooral de manier waarop je zo'n boodschap brengt het vraagstuk is, ligt een crosslink naar slechtnieuwsgesprekken voeren voor de hand. De inhoudelijke vraag of iemand onvoldoende functioneert blijft echter hier en bij het verbetertraject thuishoren.

Wat als het gesprek zelf lastig wordt?

Niet ieder gesprek over functioneren verloopt netjes volgens het boekje. Een medewerker kan boos worden, negatief reageren, het fundamenteel oneens zijn of zelfs weigeren om het gesprek te voeren. Ook de leidinggevende kan tegen zo'n gesprek opzien. Daarom horen bij dit onderwerp verschillende lastige situaties die ieder hun eigen aanpak vragen:

• Lees over lastige medewerkers tijdens het functioneringsgesprek wanneer gedrag of reactie het gesprek moeilijk maakt.
• Bekijk negativiteit tijdens het functioneringsgesprek wanneer het gesprek voortdurend in bezwaren of negatieve reacties blijft hangen.
• Lees wat je kunt doen wanneer een medewerker het oneens is met het functioneringsgesprek of jouw beeld van zijn functioneren.
• Bekijk wat je doet wanneer een medewerker het functioneringsgesprek weigert.
• Lees verder wanneer jij of de medewerker tegen het functioneringsgesprek opziet.
• Bekijk apart hoe je omgaat met salaris tijdens het functioneringsgesprek, zodat functioneren en beloning niet onnodig door elkaar gaan lopen.

De overeenkomst tussen al deze situaties is dat duidelijkheid en respect tegelijk nodig zijn. Duidelijkheid zonder respect wordt hard. Respect zonder duidelijkheid wordt vaag. Zeker wanneer functioneren onvoldoende is, heb je beide nodig.

Samengevat: slecht functioneren bespreek je zodra het speelt

De belangrijkste regel is eenvoudig: wacht niet op het functioneringsgesprek wanneer je vindt dat een medewerker onvoldoende functioneert. Bespreek wat je ziet zodra het relevant wordt, maak concreet waarop jouw oordeel is gebaseerd en onderzoek ook waardoor het probleem ontstaat. De medewerker moet weten wat van hem wordt verwacht en voldoende gelegenheid krijgen om zijn kant van het verhaal te vertellen en verbetering te laten zien.

• Wacht niet tot het jaarlijkse functioneringsgesprek.
• Maak concreet wat onvoldoende functioneren betekent.
• Onderzoek de mogelijke oorzaak voordat je conclusies trekt.
• Baseer het gesprek op feiten en waarneembaar gedrag.
• Maak duidelijk welke verbetering nodig is.
• Kijk ook naar de voorwaarden en jouw eigen rol als leidinggevende.
• Geef de medewerker ruimte om zijn zienswijze te geven.
• Maak concrete afspraken en volg die gedurende het jaar op.
• Start een verbetertraject wanneer structurele en aantoonbare verbetering noodzakelijk is.

Als je dat goed doet, is een functioneringsgesprek later geen onaangename verrassing. De medewerker hoort dan formeel wat hij allang weet. Zo hoort het ook.

Veelgestelde vragen over slecht functioneren bespreken

Vooral het moment waarop je slecht functioneren bespreekt en de vraag wanneer een verbetertraject nodig is, leveren in de praktijk twijfel op. Daarom vijf vragen die bij leidinggevenden vaak spelen.

Moet je slecht functioneren tijdens het functioneringsgesprek bespreken?

Je kunt er tijdens het functioneringsgesprek op terugkomen, maar ernstige kritiek hoort daar niet voor het eerst naar voren te komen. Bespreek onvoldoende functioneren zodra het zichtbaar wordt. Het formele gesprek bevestigt en verdiept vervolgens wat gedurende het jaar al besproken is.

Hoe vertel je een medewerker dat hij onvoldoende functioneert?

Vertel concreet welk functioneren je waarneemt, welke afspraak of functie-eis daarbij hoort en wat daarin onvoldoende is. Vermijd algemene etiketten en geef de medewerker gelegenheid om op jouw waarneming te reageren.

Wat zijn mogelijke oorzaken van slecht functioneren?

De oorzaken lopen uiteen. Iemand kan kennis of vaardigheden missen, onvoldoende zijn meegegroeid, moeite hebben met bepaalde taken, slecht bij de functie passen, doelstellingen niet halen of problemen hebben met motivatie of houding. Ook omstandigheden en aansturing kunnen een rol spelen. Onderzoek daarom eerst wat er werkelijk aan de hand is.

Wanneer start je een verbetertraject?

Een verbetertraject komt in beeld wanneer het functioneren structureel onvoldoende is, duidelijk is welke verbetering noodzakelijk is en gewone feedback of begeleiding niet voldoende blijkt. Maak dan concreet wat moet verbeteren en hoe medewerker en werkgever daaraan bijdragen.

Wat als de medewerker het niet eens is met jouw kritiek?

Luister naar zijn argumenten en onderzoek of die jouw beeld aanvullen of veranderen. Verschil van inzicht betekent niet dat je jouw oordeel moet intrekken, maar wel dat je het goed moet kunnen onderbouwen. Leg belangrijke verschillen duidelijk vast en blijf praten over concrete feiten, afspraken en verwachtingen.