home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / bilateraal overleg

Bilateraal overleg of bila

Een bilateraal overleg, vaak afgekort als bila, kan van belang zijn als overlegvorm tussen medewerker en leidinggevende. Deze pagina valt onder het thema personeelsgesprekken. Kenmerk van de bila is dat het overleg informeel en onder vier ogen plaatsvindt, waardoor er wat gemakkelijker en vrijer met elkaar gesproken kan worden. In dit artikel ga ik in op de bila als personeelsgesprek. Wat is de betekenis en toegevoegde waarde? Wat zijn de voor- en nadelen? En wat zijn de valkuilen?

Doel van het individuele gesprek met de medewerker

Het doel van het bilaterale overleg is om de verbinding tussen medewerker en leidinggevende te versterken. Dat lukt nu eenmaal gemakkelijker in een vertrouwelijke en ontspannen setting dan tijdens een formeel werkoverleg of een formeel personeelsgesprek. In een bila is er meer ruimte om te bespreken wat anders blijft liggen, waar iemand mee rondloopt of wat in een teamoverleg niet voor allemans oren bestemd is.

Daarmee is de bila niet bedoeld als vervanging van een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek. Ook hoeft er niet altijd een probleem te zijn. Juist doordat het gesprek wat losser van karakter is, kan er ruimte ontstaan voor onderwerpen die in de dagelijkse drukte gemakkelijk verdwijnen.

Voordelen van een bilateraal overleg

Het individuele overleg kan een aantal voordelen hebben:

• Je hoort doorgaans over en weer hoe het echt zit.
• Je hoort soms informatie over zaken die in het team spelen maar nooit besproken worden in het werkoverleg.
• Je leert elkaar beter kennen.
• Je kunt onderwerpen bespreken waar in de dagelijkse praktijk weinig tijd voor is.
• Je komt soms dichter bij elkaar doordat zowel werknemer als leidinggevende wat meer van zichzelf laat zien.
• Je kunt eerder signaleren waar irritaties, zorgen of knelpunten ontstaan.

Dat laatste kan belangrijk zijn. Veel zaken worden pas groot omdat ze lange tijd niet besproken worden. Een bila kan juist helpen om iets op tafel te krijgen voordat het een dossier, conflict of probleem wordt.

Moet een bila een agenda hebben?

Moet je ook een agenda opstellen voor het bilaterale gesprek? Persoonlijk vind ik van niet. Dan haal je het informele karakter er weer vanaf. Toch krijg ik daar vaak vragen over van mensen die behoefte hebben aan structuur. Daarom bied ik dan toch maar een soort kapstok, om te voorkomen dat het gesprek alle kanten opgaat of dat je na drie kwartier ontdekt dat je het alleen over de nieuwe parkeerregeling hebt gehad.

Hoe gaat het met je?

Privézaken kunnen in een bila gemakkelijker aan de orde komen dan tijdens een formeel personeelsgesprek. Hoe gaat het thuis met de medewerker? En gelet op de tweezijdigheid: hoe gaat het eigenlijk met de leidinggevende? Dat hoeft geen uitgebreid therapeutisch gesprek te worden, maar er mag best iets van de mens achter de functie zichtbaar zijn.

• Hoe gaat het met je?
• Hoe gaat het thuis?
• Hoe is jouw energiebalans?
• Zijn er privéomstandigheden die invloed hebben op jouw werk?
• Zijn er zaken waar ik als leidinggevende rekening mee moet houden?

Werk, betekenis en waardering

Je kunt ook praten over onderwerpen waar je normaal niet zo aan toe komt omdat de waan van de dag je in beslag neemt. Er hoeft niet direct iets mis te zijn. Soms is het juist goed om een stap terug te doen en eens te vragen hoe iemand het werk ervaart.

• Ervaar je jouw werk als zinvol?
• Worden jouw kwaliteiten en talenten voldoende benut?
• Voel je je gewaardeerd?
• Voel je je gezien en gehoord?
• Zijn er zaken die je anders zou willen in jouw werk?

De relatie tussen medewerker en leidinggevende

De bila leent zich ook goed om de onderlinge samenwerking te bespreken. Niet in de vorm van een formele beoordeling, maar gewoon door elkaar eens te vragen hoe de relatie wordt ervaren. Dat kan verrassend nuttig zijn, zeker wanneer je als leidinggevende werkelijk bereid bent om naar het antwoord te luisteren.

• Hoe ervaar je onze samenwerking?
• Waar kunnen we de samenwerking verbeteren?
• Zijn er dingen gebeurd of gezegd waar je mee rond bent blijven lopen?
• Wat kan ik voor je doen of betekenen?
• Zijn er zaken binnen het team die je graag onder vier ogen wilt bespreken?

Daarbij zijn gespreksvaardigheden bij personeelsgesprekken natuurlijk belangrijk. Vooral luisteren, doorvragen en niet meteen met oplossingen komen. Anders wordt de bila alsnog een gesprek waarbij de medewerker drie minuten praat en de leidinggevende de overige 57 minuten uitlegt hoe het zit.

Wat hoort niet thuis in een bila?

Het informele karakter betekent niet dat ieder onderwerp maar in de bila gepropt moet worden. Een formele beoordeling hoort in een beoordelingsgesprek. Een serieus verbeterpunt vraagt om een duidelijk gesprek over functioneren. Een disciplinaire kwestie moet je niet verpakken in een gezellig benen-op-tafelgesprek. De vorm van het gesprek moet passen bij wat je te bespreken hebt.

Dat geldt ook andersom. Maak van de bila geen verkapt functioneringsgesprek waarbij je zogenaamd informeel begint en vervolgens ineens een hele lijst kritiek tevoorschijn haalt. Dan is het vertrouwen snel weg. Wees duidelijk over het doel van het gesprek.

Wat zijn de nadelen of valkuilen?

Een bila kan nuttig zijn, maar het gaat niet vanzelf goed. Ik noem een aantal mogelijke nadelen en valkuilen:

• Het wordt een herhaling van het werkoverleg.
• Het kost veel tijd terwijl er weinig te bespreken is.
• Het biedt te weinig inhoud omdat je in feite alleen een informele setting organiseert.
• Er komen zaken aan de orde die eigenlijk in het werkoverleg thuishoren.
• Ongemerkt is het geen bilateraal gesprek meer maar een eenzijdig verhaal van de leidinggevende naar de medewerker.
• De leidinggevende wordt een soort privécoach van de medewerker.
• De professionele afstand tussen leidinggevende en medewerker verdwijnt.
• Het wordt een vervanging van het functioneringsgesprek.
• Het verandert in een roddelgesprek over collega's.

Pas op dat je geen privécoach wordt

De bila mag persoonlijk zijn, maar er zit een grens aan. Als leidinggevende kun je belangstelling tonen voor wat er bij een medewerker speelt en je kunt rekening houden met persoonlijke omstandigheden. Maar je bent geen therapeut, relatiedeskundige of privécoach. Wanneer ieder bilateraal overleg voornamelijk over het privéleven van de medewerker gaat, is het verstandig om jezelf af te vragen wat jouw rol eigenlijk nog is.

Professionele nabijheid betekent dat je belangstelling toont zonder volledig in het leven van de medewerker te stappen. Dat vraagt soms meer gevoel voor maat dan een formeel gesprek, juist omdat de bila losser is.

Voorkom het roddelgesprek

Omdat een bila onder vier ogen plaatsvindt, kan een medewerker gemakkelijker vertellen wat er in het team speelt. Dat kan waardevolle informatie opleveren. Maar daar zit ook een valkuil. Voor je het weet gaat het twintig minuten over collega Henk die volgens medewerker Piet werkelijk alles verkeerd doet.

Luister naar signalen die relevant zijn, maar ga niet gezellig meedoen met roddelen. Vraag liever wat het probleem concreet is, wat iemand zelf heeft gedaan en of iets bespreekbaar gemaakt moet worden. Een vertrouwelijk gesprek is iets anders dan een vrijbrief om iedereen te bespreken die niet aanwezig is.

Hoe vaak voer je een bila?

Hoe vaak moet je een bilateraal gesprek plannen? Mijn advies: niet te vaak. Wanneer je iedere week verplicht een uur gaat zitten omdat ergens in een managementboek staat dat een goede leidinggevende wekelijks een bila voert, kan het gesprek op den duur behoorlijk inhoudsloos worden. Dan krijg je weer een gesprek in de reeks verplichte nummers die er toch al zijn.

De frequentie hangt af van de medewerker, de functie, de samenwerking en wat er speelt. Voor een nieuwe medewerker of iemand die veel verantwoordelijkheid draagt kan vaker overleg nuttig zijn. Bij een ervaren en zelfstandige medewerker kan minder vaak prima werken. Vul het in naar behoefte en niet omdat de kalender vindt dat het donderdag om tien uur bila-tijd is.

Tips voor een goed bilateraal overleg

De belangrijkste tip voor het bilaterale overleg is: vul het in naar behoefte en daar waar het iets toevoegt. Het kan veel extra's bieden wanneer je het goed benut. Doe je dat niet, dan is het afbreukrisico groter. Een paar praktische aandachtspunten:

• Houd het gesprek informeel maar niet doelloos.
• Laat beide kanten aan het woord komen.
• Luister en vraag door voordat je met oplossingen komt.
• Bespreek ook eens onderwerpen die niet direct operationeel zijn.
• Maak van de bila geen verkapt functioneringsgesprek.
• Word geen privécoach van de medewerker.
• Voorkom geroddel over collega's.
• Plan niet vaker dan inhoudelijk nodig is.
• Bespreek formele of ernstige onderwerpen in het gesprek dat daarvoor bedoeld is.

En een tweede tip: praat eens van hart tot hart. Laat die praktische kant af en toe maar over aan het werkoverleg en de formelere gesprekken. Daarvoor kan de bila juist iets toevoegen.

Alternatief: het BOT-gesprek

Een alternatief voor de bila is het BOT-gesprek. BOT staat voor benen op tafel. Dat zegt eigenlijk al genoeg over de bedoeling. Even uit de formele setting, iets meer ruimte voor een open gesprek en niet direct een formulier tussen leidinggevende en medewerker op tafel.

Of je het nu bila, bilateraal overleg of benen-op-tafelgesprek noemt, maakt mij niet zoveel uit. Het gaat erom dat er ruimte is voor een goed gesprek tussen medewerker en leidinggevende dat niet uitsluitend over taken, cijfers en de volgende deadline gaat.

Veelgestelde vragen over bilateraal overleg

De bila is een eenvoudige overlegvorm, maar roept in de praktijk toch regelmatig vragen op. Hieronder vind je vijf vragen over doel, inhoud en gebruik van het bilaterale overleg.

Wat is een bilateraal overleg?

Een bilateraal overleg is een gesprek tussen twee personen, meestal tussen een leidinggevende en medewerker. Het gesprek is doorgaans informeel en vindt onder vier ogen plaats. Daardoor ontstaat ruimte om onderwerpen te bespreken die in een werkoverleg of formeel personeelsgesprek minder gemakkelijk aan bod komen.

Wat bespreek je tijdens een bila?

Dat kan verschillen. Je kunt praten over samenwerking, werkbeleving, ontwikkeling, persoonlijke omstandigheden, waardering, wat er in het team speelt en wat medewerker en leidinggevende van elkaar nodig hebben. De bedoeling is niet om iedere keer dezelfde vaste vragenlijst af te werken.

Hoe vaak moet je een bila voeren?

Er bestaat geen vaste frequentie. Voer een bila zo vaak als het inhoudelijk iets toevoegt. Te vaak overleg plannen kan ertoe leiden dat het gesprek weinig inhoud krijgt en vooral als verplicht nummer wordt ervaren.

Is een bila hetzelfde als een functioneringsgesprek?

Nee. Een bila is informeel en kan over uiteenlopende onderwerpen gaan. Een functioneringsgesprek heeft een duidelijker doel en een formelere plaats binnen het functioneren en ontwikkelen van de medewerker. Gebruik de bila dus niet als vervanging van gesprekken die een andere functie hebben.

Moet een bila een agenda hebben?

Wat mij betreft niet. Een vaste agenda kan het informele karakter juist weghalen. Een paar onderwerpen als kapstok kunnen wel helpen wanneer medewerker of leidinggevende behoefte heeft aan structuur, zolang het gesprek maar geen formulier wordt dat van boven naar beneden moet worden afgewerkt.