Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Het gespreksonderwerp is: functioneren met als insteek goed functioneren te bevorderen en functioneren te verbeteren. Soms worden functioneringsgesprekken jaargesprekken genoemd. Kenmerk van een functioneringsgesprek is het open en tweezijdig karakter. Er is sprake van gelijkwaardigheid tussen de leiding en de medewerker. Wanneer worden functioneringsgesprekken gevoerd? Heel vaak is dat 1 á 2x per jaar.

Doel: functioneren bespreekbaar maken

Functioneringsgesprek: wat is dat?Het doel van een functioneringsgesprek is om functioneren bespreekbaar te maken. Dat is dus ook het gespreksonderwerp. Daarbij gaat het niet alleen over het functioneren van de medewerker maar ook over de omstandigheden waarin dit functioneren plaatsvindt. En dat kan een breed terrein zijn variërend van de werkplek van de medewerker tot de relatie met collega’s, de leidinggevende, directie of het MT. Maar ook de interne communicatie kan een gespreksonderwerp zijn: de wijze waarop de medewerker geïnformeerd wordt of hoe er onderling gerapporteerd wordt.

Gesprek leidinggevende en medewerker

Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Is de direct leidinggevende niet bij het gesprek betrokken dan heeft een functioneringsgesprek weinig zin. Het gaat immers ook over het functioneren van de samenwerking tussen de leidinggevende en de medewerker. We zien wel eens constructies in bedrijven waarbij de directeur de functioneringsgesprekken doet terwijl de direct leidinggevende er niet bij aanwezig is. Dat is jammer want daarmee mist u de kern en essentie van het functioneringsgepsrek.

Inzicht in functioneren: belangrijk voor de leidinggevende

Als leidinggevende is het van belang om inzicht te hebben in het functioneren van medewerkers. Echter: wat is goed functioneren en wat is slecht functioneren? Hoe krijgt u zicht op functioneren en wat wordt er precies mee bedoeld?

  • Functioneren omvat veel aspecten

    Onder goed functioneren worden meerdere aspecten aangeduid zoals:

    • de medewerker voert de taken goed uit
    • de medewerker haalt doelstellingen of targets
    • de medewerker neemt zijn/haar verantwoordelijkheden
    • de medewerker is plezierig in de omgang
    • de medewerker beschikt over de juiste competenties
    • de medewerker beschikt over de juiste beroepshouding of attitude
    • de medewerker past binnen het team of de organisatie
  • Kunt u het onderbouwen?

    Als leidinggevende zou u al die aspecten moeten kunnen onderbouwen.

    • Waarom voert de medewerker de taken goed uit? Hoe beoordeelt u dat?
    • Hoe beoordeelt u of de medewerker zijn/haar doelstellingen haalt?
    • Wat verstaat u onder de medewerker die zijn/haar verantwoordelijkheden neemt?
Wat is functioneren?

Heeft het nut?

Wat voor nut heeft een functioneringsgesprek? We vallen met de deur in huis door de volgende stelling aan te nemen: wanneer u on speaking terms bent met de medewerker is een functioneringsgesprek overbodig en wanneer u dat niet bent, helpt een functioneringsgesprek niet. Wanneer het goed is, hoort een medewerker op een functioneringsgesprek niets nieuws van zijn/haar leidinggevende. Hooguit wordt formeel bevestigd wat bij de medewerker allang bekend is. Wanneer een kind op school zijn rapport krijgt en de ouders staan voor verrassingen dan blijkt dat er onvoldoende communicatie tussen het kind en de ouders heeft plaatsgevonden.

Terugkomend op de vraag: heeft een functioneringsgesprek nut? Een functioneringsgesprek heeft nut:

  • wanneer er bij voortduur over functioneren gecommuniceerd wordt. Beperkt zich dat tot een gesprek van 1 of 2x per jaar dan zien we weinig toegevoegde waarde.
  • wanneer er niet alleen gekeken wordt naar het verleden maar wanneer vooral ook de toekomst wordt besproken

Functioneren begint bij de aanstelling

Het functioneren van de medewerker begint bij de aanstelling. Als het goed is wordt direct na de selectieprocedure afgesproken wat de verwachtingen over en weer zijn. En daarmee is de basis gelegd voor het eerste functioneringsgesprek en ook het eerste beoordelingsgesprek. Kernvraag tijdens deze gesprekken is: voorzien we nog in elkaars behoeften? En mochten deze behoeften uiteen dreigen te lopen wat gaan we daaraan doen?

Slecht functioneren bespreekbaar maken

Soms moet u ook bespreekbaar maken wanneer de medewerker onvoldoende of slecht functioneert. Hoe voorkomt u dat u dat op de verkeerde manier bespreekbaar maakt? Is uw beoordeling objectief?  Kunt u het onderbouwen zonder dat u het op de man of vrouw speelt?

Onvoldoende functioneren medewerker

Voorbereiding

Hoe bereid je als leidinggevende of manager het functioneringsgesprek met de medewerker voor? Waar moet u aan denken? Het is een leerdoel voor de training functioneringsgesprekken. De juiste voorbereiding voor het functioneringsgesprek omvat een aantal aspecten:

  • geef uw medewerker ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden
  • bereid uzelf goed voor op het gesprek

Lees verder: voorbereiding functioneringsgesprek.

Gespreksverslag en follow-up

De follow-up en verslaglegging van het functioneringsgesprek is in feite net zo belangrijk als het functioneringsgesprek zelf. Immers een goed verslag is het beginpunt voor een volgend functioneringsgesprek. Een leerdoel voor veel leidinggevenden voor de training functioneringsgesprekken is om het functioneringsgesprek de juiste follow-up te geven en ook de juiste zaken te verwoorden in een correct gespreksverslag. Lees verder: follow up en verslaglegging functioneringsgesprek.

Leerdoelen voor de training

We hebben nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.

Leerdoelen functioneren en beoordelen

Training functioneringsgesprekken

Bekijk de training functioneringsgesprekken voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training opmaat.

Training functioneringsgesprekken

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens