Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Besluitvorming binnen organisaties

Besluitvorming in vergaderingen, het werkoverleg, het management-overleg is in de praktijk van alledag nogal een lastig onderwerp. Hoe worden besluiten genomen?

Besluitvorming binnen organisatiesBesluitvorming in vergaderingen, het werkoverleg, het management-overleg is in de praktijk van alledag nogal een lastig onderwerp. Medewerkers zeggen al gauw: overal wordt over gesproken, maar er wordt geen beslissing genomen. We zeggen er meteen bij: als de beslissing genomen wordt, blijken sommige medewerkers dat weer moeilijk te vinden omdat ze het er niet mee eens zijn. Zie ook: Klachten en knelpunten bij overlegvormen binnen organisaties.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Besluitvorming heeft direct te maken met verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bijvoorbeeld de leidinggevende. Wanneer verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet helder zijn, is besluitvorming een grijs gebied. Of u neemt beslissingen op terreinen waarvoor u niet verantwoordelijk bent, of u verzuimt besluiten te nemen op terreinen waar u eigenlijk wel verantwoordelijk voor bent.

Knelpunten bij het nemen van beslissingen

Wat remt de besluitvaardigheid binnen organisaties?

  • de leiding wil alles beslissen op basis van consensus, de compromis en het harmonie-model en probeert instemming te krijgen van teamleden terwijl men verschilt van mening
  • de leiding durft geen beslissing te nemen omdat hij/zij zich niet afgedekt voelt van bovenaf
  • de medewerkers willen wel dat er beslissingen worden genomen, als ze het er maar mee eens kunnen zijn
  • de medewerkers menen op elk gebied inspraak te moeten hebben
  • de leiding wil toch nog een vinger in de pap op werkterreinen waarvoor hij/zij de verantwoordelijkheid en bevoegdheid aan de medewerker heeft gedelegeerd
  • collega’s willen meebeslissen op terreinen waarvoor andere collega’s verantwoordelijk zijn (en bevoegd)
  • beslissingen nemen als einzelganger over zaken waarvoor u wel verantwoordelijk en bevoegd bent maar waarvoor u geen draagvlak hebt gecreëerd binnen uw team of organisatie

In vergaderingen

Het belangrijkste wat u kunt doen is het doel van een overleg of vergadering vooraf duidelijk maken. We noemen u een voorbeeld:

  • Bij een bedrijf met 45 personen fungeren een drietal afdelingshoofden onder de directie. De drie afdelingshoofden met hun directeur vormen samen het managementteam. In deze relatief nog kleine organisatie is de directeur verantwoordelijk voor alle beleid en beslissingen inzake Personeel & Organisatie variërend van aannamebeleid, werving- en selectie tot ontslag. Afdelingshoofd A. heeft een medewerker waarvan men over ’t algemeen vindt dat hij onvoldoende functioneert. Echter: de directie is verantwoordelijk voor een eventueel ontslag.

De zaak kwam aan de orde binnen het management-overleg: wat moeten we doen? Wat de directie hier moet doen is zich laten adviseren door de MT-leden en zelf de knoop doorhakken. Wat de directie niet moet doen/ mag doen is de zaak in stemming brengen en de afdelingshoofden verantwoordelijk maken voor iets waarvoor de directeur verantwoordelijk is.

Hoe neemt u besluiten?

U kunt besluiten nemen op verschillende manieren. Op basis van:  

  • unanimiteit: iedereen stemt er mee in.
  • consensus: niemand heeft principiële bezwaren
  • de meerderheid: op basis van stemming kan de meerderheid beslissen
  • delegatie: de beslissing wordt overgelaten aan personen dien daartoe bevoegd zijn.

Tips om de besluitvaardigheid te vergroten

  • Zorg dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedere medewerker duidelijk zijn, inclusief de bevoegdheid waarover men beslissingen mag/kan nemen
  • Zorg dat er helderheid is over de doelstellingen van iedere overlegvorm
  • Zorg dat er duidelijkheid is over de beslissingsbevoegdheid binnen de overlegvormen
  • Zorg dat ieder zich aan de regels houdt: druk geen beslissingen bijvoorbeeld door terwijl u op voorhand weet dat uw OR instemmingsrecht heeft
  • Aarzel nooit om beslissingen te nemen waarvoor u verantwoordelijk en bevoegd bent maar zorg wel dat u voldoende draagvlak hebt binnen uw team of organisatie
  • Voor leidinggevenden: de competentie besluitvaardigheid ontwikkelen

Overlegvormen en overlegstructuren

Het ontwikkelen van overlegstructuren is evenals het opzetten van personeelsgesprekken (gesprekscyclus binnen organisaties) de harde factor bij het verbeteren van de interne communicatie.

Soorten overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens