home / team organisatie / samenwerken / communicatie teams

Open communicatie in teams bevorderen: wat is ervoor nodig?

Open communicatie. Een leerdoel voor jouw team en teamleden kan zijn om de open communicatie onderling te bevorderen en te versterken. Maar wat is open communicatie? Is dat hetzelfde als het achterste van jouw tong laten zien, jouw hart en ziel op tafel leggen? Nee, zo zie ik dat niet.

Binnen het thema samenwerken en teamcommunicatie gaat open communicatie vooral over wat teamleden met elkaar bespreekbaar durven maken. Kun je jouw mening geven? Mag je ergens anders over denken? Kun je zeggen wat bepaald gedrag met je doet? En kun je elkaar aanspreken zonder dat de onderlinge relatie meteen onder druk staat? In dit artikel leg ik uit wat open communicatie is en aan welke voorwaarden voldaan moet worden om die te bevorderen.

Wat betekent open communicatie binnen een team?

Ten diepste betekent open communicatie voor mij dat teamleden zich kunnen uitspreken zonder dat ieder verschil onmiddellijk tot gedoe leidt. Openheid betekent niet dat iedereen hetzelfde denkt. Het betekent juist dat verschillen zichtbaar mogen worden en dat je daar op een respectvolle manier mee omgaat.

Open communicatie betekent bijvoorbeeld:

• We zeggen onze mening.
• Een meningsverschil mag er zijn binnen ons team.
• We spreken gevoelens uit wanneer die relevant zijn voor het werk of de samenwerking.
• We respecteren elkaar bij meningsverschillen.
• We respecteren elkaar wanneer gevoelens worden uitgesproken.
• We durven elkaar kritiek of feedback te geven.
• We durven een afwijkende mening te hebben.
• We rekenen elkaar niet af op een afwijkende mening, maar spreken elkaar wel aan op gedrag en afspraken.

Dat laatste is belangrijk. Open communicatie is niet hetzelfde als vrijblijvendheid. Je mag ergens anders over denken, maar je kunt nog steeds worden aangesproken op afspraken, gedrag en verantwoordelijkheden.

Waarom zijn vertrouwen en veiligheid nodig voor open communicatie?

Wil er open communicatie ontstaan binnen jouw team, dan is vertrouwen het sleutelwoord. Worden teamleden afgerekend op een afwijkende mening, worden ze negatief bekritiseerd of is er een sfeer van onveiligheid, dan kun je een open bedrijfscultuur vergeten.

Je kunt mensen dan wel vertellen dat ze zich meer moeten uitspreken, maar zij kijken wel uit. Wanneer iemand één keer openlijk kritiek geeft en daar later op wordt afgerekend, heeft niet alleen die medewerker iets geleerd. De rest van het team kijkt mee en trekt zijn conclusies.

Een teamtraining gericht op communicatie gaat je dan niet helpen. Er zijn andere interventies nodig wanneer het echte probleem ligt in wantrouwen, beschadigde relaties of onveiligheid. Kortom: er is vertrouwen nodig binnen het team om open communicatie werkelijk te bevorderen.

Welke rol heeft de leidinggevende bij open communicatie?

Het bevorderen van open communicatie is weliswaar een taak van de leidinggevende. Maar je begrijpt wellicht dat je het als team samen moet doen. Een leidinggevende kan open communicatie niet bij medewerkers bestellen en vervolgens zelf buiten schot blijven.

De reactie van de leidinggevende is juist bepalend. Vraag je medewerkers om hun mening en word je vervolgens kribbig zodra iemand werkelijk iets anders vindt? Dan weet het team snel genoeg hoeveel openheid je eigenlijk bedoelde. Hetzelfde geldt wanneer kritiek wordt afgestraft, wanneer steeds dezelfde mondige medewerkers het gesprek domineren of wanneer er achteraf over degene wordt gepraat die zich wél uitsprak.

Een leidinggevende kan bijdragen aan open communicatie door ruimte te geven aan verschillende meningen, zelf om feedback te vragen, niet onmiddellijk defensief te reageren en medewerkers serieus te nemen wanneer zij iets bespreekbaar maken. Ook oprechte waardering voor medewerkers helpt om een klimaat te creëren waarin mensen ervaren dat hun bijdrage ertoe doet.

Hoe bevorder je open communicatie in de praktijk?

Open communicatie kun je bevorderen. Dat kan! Maar niet door alleen te zeggen dat de deur altijd openstaat. Het moet zichtbaar worden in de dagelijkse manier waarop teamleden overleggen, verschillen bespreken, reageren op kritiek en met irritaties omgaan.

Een aantal praktische aandachtspunten:

• Maak duidelijk welke onderwerpen binnen het team bespreekbaar moeten kunnen zijn.
• Bespreek irritaties zoveel mogelijk met de persoon om wie het gaat en niet alleen met anderen.
• Vraag actief naar afwijkende meningen voordat een besluit al volledig vaststaat.
• Geef stillere teamleden ruimte voordat de meest mondige collega's het gesprek volledig invullen.
• Vraag eerst door wanneer je kritiek krijgt in plaats van onmiddellijk in de verdediging te schieten.
• Maak afspraken over feedback geven, feedback ontvangen en elkaar aanspreken.
• Kom terug op onderwerpen die tijdens een overleg wel zijn aangestipt maar nog niet werkelijk zijn uitgesproken.
• Maak onderscheid tussen open communiceren en alles er ongefilterd uitgooien.

En misschien wel de belangrijkste: doe iets met wat mensen zeggen. Wanneer je keer op keer om openheid vraagt maar er vervolgens niets met signalen, vragen of kritiek gebeurt, houdt het vanzelf op. Medewerkers moeten niet altijd gelijk krijgen, maar ze moeten wel merken dat hun inbreng serieus wordt genomen.

Veelgestelde vragen over open communicatie binnen teams

Open communiceren betekent niet dat iedereen alles moet zeggen, altijd dezelfde mening moet hebben of elkaar persoonlijk aardig moet vinden. Juist in de lastige situaties wordt zichtbaar hoeveel ruimte er werkelijk is voor verschil, kritiek en rechtstreeks gesprek.

Moet binnen een open team werkelijk alles gezegd kunnen worden?

Nee. Open communicatie is geen vrijbrief om alles wat in je opkomt ongefilterd over anderen uit te storten. De vraag is of iets relevant is voor het werk, de samenwerking of de onderlinge relatie. Bovendien blijf je verantwoordelijk voor de manier waarop je iets zegt.

Ook persoonlijke grenzen blijven bestaan. Open communicatie betekent dus niet dat een team recht heeft op jouw hele binnenwereld of privéleven.

Wat doe je als één teamlid zich wel uitspreekt en de rest stil blijft?

Onderzoek eerst wat die stilte betekent. Zijn mensen het werkelijk eens? Hebben ze meer tijd nodig om na te denken? Of durven ze niet te zeggen wat ze vinden? Vooral wanneer dezelfde persoon steeds als enige kritiek geeft, bestaat het risico dat diegene uiteindelijk het etiket 'lastig' krijgt terwijl anderen hun mond houden.

Een leidinggevende kan verschillende teamleden daarom gericht uitnodigen om hun perspectief te geven en voorkomen dat het gesprek steeds door dezelfde mensen wordt bepaald.

Hoe ga je om met een afwijkende mening die spanning veroorzaakt?

Probeer de spanning niet onmiddellijk weg te organiseren. Een verschil van mening kan juist waardevolle informatie opleveren. Vraag waarop de verschillende standpunten gebaseerd zijn en waar het werkelijke verschil zit. Misschien gaat het over feiten, misschien over belangen en soms over normen of verwachtingen.

Open communicatie betekent niet dat je uiteindelijk allemaal hetzelfde moet vinden. Wel moet het mogelijk zijn om het verschil te onderzoeken zonder elkaar persoonlijk af te schrijven.

Kan een team open communiceren zonder dat iedereen elkaar persoonlijk aardig vindt?

Ja. Je hoeft geen vriendenclub te zijn. Collega's kunnen behoorlijk van elkaar verschillen en elkaar persoonlijk zelfs minder liggen, terwijl zij toch professioneel en rechtstreeks met elkaar communiceren. Respect is belangrijker dan persoonlijke sympathie.

Het wordt een probleem wanneer persoonlijke irritatie ervoor zorgt dat informatie niet meer wordt gedeeld, afspraken niet worden nagekomen of mensen alleen nog via anderen over elkaar communiceren.

Wat doe je als medewerkers zich alleen uitspreken wanneer de leidinggevende er niet bij is?

Dat is een belangrijk signaal. Blijkbaar verandert de ervaren ruimte zodra de leidinggevende aanwezig is. Kijk dan niet alleen naar de medewerkers en vraag waarom zij zo weinig zeggen. Onderzoek ook wat jouw eigen aanwezigheid, positie of reactie bij hen oproept.

Misschien hebben medewerkers ervaren dat kritiek weinig oplevert, misschien reageert de leidinggevende onbedoeld defensief of misschien is de hiërarchische afstand te groot. Open communicatie bevorderen begint dan niet met medewerkers dwingen om meer te praten, maar met begrijpen waarom zij hun woorden inslikken.