home / team organisatie / effectief vergaderen / training voorzitter / betrokkenheid vergadering

Hoe vergroot je de betrokkenheid bij de vergadering?

De betrokkenheid van deelnemers bij een vergadering is essentieel voor het welslagen van de bespreking. Toch is de praktijk vaak anders. De ongeïnteresseerde onderuithangende vergaderleden, de met hun telefoon spelende deelnemers of mensen die hinderlijk met elkaar fluisteren: een bron van irritatie voor de voorzitter. Bij het thema vergaderingen voorzitten is betrokkenheid daarom een belangrijk onderwerp. Hoe zorg je ervoor dat deelnemers actief meedoen en niet alleen lichamelijk aanwezig zijn?

Waarom neemt de betrokkenheid tijdens een vergadering af?

Wanneer deelnemers weinig betrokken zijn, kan dat allerlei oorzaken hebben. Misschien zien zij het nut van de vergadering niet, komen onderwerpen steeds opnieuw terug of hebben zij het gevoel dat hun mening weinig verschil maakt. Het kan ook zijn dat zij slecht voorbereid zijn, nauwelijks gelegenheid krijgen om iets in te brengen of aanwezig moeten zijn bij onderwerpen die hen niet aangaan. Soms horen we de voorzitter vervolgens klagen dat er zo weinig inbreng tijdens vergaderingen is. Maar voordat je deelnemers verwijt dat zij passief zijn, is het verstandig om eerst te onderzoeken wat er tijdens het overleg gebeurt.

• Het doel van de vergadering is onvoldoende duidelijk.
• De deelnemer ziet niet waarom zijn aanwezigheid nodig is.
• Er is te weinig ruimte voor eigen inbreng.
• De voorzitter of enkele deelnemers zijn voortdurend aan het woord.
• Besluiten lijken vooraf al vast te staan.
• Er gebeurt weinig met eerder gegeven ideeën of feedback.
• Dezelfde onderwerpen komen steeds opnieuw terug.
• De vergadering gaat te weinig over zaken die voor deelnemers relevant zijn.

Begin betrokkenheid met een duidelijk doel

De voorzitter heeft een belangrijke taak om aanwezigen bij de les te houden en ieder zijn of haar inbreng te laten geven, maar het begint allemaal met de vraag: wat is het doel van de bijeenkomst? Waarom zitten we hier bij elkaar en wat willen we bereikt hebben voordat we de ruimte weer verlaten? Wanneer deelnemers dat niet weten, is het lastig om actieve betrokkenheid van hen te verwachten.

Maak ook per onderwerp duidelijk wat je vraagt. Wil je deelnemers informeren, hun mening horen, ideeën ophalen of moet er een besluit worden genomen? Dat verschil is belangrijk. Je kunt moeilijk om actieve inbreng vragen wanneer je vervolgens laat blijken dat de uitkomst eigenlijk al vaststaat.

Welke verantwoordelijkheid hebben deelnemers zelf?

Toch gaan de deelnemers hier ook niet helemaal vrijuit. In het voorbeeld van Karel hadden de andere leden de voorzitter ook feedback kunnen geven over zijn functioneren. Jammer dat dit nooit gebeurd is. Een vergadering is geen voorstelling waarbij de voorzitter optreedt en de rest alleen beoordeelt of het leuk genoeg was. Ook deelnemers hebben verantwoordelijkheid voor voorbereiding, luisteren, reageren, feedback geven en gemaakte afspraken nakomen.

Feedback vragen en krijgen van de deelnemers is daarom belangrijk. Zie dit niet meteen als een aanval op jouw functioneren. Vraag liever: wat gaat goed, wat werkt niet en wat kunnen we verbeteren? Met feedback creëer je betrokkenheid omdat deelnemers merken dat zij invloed hebben op de manier waarop het overleg verloopt.

Wie zit er eigenlijk bij de vergadering?

Ook de reden waarom mensen bij jouw vergadering zitten kan van belang zijn voor hun betrokkenheid. Moeten zij aanwezig zijn? Willen zij er zelf zijn? Hebben zij informatie die nodig is of moeten zij ergens over meedenken of beslissen? Als iemand iedere maand anderhalf uur moet aanschuiven terwijl vrijwel geen enkel onderwerp hem aangaat, moet je niet verbaasd zijn wanneer de aandacht verslapt.

Kijk daarom kritisch naar de samenstelling van de vergadering. Betrokkenheid begint soms al bij de uitnodiging. De juiste deelnemers aan tafel krijgen is effectiever dan achteraf allerlei trucs verzinnen om mensen wakker te houden.

Hoe geef je deelnemers een actieve rol?

Betrek iedereen bij de onderwerpen waarvoor hun bijdrage nodig is. Stel gerichte vragen, laat verschillende gezichtspunten horen en voorkom dat dezelfde mensen iedere discussie domineren. De mensen die altijd ongeïnteresseerd aanwezig zijn zou je desnoods eens naast een actieve deelnemer kunnen zetten. Als je verschillende typen deelnemers verdeelt en niet steeds dezelfde groepjes naast elkaar laat zitten, krijgen fluisteren en onderonsjes soms al minder kans.

Hou het overleg levendig. Een grapje tussendoor kan ontspannen en bijdragen aan het groepsgevoel. Maar maak van betrokkenheid geen verzameling kunstgrepen. Mensen doen vooral actief mee wanneer het onderwerp ertoe doet, zij werkelijk iets kunnen bijdragen en merken dat hun bijdrage serieus wordt genomen.

Hoe geef je stille deelnemers meer ruimte?

Niet iedereen neemt vanzelf het woord. Sommige deelnemers denken eerst na voordat zij reageren, anderen vinden het lastig om tussen snelle of dominante sprekers te komen. Een voorzitter die alleen vraagt wie iets wil zeggen, hoort daardoor gemakkelijk steeds dezelfde mensen. Stel daarom soms bewust een vraag aan iemand die nog weinig heeft ingebracht of maak een rondje wanneer je van iedereen een standpunt nodig hebt.

Doe dat wel op een natuurlijke manier. Een stille deelnemer publiekelijk ter verantwoording roepen met de vraag waarom hij nog niets gezegd heeft, vergroot de betrokkenheid meestal niet. Nodig uit, geef ruimte en luister vervolgens ook werkelijk naar het antwoord.

Hoe ga je om met deelnemers die afhaken?

Wanneer iemand voortdurend op zijn telefoon kijkt, onderuitzakt of met een ander zit te praten, kun je dat gedrag niet eindeloos negeren. Maar trek ook niet te snel conclusies. Benoem wat je waarneemt en vraag wat er speelt. Misschien vindt iemand het onderwerp niet relevant, misschien duurt de discussie al te lang of misschien is er iets anders aan de hand.

Wanneer het gedrag de vergadering verstoort, mag je als voorzitter ook begrenzen. Betrokkenheid creëren betekent niet dat iedereen alles maar moet kunnen doen. De kunst is om belangstelling te tonen voor wat er speelt én duidelijk te blijven over het gedrag dat nodig is om met elkaar te kunnen vergaderen.

Hoe voorkom je dat dominante deelnemers de betrokkenheid van anderen verminderen?

Wanneer twee mensen voortdurend aan het woord zijn, kunnen andere deelnemers langzaam verdwijnen uit het gesprek. De voorzitter moet dan ingrijpen. Vat de bijdrage samen, geef aan dat het punt duidelijk is en nodig iemand anders uit om te reageren. Zo hoef je de dominante deelnemer niet af te branden, maar voorkom je wel dat de beschikbare ruimte steeds door dezelfde persoon wordt opgeëist.

Betrokkenheid en regie hangen daarom sterk samen. Te weinig regie kan ertoe leiden dat deelnemers afhaken, terwijl te veel regie juist kan voorkomen dat zij zich uitspreken. Een goede voorzitter zoekt voortdurend naar die balans.

Hoe creëer je gezamenlijke verantwoordelijkheid?

Het is de taak van de voorzitter om alle neuzen niet kunstmatig dezelfde richting op te duwen, maar ervoor te zorgen dat duidelijk is wat het gemeenschappelijke doel is. Verschil van mening mag er zijn. Sterker nog: wanneer mensen werkelijk betrokken zijn, zullen zij soms juist stevig van mening verschillen. Betrokkenheid betekent niet dat iedereen braaf ja knikt.

Voor het bereiken van het doel van de vergadering zijn uiteindelijk alle aanwezigen verantwoordelijk. De voorzitter zorgt ervoor dat het gesprek op koers blijft, dat mensen hun bijdrage kunnen leveren en dat duidelijk wordt wat er met die bijdrage gebeurt. De deelnemers moeten vervolgens zelf hun verantwoordelijkheid nemen voor wat zij inbrengen en voor afspraken die uit de vergadering voortkomen.

Hoe weet je of deelnemers werkelijk betrokken zijn?

Betrokkenheid zie je niet alleen aan hoeveel iemand praat. Een deelnemer kan weinig zeggen en toch aandachtig luisteren, goed voorbereid zijn en op het juiste moment een belangrijke bijdrage leveren. Andersom kan iemand een half uur aan het woord zijn zonder het overleg werkelijk verder te helpen. Kijk dus niet alleen naar spreektijd, maar naar gedrag dat bijdraagt aan het doel van de vergadering.

• Deelnemers zijn voorbereid.
• Ze luisteren naar elkaar.
• Ze stellen vragen en brengen relevante informatie in.
• Ze durven een afwijkende mening te geven.
• Ze denken mee over oplossingen en besluiten.
• Ze nemen verantwoordelijkheid voor gemaakte afspraken.
• Ze spreken elkaar en de voorzitter aan wanneer iets niet werkt.

Veelgestelde vragen over betrokkenheid tijdens vergaderingen

Weinig betrokkenheid is niet automatisch een motivatieprobleem bij de deelnemers. Soms ligt de oorzaak in het doel, de samenstelling van het overleg of de manier waarop de voorzitter het gesprek organiseert. Deze vragen helpen om daar scherper naar te kijken.

Hoe krijg je deelnemers actiever tijdens een vergadering?

Maak duidelijk waarom hun bijdrage nodig is, stel gerichte vragen en zorg dat er werkelijk iets met hun inbreng gebeurt. Alleen vragen of iedereen 'nog iets heeft' levert meestal weinig op wanneer steeds dezelfde mensen het gesprek bepalen.

Wat doe je als deelnemers voortdurend op hun telefoon kijken?

Bespreek welk gedrag je tijdens het overleg verwacht en spreek iemand erop aan wanneer het storend wordt. Vraag ook wat erachter zit. Wanneer vrijwel iedereen naar zijn telefoon grijpt, kan dat eveneens iets zeggen over de vergadering zelf.

Moet iedere deelnemer evenveel spreken?

Nee. Betrokkenheid is niet hetzelfde als gelijke spreektijd. De ene deelnemer heeft bij een onderwerp meer relevante informatie dan de andere. De voorzitter moet vooral voorkomen dat mensen die iets te zeggen hebben geen ruimte krijgen doordat anderen het gesprek domineren.

Helpt feedback vragen om de betrokkenheid te vergroten?

Ja, mits je werkelijk bereid bent iets met de feedback te doen. Vraag deelnemers wat hen helpt, wat hen belemmert en welke onderdelen van het overleg anders kunnen. Alleen feedback verzamelen en vervolgens alles bij het oude laten, kan juist het tegenovergestelde effect hebben.

Is weerstand een teken van weinig betrokkenheid?

Nee. Weerstand kan juist betekenen dat iemand zich sterk betrokken voelt bij het onderwerp. Een kritische deelnemer die argumenten inbrengt, vragen stelt en wil begrijpen waarom een besluit wordt genomen, kan veel meer betrokken zijn dan iemand die overal zonder commentaar mee instemt.