Vrijblijvendheid binnen organisaties
Vrijblijvendheid in de organisatie betekent dat er te veel open eindjes zijn in de communicatie. Wat is vrijblijvendheid? Dat we uren ergens over kunnen praten maar dat we geen afspraken maken, dat we ons niet binden en dat we ons niet verbinden. Dit artikel gaat over vrijblijvendheid wat goed past in de vrijheid-blijheid-cultuur.
Wat is vrijblijvend?
Vrijblijvend betekent ten diepste dat je geen verplichtingen hebt. Je gaat geen verbintenis aan, je maakt geen afspraken over een vervolg, je stelt geen deadline. En soms is dat fijn. Dan is er heel veel ruimte, er zit geen druk op en je hoeft nog niets.
Vrijblijvend vind ik ook dat je iets afspreekt, maar dat je mensen niet aanspreekt wanneer het niet nagekomen wordt. Dat is de categorie: jezelf en anderen niet serieus nemen. Afspraken maken en nakomen kan een waarde zijn, maar de norm is dat je daarop aanspreekbaar bent of anderen aanspreekt die dat niet doen. Dat kan op een hele gewone menselijke en vriendelijke toon, wat mij betreft.
Wat is erop tegen?
Te vrijblijvend zijn binnen de organisatie creëert onwerkbare situaties. Het is een vat vol onduidelijkheid en het staat het resultaat in de weg. Het is praten over zonder tot iets tastbaars en concreets te komen. Praten over wordt uiteindelijk opties benoemen en scenario’s verkennen maar het leidt niet tot besluitvorming of tot een plan van aanpak.
In de communicatie zie ik dan vaak open eindjes in de trant van: ‘ik kom er bij jou op terug’, ‘we kijken even hoe ’t gaat’ en ‘we hopen op een goede afloop’.
Ik zie dit vaak in een omgeving waar mensen te informeel met elkaar omgaan. De informele platte cultuur die ervoor zorgt dat we zakelijke afspraken vermijden.
Goed functioneren
Duidelijkheid is nodig om goed te kunnen functioneren. Waar gaan we naar toe als organisatie (richting), wat wordt er van ons verwacht (resultaat), hoe gaan we het doen (processen)? Onbalans en onduidelijkheid zorgen voor onzekerheid. Kaders moeten helder zijn binnen de organisatie.
Wanneer heeft het nut?
Vrijblijvendheid heeft in eerste instantie nut bij de verkenning van een onderwerp. Willen we hier iets mee of niet? Vinden we dit belangrijk?
Als de scenario’s zijn uitgezet en er worden keuzes gemaakt kom je tot afspraken. En zodra er afspraken zijn gemaakt, is de vrijblijvendheid weg. Afspraken zijn bindend. Als er een reden is waarom je een afspraak niet kunt nakomen of als er reden is waarom bijstelling nodig is, dan trek je aan de bel en is nadere afstemming nodig, zodat je tot herziening van afspraken komt. Die daarna weer bindend zijn.
Goede afspraken maken is communicatie en onderdeel van de interne communicatie. Daar hoort bij dat je je committeert aan de afspraak als onderdeel van het proces afspreken, aanspreken, uitspreken en bespreken.
Afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken
De Steven verzorgt de training afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken van.
Training teamontwikkeling
- Bekijk de webinar over teamontwikkeling: van TOBteam naar TOPteam.
