home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / verkopen timemanagement

Verkopen en timemanagement: tijd is omzet!

Verkopen en timemanagement: wat heeft dat nu met elkaar te maken? Heel eenvoudig. De uitspraak ‘tijd is geld’ heb ik vervangen door ‘tijd is omzet’. Binnen timemanagement is effectief tijdbeheer van belang voor iedereen die een salesfunctie vervult. Dat geldt voor de verkoper, vertegenwoordiger, accountmanager, relatiebeheerder en verkoopmedewerker binnendienst.

Een verkoper kan niet ieder uur rechtstreeks aan omzet besteden. Klanten stellen vragen, offertes moeten worden gemaakt, administratie moet worden bijgewerkt en collega’s hebben informatie nodig. Maar de verhouding moet wel kloppen. Wanneer ondersteunende werkzaamheden structureel alle tijd opslokken, blijft er te weinig ruimte over voor klantcontact, acquisitie, opvolging en verkoop.

Welke werkzaamheden leveren werkelijk omzet op?

Niet iedere activiteit levert direct omzet op. Toch zijn sommige werkzaamheden duidelijk belangrijker voor het verkoopresultaat dan andere. Denk aan prospectie, klantgesprekken, offertes, opvolging, onderhandelingen en relatiebeheer.

Andere werkzaamheden zijn ondersteunend. CRM bijwerken, interne afstemming, administratie en rapportages zijn nodig, maar mogen niet automatisch jouw beste uren krijgen.

Maak daarom onderscheid tussen:

• Activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan nieuwe klanten en orders.
• Activiteiten die nodig zijn om bestaande klanten goed te bedienen.
• Administratieve werkzaamheden die het verkoopproces ondersteunen.
• Interne vragen en overleggen die weinig bijdragen aan het commerciële resultaat.
• Werkzaamheden die kunnen worden geschrapt, vereenvoudigd of anders verdeeld.

Dat betekent niet dat je alleen nog maar verkoopt en alle andere taken laat liggen. Het betekent dat je weet welke activiteiten jouw commerciële capaciteit verdienen.

Hoe bepaal je commerciële prioriteiten?

Er worden prestaties van je verwacht. Je moet omzet en targets halen. Daarom moet je keuzes maken. Niet iedere klantvraag, lead of offerte heeft dezelfde waarde en urgentie.

Bij het stellen van prioriteiten kun je kijken naar:

• De kans dat een lead of offerte daadwerkelijk tot een order leidt.
• De waarde van de mogelijke opdracht.
• De commerciële betekenis van de klant op langere termijn.
• De afgesproken reactietijd.
• De fase waarin het verkoopproces zich bevindt.
• De gevolgen wanneer je niet of te laat reageert.

Een grote offerte die morgen af moet, vraagt meer aandacht dan een intern verzoek dat ook volgende week kan worden afgehandeld. Een warme lead verdient meestal eerder opvolging dan een lange lijst koude contacten zonder duidelijke selectie.

Hoe vertaal je verkoopdoelen naar dagelijkse activiteiten?

Een omzetdoel alleen zegt nog niet wat je vandaag moet doen. Een doel wordt pas bruikbaar wanneer je het vertaalt naar concrete verkoopactiviteiten.

Stel dat je dit kwartaal een bepaald aantal nieuwe klanten wilt binnenhalen. Dan moet je weten hoeveel gesprekken, voorstellen en opvolgacties daarvoor gemiddeld nodig zijn. Vanuit het einddoel werk je terug naar de activiteiten die je per week moet uitvoeren.

• Hoeveel nieuwe prospects wil je benaderen?
• Hoeveel klantgesprekken wil je voeren?
• Hoeveel offertes moeten worden uitgebracht?
• Hoeveel openstaande offertes moeten worden opgevolgd?
• Welke bestaande klanten verdienen extra aandacht?
• Welke commerciële kansen mogen deze week niet blijven liggen?

Op de pagina over doelstellingen lees je hoe je een gewenst resultaat vertaalt naar concrete acties.

Hoe plan je acquisitie?

Acquisitie verdwijnt gemakkelijk naar de achtergrond. Bestaande klanten bellen vanzelf, interne vragen komen vanzelf binnen en problemen melden zichzelf. Nieuwe klanten doen dat meestal niet.

Reserveer daarom vaste blokken voor acquisitie. Behandel die tijd niet als lege ruimte die je kunt vullen met andere afspraken. Acquisitie is een belangrijke commerciële activiteit en verdient een vaste plaats in jouw agenda.

• Bepaal vooraf welke prospects je gaat benaderen.
• Zorg dat contactgegevens en achtergrondinformatie klaarstaan.
• Formuleer vooraf het doel van het contact.
• Noteer direct een concrete vervolgactie.
• Plan opvolging meteen in.
• Beoordeel wekelijks welke aanpak resultaat oplevert.

Tien willekeurige telefoontjes zijn niet automatisch waardevoller dan drie goed voorbereide contacten. Het gaat niet alleen om aantallen, maar ook om focus en kwaliteit.

Waarom is opvolging zo belangrijk?

Veel commerciële kansen gaan niet verloren bij het eerste contact, maar in de periode daarna. De offerte is verstuurd, het gesprek is gevoerd en vervolgens wordt het stil. De verkoper wacht af, terwijl de klant misschien nog vragen heeft of intern geen beslissing neemt.

Goede opvolging betekent dat je vooraf bepaalt wanneer je opnieuw contact opneemt. Zet vervolgacties niet alleen in jouw hoofd, maar in jouw planning of CRM.

• Leg na ieder gesprek de volgende stap vast.
• Spreek waar mogelijk direct een vervolgdatum af.
• Plan opvolging van offertes op een vast moment.
• Maak onderscheid tussen kansrijke en weinig kansrijke trajecten.
• Sluit verkoopkansen af die structureel nergens toe leiden.

Een verkoopkans zonder duidelijke vervolgactie blijft gemakkelijk maandenlang openstaan zonder dat er werkelijk iets gebeurt.

Hoe voorkom je dat klantvragen jouw hele dag bepalen?

Klantgericht werken betekent niet dat iedere klantvraag onmiddellijk door jou moet worden afgehandeld. Sommige vragen zijn dringend. Andere kunnen later of horen bij een collega of andere afdeling.

Stel jezelf bij een nieuwe vraag af:

• Moet deze vraag werkelijk nu worden beantwoord?
• Ben ik de juiste persoon voor deze vraag?
• Kan de klantinformatie ergens zelf vinden?
• Kan een collega dit sneller of beter oplossen?
• Welke geplande verkoopactiviteit schuift hierdoor op?

Laat spoed niet automatisch bepalen wat jij doet. Wanneer alles dringend wordt genoemd, is uiteindelijk niets meer werkelijk belangrijk.

Hoe maak je offertes zonder steeds gestoord te worden?

Een goede offerte vraagt aandacht. Je moet de klantvraag begrijpen, een passend voorstel formuleren, prijzen controleren en soms intern afstemmen. Wanneer je ondertussen voortdurend telefoontjes en berichten behandelt, kost de offerte veel meer tijd en neemt de kans op fouten toe.

Plan offertes daarom in een geconcentreerd werkblok:

• Verzamel vooraf alle benodigde klantinformatie.
• Bepaal wat de klant werkelijk nodig heeft.
• Sluit e-mail en chatprogramma’s tijdelijk af.
• Laat collega’s weten dat je niet gestoord wilt worden.
• Werk met een duidelijke offerteopbouw.
• Plan één gerichte eindcontrole.
• Zet direct een opvolgactie in jouw agenda.

Een offerte is pas commercieel waardevol wanneer zij niet alleen wordt verstuurd, maar ook wordt opgevolgd.

Hoe ga je om met CRM en administratie?

CRM en administratie worden soms gezien als noodzakelijk kwaad. Toch zijn ze belangrijk. Zonder goede vastlegging weet je niet wat is afgesproken, welke kansen openstaan en wanneer je opnieuw contact moet opnemen.

Het probleem ontstaat wanneer administratie versnipperd door de hele dag loopt of dubbel moet worden uitgevoerd. Reserveer daarom vaste momenten voor registratie en houd de vastlegging praktisch.

• Leg alleen informatie vast die werkelijk nodig is.
• Werk klantgegevens direct na een gesprek kort bij.
• Voorkom dubbele lijstjes naast het CRM.
• Gebruik vaste benamingen en vervolgstatussen.
• Plan een wekelijks moment om openstaande acties te controleren.
• Bespreek onnodige rapportages met de leidinggevende.

Een CRM-systeem moet het verkoopproces ondersteunen. Het mag niet veranderen in een administratief doel op zichzelf.

Hoe benut je jouw primetime als verkoper?

Jouw energiehuishouding is van groot belang. Daarom gebruik ik de slogan: manage niet alleen jouw tijd, maar ook jouw energie. Fit zijn is meer dan op tijd naar bed gaan en twee keer per week naar de sportschool gaan.

Plan werkzaamheden die veel concentratie, overtuigingskracht of creativiteit vragen op jouw beste moment van de dag. Gebruik jouw primetime bijvoorbeeld voor:

• Belangrijke acquisitiegesprekken.
• Complexe offertes en voorstellen.
• Voorbereiding op onderhandelingen.
• Gesprekken met strategische klanten.
• Analyse van grote verkoopkansen.
• Het ontwikkelen van een accountplan.

Eenvoudige administratie, standaardmails en routinewerk kunnen vaak op een moment waarop jouw energie lager is.

Hoe plan je klantbezoeken en reistijd?

Verkopers en accountmanagers kunnen veel tijd kwijt zijn aan reizen. Een klantbezoek van een uur kan gemakkelijk een halve werkdag kosten wanneer de reis ongunstig is gepland.

• Combineer klantbezoeken in dezelfde regio.
• Plan voldoende ruimte tussen afspraken.
• Voorkom dat één vertraagde afspraak de hele dag ontregelt.
• Gebruik reistijd alleen voor telefoongesprekken wanneer dat veilig en verantwoord kan.
• Plan administratieve verwerking direct na of aan het einde van de bezoekdag.
• Beoordeel of ieder gesprek werkelijk op locatie moet plaatsvinden.

Een online gesprek kan soms voldoende zijn. Een persoonlijk bezoek blijft waardevol, maar moet wel passen bij de commerciële betekenis van de afspraak.

Hoe ga je om met targets en prestatiedruk?

Er worden prestaties van je verwacht. Je moet jouw omzet en targets halen en misschien word je erop afgerekend. Dat kan gezonde spanning geven, maar ook leiden tot prestatiedruk.

Targets helpen wanneer ze duidelijk, haalbaar en vertaald zijn naar beïnvloedbare activiteiten. Ze worden problematisch wanneer je alleen naar het eindresultaat kijkt en geen zicht hebt op de stappen die ertoe leiden.

Je hebt niet volledig in de hand of iedere klant koopt. Je hebt wel invloed op:

• Hoeveel kansrijke klanten je benadert.
• Hoe goed je gesprekken voorbereidt.
• Hoe snel je offertes uitbrengt.
• Hoe consequent je opvolgt.
• Hoeveel aandacht je aan bestaande klanten geeft.
• Hoe zorgvuldig je verkoopkansen beoordeelt.

Stuur daarom niet alleen op omzet, maar ook op de commerciële activiteiten die tot omzet kunnen leiden.

Wat betekent timemanagement voor de leidinggevende van een verkoopteam?

Goed tijdgebruik binnen sales is niet alleen de verantwoordelijkheid van de verkoper. Ook de leidinggevende heeft invloed op prioriteiten, overleg, rapportages, doelstellingen en de ruimte voor acquisitie en opvolging.

Wanneer verkopers voortdurend worden belast met interne vragen, vergaderingen, rapportages en administratieve verplichtingen, blijft minder tijd over voor commercieel werk. De leidinggevende moet daarom niet alleen vragen waarom de omzet achterblijft, maar ook onderzoeken waar de tijd van het verkoopteam werkelijk naartoe gaat.

Een leidinggevende kan bijdragen door:

• Duidelijke commerciële prioriteiten te stellen.
• Onnodig overleg en rapportages te beperken.
• Heldere afspraken te maken over leadopvolging.
• Verantwoordelijkheden binnen binnen- en buitendienst af te bakenen.
• Verkopers te helpen realistische weekplannen te maken.
• Niet alleen op omzet, maar ook op relevante activiteiten te sturen.
• Knelpunten in processen en systemen weg te nemen.

Lees ook hoe je leidinggeeft aan de verkoopafdeling en verkopers stuurt op doelstellingen, activiteiten en resultaat.

Hoe maak je een werkbare verkoopweek?

Een verkoopweek moet ruimte bevatten voor proactieve én reactieve werkzaamheden. Je kunt klantvragen niet volledig voorspellen, maar je kunt wel voorkomen dat de hele week wordt opgeslokt door wat zich toevallig aandient.

Een eenvoudige weekindeling kan bestaan uit:

• Vaste blokken voor acquisitie.
• Vaste momenten voor opvolging van offertes en leads.
• Gerichte tijd voor offertewerk.
• Klantbezoeken die geografisch logisch zijn gepland.
• Ruimte voor bestaande klanten en onverwachte vragen.
• Een vast moment voor CRM en administratie.
• Een wekelijkse controle van doelen, kansen en vervolgacties.

Plan niet honderd procent van jouw tijd vol. Verkoop blijft voor een deel reactief. Maar laat het reactieve deel ook niet automatisch de hele agenda overnemen.

Hoe controleer je jouw commerciële tijdgebruik?

• Hoeveel tijd besteed ik werkelijk aan klantcontact en acquisitie?
• Welke werkzaamheden leveren aantoonbaar commerciële kansen op?
• Welke vragen en onderbrekingen horen niet bij mij?
• Welke offertes of leads wachten nog op opvolging?
• Welke administratie kan eenvoudiger?
• Welke klantbezoeken kan ik slimmer combineren?
• Gebruik ik mijn beste uren voor mijn belangrijkste verkoopwerk?
• Welke taak moet ik met mijn leidinggevende bespreken?
• Welke commerciële actie krijgt deze week als eerste ruimte?

Het doel is niet om iedere minuut aan omzet te koppelen. Het doel is dat jouw belangrijkste commerciële activiteiten voldoende tijd, aandacht en energie krijgen.

Jouw doel: meer orders en minder tijd kwijt zijn

Een doelstelling voor jou kan zijn: meer orders scoren en minder tijd kwijt zijn aan werkzaamheden die weinig bijdragen aan jouw verkoopresultaat. Dat vraagt niet alleen om harder werken, maar vooral om betere keuzes.

Richt jouw tijd op kansrijke klanten, goede gesprekken, duidelijke offertes en consequente opvolging. Begrens werkzaamheden die weinig opleveren en maak zichtbaar wanneer interne processen jouw commerciële werk belemmeren. Tijd is niet automatisch omzet, maar zonder gerichte tijd ontstaat er zelden omzet.

Veelgestelde vragen over verkopen en timemanagement

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over commerciële prioriteiten, acquisitie, opvolging, offertes en effectief tijdgebruik binnen verkoop.

Waarom is timemanagement belangrijk voor verkopers?

Verkopers combineren klantcontact, acquisitie, offertes, opvolging, administratie en interne afstemming. Zonder duidelijke keuzes krijgen urgente en ondersteunende taken gemakkelijk voorrang op commercieel belangrijk werk.

Welke werkzaamheden leveren de meeste omzet op?

Dat verschilt per verkoopfunctie, maar doorgaans gaat het om kansrijk klantcontact, acquisitie, offertes, opvolging, onderhandelingen en relatiebeheer.

Hoe voorkom je dat acquisitie steeds wordt uitgesteld?

Reserveer vaste acquisitieblokken, bepaal vooraf welke prospects je benadert en plan vervolgacties direct in.

Hoeveel tijd moet een verkoper aan administratie besteden?

Administratie moet voldoende zijn om afspraken, kansen en vervolgacties goed vast te leggen. Zij mag niet onnodig dubbel of uitgebreider worden uitgevoerd dan het verkoopproces vraagt.

Hoe volg je offertes effectief op?

Spreek waar mogelijk direct een vervolgdatum af en zet de opvolgactie meteen in jouw agenda of CRM. Wacht niet af tot de klant zelf contact opneemt.

Wat kan een verkoopmanager doen aan slecht tijdgebruik?

De verkoopmanager kan prioriteiten verduidelijken, onnodige rapportages beperken, werkprocessen verbeteren en sturen op relevante commerciële activiteiten naast omzetresultaten.