Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Goed functioneren: wat is dat?

Goed functioneren: wat is dat eigenlijk? Merkwaardig toch dat er op internet zo weinig over te vinden is? In dit artikel gaan we in op functioneren en alles wat er bij komt kijken. We gaan in op een aantal aspecten namelijk:

  • Het werk moet gedaan worden: er zijn taken die uitgevoerd moeten worden
  • Omgaan met verantwoordelijkheden: binnen ieder taakgebied zijn verantwoordelijkheden en hoe gaat de medewerker daarmee om?
  • Omgaan met bevoegdheden: de medewerker heeft bevoegdheden passend bij zijn/haar functie en hoe gaat hij/zij daarmee om?
  • Attitude oftewel: houding en gedrag. Laat de medewerker die houding zien en dat gedrag zien wat wenselijk is?
  • Motivatie: is de medewerker  gemotiveerd voor zijn functie?

Wanneer begint het?

Functioneren begint met het in dienst nemen van de medewerker. Uw organisatie heeft verwachtingen van de medewerker en de medewerker heeft verwachtingen van de organisatie.  Zodra de medewerker begint en zijn eerste werkdag is een feit dan begint het thema functioneren. Een thema wat eindigt op de datum van uitdiensttreding.

Vijf onderdelen die van belang zijn

functionerenWe werken de vijf punten voor u uit:

  • Taken

    Wanneer de medewerker goed functioneert voert hij/zij de taken goed uit in tweeërlei opzicht:

    • Kwalitatief: hij/zij voert de taken uit naar de kwaliteit die uw organisatie voor ogen heeft
    • Kwantitatief: hij/zij voert de taken uit in het tempo wat u beoogd
  • Verantwoordelijkheden

    Medewerkers voeren niet alleen taken uit. Ze hebben ook verantwoordelijkheid. Dat kan van alles zijn. De inkoper is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de inkopen die hij/zij doet. De verkoper is verantwoordelijk voor de te behalen targets maar ook voor de kwaliteit van de verkopen die hij/zij doet. Dat zijn verantwoordelijkheden die bij de taak of bij de functie horen. Maar er zijn natuurlijk veel meer verantwoordelijkheden. Medewerkers zijn verantwoordelijk:

    • voor hun eigen functioneren en motivatie in eerste instantie
    • voor de juiste presentatie en representatie van uw bedrijf naar klanten toe
    • voor het verantwoord omgaan met machines, gereedschappen en informatie
    • voor het verantwoord omgaan met (noemt u maar op!) met collega’s, hun mobiele telefoon en de leaseauto
    • voor hun eigen vitaliteit, inzetbaarheid en zelfs hun eigen verzuim
    • voor het juist en tijdig informeren van de leiding over bijzonderheden, afwijkingen of knelpunten
  • Bevoegdheden

    Iedere medewerker heeft bevoegdheden. De omvang of het gewicht van die bevoegdheden hangt af van de functie. Een productiemedewerker zal minder bevoegdheden hebben dan de commercieel directeur. Echter: een productiemedewerker heeft ook minder bevoegdheden nodig. Als het goed is, lopen de bevoegdheden van een medewerker altijd synchroon met de verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Is uw verkoper verantwoordelijk voor de omzet (en de targets?). Dan zal hij ook bevoegd moeten zijn om offertes te maken of heeft hij de bevoegdheid om met klanten in gesprek te gaan.

    Medewerkers die goed functioneren begrijpen dat en gaan verantwoord met hun bevoegdheden om. Dat wil zeggen: ze kennen de bevoegdheid en gaan niet over de grens heen.

  • Attitude: houding en gedrag

    Moeilijker aan te duiden is goed functioneren bij de juiste houding en gedrag. Wat is de juiste attitude? Als organisatie zult u daar een antwoord op moeten hebben. Wat vindt u een positieve houding? We noemen wat voorbeelden.  De medewerker:

    • stelt zich open op bij veranderingen: hij/zij is veranderingsbereid wanneer dat nodig is
    • denkt mee in uw bedrijf en is gericht op het verbeteren van alles wat er beter kan
    • is proactief
    • is collegiaal ingesteld: bereid om anderen te helpen
    • is toegankelijk en communiceert open over knelpunten of obstakels
    • is betrokken op uw organisatie, het team en de te behalen prestaties
    • is bereid om een keer een stap harder te lopen dan normaliter gevraagd wordt
    • is loyaal aan uw organisatie en aan de leiding
    • geeft eerlijk feedback maar heeft respect voor anderen
  • Motivatie

    Het vijfde item is motivatie. De medewerker is gemotiveerd om zijn/haar werk te doen, zich te ontwikkelen in zijn functie en te verbeteren waar nodig. In een afzonderlijk artikel hebben we beschreven wat motivatie is.

Functie- en taakomschrijving

Belangrijk is om de elementen van functioneren vast te leggen in een functie- en taakomschrijving. Daarmee verstrekt u duidelijkheid aan uw medewerker over wat er verwacht wordt. Een nieuwe manier is job craften.

Functie- en taakomschrijving

Statisch of dynamisch?

Functioneren is niet statisch maar een dynamisch proces. Het is een misvatting om ervan uit te gaan dat goed functioneren blijvend is. Uw organisatie ontwikkelt zich, de functie ontwikkelt zich en als het goed is, ontwikkelt de medewerker zich. Goed functioneren betekent: blijvend aanhaken bij wat de organisatie vraagt of wat de functie nodig heeft oftewel bij voortduur voldoen aan de functie-eisen. Dat vraagt een inspanning van de organisatie (de leiding) en van de medewerker. Beide hebben een inspanningsverplichting wanneer het over functioneren gaat.

Hoe bewaakt u dit proces?

Om dit proces te bewaken, is er een heel scala aan personeelsgesprekken ingevoerd. Sommige organisaties houden functioneringsgesprekken of jaargesprekken en doen dat één of twee keer per jaar. Andere bedrijven hebben een splitsing tussen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken waarbij het ene gesprek gericht is op vooral het verleden (beoordelen) en het andere gesprek zich ook richt op de toekomst (functioneringsgesprek).

In feite maakt het niet zoveel uit waarmee u werkt. Soms worden het voortgangsgesprekken genoemd, gekoppeld aan planningsgesprekken. Maar het doel van al dit soort gesprekken is: functioneren bespreekbaar maken.

Beter functioneren: verbeteren prestaties

Beter functioneren is een voortdurend proces en een doelstelling van zowel het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Om nu voorgoed met de weerstand af te rekenen dat het alsmaar beter moet en dat het dus nooit goed is: beter functioneren betekent meer dan werken aan uw zwakke punten of tekortkomingen. Wilt u er meer over weten? Lees dan: wat is beter functioneren?

Beter functioneren

Bespreekbaar maken: voortdurend proces

Wat jammer is, dat het bespreekbaar maken van functioneren zich beperkt tot een paar gesprekken per jaar. Functioneren doet u de hele dag, de hele week en het gehele jaar. In feite zou het bespreekbaar maken van functioneren ook een voortdurend proces moeten zijn. Feedback geven is daarom een veel effectiever middel dan de personeelsgesprekken.

Anders gezegd: een personeelsgesprek is hooguit een formalisatie van wat het hele jaar besproken is tussen de leidinggevende en de medewerker. Als de leidinggevende dat professioneel aanpakt, is de medewerker nooit verrast bij een beoordeling of bij een functioneringsgesprek. Is dat wel het geval, dan is het zaak om het functioneren van de leidinggevende onder de loep te nemen.

Beoordelen van functionering

Beoordelen van het functioneren gaat dus over een aantal zaken: de taken, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden, de houding of attitude en de motivatie. Dat vraagt niet alleen objectiviteit maar ook inzicht en bekwaamheid van de leidinggevende.

Rol van de leidinggevende

Voorwaarden goed functionerenLeidinggevenden zijn weliswaar niet primair verantwoordelijk voor het functioneren of de motivatie van de medewerker (dat is de medewerker zelf). Maar ze vervullen er wel een cruciale rol in. Inzicht voor leidinggevenden is noodzakelijk:

  • Hoe stimuleren ze goed functioneren?
  • Hoe bevorderen ze beter functioneren?
  • Hoe stimuleren ze motivatie?

En wat daarbij hoort is ook de zelfreflectie: hoe demotiveren ze de medewerker of hoe doen ze door eigen gedrag afbreuk aan goed functioneren? Kortom: functioneren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werknemer en van de werkgever. Wilt u weten wat er allemaal bij komt kijken? Lees dan ons artikel over: voorwaarden voor goed functioneren.

Voorwaarden goed functioneren

Training functioneren en beoordelen

De Steven verzorgt de training functioneren en beoordelen waar al deze aspecten aan bod komen. De training wordt vaak ingezet voor leidinggevenden. Jammer eigenlijk. Waarom trainen we medewerkers niet op:

  • Goed of beter functioneren
  • Het beoordelen van eigen functioneren
  • Verantwoordelijkheid nemen voor eigen functioneren
  • Jezelf motiveren

Leerdoelen voor de training

We hebben nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.

Leerdoelen functioneren en beoordelen

Training en coaching

Bekijk de training functioneren en beoordelen voor leidinggevenden en managers.

Training functioneren en beoordelen

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens