home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek negativiteit

Functioneringsgesprek: opsomming van fouten en blunders?

Is het functioneringsgesprek een moment waarop je alle fouten en blunders van het afgelopen jaar nog eens op tafel legt? Wordt de medewerker ineens verrast door allerlei negatieve zaken die nooit eerder zijn besproken? Of trek je plotseling het functioneren in twijfel terwijl daar gedurende het jaar nauwelijks iets over is gezegd? Dan gaat er iets grondig mis. Een functioneringsgesprek is geen jaarlijkse afrekening. Op de pagina over slecht functioneren bespreekbaar maken leg ik uit waarom je problemen bespreekt zodra ze ontstaan. Op deze pagina gaat het om een andere valkuil: de negatieve punten zo centraal stellen dat het gesprek nauwelijks nog over functioneren en ontwikkeling gaat.

De spaarpot met negativiteit

Te vaak hoor ik dat managers en leidinggevenden een spaarpot aanleggen van negatieve punten. Een afspraak wordt niet nagekomen, maar er wordt niets gezegd. Een paar weken later gebeurt er weer iets. Ook dat gaat in de spaarpot. Na acht maanden is er een aardige verzameling en tijdens het functioneringsgesprek wordt de spaarpot eindelijk omgekeerd. De medewerker ervaart het gesprek vervolgens als een koude douche en vraagt zich terecht af waarom al die zaken niet eerder zijn besproken.

Dat is niet alleen vervelend voor de medewerker, het werkt ook slecht. Je geeft iemand maandenlang geen mogelijkheid om zijn gedrag of functioneren bij te stellen en verwijt hem daarna dat er niets veranderd is. Bovendien kan zo'n gesprek behoorlijk afbreuk doen aan vertrouwen en zelfvertrouwen. Daarmee bevorder je niet bepaald de ontwikkeling die je zegt te willen bereiken.

Medewerkers functioneren 365 dagen per jaar

Ook wanneer je één keer per jaar een officieel functioneringsgesprek voert, functioneert de medewerker 365 dagen per jaar. Functioneren is een doorlopend proces. Als je op dinsdag constateert dat iets niet goed gaat, hoef je dus niet in je agenda te kijken wanneer het volgende functioneringsgesprek gepland staat. Dan bespreek je het op dinsdag. Misschien niet dezelfde minuut, maar wel op een logisch en redelijk moment.

Dat geldt zeker wanneer werkelijk sprake is van onvoldoende functioneren. Dan is wachten niet alleen onnodig maar ook onverstandig. Maak eerst concreet wat er misgaat en waardoor. De pagina over onvoldoende functioneren van een medewerker gaat verder in op mogelijke oorzaken. Wanneer structurele verbetering noodzakelijk wordt, kan daarna een verbetertraject aan de orde zijn. Dat is iets anders dan acht maanden kritiek bewaren voor het functioneringsgesprek.

Pas op voor de herhaling van zetten

Een andere vorm van negatieve focus is ieder jaar hetzelfde verbeterpunt opnieuw opschrijven. Ik trof ooit iemand die al acht keer in zijn functioneringsverslag had staan dat hij meer orde en structuur in zijn werk moest aanbrengen. Toen ik de situatie nader bekeek, bleek dat deze medewerker bijzonder creatief was. Structuur was eenvoudigweg niet zijn grootste talent. Natuurlijk kun je iemand helpen om voldoende structuur te ontwikkelen om zijn werk goed te doen. Maar na acht keer hetzelfde aandachtspunt opschrijven mag je je ook afvragen of je nog iets aan het ontwikkelen bent.

Ik schaar dat onder de categorie: ‘wiskundeknobbel nog steeds niet aangegroeid’. Kennelijk verwachten we soms dat een eigenschap vanzelf verschijnt wanneer we haar maar vaak genoeg als verbeterpunt opschrijven. Dat werkt niet zo. Ontwikkeling betekent niet dat iedere zwakke kant uiteindelijk een sterke kant moet worden. Op de pagina over beter functioneren ga ik uitgebreider in op de vraag wanneer je een zwak punt moet verbeteren en wanneer je meer bereikt door juist sterke kanten verder te ontwikkelen.

Focus op wat goed gaat zonder problemen weg te poetsen

Ik vind dat een aanzienlijk deel van het functioneringsgesprek mag gaan over wat goed gaat. Welke kwaliteiten gebruikt de medewerker? Waar heeft hij zich ontwikkeld? Welke werkzaamheden gaan bijzonder goed? Waar liggen mogelijkheden om nog meer uit aanwezige kwaliteiten te halen? Dat is geen vrijblijvende positiviteit. Juist door te onderzoeken waarom iets goed gaat, krijg je informatie die je kunt gebruiken voor verdere ontwikkeling en beter functioneren.

Dan komt meestal de vraag: moet ik de negatieve punten dan verdoezelen of wegmoffelen? Nee. Knuffelen heeft geen effect! Als iets onvoldoende is, moet je dat benoemen. Maar stel dat een kind op zijn rapport twee onvoldoendes heeft en voor de overige vakken prima cijfers haalt. Waarom zou 80% van het gesprek dan over die twee onvoldoendes moeten gaan? Je bespreekt ze, uiteraard. Maar je kijkt ook naar de vakken waarin het kind sterk is en naar wat daar verder ontwikkeld kan worden.

Voor medewerkers geldt hetzelfde. Een functioneringsgesprek waarin alleen tekortkomingen aandacht krijgen, geeft een nogal merkwaardig beeld van functioneren. Alsof alles wat goed gaat vanzelfsprekend is en alleen datgene wat fout gaat het bespreken waard is.

Wanneer moet je wél stevig zijn?

Positieve aandacht betekent niet dat je een probleem kleiner maakt dan het is. Wanneer een medewerker een essentieel onderdeel van zijn functie onvoldoende uitvoert, herhaaldelijk afspraken niet nakomt of gedrag laat zien dat het werk ernstig belemmert, moet je duidelijk zijn. Dan kan één ernstig probleem belangrijker zijn dan tien dingen die wel goed gaan. De verhouding wordt dus niet bepaald met een rekenmachine.

Het verschil is dat je zo'n probleem niet opspaart en niet verstopt tussen algemene opmerkingen. Je benoemt wat je ziet, legt uit waarom het relevant is en bespreekt wat er moet veranderen. Blijft het functioneren structureel achter, dan hoort de inhoudelijke verdieping bij disfunctioneren en mogelijk later bij een verbetertraject. Zo blijft een normaal functioneringsgesprek een gesprek over functioneren en wordt serieus onvoldoende functioneren ook werkelijk als zodanig behandeld.

Samengevat: gebruik het gesprek niet als negatieve jaarafrekening

Een functioneringsgesprek is geen moment waarop je alsnog alles vertelt wat je gedurende het jaar niet hebt besproken. Geef feedback wanneer iets speelt en kom daar later op terug. Besteed tijdens het functioneringsgesprek aandacht aan wat beter moet, maar minstens zo bewust aan wat goed gaat, welke kwaliteiten iemand heeft en waar verdere ontwikkeling mogelijk is.

• Spaar kritiek niet maandenlang op.
• Bespreek problemen wanneer ze zich voordoen.
• Verras een medewerker niet met oude negatieve informatie.
• Maak onderscheid tussen een verbeterpunt en structureel onvoldoende functioneren.
• Blijf niet jarenlang hetzelfde ontwikkelpunt herhalen.
• Kijk ook naar kwaliteiten en werkzaamheden die goed gaan.
• Verdoezel ernstige problemen niet.
• Maak concrete afspraken wanneer verbetering nodig is.

Functioneren gaat niet over het verzamelen van fouten. Het gaat over de vraag wat goed gaat, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en welke verantwoordelijkheid medewerker en leidinggevende daarin hebben. Daar heb je het hele jaar voor. Niet alleen dat ene uur waarin het formulier op tafel ligt.

Veelgestelde vragen over negativiteit in het functioneringsgesprek

Kritische punten horen bij gesprekken over functioneren. De moeilijkheid zit vooral in het moment waarop je ze bespreekt, de manier waarop je ze brengt en de verhouding tussen wat onvoldoende is en wat juist goed gaat. Daarom vijf praktische vragen.

Mag je negatieve punten bespreken tijdens een functioneringsgesprek?

Ja. Als iets niet goed gaat, moet dat bespreekbaar zijn. Het probleem ontstaat wanneer ernstige kritiek tijdens het functioneringsgesprek voor het eerst naar voren komt terwijl die al maanden bekend was.

Hoeveel aandacht moet je aan verbeterpunten besteden?

Daar bestaat geen vaste verhouding voor. Een ernstig probleem kan veel aandacht vragen. Het uitgangspunt is wel dat een functioneringsgesprek niet automatisch bijna volledig over fouten en tekortkomingen hoort te gaan. Bespreek ook wat goed gaat en welke kwaliteiten verder ontwikkeld kunnen worden.

Waarom is kritiek opsparen zo schadelijk?

Omdat de medewerker gedurende het jaar geen reële mogelijkheid krijgt om bij te sturen. Bovendien kan een lange lijst oude kritiek tijdens één gesprek als een overval worden ervaren en ontstaat gemakkelijk discussie over situaties die maanden geleden speelden.

Moet je ieder zwak punt proberen te verbeteren?

Nee. Sommige tekortkomingen moeten voldoende worden verbeterd omdat ze noodzakelijk zijn voor de functie. Maar niet iedere zwakke kant hoeft een sterke kant te worden. Soms bereik je meer door kwaliteiten die al aanwezig zijn verder te ontwikkelen.

Wanneer gaat negativiteit over in onvoldoende functioneren?

Dat is aan de orde wanneer het niet meer gaat om losse verbeterpunten maar om structurele tekortkomingen in taken, resultaten, verantwoordelijkheden, gedrag of andere wezenlijke functie-eisen. Dan moet je het functioneren concreet analyseren en kan een gerichte aanpak of verbetertraject nodig worden.