home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker over het functioneren. De insteek is om goed functioneren te bevorderen en waar mogelijk te verbeteren. Het gesprek kijkt daarom niet alleen terug naar wat er gebeurd is, maar ook vooruit naar ontwikkeling, samenwerking, werkomstandigheden en wat medewerker en leidinggevende van elkaar nodig hebben. Bij het thema functioneringsgesprekken is dit één bewust moment om daar uitgebreider bij stil te staan. Soms wordt zo'n gesprek ook een jaargesprek genoemd.

Waarom voert de direct leidinggevende het functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek vindt wat mij betreft plaats tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Die leidinggevende ziet het dagelijkse functioneren, maakt afspraken, geeft opdrachten, stelt prioriteiten en heeft zelf invloed op de omstandigheden waarin de medewerker zijn werk uitvoert. We zien weleens constructies waarbij bijvoorbeeld een directeur de functioneringsgesprekken voert terwijl de direct leidinggevende er niet bij aanwezig is. Dan mis je een belangrijk deel van de essentie. Het gesprek gaat immers niet alleen over de medewerker, maar ook over de samenwerking en aansturing tussen medewerker en leidinggevende.

Dat maakt het functioneringsgesprek ook anders dan een gesprek waarin de leidinggevende simpelweg vertelt hoe hij vindt dat iemand functioneert. De medewerker moet zijn eigen ervaringen kunnen inbrengen. Wat gaat goed? Waar loopt hij tegenaan? Wat heeft hij nodig? Zijn verwachtingen duidelijk? Werkt de aansturing? Juist dat tweezijdige karakter van het functioneringsgesprek maakt dat je een vollediger beeld krijgt.

Waar gaat een functioneringsgesprek over?

Het gespreksonderwerp is functioneren. Dat klinkt eenvoudig, maar daar zit meteen een probleem: wat bedoelen we eigenlijk met goed functioneren? De medewerker kan zijn taken uitstekend uitvoeren maar moeite hebben met verantwoordelijkheid nemen. Iemand kan targets halen maar de samenwerking voortdurend onder druk zetten. Een ander beschikt over veel kennis, maar gebruikt die onvoldoende omdat taken en bevoegdheden niet helder zijn. Daarom moet een leidinggevende veel preciezer kunnen kijken naar wat functioneren inhoudt.

Je kunt tijdens het functioneringsgesprek onder andere kijken naar:

• De uitvoering van taken.
• Resultaten, doelen en afspraken.
• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Kennis en vaardigheden.
• Houding en gedrag die relevant zijn voor het werk.
• Samenwerking met collega's en leidinggevende.
• Ontwikkeling en toekomstige eisen aan het werk.
• Omstandigheden die goed functioneren bevorderen of belemmeren.

Als leidinggevende moet je jouw waarnemingen ook kunnen onderbouwen. Waarom vind je dat iemand zijn taken goed uitvoert? Waar blijkt uit dat doelstellingen wel of niet worden gehaald? Wat bedoel je precies wanneer je zegt dat iemand onvoldoende verantwoordelijkheid neemt? “Ik heb gewoon het gevoel dat het niet helemaal goed zit” is als onderbouwing wat mager.

De belangrijkste vragen rond het functioneringsgesprek

Rond het functioneringsgesprek komen een paar vragen steeds terug. Die vragen verdienen ieder hun eigen uitwerking, maar samen laten ze ook zien waar een goed functioneringsgesprek over gaat. Het gaat niet alleen om de definitie of de vorm van het gesprek, maar vooral om de vraag of het werkelijk bijdraagt aan functioneren.

• Wat wil je precies bereiken? Lees verder over het doel van het functioneringsgesprek.
• Hoe zorg je dat medewerker en leidinggevende allebei hun inbreng hebben? Lees verder over het tweezijdige functioneringsgesprek.
• Wat doe je wanneer gesprekken nauwelijks iets opleveren? Lees verder over het effect van functioneringsgesprekken.
• Hoe kijk je niet alleen terug maar ook vooruit? Lees verder over het functioneringsgesprek en duurzame inzetbaarheid.
• Heeft het jaarlijkse gesprek nog bestaansrecht? Lees verder over het afschaffen van het functioneringsgesprek.

Heeft een functioneringsgesprek eigenlijk nut?

Ik val graag met de deur in huis met een stelling die ik al jaren gebruik: wanneer je on speaking terms bent met jouw medewerker, heb je eigenlijk geen functioneringsgesprek nodig. Wanneer je niet on speaking terms bent, helpt een functioneringsgesprek je ook niet. Daarmee bedoel ik niet dat je het jaarlijkse gesprek maar moet schrappen. Ik bedoel dat goed leidinggeven niet kan bestaan uit één of twee gesprekken per jaar.

Wanneer het goed is, hoort een medewerker tijdens een functioneringsgesprek weinig compleet nieuws van zijn leidinggevende. Hooguit wordt uitgebreider besproken en formeel bevestigd wat gedurende het jaar al aan de orde is geweest. Vergelijk het met een kind dat zijn rapport krijgt. Wanneer de ouders bij ieder cijfer van hun stoel vallen, is het probleem waarschijnlijk niet het rapport. Er is eerder te weinig communicatie geweest voordat het rapport verscheen. Voor functioneren geldt hetzelfde.

Een functioneringsgesprek heeft dus vooral nut wanneer er gedurende het hele jaar over functioneren wordt gesproken en het formele gesprek gebruikt wordt om zaken bij elkaar te brengen, verder uit te diepen en vooruit te kijken. Wanneer het gesprek een losstaand jaarlijks ritueel wordt, neemt de toegevoegde waarde snel af.

Functioneren begint niet bij het functioneringsgesprek

Het functioneren van een medewerker begint eigenlijk al bij de aanstelling. Tijdens de selectie en bij de start van het dienstverband moeten verwachtingen over taken, resultaten, verantwoordelijkheden en samenwerking zo duidelijk mogelijk worden gemaakt. Daarna hoort functioneren voortdurend onderwerp van gesprek te blijven. De kernvraag is steeds opnieuw: voorzien medewerker en organisatie nog in elkaars behoeften en verwachtingen, en wat doen we wanneer dat uit elkaar begint te lopen?

Dat betekent ook dat je niet tot het functioneringsgesprek wacht wanneer iemand onvoldoende functioneert. Problemen moet je bespreken wanneer ze ontstaan. Anders krijgt de medewerker maanden later tijdens een officieel gesprek ineens te horen dat er al lange tijd iets misgaat. Wie met onvoldoende functioneren te maken heeft, kan daarom verder lezen over slecht functioneren bespreekbaar maken.

Voorbereiding en vervolg horen erbij

Een goed functioneringsgesprek begint voor beide partijen vóór het gesprek. De medewerker moet voldoende tijd krijgen om na te denken over zijn functioneren, ontwikkeling, samenwerking en vragen aan de leidinggevende. De leidinggevende moet zijn huiswerk eveneens doen en met concrete waarnemingen en onderwerpen komen. Wie vijf minuten voor het gesprek het formulier nog even doorneemt, heeft zich niet voorbereid. Op de pagina over het voorbereiden van een functioneringsgesprek werk ik dat verder uit.

Na afloop begint het volgende deel. Een goed gesprek zonder opvolging levert uiteindelijk weinig op. Afspraken over ontwikkeling, ondersteuning, werkzaamheden of samenwerking moeten terugkomen in het dagelijkse werk. Een verslag kan daarbij helpen, zolang het geen doel op zichzelf wordt. Meer hierover lees je bij follow-up en verslaglegging van het functioneringsgesprek.

Samengevat: wat is een goed functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker over functioneren. Het gesprek is geen vervanging voor dagelijkse communicatie en ook geen moment waarop een jaar aan kritiek alsnog wordt uitgestort. Het is een formeel moment om uitgebreider te kijken naar wat goed gaat, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en hoe medewerker en leidinggevende samen verdergaan.

• Bespreek het functioneren gedurende het hele jaar.
• Gebruik het functioneringsgesprek om uitgebreider stil te staan bij functioneren.
• Laat zowel leidinggevende als medewerker actief deelnemen.
• Bespreek niet alleen prestaties maar ook omstandigheden en samenwerking.
• Kijk terug waar dat nodig is en vooral vooruit waar dat mogelijk is.
• Maak concrete afspraken.
• Geef die afspraken na het gesprek daadwerkelijk vervolg.

Het functioneringsgesprek is daarmee niet het functioneren zelf. Het is één moment in een proces dat het hele jaar doorgaat. Wie dat onderscheid uit het oog verliest, kan het mooiste formulier van Nederland hebben en nog steeds weinig bereiken.

Veelgestelde vragen over het functioneringsgesprek

De basis van een functioneringsgesprek is eenvoudig, maar in de praktijk ontstaan toch regelmatig vragen over de vorm, inhoud en verantwoordelijkheid. Hieronder beantwoord ik vijf vragen die daarbij vaak spelen.

Wat bespreek je tijdens een functioneringsgesprek?

Je bespreekt hoe het functioneren verloopt, wat goed gaat, wat verbetering vraagt en wat daarvoor nodig is. Ook ontwikkeling, werkomstandigheden, samenwerking en aansturing kunnen aan bod komen.

Wie voert het functioneringsgesprek?

Bij voorkeur voeren de medewerker en zijn direct leidinggevende het gesprek samen. De direct leidinggevende heeft zicht op het dagelijkse functioneren en heeft zelf invloed op de aansturing en omstandigheden waaronder de medewerker werkt.

Hoe vaak voer je een functioneringsgesprek?

Veel organisaties plannen één of twee formele gesprekken per jaar. Belangrijker dan het precieze aantal is dat functioneren gedurende het hele jaar aandacht krijgt. Een jaarlijks gesprek kan dagelijkse communicatie niet vervangen.

Is een functioneringsgesprek hetzelfde als een beoordelingsgesprek?

Nee. Bij een functioneringsgesprek staat het tweezijdige gesprek over functioneren en verbetering centraal. Bij beoordelen geeft de organisatie of leidinggevende een oordeel over het functioneren. In de praktijk worden beide gesprekken soms vermengd, waardoor onduidelijkheid kan ontstaan.

Moet een medewerker tijdens het functioneringsgesprek nieuwe kritiek horen?

Bij voorkeur niet. Wanneer er problemen met het functioneren zijn, moeten die eerder besproken zijn. Een functioneringsgesprek kan zulke onderwerpen verder uitdiepen en afspraken vastleggen, maar hoort niet het moment te zijn waarop een medewerker voor het eerst hoort dat er al maanden problemen zijn.