home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / organisatiefasen / pioniersfase

Pioniersfase in jouw organisatie  

De pioniersfase is de fase in jouw bedrijf na de ideefase.  De ideefase is gemakkelijk uit te leggen. Ooit was er een ondernemer en die had een idee. En dat idee gaf hij/zij vorm en zo begon het bedrijf. De start van het bedrijf noem ik de pioniersfase. In dit artikel:

• Wat zijn de kenmerken van de pioniersfase?
• Wanneer stopt de pioniersfase?
• Knelpunten of groeipijnen in de pioniersfase
• De charme van de pioniersfase, zeker als je pionier bent!

Voor de bewustwording

Voor de bewustwording is het goed om je te realiseren dat een bedrijf van 75 jaar oud nog prima in de pioniersfase kan verkeren. Het hangt dus niet van de leeftijd van jouw bedrijf af. Het heeft alles met ontwikkeling te maken.  
Een tweede punt is ook belangrijk: jouw bedrijf kan op onderdelen in de pioniersfase zitten.
Stel je hebt de afdeling financiën of verkoop goed voor elkaar (en die afdeling is al een fase verder) dan kun je met andere onderdelen nog prima in de pioniersfase zitten.

Wanneer stopt de pioniersfase?

Wanneer is het einde van de pioniersfase in zicht? Ik zeg: dat ligt aan jou als ondernemer. Sommige bedrijven komen niet verder dan de pioniersfase namelijk. Ze blijven erin hangen. Maar wanneer je wilt doorontwikkelen, kom je een fase verder.

Knelpunten, groeipijnen of crisis

Aan het eind van de pioniersfase ontstaan er groeipijnen, knelpunten of zelfs crisis. En dat moet je niet negeren, want je belemmert je eigen groei.  Ik noem graag wat voorbeelden:

Interne organisatie sluit niet meer aan bij huidige omvang

Jouw organisatie was sterk naar buiten gericht en nu blijkt dat sommige onderdelen van jouw organisatie zich onvoldoende doorontwikkeld hebben. Anders gezegd: de interne organisatie is onvoldoende toegerust op de omzetgroei die jouw bedrijf heeft doorgemaakt. Dat kan zich uiten in veel facetten en in de praktijk is dat verschillend. Gevolgen kunnen zijn:

• Achterstanden met facturering of debiteurenbeheer
• Grip kwijtraken op inkoop en verkoop
• Grip kwijtraken op de begroting
• Je gedwongen voelen om steeds te investeren maar geen inzicht meer hebben of dit ook kan
• Je hebt behoefte aan andere sturingsmechanismen. De managementinformatie die je als onderneming onder ogen krijgt klopt niet, is onvolledig of te laat.

Aandacht voor HRM en interne communicatie.

Opeens is er aandacht nodig voor HRM-zaken en ook voor de interne organisatie.
Je merkt dat de interne communicatie onvoldoende loopt of dat de interne communicatiestructuren onduidelijk zijn. Er worden fouten gemaakt en er gaan dingen mis.

• Jouw medewerkers zijn (of lijken) minder gemotiveerd: men is minder loyaal aan de organisatie dan vroeger het geval was.
• Sommige medewerkers hebben niet de kwaliteiten of competenties om de groei die jouw organisatie doormaakt aan te kunnen. Men ontwikkelt zich onvoldoende mee met wat de organisatie nu van hen vraagt.
• Er is behoefte aan meer afspraken binnen de organisatie. Variërend van zaken als: hoe ga je om met de leaseauto en de mobiele telefoon. Of hoe gaan we om met social media. Worden reisuren ook betaald van de medewerker? Kortom: een goed personeelshandboek of huishoudelijk reglement kan wonderen doen.
• Waar vroeger iedereen wist wat hij/zij moest doen: nu is er behoefte aan functieafbakening. Het opzetten van een organisatiemodel met functie- en taakomschrijvingen is noodzakelijk.
• Opeens is daar onverwacht een arbeidsconflict met een van jouw medewerkers en je merkt dat je te weinig gedaan hebt aan het opzetten van een personeelsdossier. Zie ook: personeelsdossier op orde kan geld besparen.
• Klanten van het eerste uur kunnen van jouw organisatie vervreemd raken. De korte lijnen die ze vroeger kenden, kun je niet geheel meer waar maken.

Nieuw leiderschap

Misschien wel de ergste: het loopt je als ondernemer finaal over de schoenen. Je rent van hot naar her met de brandblusser in de hand maar je hebt het gevoel dat het allemaal niet meer helpt.
Als ondernemer moet je meer delegeren en loslaten en taken en verantwoordelijkheden neerleggen bij de medewerkers. Maar je vindt het lastig om te delegeren en taken los te laten. Bovendien vinden een aantal klanten dat niet fijn omdat ze al jaren rechtstreeks zaken met jou als ondernemer doen.
Er is nieuw leiderschap nodig. Dat moet je leren!

Financieel

Ook andere zaken kunnen een rol spelen. Jouw bedrijf heeft behoefte aan een andere structuur. De VOF moet in een BV worden omgezet of er moet een holding worden opgezet om de risico's te spreiden. Je merkt als ondernemer dat dit soort trajecten veel tijd kosten en sterk afleiden van datgene waarvoor je ooit ondernemer werd. Maar ik noem ook zaken als:

• Er moet geïnvesteerd worden in de opleiding en training van medewerkers. De accountantskosten stijgen. Je hebt een automatiseringsexpert nodig die zaken voor je regelt. Kortom: in deze fase stijgen de advieskosten.
• Er ontstaat liquiditeitsspanning. Voortdurend moet je investeren in ruimte, bedrijfswagens of machines. Of je maakt veel meer kosten door het inhuren van extern adviseurs.

Er moet voorzien worden in nieuwe organisatiebehoeften

Kort gezegd: er zijn nieuwe behoeften in jouw organisatie ontstaan waarin onvoldoende wordt voorzien. En dat leidt tot knelpunten of in het ergste geval crisis.

Gevolgen: Organisatie stagneert in groei en ontwikkeling

Soms blijven ondernemers en organisaties hangen in de pioniersfase. Jammer! De ontwikkeling van de organisatie stagneert en wordt belemmerd door eigen gedrag. Soms zijn bedrijven honderd jaar oud en toch gaan ze gestaag verder op dezelfde voet namelijk: pionieren. Ondertussen al 15 tot soms 60 medewerkers in dienst en maar doorgaan. Inzicht in de verschillende fasen van de bedrijfsvoering is er lijkt wel onvoldoende hoewel men regelmatig aan blijft lopen tegen de knelpunten, groeipijnen of zelfs crisis van de pioniersfase.

Gedrag ondernemer remt groei

Oorzaak van het volharden in de pioniersfase is het gedrag van de ondernemer zelf. De ondernemer blijft maar doorgaan in hetzelfde gedrag: hard werken, lange dagen, knelpunten bestrijden, lopen van hot naar her, reactief gedrag. Met alle gevolgen en risico's van dien. Want de organisatie maakt niet de gewenste doorontwikkeling die noodzakelijk is. Kortom: de organisatiebehoeften worden niet vervuld en dat geeft spanning.  Loslaten is een leerdoel dat voor veel ondernemers best moeilijk is.  Loslaten is wat anders dan de boel de boel laten. Het is juist jouw organisatie stap voor stap naar de volwassenheidsfase brengen.

Loslaten als leerdoel

Hoe is dit te herkennen? Eigenlijk heel eenvoudig: de organisatie blijft reactief ingesteld. Anticiperen is er niet bij. De lijnen uitzetten voor de toekomst volgens een visie en strategie is niet aan de orde. De ene keer hollen we achter de jaarcijfers aan (veel te laat) of achter een slecht betalende debiteur. De andere keer worden we overvallen door liquiditeitsproblemen of een ontslagzaak met een medewerker die (te)veel geld kost. Maar in ieder geval: de organisatie maakt niet die professionaliseringsslag die nodig is voor het vergroten van de levensvatbaarheid.

De praktijk

Wil je wat praktijkvoorbeelden?

• Een ondernemer met een bedrijf van 90 medewerkers gaf tijdens een gesprek aan dat hij behoefte had aan een stuk zakelijke en financiële ondersteuning. Het liefst voor 2 dagen in de week. En wat de kosten wel niet zouden zijn van een dergelijke opdracht. Bij nadere analyse in een tijdsbestek van 4 uur bleek dat er per jaar ca. 50.000 euro inkomstenderving was doordat men wegens een gebrekkige automatisering onvoldoende zicht had op de debiteuren. De oplossing die de ondernemer had bedacht: een extern adviseur inhuren voor 2 dagen per week. Vandaar ons devies: een goede adviseur kost geen geld, maar levert geld op.
• Een ondernemer liep aan tegen een enorme ontslagzaak met een medewerker. Inderdaad: geen degelijk personeelsdossier, geen bewijsvoering. De kantonrechter besliste dat er een ontslagvergoeding van 80.000 euro moest worden betaald aan de medewerker. Voor dit bedrag heb je per maand ca. 4 uur HRM-ondersteuning voor de komende 25 jaar.
• In een bedrijf met 11 medewerkers was grote onrust ontstaan. De werkdruk was bijzonder hoog, er werd geklaagd. De ondernemer zelf werd ziek door de stress en de sfeer en raakte burn-out. Of wij een interim-opdracht wilden vervullen? Oplossing: we brachten de organisatie terug van 11 medewerkers naar tien medewerkers.  En de werkdruk was weg. Hoe kan dat? Het probleem zat niet in werkdruk! Er was wat anders aan de hand. Het bedrijf had nieuwe behoeften en die werden slecht ingevuld. En dan gaan mensen klagen en ontstaat er ontevredenheid.

De charme van de pioniersfase

Persoonlijk heb ik de pioniersfase altijd erg leuk gevonden. Hoe minder er geregeld was, hoe liever ik het had. En zodra je een fase verder komt, is er weliswaar meer georganiseerd, maar is er voor de pionier minder voldoening te halen.
Ben jij ook een pionier? En herken je dit? Denk dan eens na over jouw houdbaarheidsdatum! Wellicht moet je gewoon een keer wat anders doen!

Laat het zover niet komen!

Conclusie: vraag hulp en advies in goede tijden (het bespaart je veel geld!) en voorkom dat er nog advies moet worden ingewonnen wanneer jouw bedrijf reeds aan het infuus ligt.