Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Taken delegeren: hoe doe je dat?

U wilt als leidinggevende meer taken delegeren maar hoe pak je dat precies aan? Bijgaand treft u het leerdoel delegeren van taken uitgewerkt training: delegeren en loslaten voor leidinggevenden. Delegeren is voor veel leidinggevenden lastig. Toch kunt u al snel vorderingen maken in het delegatieproces door het stap voor stap op te pakken.

Ken uzelf

Taken delegerenBreng uw takenpakket in kaart volgens bijgaand schema:

  • DEL1-taken zou u het eerst moeten delegeren. U doet ze niet graag en u kunt ze niet goed.
  • DEL2-taken: u kunt ze goed, maar u doet het niet graag. Wellicht dat sommige taken gedelegeerd kunnen worden.
  • DEL3: taken die u wel graag doet, maar niet goed kunt zijn soms te delegeren.
  • DEL4-taken: u doet ze graag en u kunt ze goed. Misschien is er een taak bij die u kunt delegeren.

Delegeren begint met zelfkennis voor de leidinggevende. Delegeer bij voorkeur die taken:

  • Die een ander beter kan dan u
  • Die een ander net zo goed kan als u
  • Die een ander kan leren

Betrek uw teamleden bij het proces

Wanneer u uw collega of collega’s bij het proces betrekt, verwerft u meteen commitment en betrokkenheid op de weg die u wenst in te slaan. U kunt de collega’s opdracht geven om ook de schema’s in te vullen voor zichzelf en in kaart te brengen waar hun kracht ligt. U zult zien dat er een soort van verbinding en ‘wij-gevoel’ ontstaat.

Ken uw collega´s

Proces delegerenBreng het takenpakket van uw collega’s in kaart volgens onderstaand schema of nog effectiever:

laat dat uw collega’s doen en bespreek het samen.

  • Welke taken kan hij/zij goed en welke taken doen hij/zij graag
  • welke taken kan hij/zij niet goed en welke taken doet hij/zij graag
  • welke taken kan hij/zij goed en welke taken doet hij/zij niet graag
  • welke taken kan hij/zij niet goed en welke taken doet hij/zij niet graag

Medewerkers komen in hun kracht als ze taken mogen doen die bij hun passen en waar ze werkplezier door krijgen. Ook als ze zich kunnen doorontwikkelen in die taken waar ze goed zijn (of beter kunnen worden) ontstaat er werkplezier en bevlogenheid.

Zoek de match

Delegatie schema takenU gaat uw eigen schema vergelijken met de schema’s van de collega’s. Op basis van hun taken en uw taken gaat gaat u stapsgewijs na bij welke collega u eventueel taken kwijt kunt (of waar u in de toekomst taken kwijt kunt).

Leidinggevende taken

Sommige taken kunt of mag u niet delegeren. Die zijn uitsluitend bedoeld voor de leidinggevende. In feite zijn dat de specifiek leidinggevende taken zoals:

  • Het beoordelen van het functioneren van medewerkers
  • Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voeren
  • De leiding nemen bij het ontwikkelen van visie en beleid

Medewerkers of teamleden hebben niet de bevoegdheid om beslissingen te nemen over leidinggevende zaken. Dat is de reden waarom ze die verantwoordelijkheid ook niet toegekend kunnen krijgen en waarom u bijbehorende leidinggevende taken niet kunt delegeren.

Hoe delegeer je een taak?

Een DEL is een plan van aanpak inzake het proces van Delegeren en Loslaten. Wanneer er taken zijn die uw medewerker niet zo goed kan dan kunt u een plan maken om deze medewerker de nodige kennis en vaardigheden bij te brengen.

  • Delegatieniveau 1: beginner – u instrueert en controleert

    Niveaus van delegerenOp het eerste niveau is de medewerker Beginner (niet bij uw bedrijf maar beginner voor wat betreft deze taak) en u bent controleur. Let wel: u laat de medewerker de taken uitvoeren maar de verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebt u nog niet gedelegeerd. U spreekt de taak door met de medewerker en legt uit wat de bedoeling is. U ziet erop toe dat de medewerker de taak naar behoren uitvoert. Wanneer er fouten worden gemaakt, benut u die als leermoment. Afhankelijk van de complexiteit van de taak spreekt u een periode af waarbij u niveau 1 hanteert. Daarna volgt er een evaluatiemoment. U gaat naar delegatieniveau 2 wanneer het volgende wordt uitgesproken: de leidinggevende geeft aan dat de medewerker voldoende vaardig is om de taak uit te voeren (let op: de leidinggevende neemt niet aan dat dit het geval is maar heeft dit geconstateerd), de medewerker geeft aan dat hij voldoende vaardig is om de taak uit te voeren.

  • Niveau 2: gevorderde – U stuurt bij en overtuigt of u overlegt en werkt samen

    Uw medewerker heeft inmiddels enige ervaring opgedaan. Uw rol als controleur vervalt weliswaar, maar van de leiding mag een pro-actieve rol als coach verwacht worden. U informeert regelmatig hoe het proces verloopt, of er hulp nodig is etc. De medewerker informeert u over de voortgang, over bijzondere situaties die hij/zij tegenkwam, over fouten die zich voordeden etc.

    Kenmerkend:

    U hebt nog steeds niet de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid gedelegeerd voor de taak. Ook hier spreekt u een evaluatiemoment af en u stapt over naar delegatieniveau 3 wanneer u beide van mening bent dat dit verantwoord is.

  • Niveau 3: bekwaam – u adviseert

    Uw medewerker beheerst de taak en uw actieve rol neemt steeds meer af. U bent adviseur. In plaats van voortdurend te vragen hoe het proces verloopt, spreekt u met de medewerker af dat hij/zij u steeds komt vertellen hoe het proces verloopt. Kenmerkend voor niveau 3 is: de leiding komt de informatie over de voortgang niet voortdurend halen, maar de medewerker komt informatie brengen. Van belang is om af te spreken wat deze informatie dan omvat. Wat wilt u weten of wat moet u weten?

Taakvolwassenheid bevorderen

Let op: evaluatiemoment niveau 3

U evalueert op een te bepalen tijdstip de voortgang van het delegatieproces. U sluit niveau 3 af wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • dat uw medewerker over voldoende kennis en vaardigheid beschikt om de taak uit te voeren
  • dat uw medewerker in staat is om situaties professioneel op te lossen wanneer er iets fout gaat (of dreigt te gaan)
  • dat uw medewerker u informeert over de voortgang
  • dat uw medewerker uw hulp in zal roepen of de behoefte uitspreekt om met u te sparren wanneer er iets fout gaat of wanneer
  • er een situatie ontstaat waar hij/zij er niet zonder hulp uitkomt
  • dat uw medewerker zich volledig verantwoordelijk voelt en weet voor de taak die u gedelegeerd hebt
  • dat uw medewerker de taak wellicht op eigen wijze uitvoert, maar dat er geen verschil bestaat tussen u en de medewerker over het beoogde resultaat
  • dat uw medewerker in staat is om zelf controles in te bouwen en in te schatten waar en wanneer iets fout zou kunnen gaan

Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan delegeert u de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid voor de omschreven taak waarbij u omschrijft wat deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid inhoudt.

Leerdoelen

We hebben nog meer leerdoelen voor de training delegeren voor u uitgewerkt.

Leerdoelen training delegeren

Training delegeren

Bekijk de training delegeren en loslaten voor leidinggevenden en managers.

Training delegeren en loslaten

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens trainer / coach De Steven