home / team organisatie / teamontwikkeling / zelfsturende teams

Zelfsturende teams: zelfsturing en zelforganisatie ontwikkelen

Zelfsturing en zelforganisatie binnen teams is een actueel onderwerp. Het voorziet blijkbaar in een behoefte. Een team waar een hoge mate van zelfsturing is, redt zichzelf zonder dat er een manager of leidinggevende aan te pas moet komen. Tenminste, dat wordt vaak gesuggereerd. Binnen het thema teamontwikkeling gaat zelfsturing over de vraag hoeveel verantwoordelijkheid, keuzevrijheid en beslissingsruimte je werkelijk bij het team kunt neerleggen.

In dit artikel ga ik in op zelfsturing en zelforganisatie. Wat is dat en hoe bereik je dat? Want alleen roepen dat een team voortaan zelfsturend is, maakt het natuurlijk nog niet zelfsturend. Daar komt behoorlijk wat meer bij kijken.

Wat is het verschil tussen zelfsturing en zelforganisatie?

Het verschil tussen een zelfsturend team en een zelforganiserend team duid ik als een woordenboekdiscussie. De vraag is ook of dat ertoe doet. Beter is te bepalen wat de mate van zelfsturing kan en mag zijn. Hoeveel ruimte krijgt het team? Waarover kan het zelfstandig beslissen? Welke verantwoordelijkheden liggen werkelijk bij de teamleden en waar begint de verantwoordelijkheid van de leiding of organisatie?

Je kunt dus lang discussiëren over de juiste term, maar daarmee is nog geen team geholpen. Interessanter is dat je samen concreet maakt wat zelfsturing binnen jouw organisatie betekent.

Hoe ontwikkel je meer zelfsturing binnen een team?

Zelfsturing binnen teams begint ook met het ontwikkelen van zelfsturing op individueel niveau. Vinden teamleden zelfsturing moeilijk? Dan wordt het in jouw team ook moeizaam om meer zelfsturing te ontwikkelen.

Van oudsher werden medewerkers aangestuurd door de leidinggevende, deden ze wat gevraagd werd, werden ze beloond als ze dat goed hadden gedaan en werden ze vermaand als ze het niet goed genoeg deden. Zo werd de medewerker opgevoed binnen organisaties. Vervolgens zeggen we ineens: vanaf vandaag moet je zelf verantwoordelijkheid nemen, zelf beslissingen nemen en vooral niet meer op mij wachten. Zo werkt het natuurlijk niet.

Meer zelfsturing vraagt dat teamleden leren om zelf in beweging te komen. Dat raakt rechtstreeks aan initiatief en inbreng binnen het team. Wanneer medewerkers jarenlang gewend zijn om eerst toestemming te vragen, moet je niet verwachten dat zij van de ene op de andere dag volledig zelfstandig handelen.

Welke rol heeft leiderschap in een zelfsturend team?

Zelfsturing verandert de rol van de leidinggevende, maar daarmee verdwijnt leiderschap niet automatisch. Een team heeft nog steeds richting, kaders, duidelijkheid en soms ondersteuning nodig. De vraag verschuift vooral van voortdurend aansturen naar bepalen wat het team zelfstandig kan dragen en waar leiderschap nog nodig is.

Ook een zelfsturend team kan vastlopen, conflicten krijgen of moeite hebben om besluiten te nemen. Dan is het wel erg gemakkelijk om te zeggen: ‘Jullie zijn toch zelfsturend? Los het maar op.’ Wil je verder kijken naar die veranderende rol, lees dan leiderschap bij zelfsturende teams.

Wat zijn voordelen van zelfsturende teams?

Een mogelijk voordeel is dat er een managementlaag uit de organisatie kan verdwijnen, bijvoorbeeld wanneer een team daadwerkelijk veel verantwoordelijkheden zelfstandig kan dragen. Dat kan een kostenbesparing opleveren. Maar wanneer kostenbesparing de belangrijkste reden is om met zelfsturing te beginnen, zou ik nog eens goed nadenken.

Andere voordelen kunnen zijn dat verantwoordelijkheid dichter bij het werk komt te liggen, teamleden meer invloed en autonomie ervaren en beslissingen binnen afgesproken kaders sneller genomen kunnen worden. Medewerkers hoeven dan niet voor ieder detail omhoog in de organisatie om toestemming te vragen.

Maar dat roept meteen een interessante vraag op: hebben we dan helemaal geen baas of manager meer nodig? Daarover gaat het directe verdiepingsartikel zijn bazen overbodig bij zelfsturende teams?

Welke randvoorwaarden zijn nodig voor zelfsturende teams?

Er zijn wel randvoorwaarden die je moet faciliteren om tot een zelfsturend team te komen. Regel je dit niet, dan ontaardt vrijheid in anarchie en kun je na een paar maanden een team ontmoeten waar de grootste problemen zijn. Zelfsturing betekent namelijk niet dat je alle structuur weghaalt. Het betekent dat het team binnen duidelijke kaders meer verantwoordelijkheid en ruimte krijgt.

Hoe ontwikkel je een zelfsturend team stap voor stap?

Een eerste stap is formuleren wat zelfsturing betekent in jouw organisatie of in jouw team. Wat verwacht je van het team en van de individuele teamleden? Zelfsturing is immers een containerbegrip dat je nader moet vormgeven en verfijnen. Daarna kun je bepalen welke verantwoordelijkheid het team al kan dragen en wat nog ontwikkeld moet worden.

Elkaars kwaliteiten en rollen leren kennen

Een eerste voorwaarde is dat ieder teamlid weet wat voor type mens hij of zij is en over welke kwaliteiten, valkuilen en irritaties hij of zij beschikt. Vervolgens gaat het erom dat teamleden ook leren herkennen wat anderen inbrengen en welke rollen binnen het team van nature ontstaan.

De teamsamenstelling is dus van groot belang. Je hoeft verschillen niet weg te poetsen. Je moet juist weten wat je als team in huis hebt en hoe verschillende rollen en kwaliteiten elkaar kunnen aanvullen.

Doelstellingen en verwachtingen expliciet maken

Wat zijn de doelen van het team? Wat zijn de individuele doelen van jouw teamleden? Daarover moet volstrekte helderheid bestaan. Duidelijk moet zijn wat je als organisatie verwacht van het team. Of is het zo dat je als organisatie niets verwacht? Maakt het niet uit wat er gepresteerd wordt? Persoonlijk lijkt me dat een te kostbare hobby.

Dus geef kaders waaraan voldaan moet worden. Zelfsturing betekent niet dat resultaten er niet meer toe doen. Integendeel: juist wanneer een team meer vrijheid krijgt over de uitvoering moet het helder zijn waarop het zichzelf kan sturen.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdelen

Aan wie moet het team verantwoording afleggen over gedane werkzaamheden? Hoe zit het met onderlinge bevoegdheden? Zijn daarover afspraken gemaakt? Welke beslissingen kan het team zelfstandig nemen en wanneer is afstemming met een hogergeplaatste of een andere afdeling noodzakelijk?

Hier ontstaat regelmatig gedoe wanneer organisaties wel verantwoordelijkheid naar het team schuiven maar de bevoegdheden bovenin houden. Dan mag het team zichzelf sturen zolang het precies doet wat elders al besloten is. Dat is een tamelijk beperkte vorm van zelfsturing.

Afspraken maken over informeren en verantwoorden

Waarover moet het team elkaar informeren? Hoe wordt voortgang gedeeld? Hoe rapporteert het team aan een hogergeplaatste of opdrachtgever? Hierover moet volstrekte duidelijkheid zijn wanneer je zelfsturing tot een succes wilt maken.

Ook binnen het team moet duidelijk zijn hoe mensen elkaar aanspreken op afspraken en verantwoordelijkheid. Zelfsturing zonder elkaar ergens op kunnen aanspreken wordt al snel vrijblijvendheid. De lijn van afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken past daarom uitstekend bij een team dat meer verantwoordelijkheid zelf wil dragen.

Welke valkuilen hebben zelfsturing en zelforganisatie?

Zelfsturing heeft aantrekkelijke kanten, maar kan ook stevig misgaan wanneer de organisatie te snel vrijheid geeft zonder duidelijkheid, ontwikkeling of begeleiding. Een paar valkuilen wil ik hier noemen. Voor de verdere verdieping is er het aparte artikel over valkuilen bij zelforganisatie en zelfsturing.

• Het team wordt in het diepe gegooid met wat vage kretologie en er is geen duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen, met als gevolg dat ieder doet wat goed is in eigen ogen.
• Er wordt niet gewerkt aan afspreken, bespreken, uitspreken en aanspreken.
• Doelstellingen en verwachtingen zijn onvoldoende duidelijk.
• Er is onvoldoende wederzijds vertrouwen.
• Er is onvoldoende openheid binnen het team.
• Teamleden krijgen verantwoordelijkheid waarvoor zij nog onvoldoende toegerust zijn.
• Bevoegdheden sluiten niet aan op de verantwoordelijkheid die bij het team wordt gelegd.
• De leiding trekt zich te snel terug onder het motto dat het team zichzelf nu maar moet redden.

Zelforganisatie is dus niet simpelweg minder leiding geven. Je moet vooraf goed nadenken over wat het team wil, kan en mag. Anders geef je een team geen zelfstandigheid maar vooral een hoop onduidelijkheid cadeau.

Veelgestelde vragen over zelfsturende teams

Zelfsturing klinkt aantrekkelijk totdat je moet bepalen hoeveel vrijheid een team werkelijk aankan, hoe je omgaat met verschillen tussen teamleden en wie ingrijpt wanneer het niet goed loopt. De volgende vragen verdiepen juist die lastige kanten van zelforganisatie.

Hoe weet je hoeveel zelfsturing een team aankan?

Kijk naar wat teamleden al zelfstandig kunnen dragen. Zijn doelstellingen helder? Kunnen mensen onderling afspraken maken en elkaar aanspreken? Is er voldoende vakkennis? Kunnen zij omgaan met verantwoordelijkheid en verschil van mening? En begrijpen zij binnen welke kaders zij mogen handelen? Zelfsturing hoeft niet in één keer maximaal te zijn. Je kunt verantwoordelijkheid stap voor stap uitbreiden wanneer blijkt dat het team die kan dragen.

Wat doe je als teamleden sterk verschillen in behoefte aan zelfstandigheid?

Dan moet je die verschillen niet wegorganiseren. De één vindt veel vrijheid heerlijk, terwijl een ander meer behoefte heeft aan duidelijkheid, structuur of afstemming. Een zelfsturend team hoeft niet te betekenen dat ieder teamlid exact dezelfde hoeveelheid autonomie krijgt. Wel moet duidelijk zijn hoe rollen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn en wat je van elkaar verwacht.

Wat gebeurt er als één informeel teamlid in een zelfsturend team alle macht naar zich toetrekt?

Dat is een reëel risico. Haal je de formele leiding weg, dan betekent dat niet dat invloed en macht verdwijnen. Soms ontstaat juist een informele leider die steeds meer bepaalt terwijl anderen volgen. Dat hoeft niet verkeerd te zijn wanneer het team dit herkent en accepteert, maar het wordt problematisch wanneer één persoon de ruimte van anderen beperkt of feitelijk de nieuwe baas wordt zonder dat daar afspraken over zijn.

Kun je de mate van zelfsturing tijdelijk weer verminderen als het niet goed gaat?

Ja. Zelfsturing is geen heilig eindstation waar je nooit meer vanaf mag wijken. Wanneer een team vastloopt, belangrijke resultaten niet haalt of verantwoordelijkheden nog niet kan dragen, kan tijdelijk meer richting of begeleiding nodig zijn. Dat hoeft geen mislukking te zijn. Het wordt vooral een probleem wanneer je verantwoordelijkheid afpakt zonder duidelijk te maken waarom en wat nodig is om die later weer terug te geven.

Moet een zelfsturend team altijd gezamenlijk tot overeenstemming komen?

Nee. Zelfsturing betekent niet dat ieder besluit eindeloos besproken moet worden totdat iedereen hetzelfde vindt. Ook een zelfsturend team heeft besluitvormingsafspraken nodig. Soms beslist degene die ergens verantwoordelijk voor is, soms beslist de meerderheid en bij andere onderwerpen kan consensus belangrijk zijn. Wanneer niemand weet hoe een besluit tot stand komt, verandert samenwerking gemakkelijk in vergaderen zonder einde.