home / team organisatie / teamcoaching / ziekmakende organisatie team / team onvoldoende serieus

Teamleden voelen zich onvoldoende serieus genomen

Bij het thema disfunctionerende teams kom ik regelmatig teams tegen die zeggen: ‘Wij worden hier niet serieus genomen.’ Ze voelen zich onvoldoende gehoord, worden nauwelijks betrokken bij plannen en hebben het idee dat hun kennis en bijdrage binnen de organisatie weinig gewicht hebben. Dat kan behoorlijk demotiveren.

Maar ik wil er meteen een tweede vraag naast zetten. Hoe zichtbaar is het team eigenlijk zelf? Weet de rest van de organisatie waar het team voor staat, wat het kan, wat het nodig heeft en welke bijdrage het levert? Soms ligt het probleem inderdaad bij een leidinggevende die onvoldoende luistert of aandacht heeft. Maar een team kan zichzelf ook zo onduidelijk positioneren dat anderen nauwelijks weten wat ze ermee moeten. Niet gezien worden en jezelf onvoldoende zichtbaar maken kunnen dus behoorlijk door elkaar lopen.

Je kunt daarbij denken aan situaties waarin:

• Voorstellen van het team nauwelijks worden bekeken of teruggekoppeld.
• Ideeën worden aangehoord maar vervolgens nergens zichtbaar iets mee gebeurt.
• Initiatief nauwelijks wordt gewaardeerd of erkend.
• Het team weinig wordt betrokken bij plannen voor de toekomst.
• Medewerkers laat of gebrekkig worden geïnformeerd over ontwikkelingen.
• Problemen gemakkelijk worden weggewuifd.
• Kwaliteiten en expertise binnen het team onvoldoende worden benut.
• Medewerkers weinig aandacht of belangstelling vanuit de leiding ervaren.
• De leiding zelf door afspraken heen fietst terwijl van medewerkers wordt verwacht dat zij zich er wel aan houden.

Wanneer dat een terugkerend patroon wordt, begrijp ik goed dat mensen zich onvoldoende serieus genomen voelen. Maar daarmee hebben we nog niet automatisch de hele analyse gemaakt.

Maar weet de organisatie eigenlijk waarvoor jullie staan?

Dat is de andere kant van het verhaal. Ik kom ook teams tegen die gefrustreerd zijn omdat niemand hen betrekt terwijl ze zelf nauwelijks duidelijk kunnen maken waarvoor ze eigenlijk staan. Vraag vijf teamleden wat hun belangrijkste bijdrage aan de organisatie is en je krijgt vijf verschillende antwoorden. Vraag wat ze de komende twee jaar willen bereiken en het blijft stil. Dan wordt het ook moeilijk voor anderen om de waarde van het team te zien.

Daar raakt dit onderwerp direct aan richtingloosheid binnen het team. Wanneer je als team zelf onvoldoende weet wie je bent, wat je kunt, wat je wilt en waar je voor staat, kun je jezelf ook moeilijk positioneren. Je kunt niet van een directie, managementteam of andere afdeling verwachten dat zij feilloos begrijpen wat jullie bijdrage is wanneer jullie dat zelf nauwelijks onder woorden kunnen brengen.

Een team hoeft zichzelf niet voortdurend op de borst te slaan. Daar heb ik het niet over. Maar je mag wel zichtbaar maken wat je doet, welke expertise je hebt, welke resultaten je bereikt en waar je anderen voor nodig hebt. Dat is geen borstklopperij. Dat is professioneel positie innemen.

Soms zie ik teams die jarenlang uitstekend werk leveren maar daar bijna niemand over vertellen. Wanneer er problemen zijn trekken ze aan de bel, maar wanneer iets goed gaat blijft het stil. Vervolgens ontstaat frustratie omdat andere afdelingen wel zichtbaar zijn en eerder worden betrokken bij nieuwe ontwikkelingen. Dan zou ik toch eens onderzoeken of het team niet alleen onvoldoende gezien wordt maar zichzelf ook onvoldoende laat zien.

Van onzichtbaar team naar klaagteam

Daar zit nog een risico aan. Wanneer mensen lang het gevoel hebben dat niemand naar hen luistert, kan de aandacht steeds meer komen te liggen op wat de organisatie allemaal fout doet. ‘Ze luisteren nooit naar ons.’ ‘Wij horen alles als laatste.’ ‘Het management weet niet eens wat wij doen.’ Misschien zit daar een behoorlijke kern van waarheid in. Maar wanneer dat het dominante verhaal wordt, verdwijnt gemakkelijk de vraag wat het team zelf nog kan doen.

Juist daar kan passiviteit ontstaan. Mensen doen minder voorstellen omdat er toch niets mee gebeurt. Initiatief neemt af en medewerkers gaan steeds minder actief meedenken. Het team trekt zich terug en wordt daardoor nóg minder zichtbaar. Daarmee ontstaat een vervelende cirkel: we worden niet gezien, dus we laten minder van ons zien en vervolgens worden we inderdaad nog minder gezien.

Een team kan daardoor ook steeds meer als los zand aan elkaar gaan hangen. Wanneer ieder vooral zijn eigen werkzaamheden uitvoert en er nauwelijks een gezamenlijk verhaal bestaat, is het lastig om als team een duidelijke positie in de organisatie in te nemen. Je kunt pas als team zichtbaar worden wanneer je ook werkelijk voldoende als team functioneert.

Dat hoeft overigens niet te betekenen dat de onderlinge sfeer slecht is. Misschien is de chemie binnen het team zelfs prima. Mensen kunnen elkaar geweldig vinden en toch nauwelijks gezamenlijk zichtbaar zijn. Een prettige onderlinge klik en een sterke positie binnen de organisatie zijn twee verschillende dingen.

De verborgen kosten van niet serieus genomen worden

Wanneer medewerkers langdurig ervaren dat hun bijdrage er nauwelijks toe doet, ontstaan er kosten die je niet gemakkelijk terugziet in de boekhouding. Eigenlijk zou de administratie eens een grootboekrekening moeten openen met de naam demotivatie personeel. Ik denk dat menig MT-lid zich dan een hoedje zou schrikken.

Want wat gebeurt er? Mensen gaan minder snel een stap extra zetten. Initiatieven verdwijnen, betrokken medewerkers worden voorzichtig en het geloof in de organisatie neemt af. Uiteindelijk kan ook wantrouwen ontstaan. Niet omdat iedereen op maandagochtend heeft besloten cynisch te worden maar omdat mensen steeds opnieuw ervaren dat hun inbreng weinig zichtbaar effect heeft.

• Gelatenheid neemt toe.
• Initiatief en actieve betrokkenheid nemen af.
• Demotivatie groeit.
• Medewerkers denken minder actief mee over verbeteringen.
• Het vertrouwen in de organisatie neemt af.
• Wantrouwen en achterdocht kunnen toenemen.
• De bezieling verdwijnt langzaam uit het werk.
• Er kunnen conflicten ontstaan met collega's of leidinggevenden.

Wanneer een team jarenlang signalen geeft en werkelijk nergens gehoor vindt, kan dat uiteindelijk ook bijdragen aan een verwaarloosd team. Dan gaat het inmiddels verder dan onvoldoende zichtbaarheid. Mensen hebben geleerd dat signaleren, meedenken en initiatief nemen weinig oplevert en passen hun gedrag daaraan aan.

Wie heeft hier iets te doen?

Wat mij betreft zowel de leidinggevende als het team. Een leidinggevende moet belangstelling hebben voor wat medewerkers zien, weten en voorstellen. Wanneer je steeds om ideeën vraagt maar nooit terugkoppelt wat ermee gebeurt, moet je niet verbaasd zijn wanneer mensen op een gegeven moment stoppen met meedenken. Aandacht, waardering en serieus luisteren zijn geen luxe extraatjes maar onderdeel van gewoon leidinggeven.

Maar het team heeft ook iets te doen. Maak jezelf duidelijk. Zorg dat je kunt vertellen waar jullie voor staan, welke resultaten jullie boeken en welke expertise binnen het team aanwezig is. Wacht niet voortdurend totdat de directie spontaan ontdekt hoe waardevol jullie zijn. Zoek verbinding met andere afdelingen, neem initiatief en zorg dat de mensen die beslissingen nemen weten waarvoor ze bij jullie moeten zijn.

En bespreek het wanneer je je onvoldoende serieus genomen voelt. Niet alleen in algemene termen als ‘ze luisteren nooit naar ons’. Dat is moeilijk bespreekbaar. Maak het concreet. Welk voorstel hebben jullie gedaan? Wat gebeurde ermee? Waar hadden jullie eerder bij betrokken willen worden? Welke informatie ontbrak? Wat hebben jullie zelf gedaan om jullie bijdrage zichtbaar te maken? Dan krijg je een gesprek waar iets mee kan.

Het verschil zit voor mij in slachtofferschap en positie innemen. Je kunt terecht constateren dat anderen jou onvoldoende zien en toch onderzoeken wat jij zelf kunt doen om zichtbaarder te worden. Die twee sluiten elkaar helemaal niet uit.

Serieus genomen worden begint ook bij jezelf serieus nemen

Een team dat serieus genomen wil worden moet ook zichzelf serieus nemen. Dat betekent dat je afspraken nakomt, kwaliteit levert, duidelijk communiceert en gezamenlijk verantwoordelijkheid neemt voor de bijdrage die je aan de organisatie levert. Je hoeft niet luidruchtig te worden of overal vooraan te staan. Maar je moet wel weten wat jouw verhaal is.

Daarom zou ik een team dat zegt ‘ze zien ons niet’ altijd een paar simpele vragen stellen. Waar staan jullie voor? Waar zijn jullie aantoonbaar goed in? Welke waarde voegen jullie toe? Waar willen jullie naartoe? En wie binnen de organisatie weet dat eigenlijk?

Wanneer op die vragen geen duidelijke antwoorden komen, ligt daar waarschijnlijk eerst werk. En wanneer het team die antwoorden wél helder heeft, zich zichtbaar maakt en nog steeds structureel wordt genegeerd, dan wordt de vraag naar de rol van leiding en organisatie natuurlijk veel scherper.

Serieus genomen worden kun je nooit volledig afdwingen. Maar een team kan er wel veel aan doen om zo duidelijk, professioneel en zichtbaar te zijn dat anderen nauwelijks meer om zijn bijdrage heen kunnen.

Veelgestelde vragen over onvoldoende serieus genomen worden als team

Soms ligt de oorzaak duidelijk bij leiding of organisatie, soms heeft het team zelf moeite om positie in te nemen en vaak spelen beide kanten mee. Een paar aanvullende vragen helpen om dat onderscheid scherper te maken.

Moet een team zichzelf intern profileren?

Ja, maar profileren betekent voor mij niet dat je voortdurend moet vertellen hoe geweldig je bent. Het betekent dat anderen weten waarvoor jouw team bestaat, welke expertise er zit, welke resultaten worden geleverd en wanneer ze jullie nodig hebben.

Kan goed werk zichzelf niet gewoon verkopen?

Soms wel, maar daar zou ik niet volledig op vertrouwen. Veel goed werk gebeurt uit het zicht. Wanneer jouw bijdrage voor anderen nauwelijks zichtbaar is, kunnen zij de waarde ervan ook moeilijk beoordelen. Goede resultaten én daar helder over communiceren horen dus bij elkaar.

Wat als vooral de leidinggevende het team slecht vertegenwoordigt?

Dan heeft de leidinggevende zeker iets te doen. Een manager heeft ook de taak om de belangen, prestaties en expertise van zijn team goed binnen de organisatie te vertegenwoordigen. Tegelijk kan het team zelf zorgen dat kennis en resultaten niet volledig afhankelijk zijn van één persoon.

Hoe voorkom je dat profilering verandert in interne competitie?

Door zichtbaar te maken wat je toevoegt zonder andere teams kleiner te maken. Goede positionering gaat niet over ‘wij zijn belangrijker dan zij’ maar over duidelijk maken welke bijdrage je levert en hoe die aansluit op het werk van anderen.

Wanneer weet je dat het probleem niet meer bij het team zelf ligt?

Wanneer het team helder communiceert, kwaliteit levert, initiatief neemt, zijn bijdrage zichtbaar maakt en concrete signalen toch structureel worden genegeerd, moet je nadrukkelijker kijken naar leiderschap en organisatie. Zelfreflectie betekent niet dat je ieder probleem uiteindelijk bij jezelf moet neerleggen.