home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / planning organisatie

Training planning en organisatie voor leidinggevenden

De training planning en organiseren is bestemd voor leidinggevenden, managers, directies, bedrijfsleiders (kortom: leidinggevenden middenkader en hoger kader).

Anticiperen

GRIP op projecten, middelen en tijd

Een goede planning en organisatie zorgt ervoor dat je als leidinggevende GRIP hebt op projecten, middelen en tijd. Dat betekent dat je de zaak onder controle hebt en geïnformeerd bent over de voortgang.

• Planning en organisatie: niets aan het toeval overlaten

  Een leidinggevende of manager die de planning en organisatie van de werkzaamheden goed op rij heeft, laat niets aan het toeval over. Dus de houding van: het komt wel goed of we zien het wel past hier zeker niet bij. Deze houding kost trouwens ook bijzonder veel geld.

• Planning = vooruitkijken

  Een goede planning van werkzaamheden, taken en activiteiten opzetten is vooruitzien. Het vraagt om denken in scenario's. In feite moet je de scenario’s uitwerken en vooraf bedenken. Wat ga je doen als scenario A niet werkt? Heb je dan scenario B al in je gedachten? Ligt jouw scenario B al klaar? En kun je op zo'n moment meteen schakelen naar scenario B?

• Planning = beheren

  Een goede planning is beheren. Beheren heeft alles te maken met inzicht en overzicht. In welke projecten stop je uren? Hoe zit het met financieel inzicht? Heb je grip op kosten? Heb je inzicht in opbrengsten? Weet je waarop je investeert? Hoe zit het met materialen en voorraden?

• Planning = informeren en geïnformeerd zijn

  Planning omvat voor jou als manager ook twee belangrijke zaken namelijk: de medewerkers informeren over de voortgang van bepaalde zaken. En als tweede: geïnformeerd worden door de medewerkers over de voortgang. Zie je de wisselwerking? Je informeert en je bent geïnformeerd. Waarover? Over die zaken die je per se moet weten. Dingen die je noodzakelijkerwijs niet hoeft te weten vanuit jouw functie horen daar niet bij. Laat die maar over aan de brei- en haakvereniging ‘Alles willen weten’.

• Planning = de medewerkers erbij betrekken

  Wil je GRIP krijgen op de planning en op de middelen dan is het zaak om de medewerkers bij het planningsproces te betrekken. Hoe groter de betrokkenheid, hoe meer motivatie. Hoe meer motivatie hoe kleiner de kans is op fouten, onnodige kosten of uit de hand gelopen budgetten.

• GRIP = de zaak onder controle hebben

  Grip is niet eng. Ook niet een verziekte vorm voor een controlefreak. Grip is samengevat:

  • vooruitkijken
  • beheren
  • informeren en geinformeerd zijn
  • de medewerkers erbij betrekken

• GRIP is loslaten: de ander leren om GRIP te krijgen

  Weet je wat GRIP ook is? Dat je leert om los te laten. Wanneer alle medewerkers GRIP hebben op projecten, kosten, middelen en tijd, dan heb jij als leidinggevende GRIP. Je hoeft niet alles te weten. Je moet zorgen dat zij alles weten. Je hoeft niet elk detail te kennen. Je moet zorgen dat zij de details kennen.

Effectief werken: het proces inrichten

Effectief werken is een containerbegrip of modekreet die vaak wordt gebezigd zonder dat er inhoud aan wordt gegeven. Effectief werken is een leerdoel voor de training planning en organisatie voor leidinggevenden.

• Wat is effectief?

  Effectief werken is wat anders dan productief werken. Termen als: we zijn druk bezig of we doen goed ons best duiden op een hoge vorm van productiviteit maar nog niet op effectiviteit. Effectief werken is doelstellingen halen binnen gestelde tijd en met beschikbare middelen. Voor de helderheid zeg ik er maar bij: effectief werken is ook wat anders dan medewerkers met het geweer najagen. Juist de cadans tussen rust, ontspanning en werken brengt effectiviteit. Zeker op de lange termijn. Effectief werken is, het woord zegt het al, met je werk een gewenst effect bereiken. Doelgericht dus. Productief werken wil zeggen dat er veel uit je handen komt – maar dat wil nog niet zeggen dat het ook effectief is en het doel behaald wordt!

• Binnen de gestelde tijd en met beschikbare middelen

  Taken uitvoeren, activiteiten ontplooien gericht op de doelstellingen van de organisatie of afdeling binnen de gestelde tijd. Dat is dus doelstellingen realiseren binnen de deadlines die gesteld zijn of die je zelf hebt gesteld. Anderzijds: deze taken uitvoeren met beschikbare middelen zoals medewerkers of uren, materialen, machines. Uiteraard is dit een spanningsveld binnen de organisatie.

• Hoe kun je effectief werken? De HOE-vraag!

  De vraag is: hoe kun je effectief werken of effectiever werken? In ieder geval door het proces in te richten. Effectief werken begint met het omschrijven en beschrijven van de doelstelling maar ook van de beschikbare middelen en tijd. Maar dan komt de grote vraag: HOE?

  • Hoe ga je het proces inrichten?
  • Hoe ga je te werk?
  • Hoe zet je de middelen in?
  • Hoe zet je beschikbare tijd in?