Taken delegeren: hoe doe je dat?
Delegeren. Het klinkt eenvoudig: je draagt een taak over aan een ander. Maar hoe doe je dat goed, zonder dat het voelt alsof je iets uit handen geeft wat je eigenlijk liever zelf in de hand houdt? Veel leidinggevenden worstelen met deze vraag. In dit artikel neem ik je mee in de essentie van taken delegeren. Niet als trucje, maar als vaardigheid die je kunt leren en verbeteren.
Hoe breng je jouw eigen taken in kaart?
Breng jouw takenpakket in kaart volgens bijgaand schema:
- DEL1-taken zou je het eerst moeten delegeren. Je doet ze niet graag en je kunt ze niet goed.
- DEL2-taken: je kunt ze goed, maar je doet het niet graag. Wellicht dat sommige taken gedelegeerd kunnen worden.
- DEL3: taken die je wel graag doet, maar niet goed kunt zijn soms te delegeren.
- DEL4-taken: je doet ze graag en je kunt ze goed. Misschien is er een taak bij die je kunt delegeren.
Delegeren begint met zelfkennis voor de leidinggevende. Delegeer bij voorkeur die taken:
- Die een ander beter kan dan jij
- Die een ander net zo goed kan als jij
- Die een ander kan leren
Doe de leiderschapstest
Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen?
Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?
Training delegeren
Bekijk de training delegeren en loslaten voor leidinggevenden en managers. Zowel individueel aanbod als groepstraining wanneer meerdere leidinggevenden uit jouw organisatie deze training willen volgen.
Hoe betrek je jouw teamleden bij het delegeren?
Wanneer je jouw collega of collega’s bij het proces betrekt, verwerf je meteen commitment en betrokkenheid op de weg die je wenst in te slaan. Je kunt de collega’s opdracht geven om ook de schema’s in te vullen voor zichzelf en in kaart te brengen waar hun kracht ligt. Je zult zien dat er een soort van verbinding en ‘wij-gevoel’ ontstaat.
Hoe krijg je zicht op het takenpakket van jouw collega’s?
Breng het takenpakket van jouw collega’s in kaart volgens onderstaand schema of nog effectiever:
- Welke taken kan hij/zij goed en welke taken doet hij/zij graag
- Welke taken kan hij/zij niet goed en welke taken doet hij/zij graag
- Welke taken kan hij/zij goed en welke taken doet hij/zij niet graag
- Welke taken kan hij/zij niet goed en welke taken doet hij/zij niet graag
Laat jouw collega’s dat doen en bespreek het samen. Medewerkers komen in hun kracht als ze taken mogen doen die bij hen passen en waar ze werkplezier door krijgen. Ook als ze zich kunnen doorontwikkelen in die taken waar ze goed in zijn (of beter in kunnen worden) ontstaat er werkplezier en bevlogenheid.
Hoe vind je de juiste match?
Je gaat jouw eigen schema vergelijken met de schema’s van de collega’s. Op basis van hun taken en jouw taken ga je stapsgewijs na bij welke collega je eventueel taken kwijt kunt (of waar je in de toekomst taken kwijt kunt).
Welke taken kun je beter niet delegeren?
Sommige taken kun je of mag je niet delegeren. Die zijn uitsluitend bedoeld voor jou als leidinggevende. In feite zijn dat de specifiek leidinggevende taken zoals:
- Het beoordelen van het functioneren van medewerkers
- Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voeren
- De leiding nemen bij het ontwikkelen van visie en beleid
Medewerkers of teamleden hebben niet de bevoegdheid om beslissingen te nemen over leidinggevende zaken. Dat is de reden waarom ze die verantwoordelijkheid ook niet toegekend kunnen krijgen en waarom je bijbehorende leidinggevende taken niet kunt delegeren.
Hoe delegeer je een taak stapsgewijs?
Een DEL is een plan van aanpak inzake het proces van delegeren en loslaten. Wanneer er taken zijn die jouw medewerker niet zo goed kan dan kun je een plan maken om deze medewerker de nodige kennis en vaardigheden bij te brengen.
-
Delegatieniveau 1: beginner – je instrueert en controleert
Op het eerste niveau is de medewerker Beginner (niet bij jouw bedrijf maar beginner voor wat betreft deze taak) en jij bent controleur. Let wel: je laat de medewerker de taken uitvoeren maar de verantwoordelijkheid en bevoegdheid heb je nog niet gedelegeerd. Je spreekt de taak door met de medewerker en legt uit wat de bedoeling is. Je ziet erop toe dat de medewerker de taak naar behoren uitvoert. Wanneer er fouten worden gemaakt, benut je die als leermoment. Afhankelijk van de complexiteit van de taak spreek je een periode af waarbij je niveau 1 hanteert. Daarna volgt er een evaluatiemoment. Je gaat naar delegatieniveau 2 wanneer het volgende wordt uitgesproken: de leidinggevende geeft aan dat de medewerker voldoende vaardig is om de taak uit te voeren (let op: de leidinggevende neemt niet aan dat dit het geval is maar heeft dit geconstateerd), de medewerker geeft aan dat hij/zij voldoende vaardig is om de taak uit te voeren.
-
Niveau 2: gevorderde – Je stuurt bij en overtuigt of je overlegt en werkt samen
Jouw medewerker heeft inmiddels enige ervaring opgedaan. Jouw rol als controleur vervalt weliswaar, maar van de leiding mag een proactieve rol als coach verwacht worden. Je informeert regelmatig hoe het proces verloopt, of er hulp nodig is etc. De medewerker informeert jou over de voortgang, over bijzondere situaties die hij/zij tegenkwam, over fouten die zich voordeden etc.
Kenmerkend:
Je hebt nog steeds niet de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid gedelegeerd voor de taak. Ook hier spreek je een evaluatiemoment af en je stapt over naar delegatieniveau 3 wanneer je beiden van mening bent dat dit verantwoord is.
Niveau 3: bekwaam – je adviseert
Jouw medewerker beheerst de taak en jouw actieve rol neemt steeds meer af. Je bent adviseur. In plaats van voortdurend te vragen hoe het proces verloopt, spreek je met de medewerker af dat hij/zij je steeds komt vertellen hoe het proces verloopt. Kenmerkend voor niveau 3 is: de leiding komt de informatie over de voortgang niet voortdurend halen, maar de medewerker komt informatie brengen. Van belang is om af te spreken wat deze informatie dan omvat. Wat wil je weten of wat moet je weten?
Wanneer is jouw medewerker taakvolwassen?
Let op: evaluatiemoment niveau 3 Je evalueert op een te bepalen tijdstip de voortgang van het delegatieproces. Je sluit niveau 3 af wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan. Dat is wanneer jouw medewerker:
- Over voldoende kennis en vaardigheid beschikt om de taak uit te voeren.
- In staat is om situaties professioneel op te lossen wanneer er iets fout gaat (of dreigt te gaan).
- Jou informeert over de voortgang.
- Jouw hulp in zal roepen of de behoefte uitspreekt om met jou te sparren wanneer er iets fout gaat of wanneer er een situatie ontstaat waar hij/zij er niet zonder hulp uitkomt.
- Zich volledig verantwoordelijk voelt en weet voor de taak die je gedelegeerd hebt.
- De taak wellicht op eigen wijze uitvoert, maar dat er geen verschil bestaat tussen jou en de medewerker over het beoogde resultaat.
- In staat is om zelf controles in te bouwen en in te schatten waar en wanneer iets fout zou kunnen gaan.
Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan delegeer je de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid voor de omschreven taak waarbij je omschrijft wat deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid inhouden.
Wat als delegeren mislukt?
Soms heb je een taak gedelegeerd, maar blijkt het resultaat toch niet naar verwachting. De medewerker komt zijn afspraken niet na, de taak blijft liggen of wordt anders uitgevoerd dan bedoeld. Wat doe je dan?
Dit zijn momenten waarop veel leidinggevenden geneigd zijn om het delegeren weer terug te draaien: "Laat mij het dan maar weer doen." Maar dat is zelden de oplossing. Sterker nog: het ondermijnt het leerproces van jouw medewerker én het vertrouwen in het team.
Wat kun je beter doen?
- Ga het gesprek aan. Vraag wat er is gebeurd, zonder oordeel. Was de opdracht helder? Was de medewerker er echt klaar voor?
- Kijk naar het delegatieniveau. Heb je te snel verantwoordelijkheid en bevoegdheid overgedragen?
- Reflecteer op je eigen rol. Heb je voldoende begeleiding geboden? Was je bereikbaar voor overleg?
Delegeren is geen eenmalige actie, maar een leerproces. Zowel voor de medewerker als voor jou als leidinggevende. Fouten horen erbij. Ze bieden kansen om te leren, bij te sturen en uiteindelijk samen te groeien.
Veelgestelde vragen – FAQ
Hier tref je enkele veelgestelde vragen.
Wanneer weet ik of ik een taak echt kan loslaten?
Je weet dat je kunt loslaten als jouw medewerker taakvolwassen is: hij of zij toont eigenaarschap, communiceert tijdig, en weet wat er nodig is om de taak goed uit te voeren. Zie ook het artikel over taakvolwassenheid.
Wat als mijn medewerker de taak niet goed uitvoert?
Ga in gesprek en kijk samen waar het misging. Vaak ligt het aan onduidelijke verwachtingen, onvoldoende begeleiding of een te snelle overdracht van verantwoordelijkheid.
Hoe lang duurt het voordat ik volledig kan delegeren?
Dat hangt af van de taak, de medewerker en de begeleiding. Sommige taken kun je snel overdragen, andere vragen een langere leerweg met meerdere evaluatiemomenten.
Welke competenties heb ik nodig om goed te kunnen delegeren?
Om goed te delegeren heb je coachende vaardigheden nodig, maar ook duidelijke communicatie, vertrouwen en beoordelingsvermogen. Lees meer over delegeren als leiderschapscompetentie.
Hoe voorkom ik dat ik weer alles zelf ga doen?
Door vooraf duidelijke afspraken te maken, evaluatiemomenten in te bouwen en te vertrouwen op het proces. Delegeren is ook leren vertrouw
Klaar om beter te delegeren?
Volg de training Delegeren en loslaten en leer hoe je met vertrouwen taken overdraagt. Individueel of als groep, wat jij nodig hebt.
Meer leren over leiderschap?
Bekijk onze e-books, webinars en online trainingen over leiderschapsontwikkeling. Praktisch, verdiepend en direct toepasbaar.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
Publicatiedatum: 19-05-2014.
