home / persoonlijke ontwikkeling / feedbackvaardigheden / feedback regels

Feedbackregels voor geven en ontvangen

Over de regels voor het geven en ontvangen van feedback is al genoeg geschreven. Het lijkt soms alsof er wetgeving bestaat over feedback geven en ontvangen. Alsof de EU regelgeving voor feedback heeft samengesteld waar jij je aan moet houden. Dat is natuurlijk onzin.

Toch is het goed om de feedbackregels te kennen en samen door te nemen. Feedback geven en ontvangen vraagt namelijk veel van ons. Je kunt met feedback heel wat kapotmaken wanneer je het op de verkeerde manier doet. En ook feedback ontvangen kun je op een verkeerde manier doen.

Feedbackregels zijn geen wetten. Het zijn afspraken die helpen om feedback concreet, respectvol en bruikbaar te houden. Ze horen bij het ontwikkelen van goede feedbackvaardigheden.

Een uitspraak als ‘jij bent ongemotiveerd’ is geen waarneming. Het is een oordeel. Je kunt niet zien of iemand gemotiveerd is. Je kunt wel benoemen dat iemand tijdens drie overleggen geen bijdrage heeft geleverd of afspraken niet is nagekomen.

Zodra je iemand als persoon beoordeelt, neemt de kans op verdediging, irritatie en tegenaanval toe.

Hoe werkt de 4-G-methode bij feedback?

Een bekende manier om feedback op te bouwen is de 4-G-methode:

• Gedrag
• Gevolg
• Gevoel
• Gewenst gedrag

Een voorbeeld: ‘Je onderbrak mij drie keer tijdens het overleg. Daardoor kon ik mijn punt niet afmaken. Dat frustreerde mij. Ik wil graag dat je mij voortaan laat uitspreken.’

Je begint met het concrete gedrag. Daarna benoem je het gevolg, vertel je wat het bij jou oproept en geef je aan welk gedrag je in het vervolg graag zou zien. Maar pas op: de 4-G-methode is geen kunstje. Een boodschap kan technisch keurig uit vier onderdelen bestaan en nog steeds hard, manipulatief of onoprecht zijn. De bedoeling waarmee je feedback geeft, blijft belangrijk.

Welke regels gelden voor degene die feedback geeft?

Vraag jezelf eerst af waarom je feedback wilt geven. Wil je de ander helpen, iets bespreekbaar maken of de samenwerking verbeteren? Of wil je vooral jouw irritatie kwijt? Kies een geschikt moment. Iemand in het bijzijn van collega’s aanspreken is zelden verstandig. Ook een feedbackgesprek beginnen terwijl je nog woedend bent, levert meestal weinig op. Blijf bij gedrag dat je zelf hebt waargenomen. Spreek niet namens anderen met opmerkingen als: ‘Iedereen vindt dat jij...’

Vertel ook niet wat de ander volgens jou denkt of voelt. Vraag ernaar. Meer praktische uitleg lees je op de pagina over feedback geven.

Welke regels gelden voor degene die feedback ontvangt?

Feedbackregels gelden niet alleen voor de gever. Ook van de ontvanger wordt iets gevraagd. Luister eerst voordat je reageert. Vraag om een concreet voorbeeld wanneer de boodschap vaag blijft. Vat samen wat je hebt gehoord en controleer of je de ander goed begrijpt. Je hoeft het niet meteen eens te zijn. Je hoeft de feedback ook niet automatisch over te nemen. Feedback is informatie. Jij bepaalt zelf wat bruikbaar is en wat je ermee doet. Probeer wel te voorkomen dat je direct:

• In de verdediging schiet.
• Een verwijt teruggeeft.
• Alles ontkent.
• De ander gaat analyseren.
• Uitgebreid uitlegt waarom het niet jouw schuld is.
• Het gesprek dichtgooit.

Op de pagina over feedback ontvangen lees je uitgebreider hoe je hier goed mee omgaat.

Wat doe je als de ander zich niet aan de feedbackregels houdt?

Niet iedereen die zegt feedback te geven, geeft ook werkelijk feedback. Soms krijg je een oordeel, verwijt of persoonlijke aanval verpakt als feedback.

De ander zegt bijvoorbeeld: ‘Ik geef je gewoon feedback: jij bent altijd zo ongeïnteresseerd.’

Je kunt dan reageren met: ‘Ik hoor dat je mij ongeïnteresseerd noemt. Kun je concreet aangeven welk gedrag je hebt gezien en in welke situatie?’

Daarmee sla je niet terug, maar accepteer je het oordeel ook niet zomaar.

Blijft de ander vaag of persoonlijk, dan kun je zeggen: ‘Ik wil best luisteren naar wat je zegt, maar ik hoor nu vooral een oordeel over mij als persoon. Kun je bij concreet gedrag blijven?’

Wanneer de toon respectloos wordt, mag je een grens stellen: ‘Op deze manier wil ik het gesprek niet voortzetten. We kunnen er later op terugkomen wanneer we het concreet en respectvol kunnen bespreken.’

Goed feedback ontvangen betekent niet dat je alles moet slikken. Je mag vragen om duidelijkheid, respect en concreet gedrag.

Wat valt niet onder goede feedback?

Niet alles wat het etiket feedback krijgt, is ook feedback.

• Iemand afbranden of kleineren.
• Een persoon veroordelen.
• Vage uitspraken doen zoals ‘jij bent altijd zo’.
• Spreken namens anderen.
• Jouw veranderingsdrang op de ander projecteren.
• Kritiek verpakken als feedback.
• Ongevraagd adviseren.
• Iemand publiekelijk terechtwijzen.
• Feedback gebruiken om jouw boosheid kwijt te raken.

Feedback is ook geen verkapte opdracht. Je kunt aangeven welk gedrag je graag zou zien, maar de ander behoudt de verantwoordelijkheid voor zijn of haar eigen keuzes. Het helpt daarom om het verschil te kennen tussen feedback, kritiek en advies.

Gelden dezelfde regels voor feedback op werk en gedrag?

Je kunt feedback geven op een product, een proces of een dienst. Dat is vaak een terugkoppeling over hoe jij iets hebt ervaren. Het wordt ingewikkelder wanneer je feedback geeft op iemands houding of gedrag. Dat voelt veel persoonlijker dan feedback over het gebruik van een nieuwe gazonmaaier. Juist daarom is het belangrijk om gedrag en persoon uit elkaar te houden.

• ‘Je bent slordig’ is een oordeel over de persoon.
• ‘In dit rapport ontbreken drie afgesproken onderdelen’ is een concrete waarneming.

Feedback op houding en gedrag vraagt meer zorgvuldigheid, omdat de ander de boodschap sneller kan ervaren als een afwijzing van wie hij of zij is. Feedback draagt bij aan groei en ontwikkeling wanneer zij concreet, respectvol en bruikbaar is. Het doel is niet om iemand af te branden, onderuit te halen of naar jouw hand te zetten.

Welke voorwaarden zijn minimaal nodig voor feedback?

Regels alleen zijn niet genoeg. Er moet een minimale basis van veiligheid, openheid en vertrouwen zijn. Dat betekent niet dat iedereen het altijd met elkaar eens moet zijn. Het betekent wel dat mensen elkaar serieus nemen en dat feedback niet wordt gebruikt als afrekening. Een training feedbackvaardigheden creëert niet automatisch een veilige omgeving. Wanneer er sprake is van wantrouwen, verstoorde verhoudingen of onderlinge strijd, moet dat eerst worden besproken. De belangrijkste voorwaarden zijn:

• Een open en voldoende veilige sfeer.
• Onderling vertrouwen.
• Bereidheid om te luisteren.
• Respect voor verschillen.
• Ruimte om kwetsbaar te zijn.

Veelgestelde vragen over feedbackregels

Hieronder beantwoorden we vijf aanvullende vragen over het toepassen van feedbackregels.

Mag je feedback geven waar anderen bij zijn?

In de meeste gevallen is een persoonlijk gesprek verstandiger. Publieke feedback kan iemand onnodig beschadigen of onder druk zetten. Alleen wanneer het om een algemene werkwijze of een gezamenlijk leerpunt gaat, kan bespreking in een groep passend zijn.

Moet feedback direct na een gebeurtenis worden gegeven?

Feedback moet bij voorkeur niet te lang worden uitgesteld. Toch is direct reageren niet altijd verstandig. Wanneer emoties hoog oplopen of het moment ongeschikt is, kun je beter een later tijdstip afspreken.

Kun je feedback geven over iemands persoonlijkheid?

Nee. Je kunt geen bruikbare feedback geven op een persoonlijkheidsoordeel als ‘jij bent lui’ of ‘jij bent moeilijk’. Benoem in plaats daarvan het concrete gedrag dat je hebt waargenomen.

Wat doe je wanneer iemand jouw feedback niet accepteert?

Geef de ander ruimte om een eigen afweging te maken. Controleer of je boodschap concreet en respectvol was, maar probeer de feedback niet alsnog af te dwingen.

Gelden feedbackregels ook voor positieve feedback?

Ja. Ook waardering wordt sterker wanneer je concreet benoemt welk gedrag je waardeert en welk effect dat heeft. Een algemeen compliment als ‘goed gedaan’ zegt vaak minder dan een duidelijke en oprechte terugkoppeling.