home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / ziekteverzuimreglement

Van ziekteverzuimreglement naar inzetbaarheidsprotocol

Een ziekteverzuimreglement beschrijft wat medewerker en organisatie doen wanneer iemand zich ziek meldt. Wie belt wie, wanneer wordt de arbodienst ingeschakeld, hoe houden we contact en welke afspraken gelden tijdens de re-integratie? Dat is nodig, maar je kunt het onderwerp binnen het thema verzuim en inzetbaarheid ook breder bekijken. Een medewerker kan immers om allerlei redenen tijdelijk minder of niet beschikbaar zijn voor het werk. Vakantie, zorg voor een naaste, zwangerschap en bevalling of ziekte hebben ieder hun eigen regels, maar voor de organisatie speelt steeds dezelfde bredere vraag: hoe zorgen we dat mensen gezond en duurzaam inzetbaar blijven en wat verwachten we daarin van elkaar?

Blijf uit de discussie of iemand wel of niet ziek is

Bij een ziekmelding kan gemakkelijk discussie ontstaan. De medewerker zegt dat hij vanwege ziekte niet kan werken en de leidinggevende denkt misschien dat er meer mogelijk moet zijn. Denken mag. Een patroon signaleren mag ook. Maar de leidinggevende is niet bevoegd om daar zelf een medisch oordeel aan te verbinden. Alleen de bedrijfsarts kan beoordelen of een zieke werknemer tijdelijk arbeidsongeschikt is en adviseren over belastbaarheid en mogelijkheden voor werk.

Dat is ook de reden waarom je niet zelf allerlei medische informatie moet verzamelen om tot een oordeel te komen. De werkgever mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte en evenmin zelf medische beperkingen en mogelijkheden uitvragen. Wel mogen noodzakelijke praktische gegevens worden besproken, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim en werkzaamheden of afspraken die moeten worden overgenomen. Meer over die grens lees je bij privacy bij verzuimbegeleiding. De leidinggevende hoeft dus geen dokter te worden om toch stevig regie te voeren.

Van ziekte als hoofdthema naar inzetbaarheid

Daar zit voor mij de belangrijkste gedachte achter een inzetbaarheidsprotocol. Wanneer je alleen over ziekte praat, komt het gesprek al snel terecht bij de vraag waarom iemand niet kan werken. Bij inzetbaarheid wordt de vraag breder: wat vraagt het werk, wat kan de medewerker bijdragen, wat is daarvoor nodig en hoe houden we die aansluiting op langere termijn goed? Dat gesprek begint niet op de eerste ziektedag maar op de eerste werkdag. Talenten, kennis, competenties, gezondheid, motivatie en de inrichting van het werk bepalen samen hoe duurzaam iemand inzetbaar is.

Die verantwoordelijkheid ligt niet uitsluitend bij de medewerker. Een medewerker heeft wel degelijk een eigen rol: zichzelf ontwikkelen, signalen serieus nemen, problemen tijdig bespreken en actief meewerken aan re-integratie. De organisatie moet op haar beurt zorgen voor gezond en veilig werk, passende arbeidsomstandigheden, ontwikkeling en een werkomgeving waarin mensen hun verantwoordelijkheid ook kunnen nemen. Dat is dezelfde wisselwerking die centraal staat bij gezonde organisaties en teams. Eigen regie werkt alleen wanneer er ook daadwerkelijk iets te regelen valt.

Eigen regie stopt niet bij de ziekmelding

Wanneer een medewerker zich ziek meldt, verdwijnt zijn eigen verantwoordelijkheid dus niet. Hij hoeft niet af te wachten totdat werkgever, leidinggevende, HR en bedrijfsarts alles voor hem hebben bedacht. UWV verwacht bijvoorbeeld dat een werknemer actief meewerkt aan de re-integratie, afspraken nakomt, passend werk accepteert wanneer dat aan de orde is en zelf initiatief toont en voorstellen doet voor ander werk. Dat sluit goed aan bij de gedachte achter zelfsturing bij ziekteverzuim.

Maar ook hier moet je rollen zuiver houden. Bij de eerste ziekmelding vraagt de leidinggevende niet: vertel mij precies wat je medisch nog kunt. Wanneer beoordeling van belastbaarheid nodig is, adviseert de bedrijfsarts. Op basis daarvan kunnen medewerker en leidinggevende vervolgens heel concreet bespreken hoe mogelijkheden naar het werk worden vertaald. Misschien kan iemand bepaalde werkzaamheden blijven doen, tijdelijk minder uren werken of op termijn ander passend werk oppakken. De medewerker kan daarin actief meedenken zonder dat hij daarmee zijn eigen bedrijfsarts hoeft te worden.

Eigenaarschap is iets anders dan het probleem over de schutting gooien

Daarmee blijft een sterke gedachte uit deze benadering overeind. Bij ziekte hoeft het probleem niet automatisch volledig bij de leidinggevende of organisatie terecht te komen. Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Van een medewerker mag daarom een actieve houding worden verwacht en van de leidinggevende mag worden verwacht dat hij verantwoordelijkheid niet onnodig overneemt. Dat levert een ander gesprek op dan wanneer de medewerker alleen meldt dat hij voorlopig niet komt en iedereen daarna afwacht.

Eigenaarschap betekent echter ook niet dat de organisatie zegt: jouw inzetbaarheid, jouw probleem. Als werkzaamheden structureel te zwaar zijn, als de arbeidsomstandigheden ongezond zijn of als iemand onvoldoende mogelijkheden heeft gekregen om zich te ontwikkelen, ligt daar ook een verantwoordelijkheid van de werkgever. Een volwassen inzetbaarheidsbeleid gaat daarom over wederkerigheid. De medewerker neemt verantwoordelijkheid voor wat binnen zijn invloed ligt en de organisatie doet hetzelfde.

Wat leg je vast in een inzetbaarheidsprotocol?

Een inzetbaarheidsprotocol kan een bredere praktische vertaling zijn van het verzuimbeleid. Het is geen wettelijk begrip en het vervangt ook niet de verplichtingen rond ziekmelding, privacy, bedrijfsarts en de Wet verbetering poortwachter. Je kunt er wel in vastleggen hoe jouw organisatie naast de formele verzuimregels naar inzetbaarheid, eigen regie en werkhervatting kijkt. Daarmee wordt het ziekteverzuimreglement onderdeel van een groter verhaal in plaats van een los document dat alleen tevoorschijn komt wanneer iemand ziek is.

• Leg vast hoe een medewerker zich ziek meldt en bij wie.
• Maak duidelijk welke gegevens de leidinggevende bij de ziekmelding wel en niet mag vragen.
• Beschrijf hoe en met welke frequentie contact wordt gehouden, passend bij de situatie.
• Maak duidelijk wanneer de bedrijfsarts of arbodienst wordt ingeschakeld.
• Beschrijf de verantwoordelijkheden van medewerker, leidinggevende, HR en werkgever.
• Leg vast hoe wordt omgegaan met advies over arbeidsmogelijkheden en passend werk.
• Maak duidelijk wat van de medewerker wordt verwacht bij herstel en re-integratie.
• Verbind ziekteverzuim met preventie, gezond werk en duurzame inzetbaarheid.

Vooral dat laatste maakt het verschil. Een klassiek ziekteverzuimreglement kan gemakkelijk blijven steken in melden, controleren en procedures. Een inzetbaarheidsprotocol voegt daar de vraag aan toe hoe je uitval waar mogelijk voorkomt, hoe je mensen betrokken houdt bij hun eigen inzetbaarheid en hoe je bij verminderde belastbaarheid verantwoord blijft kijken naar mogelijkheden. De formele regels verdwijnen daarmee niet. Ze krijgen juist een duidelijkere plaats.

De beste verzuimaanpak begint voor de eerste ziekmelding

De beste verzuimaanpak begint daarom niet op het moment dat iemand zich ziek meldt. Zij begint wanneer iemand in dienst komt en werkgever en medewerker met elkaar bespreken wat het werk vraagt, welke bijdrage wordt verwacht, welke ontwikkeling nodig is en hoe gezondheid en inzetbaarheid worden ondersteund. Wanneer daar gedurende het dienstverband regelmatig over wordt gesproken, hoeft inzetbaarheid niet ineens een nieuw onderwerp te worden zodra iemand uitvalt.

Een ziekteverzuimreglement blijft nodig om duidelijkheid te geven over procedure en verantwoordelijkheden. Maar wie alleen dat reglement heeft, regelt vooral wat er gebeurt nadat iemand ziek is geworden. Met een bredere kijk op inzetbaarheid voeg je daar preventie, ontwikkeling, eigen regie en arbeidsmogelijkheden aan toe. Dan verschuift de aandacht van alleen ziekte begeleiden naar gezond en duurzaam kunnen blijven werken.

Veelgestelde vragen over het ziekteverzuimreglement

Een ziekteverzuimreglement geeft praktische regels bij ziekte. Een inzetbaarheidsprotocol kan daar een bredere visie op verantwoordelijkheid, arbeidsmogelijkheden en duurzame inzetbaarheid aan toevoegen.

Wat staat er in een ziekteverzuimreglement?

Daarin staan praktische afspraken rond ziekmelden, contact tijdens ziekte, het inschakelen van de arbodienst of bedrijfsarts en de verantwoordelijkheden tijdens verzuim en re-integratie. Medewerkers moeten weten welke verzuimregels binnen de organisatie gelden.

Moet een leidinggevende een ziekmelding goedkeuren?

Goedkeuren of afkeuren is hier niet de juiste categorie. De medewerker meldt zich ziek volgens de procedure en de leidinggevende registreert die melding. Aan de ziekmelding zelf heeft de leidinggevende niets medisch goed of af te keuren. Daarna voert hij de taken uit die bij verzuimbegeleiding en re-integratie horen.

Wat is een inzetbaarheidsprotocol?

Inzetbaarheidsprotocol is geen wettelijke term. Het is een manier om afspraken over ziekte en re-integratie te verbinden met bredere afspraken over eigen regie, gezond werk, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. De wettelijke verzuimregels blijven daarbij gewoon gelden.

Wie is verantwoordelijk voor inzetbaarheid tijdens ziekte?

Werkgever en medewerker hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid. Tijdens re-integratie werken zij actief samen. De medewerker werkt mee, houdt zich aan afspraken en kan zelf voorstellen doen, terwijl de werkgever werkhervatting ondersteunt, aanpassingen onderzoekt en passend werk mogelijk maakt.

Mag een leidinggevende vragen welk werk iemand ondanks ziekte nog kan doen?

Bij de ziekmelding mag de werkgever niet zelf medische beperkingen en mogelijkheden uitvragen. Wanneer beoordeling van belastbaarheid nodig is, adviseert de bedrijfsarts. Daarna kunnen leidinggevende en medewerker op basis van dat advies bespreken welke werkzaamheden praktisch uitvoerbaar zijn.