Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Pioniersfase in uw organisatie

De pioniersfase  is de fase in uw bedrijf na de ideefase.  Wat zijn de kenmerken van de pioniersfase? Wanneer stopt de pioniersfase? Wanneer ontstaan er knelpunten of groeipijnen waaruit blijkt dat bijstelling in de strategie en aanpak noodzakelijk is.

Pioniersfase organisatie

Betekenis en definitie

Een pionier is een soort van voortrekker, wegbereider, iemand die nieuwe wegen zoekt en vindt, baanbreker. In feite zijn dat ook de kenmerken van de pioniersfase van uw organisatie.  U begon ergens met uw bedrijf, u vond al zoekend uw weg en uw bedrijf groeide. We noemen een aantal kenmerken van de pioniersfase in uw organisatie.

  • de ondernemer kent alle medewerkers en klanten
  • het bedrijf zet de focus vooral op verkoop van producten of diensten
  • er is een cultuur van hard werken en lange dagen
  • het bedrijf is vooral naar buiten gericht: aanpakken, flexibel, improvisatie en gericht op de wensen van de klant.
  • het succes berust vaak op de kwaliteiten van een paar personen. Men is informeel ingesteld en men heeft weinig regels.
  • De pionier of oprichter heeft vaak veel gezag bij de medewerkers.

Voor de bewustwording

Voor de bewustwording is het goed om u te realiseren dat een bedrijf van 75 jaar oud nog prima in de pioniersfase kan verkeren.  Het hangt dus niet van leeftijd af. Een tweede punt is ook belangrijk: uw bedrijf kan op onderdelen in de pioniersfase zitten. Stel u hebt de afdeling financiën of verkoop goed voor elkaar (en die afdeling is al een fase verder) dan kunt u met andere onderdelen nog prima in  de pioniersfase zitten.

Het einde van de fase

Wanneer is het einde van de pioniersfase in zicht? Dat gebeurt wanneer er groeipijnen, knelpunten of zelfs crisis ontstaat.

  • Brandjesblusser

    Uw bedrijf heeft succes gehad en is gegroeid. De diensten die uw organisatie aanbiedt voorzien in een behoefte. Er kwamen medewerkers in dienst. Maar nu ontstaat er steeds meer moeite om het aan te sturen en beheersbaar te houden. Als leidinggevende bent u eerder brandjesblusser dan ondernemer. Althans dat gevoel bekruipt u wel eens.

  • Interne organisatie sluit niet meer aan bij huidige omvang

    Uw organisatie was sterk naar buiten gericht en nu blijkt dat sommige onderdelen van uw organisatie zich onvoldoende doorontwikkeld hebben. Anders gezegd: de interne organisatie is onvoldoende toegerust op de groei die uw bedrijf heeft doorgemaakt. Dat kan zich uiten in veel facetten en in de praktijk is dat verschillend.

  • Er moet voorzien worden in nieuwe organisatiebehoeften

    Kort gezegd: er zijn nieuwe behoeften in uw organisatie ontstaan waarin onvoldoende wordt voorzien. En dat leidt tot knelpunten of in het ergste geval crisis.

Knelpunten in de onderneming

Knelpunten in een bedrijf of onderneming hebben doorgaans te maken met onververvulde behoeften of overmatig vervulde behoeften.

Onvoldoende gehoor geven aan knelpunten kan leiden tot crisis in de onderneming.

Knelpunten organisatie

Voorbeelden knelpunten en groeipijnen

Knelpunten organisatie in de pioniersfase

Hierna treft u voorbeelden van mogelijke knelpunten aan het einde van de pioniersfase:

  • U merkt dat de interne communicatie onvoldoende loopt of dat de interne communicatiestructuren onduidelijk zijn. Er worden fouten gemaakt, er gaan dingen mis.
  • Uw medewerkers zijn (of lijken) minder gemotiveerd: men is minder loyaal aan de organisatie dan vroeger het geval was.
  • Sommige medewerkers hebben niet de kwaliteiten of competenties om de groei die uw organisatie doormaakt aan te kunnen. Men ontwikkelt zich onvoldoende mee met wat de organisatie nu van hun vraagt.
  • U hebt behoefte aan andere sturingsmechanismen. De managementinformatie die u als onderneming onder ogen krijgt klopt niet, is onvolledig of te laat.
  • Er is behoefte aan meer afspraken binnen de organisatie. Variërend van zaken als: hoe ga je om met de leaseauto en de mobiele telefoon. Of hoe gaan we om met social media. Worden reisuren ook betaald van de medewerker? Kortom: een goed personeelshandboek of huishoudelijk reglement kan wonderen doen.
  • Waar vroeger iedereen wist wat hij/zij moest doen: nu is er behoefte aan functieafbakening. Het opzetten van een organisatiemodel met functie - en taakomschrijvingen is noodzakelijk.
  • Opeens is daar onverwacht een arbeidsconflict met een van uw medewerkers en u merkt dat u te weinig gedaan hebt aan het opzetten van een personeelsdossier. Zie ook: personeelsdossier op orde kan geld besparen.
  • Als ondernemer moet u meer delegeren en loslaten en taken en verantwoordelijkheden neerleggen bij de medewerkers. Maar u vindt het lastig om te delegeren en taken los te laten. Bovendien vinden een aantal klanten dat niet fijn omdat ze al jaren rechtstreeks zaken met u als ondernemer doen.
  • Klanten van het eerste uur kunnen van uw organisatie vervreemd raken. De korte lijnen die ze vroeger kenden, kunt u niet geheel meer waar maken.
  • Uw bedrijf heeft behoefte aan een andere structuur. De VOF moet in een BV worden omgezet of er moet een holding worden opgezet om de risico's te spreiden. U merkt als ondernemer dat dit soort trajecten veel tijd kosten en sterk afleiden van datgene waarvoor u ooit ondernemer werd.
  • Er moet geïnvesteerd worden in de opleiding en training van medewerkers. De accountantskosten stijgen. U hebt een automatiseringsexpert nodig die zaken voor u regelt. Kortom: in deze fase stijgen de advieskosten.
  • Er ontstaat liquiditeitsspanning. Voortdurend moet u investeren in ruimte, bedrijfswagens of machines. Of u maakt veel meer kosten door het inhuren van extern adviseurs.
  • Misschien wel de ergste: het loopt u als ondernemer finaal over de schoenen. U rent van hot naar her met de brandblusser in de hand maar u hebt het gevoel dat het allemaal niet meer helpt.

Gedrag ondernemer belemmert groei

Soms belemmert het gedrag van de ondernemer de groei van de organisatie. Bijvoorbeeld in de situatie dat het bedrijf teveel van de ondernemer afhangt. Loslaten is een leerdoel dat voor veel ondernemers best moeilijk is.  Loslaten is wat anders dan de boel de boel laten. Het is juist uw organisatie stap voor stap naar de volwassenheidsfase brengen.

Loslaten als leerdoel

Organisatie stagneert in groei en ontwikkeling

Soms blijven ondernemers en organisaties hangen in de pioniersfase. Jammer! De ontwikkeling van de organisatie stagneert en wordt belemmerd door eigen gedrag. Soms zijn bedrijven honderd jaar oud en toch gaan ze gestaag verder op dezelfde voet namelijk: pionieren. Ondertussen al 15 tot soms 60 medewerkers in dienst en maar doorgaan. Inzicht in de verschillende fasen van de bedrijfsvoering is er lijkt wel onvoldoende hoewel men regelmatig aan blijft lopen tegen de knelpunten, groeipijnen of zelfs crisis van de pioniersfase.

  • Gevolgen stagneren groei

    Oorzaak van het volharden in de pioniersfase is het gedrag van de ondernemer zelf. De ondernemer blijft maar doorgaan in hetzelfde gedrag: hard werken, lange dagen, knelpunten bestrijden, lopen van hot naar her, reactief gedrag. Met alle gevolgen en risico's van dien. Want de organisatie maakt niet de gewenste doorontwikkeling die noodzakelijk is. Kortom: de organisatiebehoeften worden niet vervuld en dat geeft spanning. Ondertussen is de ondernemer geen ondernemer meer maar brandjesblusser. Oftewel: professioneel knelpuntenbestrijder.

  • Symptomen?

    Hoe is dit te herkennen? Eigenlijk heel eenvoudig: de organisatie blijft reactief ingesteld. Anticiperen is er niet bij. De lijnen uitzetten voor de toekomst volgens een visie en strategie is niet aan de orde. De ene keer hollen we achter de jaarcijfers aan (veel te laat) of achter een slecht betalende debiteur. De andere keer worden we overvallen door liquiditeitsproblemen of een ontslagzaak met een medewerker die (te)veel geld kost. Maar in ieder geval: de organisatie maakt niet die professionaliseringsslag die nodig is voor het vergroten van de levensvatbaarheid.

  • De praktijk

    Wilt u wat praktijkvoorbeelden?

    • Een ondernemer met een bedrijf van 90 medewerkers gaf tijdens een gesprek aan dat hij behoefte had aan een stuk zakelijke en financiële ondersteuning. Het liefst voor 2 dagen in de week. En wat de kosten wel niet zouden zijn van een dergelijke opdracht. Bij nadere analyse in een tijdsbestek van 4 uur bleek dat er per jaar ca. 50.000 euro inkomstenderving was doordat men wegens een gebrekkige automatisering onvoldoende zicht had op de debiteuren. De oplossing die de ondernemer had bedacht: een extern adviseur inhuren voor 2 dagen per week. Vandaar ons devies: een goede adviseur kost geen geld, maar levert geld op.
    • Een ondernemer liep aan tegen een enorme ontslagzaak met een medewerker. Inderdaad: geen degelijk personeelsdossier, geen bewijsvoering. De kantonrechter besliste dat er een ontslagvergoeding van 80.000 euro moest worden betaald aan de medewerker. Voor dit bedrag hebt u per maand ca. 4 uur HRM-ondersteuning voor de komende 25 jaar.
    • In een bedrijf met 11 medewerkers was grote onrust ontstaan. De werkdruk was bijzonder hoog, er werd geklaagd. De ondernemer zelf werd ziek door de stress en de sfeer en raakte burn-out. Of wij een interim-opdracht wilden vervullen? Oplossing: we brachten de organisatie terug van 11 medewerkers naar tien medewerkers.  En de werkdruk was weg.

Laat het zover niet komen!

Conclusie: vraag hulp en advies in goede tijden (het bespaart u veel geld!) en voorkom dat er nog advies moet worden ingewonnen wanneer uw bedrijf reeds aan het infuus ligt.

Fasen in de bedrijfsvoering

Dit artikel is geschreven in de serie fasen in de bedrijfsvoering.

Organisatiefasen

Organisatieontwikkeling

Bekijk onze trajecten gericht op organisatieontwikkeling.

Organisatieontwikkeling

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens