home / persoonlijke ontwikkeling / hoogbegaafd coaching / timemanagement hoogbegaafden

Hoe werkt timemanagement en planning voor hoogbegaafden?

Timemanagement voor hoogbegaafden is een vraagstuk dat vaak verder gaat dan een agenda kopen, een takenlijst maken of een standaardmethode volgen. Het raakt aan de manier waarop jij denkt, werkt, schakelt, voelt en overzicht probeert te houden. Hoe breng je structuur aan in je werk wanneer jouw hoofd snel verbanden ziet en voortdurend nieuwe ideeën aanreikt? Hoe houd je overzicht wanneer je sneller denkt dan jouw planning kan bijbenen? En hoe blijf je effectief wanneer routinewerk, deadlines of randzaken jou eerder leegtrekken dan helpen?

Dit artikel hoort bij de serie over hoogbegaafdheid en problemen op het werk. Een serie over onder andere executieve functies en hoogbegaafdheid, conflicten op het werk, ruzie met de leidinggevende, communicatietraining voor hoogbegaafden, bore-out, onderprikkeling en andere werkgerelateerde thema’s. Herkenbare vragen zijn:

• Hoe breng ik structuur aan in mijn werk?
• Hoe houd ik overzicht?
• Hoe werk ik effectief?
• Hoe ontwikkel ik focus op doelen?

Waarom worstelen hoogbegaafden vaak met planning?

Veel hoogbegaafden worstelen met planningsvraagstukken. Van buitenaf lijkt dat soms op gebrek aan discipline, maar dat is vaak te kort door de bocht. De echte worsteling zit meestal dieper. Denk bijvoorbeeld aan:

• Je begint niet op tijd, omdat de taak in je hoofd al veel te groot is geworden.
• Je schat verkeerd in hoeveel tijd iets kost.
• Je verliest overzicht doordat je te veel verbanden, opties en uitzonderingen ziet.
• Je raakt afgeleid door nieuwe ideeën, prikkels of associaties.
• Je stelt routinewerk uit omdat het leeg, saai of zinloos voelt.
• Je blijft te lang schaven omdat het nog niet goed genoeg is.
• Je schiet in hyperfocus en vergeet tijd, pauzes of afspraken.
• Je hebt moeite om een groot project in kleine stappen te verdelen.
• Je werkt pas goed wanneer er druk is, maar die druk put je tegelijk uit.

Hoe komt het nou dat HB'ers op deze punten zo vaak problemen ondervinden? Voor een groot deel hangt dat samen met de strategieën die hoogbegaafden zich als kind hebben eigen gemaakt, zeker als hoogbegaafdheid in hun jeugd niet is herkend. Veel HB'ers hebben als kind op school niet geleerd om te plannen en om met uitdagende taken om te gaan. Leren en huiswerk maken ging hen immers gemakkelijk af, zeker als het onderwerp hen interesseerde.

Daardoor zijn bepaalde executieve functies soms minder geoefend. Denk aan taakinitiatie, planning, prioritering, tijdsinschatting, volgehouden aandacht en doelgericht doorwerken. Dat zegt niets over intelligentie. Het zegt wel iets over vaardigheden die je alleen ontwikkelt wanneer je ze nodig hebt gehad en wanneer je ermee hebt kunnen oefenen.

In het volwassen leven is de oude strategie vaak niet meer toereikend. Op het werk moet je niet alleen snel denken of goed begrijpen. Je moet ook starten, afronden, afstemmen, plannen, prioriteren en rekening houden met anderen.

Wat speelt er bij hoogbegaafden rond taken en tijdsplanning?

Ik ga een paar zaken bij langs die voor HB'ers met taken en tijdsplanning te maken hebben.

Hebben hoogbegaafden gebrek aan zelfdiscipline?

Allereerst is het vaak zo dat hoogbegaafden zichzelf verwijten dat ze weinig zelfdiscipline hebben. De omgeving kan dat verwijt ook maken. Toch is de vraag of dat wel klopt. Iemand zei onlangs: ‘regelmatig neem ik me voor om in een systeem of structuur te werken met een actielijst of to-do list, maar soms ben ik een week later alweer kwijt wat ik bedacht had’. Daarmee sloeg deze persoon de spijker op de kop. En wel in meerdere opzichten. Veel HB'ers zijn uitstekend in staat om een systeem te bedenken. Sterker nog: vaak kunnen ze daar heel goed in zijn. Een structuur ontwerpen, een werkwijze uitdenken, een overzicht maken of een systeem opzetten lukt vaak prima. Maar het onderhouden van dat systeem is wat anders. Daar zit voor mijn gevoel een deel van het vraagstuk. Ontwikkelen en opzetten past vaak beter dan bijhouden, herhalen en onderhouden.

Is dat gebrek aan discipline? Ik denk dat dit te kort door de bocht is. Het kan ook zijn dat onderhouden minder past bij hoe iemand denkt en werkt dan het bedenken van iets nieuws. Verder is werken in een harnas vaak aan de HB'er niet besteed. Een strak systeem kan voelen als een keurslijf. En wanneer een systeem niet past bij jouw manier van denken, houd je het meestal niet vol. Dan lijkt het alsof je geen discipline hebt, terwijl je eigenlijk werkt met een vorm die jou eerder belemmert dan helpt.

Daar komt bij dat de aandacht van de HB'er snel van het ene onderwerp naar het andere kan gaan. Niet omdat er geen wil is, maar omdat het hoofd voortdurend nieuwe verbanden, ideeën en mogelijkheden aanreikt. Soms werkt dat creatief en vernieuwend. Soms verlies je daardoor concentratie, focus en tijd. De worsteling zit dus niet zozeer in zelfdiscipline. Het gaat ook om passende structuur, prikkelmanagement, taakinitiatie, motivatie en energie. Wanneer die zaken niet goed zijn ingericht, ga je jezelf verwijten maken terwijl er eigenlijk een beter passend systeem nodig is.

Waarom vinden hoogbegaafden het moeilijk om te beginnen?

De voorbereiding wordt dan een veilige plek. Je blijft nog even lezen, onderzoeken, nadenken of een betere opzet maken. En ondertussen blijft de daadwerkelijke start uit. Ook verveling kan meespelen. Routinetaken, administratieve klussen of taken zonder duidelijke betekenis geven weinig prikkeling. Het hoogbegaafde brein zoekt dan liever iets wat wel boeit, uitdaagt of nieuw is. Je gaat iets anders doen, soms zelfs iets nuttigs, maar niet datgene wat nu nodig is. Dit raakt aan uitstelgedrag bij hoogbegaafden. Dat is een apart thema. Hier gaat het vooral om de vraag hoe dat doorwerkt in planning, deadlines en werkafspraken. Het helpt om de vraag kleiner te maken. Niet: hoe krijg ik dit hele project af? Maar: wat is de eerste zichtbare handeling? Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• Een document openen.
• Drie bullets opschrijven.
• Een mail versturen.
• Tien minuten informatie ordenen.
• Een eerste grove opzet maken.

Beginnen hoeft niet groots te zijn. Beginnen is vaak alleen maar de eerste beweging maken. Wie wacht tot het hele plaatje klopt, wacht soms te lang. Juist voor hoogbegaafden kan het helpen om niet te starten met perfectie, maar met beweging. Eerst beginnen, daarna bijsturen. Niet alles hoeft in het hoofd opgelost te zijn voordat je in actie komt.

Hoe werken deadlines bij hoogbegaafden?

Deadlines hebben bij hoogbegaafden vaak twee kanten. Enerzijds kunnen ze nodig zijn. Een deadline geeft druk, richting en een soort stok achter de deur. Zonder druk blijft een taak soms te lang zweven. Dan wordt er nog gedacht, onderzocht, overwogen of uitgesteld, maar komt het niet tot afronding. Anderzijds kan diezelfde deadline ook benauwen. Zeker wanneer de taak groot voelt, wanneer er veel afhankelijkheden zijn of wanneer de lat hoog ligt. Dan geeft de deadline niet alleen richting, maar ook spanning. De tijdsdruk kan zo groot worden dat het hoofd juist voller raakt in plaats van helderder. Het is dus niet zo simpel als: hoogbegaafden kunnen niet tegen deadlines. Soms hebben ze deadlines juist nodig om in beweging te komen. Maar wanneer de druk te hoog wordt, de ruimte te klein is of de verwachtingen onduidelijk zijn, kan een deadline behoorlijk opjagen.

Vanzelfsprekend stelt de omgeving nu eenmaal deadlines. Dat hoort bij werken. De vraag is daarom niet of er deadlines mogen zijn, maar hoe je ermee omgaat. Wat is realistisch? Wat moet eerst? Welke tussenstappen zijn nodig? En wanneer moet je tijdig aangeven dat iets niet haalbaar is?

Waarom werkt timemanagement bij hoogbegaafden anders?

Timemanagement bij hoogbegaafden werkt niet voor iedereen op dezelfde manier. De ene hoogbegaafde loopt vast op deadlines, de ander juist op routinewerk. De een stelt randzaken uit, terwijl de ander juist vlucht in randzaken om de hoofdtaak niet te hoeven doen. De een raakt overprikkeld, de ander raakt onderprikkeld. Daarom moet je bij timemanagement voor hoogbegaafden altijd precies kijken wat er speelt.

Hoogbegaafdheid werpt wel een ander licht op vraagstukken die andere mensen ook kunnen ervaren bij timemanagement. Iedereen kan moeite hebben met plannen, prioriteiten stellen of tijd inschatten. Maar bij hoogbegaafden speelt vaak mee dat het denken sneller, breder, associatiever of complexer verloopt. Daarom gaat timemanagement bij hoogbegaafden ook over executieve functies. Denk aan:

• Taakinitiatie: starten met een taak.
• Aandacht vasthouden.
• Prioriteiten stellen.
• Plannen en organiseren.
• Tijd realistisch inschatten.
• Doelgericht blijven werken.
• Een taak afronden.

Veel hoogbegaafden hebben deze functies vroeger niet altijd goed hoeven oefenen. Leren ging vanzelf. Huiswerk kon op het laatste moment. Een toets werd toch wel gehaald. Maar in het werkende leven kom je daar niet altijd meer mee weg. Daarom vraagt timemanagement bij hoogbegaafden om meer dan een agenda of takenlijst. Het vraagt om inzicht in jouw manier van denken, werken en organiseren.

Hoe krijgen hoogbegaafden meer regie, overzicht en energie?

Timemanagement begint met regie. Laat jij je leiden door de waan van de dag, dan reageer je vooral op wat er op je afkomt. Je rent, schakelt, lost op en werkt hard, maar aan het eind van de dag weet je soms niet wat je nu werkelijk hebt gedaan. Regie pakken betekent dat je overzicht maakt. Wat ligt er? Wat moet echt? Wat kan later? Wat hoort bij jou en wat hoort bij een ander? En wat gebeurt er als je dit vandaag niet doet? Zulke vragen helpen om prioriteiten te stellen.

Als alles belangrijk is, is uiteindelijk niets belangrijk. Daarom moet je keuzes maken. Sommige taken zijn urgent en belangrijk. Andere taken zijn belangrijk, maar kunnen gepland worden. Er zijn ook taken die vooral urgent lijken, omdat iemand anders druk zet. En er zijn taken die eigenlijk niet belangrijk zijn en ook niet urgent. Die laatste categorie vraagt misschien vooral om loslaten.

Naast tijd speelt energie een grote rol. Hoogbegaafden kunnen intens werken, zeker wanneer ze in de flow zitten. Dan vliegt de tijd voorbij en lijkt alles vanzelf te gaan. Maar daarna kan de batterij leeg zijn. Daarom is het belangrijk om niet alleen je tijd te plannen, maar ook je energie te bewaken. Welke taken geven jou energie? Welke taken trekken je leeg? Wanneer heb jij jouw beste concentratie? Wanneer moet je juist geen ingewikkelde klus plannen? En wanneer heb je herstel nodig? Wie daar zicht op krijgt, gaat niet alleen beter plannen, maar ook menselijker werken.

Timemanagement voor hoogbegaafden is daarom geen kunstje. Het is leren werken op een manier die past bij jouw hoofd, jouw energie en jouw behoefte aan autonomie. Niet om alles dicht te timmeren, maar om ruimte te maken voor wat er echt toe doet.

Waarom wordt timemanagement een probleem op het werk?

Timemanagement bij hoogbegaafden is niet alleen een persoonlijk vraagstuk. Op het werk merken anderen het ook.

Wanneer merkt de omgeving jouw timemanagementproblemen?

Bijvoorbeeld wanneer:

• Deadlines verschuiven.
• Afspraken niet worden nagekomen.
• Randzaken blijven liggen.
• Collega’s moeten wachten op jouw bijdrage.
• De leidinggevende steeds vaker moet navragen hoe ver je bent.

Dan raakt timemanagement aan samenwerking, communicatie, leidinggeven, vertrouwen en soms ook conflict.

Hoe legt de omgeving jouw gedrag uit?

Dat maakt dit onderwerp zo belangrijk binnen de serie over hoogbegaafdheid en problemen op het werk. Want wanneer jij jouw planning niet goed op orde krijgt, kan de buitenwereld dat al snel verkeerd uitleggen. De ander ziet misschien:

• Chaos.
• Eigenwijsheid.
• Gebrek aan discipline.
• Onvoldoende betrokkenheid.
• Te weinig verantwoordelijkheidsgevoel.

Terwijl er onder de oppervlakte vaak iets anders speelt.

Denk aan:

• Moeite met taakinitiatie.
• Onderprikkeling.
• Perfectionisme.
• Overprikkeling.
• Gebrek aan passende structuur.
• Nooit echt geleerd hebben om te plannen.

Waarom kan dit spanning geven met de leidinggevende?

Ook richting jouw leidinggevende kan dat spanning geven. Wanneer afspraken niet worden gehaald, ontstaat er sneller controle. En controle voelt voor veel hoogbegaafden juist benauwend. Dan kan er een patroon ontstaan:

• Jij hebt meer ruimte nodig.
• De leidinggevende wil juist meer grip.
• Jij voelt je gecontroleerd.
• De leidinggevende raakt onzeker over de voortgang.
• Er ontstaat irritatie of miscommunicatie.

Wat heb jij nodig om goed te functioneren?

Daarom hoort timemanagement bij hoogbegaafden niet los te staan van werkbeleving, communicatie en samenwerking. Je moet niet alleen leren hoe je jouw tijd indeelt, maar ook hoe je uitlegt wat jij nodig hebt om goed te functioneren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Ongestoorde werktijd.
• Duidelijke prioriteiten.
• Ruimte om zelf structuur aan te brengen.
• Heldere afspraken over deadlines.

Onbegrip vanuit de omgeving en verantwoordelijkheid

Er is vaak onbegrip vanuit de omgeving wanneer hoogbegaafden vastlopen op timemanagement. Dat snap ik ook wel. Ik zeg het ook weleens zo: je hebt een helder verstand, dus je bent in staat om te begrijpen wat er moet gebeuren. Je bent ook in staat om te overzien dat wanneer je niet doet wat er moet gebeuren, dat consequenties heeft. Dus je kunt het begrijpen. Je kunt ook begrijpen waarom het nodig is. Dan komt op een bepaald moment de vraag: wat is dan nog de reden dat je het niet doet?

Ik beschrijf in dit artikel al die zaken rond timemanagement, uitstelgedrag, taakinitiatie, overprikkeling, onderprikkeling, perfectionisme en gebrek aan passende structuur. Dat doe ik met alle begrip en respect. Want ik weet dat het niet altijd simpel is. Ik weet ook dat er vaak meer speelt dan gemakzucht of onwil. Maar op een bepaald moment heeft een organisatie daar ook mee te maken. Je werkt niet in een vacuüm. Collega’s, klanten, leidinggevenden en teams zijn soms afhankelijk van wat jij doet of juist niet doet.

Daarom hoort verantwoordelijkheid er ook bij. Je zult je verantwoordelijkheid een keer moeten pakken. Niet omdat je je moet aanpassen aan ieder systeem dat niet bij je past, maar omdat jouw manier van werken gevolgen heeft voor anderen. Dat betekent bijvoorbeeld:

• Dat je afspraken nakomt of tijdig aangeeft dat het niet lukt.
• Dat je deadlines serieus neemt.
• Dat je randzaken niet eindeloos laat liggen.
• Dat je bespreekbaar maakt wat je nodig hebt.
• Dat je niet alleen begrip vraagt, maar ook laat zien dat je jouw aandeel pakt.

Begrip voor hoogbegaafdheid ontslaat je niet van verantwoordelijkheid. En verantwoordelijkheid nemen betekent niet dat je jezelf in een keurslijf moet duwen. Het betekent dat je eerlijk kijkt naar wat jij nodig hebt en naar wat jouw omgeving van jou mag verwachten.

Wanneer kan slecht timemanagement leiden tot het verwijt van disfunctioneren?

En voor je het weet, gaat het gesprek niet meer over hoogbegaafdheid, executieve functies of passende werkafspraken, maar over functioneren. Soms zelfs over disfunctioneren. Dat is pijnlijk, omdat er vaak veel talent aanwezig is. Alleen komt dat talent niet goed tot zijn recht wanneer de basis niet op orde is. De organisatie ziet dan vooral de gemiste deadlines, de onrust of de frustratie bij collega’s. Jijzelf voelt misschien vooral onbegrip, druk of schaamte. Daarom is het zo belangrijk om timemanagement serieus te nemen. Niet als kunstje. Niet als standaardtraining. Maar als een wezenlijk onderdeel van goed functioneren op het werk. Zeker wanneer je hoogbegaafd bent en jouw manier van denken sneller, breder of complexer is dan de structuur waarin je moet werken.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hieronder beantwoord ik kort een paar veelgestelde vragen over timemanagement bij hoogbegaafden.

Waarom werkt standaard timemanagement vaak niet bij hoogbegaafden?

Je kunt een heel systeem bedenken en dat van buitenaf opleggen aan een hoogbegaafd persoon. Maar daarmee ontneem je hem of haar de vrijheid. En daar zitten hoogbegaafden meestal helemaal niet op te wachten.

Een systeem dat iemand zelf helpt bedenken, werkt veel beter. Dan sluit het aan bij de eigen manier van denken, werken en organiseren. Maar voor de helderheid zeg ik er ook bij: het is niet zo dat wij even een magnetronmaaltijd uit de koelkast halen, in de magnetron stoppen en dat daarna alle oplossingen klaar zijn.

Het is echt een intensief proces om samen mee aan de slag te gaan. Je onderzoekt wat er niet werkt, je probeert uit wat beter past en je stelt bij waar dat nodig is.

Verzorgen jullie coaching voor timemanagement in Amersfoort en Hoogeveen?

Ja, wij verzorgen coaching voor timemanagement in Amersfoort en Hoogeveen. Online coaching is ook een optie. In sommige gevallen kan dat ook niet anders, bijvoorbeeld wanneer de afstand te groot is of wanneer jouw agenda daarom vraagt.

Waarom zit er tijd tussen de coachingsessies?

Er zit bewust tijd tussen de coachingsessies. De eerste en tweede sessie plan ik vaak liever wat dichter op elkaar, omdat je dan snel zicht krijgt op wat er speelt en waar de kern van het vraagstuk zit.

De sessies daarna mogen verder uit elkaar liggen. Je moet er namelijk mee aan de gang gaan in de praktijk. Het gaat niet alleen om begrijpen wat er gebeurt, maar ook om toepassen, oefenen, bijsturen en borgen. Wat je leert, moet als het ware in je systeem komen. Daarom is een kort traject met wat tijd tussen de sessies vaak effectiever dan alles snel achter elkaar doen.

Helpt coaching bij timemanagement voor hoogbegaafden?

Ja, in een groot aantal gevallen heb ik zeker succes met mensen die worstelen met uitstelgedrag, moeite met planning of gebrek aan overzicht. Het allerbelangrijkste is in eerste instantie de analyse: waarom lukt iets bij jou niet? Waar loop jij vast? Wat gebeurt er in jouw werk, jouw hoofd en jouw manier van organiseren?

Daarna kijken we hoe we tot tools en handvatten komen waardoor het wel lukt. Niet als standaardmethode, maar passend bij jouw situatie. Het gaat alleen lukken wanneer je gemotiveerd bent om ermee aan de gang te gaan. Uiteindelijk moet je het zelf doen. Daar hangt het succes natuurlijk ook mee samen.

Is individuele coaching geschikt bij timemanagement voor hoogbegaafden?

Ja. Wat mij betreft is individuele coaching de enige zinvolle manier. Een groepstraining heeft geen zin, omdat het al snel weer een standaardverhaal wordt. De hoogbegaafde weet na een kwartier vaak al waar het naartoe gaat. Alleen: daar zit het probleem meestal niet.

Het gaat om jouw situatie. Waar loop jij vast? Wat gebeurt er in jouw werk? Hoe ga jij om met planning, deadlines, taakinitiatie, overzicht en energie? Daarom doen wij dit in een kort coachingstraject van meestal 4 sessies. Soms worden het er 5. Er zit tijd tussen de sessies, zodat je kunt toepassen, ervaren wat werkt en daarna weer kunt bijsturen.