Voorbereiding van het functioneringsgesprek
Hoe bereid je als leidinggevende of manager het functioneringsgesprek met de medewerker voor? Waar moet je aan denken? Het is een leerdoel voor de training functioneringsgesprekken. De juiste voorbereiding voor het functioneringsgesprek omvat een aantal aspecten die ik in dit artikel voor jou uitwerk.
Leidinggevende: wat moet je voorbereiden?
Voor jou als leidinggevende is misschien de belangrijkste voorbereiding nog wel dat je de medewerker de gelegenheid geeft zich voor te bereiden. Verder omvat jouw voorbereiding een aantal punten die van belang zijn:
-
Nadenken over het functioneren van de medewerker
De juiste voorbereiding begint met het nadenken over het functioneren van de medewerker. Een eenvoudig formulier kan je daarbij al helpen. Ik heb een voorbeeld die gebruikt wordt bij het beoordelen van medewerkers maar die ook heel goed te gebruiken is bij het functioneringsgesprek (zie: beoordelingsformulier voorbeeld <PDF>). Wellicht is het goed om jouw standpunten over het functioneren van de medewerker eens op de rij te zetten.
-
Wat voor afspraken zijn er gemaakt in het vorige gesprek?
Een belangrijk punt is om het voorgaande gesprek nog eens de revue te laten passeren. Wat is er toen besproken? Welke afspraken zijn er de vorige keer gemaakt? Zijn er ook doelstellingen geformuleerd? En zijn deze doelstellingen tussentijds geëvalueerd?
Onlinetraining: functioneren en beoordelen
Schaf via onze webshop de webinar aan over functioneren en beoordelen.
Training functioneringsgesprekken
Bekijk de training functioneringsgesprekken voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training op maat.
-
Heb je informatie over het functioneren van de medewerker verzameld?
Heb je het afgelopen jaar ook informatie verzameld over het functioneren van de medewerker? Bijvoorbeeld: e-mails, correspondentie of verslagen, voorbeelden die jij noteerde? Wellicht goed om ook deze eens goed door te nemen voorafgaand aan het gesprek.
-
De agenda vaststellen voor het gesprek
Daarna kun je de agenda vaststellen voor het functioneringsgesprek. Belangrijk is dat de medewerker deze lijst met gesprekspunten tijdig ontvangt (zeg eens: minimaal een week van tevoren). Maar wellicht heeft jouw medewerker ook gesprekspunten en het zou fijn zijn als je deze ook ruim een week van tevoren ontvangt. Een functioneringsgesprek is tweezijdig van karakter en openheid en transparantie is van groot belang.
-
Ruimte en tijd reserveren
Het lijkt zo vanzelfsprekend maar het is van cruciaal belang: reserveer een ruimte waar je ongestoord met de medewerker van gedachten kunt wisselen en reserveer tijd en ruimte in jouw agenda rekening houdend met het feit dat een functioneringsgesprek soms kan uitlopen. Zorg ervoor dat je niet op de wip zit tijdens het gesprek. En zorg vooral dat het gesprek doorgaat en niet steeds van tijdstip wordt verschoven.
Medewerker: wat kun jij voorbereiden?
Belangrijk is dat de medewerker gelegenheid krijgt om zich voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Jouw medewerkers zijn immers primair zelf verantwoordelijk voor hun functioneren en derhalve is het van belang dat zij toegevoegde waarde kunnen bieden tijdens het functioneringsgesprek. De volgende zaken zijn van belang:
- Hoe beoordeelt de medewerker het eigen functioneren?
- Vindt de medewerker dat zijn/haar kwaliteiten voldoende worden benut?
- Ziet de medewerker ontwikkelmogelijkheden voor zichzelf?
- Wil de medewerker een opleiding, training of cursus volgen?
- Hoe ziet de medewerker de toekomst?
- Hoe beoordeelt de medewerker de kwaliteit van de aansturing door de leidinggevende? Zijn hier verbeteringen mogelijk?
Functioneren en beoordelen
Dit artikel schreef ik in de serie over functioneren en beoordelen. Meer weten?
Leerdoelen voor de training
Ik heb nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.
