home / leiderschapsontwikkeling / past een leidinggevende functie bij mij / type manager leidinggevende / operationeel manager

Operationeel manager of leidinggevende

Een operationeel manager heeft vooral oog voor de korte termijn, de uitvoering van taken, planning en organisatie. Deze pagina valt onder het thema type manager of leidinggevende. De operationeel manager is vaak praktisch ingesteld, houdt graag overzicht en heeft een sterk probleemoplossend vermogen wanneer er in de dagelijkse uitvoering iets vastloopt.

Daar ligt ook direct de kracht van dit type manager. Waar anderen lang kunnen praten over beleid, visie of allerlei mogelijkheden, vraagt de operationeel manager zich af: wat moet er nu gebeuren, wie gaat het doen en wanneer moet het klaar zijn? Dat maakt hem of haar sterk in organisaties waar planning, continuiteit en een goed lopend werkproces belangrijk zijn.

Wat doet een operationeel manager?

Een operationeel manager houdt zich bezig met de vraag hoe het dagelijkse werk zo goed mogelijk uitgevoerd kan worden. Welke mensen zijn beschikbaar? Wat moet eerst gebeuren? Waar ontstaan knelpunten? Zijn materialen en middelen beschikbaar? Worden afspraken nagekomen? En waar moet worden bijgestuurd?

Dat vraagt dat je dicht genoeg bij de praktijk staat om te weten wat er gebeurt. Tegelijk moet je voldoende afstand bewaren om overzicht te houden. Wanneer je zelf voortdurend ieder probleem oplost, word je uiteindelijk onderdeel van het probleem. Goed operationeel management betekent daarom niet alleen aanpakken, maar ook organiseren.

Waarom is planning en organisatie zo belangrijk?

Voor de operationeel manager zijn planning en organisatie belangrijke instrumenten. Zonder planning kan een team voortdurend druk zijn terwijl belangrijke werkzaamheden blijven liggen. Een goede planning maakt duidelijk welke activiteiten prioriteit hebben, hoeveel capaciteit beschikbaar is en waar knelpunten kunnen ontstaan.

Daarbij gaat het niet om een planning maken en die vervolgens blind volgen. De praktijk verandert. Een medewerker valt uit, een klantvraag krijgt plotseling prioriteit of een levering komt later dan verwacht. Een goede operationeel manager kan daarop reageren zonder het totale overzicht kwijt te raken.

Daarom hoort ook planning en organisatie bij de natuurlijke interesse van veel operationeel managers. Zij willen weten wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en welke middelen daarvoor nodig zijn.

Voortgang bewaken zonder overal bovenop te zitten

Operationeel management vraagt om voortgangsbewaking. Dat betekent dat je tijdig wilt weten wanneer werkzaamheden achterlopen of afspraken niet haalbaar blijken. Hoe eerder je dat signaleert, hoe gemakkelijker je kunt bijsturen.

Voortgang bewaken is iets anders dan voortdurend controleren. Wanneer je medewerkers iedere stap voorschrijft en voortdurend vraagt hoe ver ze zijn, neem je gemakkelijk verantwoordelijkheid van hen over. De kunst is om vooraf duidelijke afspraken te maken over resultaat, planning en terugkoppeling. Daarna hoeft niet ieder detail bij jou langs te komen.

Welke kwaliteiten heeft een operationeel manager?

De operationeel manager is doorgaans praktisch ingesteld en gericht op wat op korte termijn nodig is. Problemen oplossen, plannen, organiseren en werkprocessen inrichten zijn kwaliteiten die vaak goed bij dit type manager passen. Vooral de concrete uitvoering boeit de operationeel manager.

Kwaliteiten die hierbij passen zijn:

• Praktisch inzicht.
• Organiseren.
• Plannen.
• Voortgang bewaken.
• Probleemoplossend vermogen.
• Structuur aanbrengen.
• Overzicht houden.
• Prioriteiten stellen.
• Betrouwbaarheid.
• Daadkracht in praktische situaties.

Leidinggevenden die zich herkennen in de stijl van een aardemanager herkennen mogelijk meerdere van deze eigenschappen. Structuur, duidelijkheid, betrouwbaarheid en praktische uitvoerbaarheid spelen daarbij vaak een belangrijke rol.

Waar ligt de kracht van een operationeel manager?

De kracht van de operationeel manager wordt vooral zichtbaar wanneer er veel geregeld moet worden. Waar ligt de prioriteit? Wie kan welke taak uitvoeren? Waar dreigt vertraging? Welke afspraken moeten worden aangescherpt? De operationeel manager kan snel van een onoverzichtelijke situatie naar een praktische aanpak gaan.

Dat is vooral waardevol in organisaties waar veel activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden en waar verstoringen direct gevolgen hebben voor klanten, medewerkers of productie. De operationeel manager zorgt ervoor dat plannen niet alleen op papier bestaan, maar daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Die praktische gerichtheid sluit ook goed aan op praktisch leidinggeven. Daar gaat het breder over de dagelijkse vaardigheden die je nodig hebt om medewerkers, werkzaamheden en verwachtingen in de praktijk aan te sturen.

Wat zijn de valkuilen van een operationeel manager?

Valkuilen voor de operationeel manager zijn er ook, zoals voor ieder type manager. Juist omdat de kracht sterk in de dagelijkse uitvoering ligt, kan de aandacht voor vandaag soms ten koste gaan van morgen.

Mogelijke valkuilen zijn:

• Te sterk gericht zijn op de korte termijn en te weinig oog hebben voor de lange termijn.
• Alle problemen praktisch zelf willen oplossen.
• Te hard werken en te weinig tijd nemen om over structurele oplossingen na te denken.
• Te veel in details en dagelijkse problemen verdwijnen.
• Moeite hebben om naar overstijgende organisatiebelangen te kijken.
• Te sterk vasthouden aan planning en structuur wanneer flexibiliteit nodig is.
• Te weinig tijd nemen voor reflectie en ontwikkeling.
• Onvoldoende delegeren omdat zelf oplossen sneller lijkt.

Ik zeg met nadruk mogelijke valkuilen. Een operationeel manager die goed in zijn of haar kracht staat, hoeft hier geen last van te hebben. Juist een sterke operationeel manager weet wanneer praktisch ingrijpen nodig is en wanneer een probleem structureler moet worden aangepakt.

De valkuil van altijd zelf problemen oplossen

Een operationeel manager krijgt vaak waardering omdat hij of zij problemen snel oplost. Er is iets mis, de manager komt erbij en korte tijd later draait het weer. Dat voelt nuttig en is soms ook precies wat nodig is.

Maar daar zit een risico in. Wanneer jij steeds degene bent die het antwoord geeft, leren medewerkers minder snel om zelf problemen op te lossen. Bovendien kan jouw agenda volledig gevuld raken met storingen, uitzonderingen en vragen die anderen misschien prima zelf hadden kunnen afhandelen.

Een goed leerpunt is daarom om jezelf vaker af te vragen: moet ik dit oplossen of moet ik zorgen dat iemand anders leert hoe hij dit kan oplossen?

Korte termijn en lange termijn in balans

De operationeel manager kijkt van nature gemakkelijk naar wat vandaag, morgen of volgende week nodig is. Dat is een belangrijke kwaliteit, maar een organisatie heeft ook een langere termijn nodig. Wanneer je voortdurend bezig bent met actuele problemen, kan structurele verbetering uit beeld verdwijnen.

Daarin verschilt de operationeel manager van de strategisch manager. Die kijkt juist gemakkelijker naar de grotere lijn en de middellange of lange termijn. De ene voorkeur is niet beter dan de andere. Een organisatie heeft beide nodig.

Een strategisch plan zonder goede operationele uitvoering levert weinig op. Andersom kan een organisatie operationeel uitstekend draaien en toch onvoldoende voorbereid zijn op wat er over een paar jaar nodig is.

Operationeel manager en resultaatgerichte manager

De operationeel manager en de resultaatgerichte manager kunnen op elkaar lijken. Beiden houden van duidelijkheid en voortgang, maar de natuurlijke aandacht ligt anders.

De resultaatgerichte manager vraagt vooral: welk resultaat moeten we bereiken? De operationeel manager vraagt sneller: hoe organiseren we het werk zodat dat resultaat daadwerkelijk wordt gerealiseerd? De een heeft meer focus op de uitkomst, de ander op de praktische inrichting en uitvoering.

In de praktijk kunnen deze kwaliteiten natuurlijk prima in dezelfde manager voorkomen.

Welke leerdoelen passen bij een operationeel manager?

Een belangrijk leerdoel voor de operationeel manager is regelmatig afstand nemen van de dagelijkse operatie. Niet ieder probleem hoeft vandaag door jou opgelost te worden. Soms is het waardevoller om te onderzoeken waarom hetzelfde probleem steeds terugkomt.

Mogelijke leerdoelen zijn:

• Meer tijd nemen voor structurele oplossingen.
• Beter delegeren en medewerkers zelf problemen laten oplossen.
• Regelmatig afstand nemen van de dagelijkse uitvoering.
• Meer aandacht ontwikkelen voor de middellange en lange termijn.
• Overstijgende organisatiebelangen beter meenemen in beslissingen.
• Niet iedere verstoring direct zelf oppakken.
• Meer ruimte geven aan medewerkers binnen duidelijke kaders.
• Bewust tijd reserveren voor verbetering in plaats van alleen uitvoering.

Waar in de organisatie komt een operationeel manager goed tot zijn recht?

Een operationeel manager komt doorgaans goed tot zijn recht in een functie waarin de dagelijkse uitvoering een belangrijke rol speelt. Ik zie dit type daarom vaak terug als middle manager, teamleider, afdelingsmanager, productieleider of in een andere functie dicht bij de operatie.

Dat wil niet zeggen dat een operationeel manager niet kan doorgroeien naar een hogere managementfunctie. Dat hangt af van de andere kwaliteiten die iemand heeft en van de mate waarin hij of zij leert om naast de dagelijkse operatie ook naar bredere organisatievraagstukken te kijken.

Kun je operationeel management leren?

Voor andere typen leidinggevenden is er zeker veel te ontwikkelen wanneer het over operationeel management gaat. Je kunt leren plannen, prioriteiten stellen, voortgang bewaken, werkprocessen analyseren en praktische afspraken maken.

Maar voor managers die van nature minder praktisch zijn of weinig behoefte hebben aan structuur en beheersbaarheid, kunnen bepaalde onderdelen meer inspanning vragen. Mijn slogan is: managementvaardigheden kun je leren, karaktereigenschappen zijn te ontwikkelen maar niet aan te leren.

Dat betekent niet dat een strategisch of mensgericht ingestelde manager geen goede operationele vaardigheden kan ontwikkelen. Het betekent wel dat de natuurlijke voorkeur verschilt. Waar de een automatisch overzicht maakt en het werk organiseert, moet een ander dat veel bewuster doen.

Herken jij jezelf als operationeel manager?

Misschien herken je dat je onrustig wordt van chaos, onduidelijke afspraken of werkzaamheden die blijven liggen. Wanneer er een praktisch probleem ontstaat, zie je vaak snel wat er moet gebeuren. Je houdt ervan wanneer zaken geregeld zijn en mensen weten waar ze aan toe zijn.

Kijk dan ook naar de andere kant van jouw kracht. Kun je een probleem laten liggen wanneer het niet direct opgelost hoeft te worden? Neem je voldoende tijd om te onderzoeken waarom iets steeds misgaat? En lukt het je om verantwoordelijkheid bij medewerkers te laten wanneer jij zelf al ziet hoe het sneller kan?

Veelgestelde vragen over de operationeel manager

Hieronder beantwoorden we vijf veelgestelde vragen over operationeel management, de kwaliteiten die daarbij horen en de valkuilen van een sterke focus op de dagelijkse uitvoering.

Wat is een operationeel manager?

Een operationeel manager richt zich vooral op de dagelijkse uitvoering van het werk. Planning, organisatie, processen, capaciteit en voortgang spelen daarbij een belangrijke rol. De manager zorgt ervoor dat werkzaamheden praktisch uitvoerbaar zijn en daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Welke kwaliteiten heeft een operationeel manager?

Veelvoorkomende kwaliteiten zijn praktisch inzicht, organiseren, plannen, voortgang bewaken, problemen oplossen en overzicht houden. De operationeel manager is vaak sterk in het vertalen van afspraken naar concrete werkzaamheden.

Wat is de grootste valkuil van een operationeel manager?

Een belangrijke valkuil is te sterk op de korte termijn gericht raken. Daardoor kan de manager voortdurend actuele problemen oplossen en onvoldoende tijd nemen voor structurele verbetering, ontwikkeling of de langere termijn.

Wat is het verschil tussen een operationeel en strategisch manager?

De operationeel manager richt zich vooral op de dagelijkse uitvoering en praktische organisatie. De strategisch manager kijkt gemakkelijker naar visie, richting en ontwikkelingen op de middellange en lange termijn. Beide perspectieven zijn nodig om een organisatie goed te laten functioneren.

Kun je operationeel management leren?

Ja. Vaardigheden zoals plannen, organiseren, prioriteiten stellen en voortgang bewaken zijn goed te ontwikkelen. Hoe natuurlijk deze manier van werken je afgaat, hangt daarnaast samen met jouw persoonlijke voorkeuren en kwaliteiten.