Werkoverleg of teamvergadering duurt te lang
Werkoverleggen, werkbesprekingen of vergaderingen duren vaak te lang en lopen voortdurend uit. Medewerkers ervaren dit vaak als vervelend. Oorzaken? Wat kun je eraan doen? Tips?
Vergadercultuur?
In sommige organisaties lopen werkbesprekingen of teamvergaderingen altijd uit. Zie ook: ieder bedrijf heeft een vergadercultuur. U merkt als leidinggevende of voorzitter dat dit teveel tijd kost en dat de betrokkenheid hierdoor afneemt. Medewerkers vinden het vaak vervelend wanneer besprekingen teveel uitlopen.
Oorzaken
Waardoor komt het dat besprekingen te lang uitlopen?
- de voorbereiding is onvoldoende: medewerkers lezen zich in tijdens de vergadering of het werkoverleg en hebben zich onvoldoende voorbereid
- de voorzitter is te lang aan het woord
- er worden zaken behandeld die niet op het overleg thuis horen en waarop men zich onvoldoende betrokken voelt
- er is een cultuur waarbij ieder zijn woordje meent te moeten doen: alles wordt bediscussieerd
- de voorzitter geeft te weinig leiding aan het werkoverleg of de vergadering
- de doelstellingen van het overleg zijn onvoldoende helder en duidelijk
- er zit te weinig lijn in de vergadering: gebruikt u ook een agenda?
- de organisatie is vergeten de vergaderwekker aan te schaffen
- de sfeer is te informeel en ontaardt in een gezellig samenzijn
Tips
Een aantal tips:
- zorg voor een goede voorbereiding en nawerk: notulen of besluitenlijst van de vorige keer 1 dag na het vorige overleg verstrekken
- zorg dat medewerkers de agenda ruim van tevoren hebben evenals andere stukken die van belang zijn voor de vergadering
- zet de vergaderwekker aan en spreek een timing af: hoe lang vergadert u? Hoeveel tijd is er per onderwerp?
- vervul als voorzitter een actieve rol en pareer sommige discussies
- zorg dat de doelstelling van de vergadering of het werkoverleg helder zijn
- zorg dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden intern duidelijk zijn
Knelpunten bij overlegvormen
Dit artikel is geschreven in de serie: knelpunten bij overlegvormen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.
