Feedback geven is belangrijk voor leidinggevenden
Leidinggevenden volgen vaak tal van trainingen gericht op leiderschap en communicatie. Toch ontbreekt de training feedbackvaardigheden nogal vaak in dit lijstje. Als ik her en der wat rondvraag hoe dat komt, dan krijg ik vaak als antwoord dat men dat wel voldoende beheerst. Ik meen echter dat daar nog winst te behalen is.
Belangrijk in de functie van leidinggevende
Onder feedback versta ik voeding (feed) geven aan ontwikkeling. In een ander artikel heb ik uitgebreid omschreven wat feedback precies is. Dat zal ik hier niet herhalen.
Als er nu één functie op de wereld is waar feedback geven van belang is, dan is dat de functie van leidinggevende of manager. Waarom? Omdat hij/zij als eerste een verantwoordelijkheid heeft in het bijdragen aan ontwikkeling van zijn/haar medewerkers.
Feedback geven en ontvangen
Wil je leren om feedback te geven of te ontvangen? De Steven is specialist in persoonlijke ontwikkeling! We stellen voor jou een individuele training samen die precies bij je aansluit.
Feedback geven en ontvangen binnen teams
Voor teams hebben wij de training feedback geven en ontvangen ontwikkeld. Een belangrijk onderwerp daarbij is: kritiek geven en ontvangen.
Functioneren en beoordelen
Feedback geven op functioneren van medewerkers is belangrijk. Belangrijk is dat je opbouwt en niet afbreekt. Dat je bijdraagt aan ontwikkeling en geen afbreuk doet aan ontwikkeling. Belangrijk is dat je stimuleert en niet afremt. Dat je motiveert en niet demotiveert. Maar hoe doe je dat?
Functioneren gaat over het uitvoeren van taken en dat wordt beoordeeld door de leidinggevende. Maar het gaat ook over hoe omgegaan wordt met verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ook dat wordt beoordeeld.
Voeding (feed) teruggeven (back)
Belangrijkste bij functioneren en beoordelen is dat je voeding teruggeeft aan de medewerker. Wat daarvoor nodig is?
- De herkenning van de kwaliteiten en talenten van de medewerker en deze ook expliciet benoemen
- Het inzetten van de kwaliteiten van de medewerker
- De juiste man/vrouw op de juiste plaats zetten in de betekenis van: de medewerker op die plek laten functioneren waar hij/zij het beste tot zijn recht komt
- De valkuilen van de medewerker (helpen) benoemen maar deze wel relateren aan zijn/haar kracht en kwaliteiten
Verwachtingen bespreekbaar maken
Een zeer belangrijk punt in het proces van functioneren en beoordelen is dat je verwachtingen bespreekbaar maakt.
- Vooraf bespreken van gewenst resultaat is beter dan achteraf signaleren van ongewenst resultaat (terwijl daar nooit over gesproken is)
- Vooraf bespreken van gewenst gedrag is beter dan achteraf wijzen op ongewenst gedrag
Ongewenst gedrag of disfunctioneren bespreken
Natuurlijk moet ongewenst gedrag of disfunctioneren soms besproken worden. Een tweetal tips in dit artikel.
Bij disfunctioneren is het zaak om je te richten op de feiten.
- Welke taak wordt niet goed uitgevoerd (kwalitatief of kwantitatief?)
- Met welke verantwoordelijkheid of bevoegdheid wordt niet goed omgegaan?
Om in de voorbeelden te komen:
- Dus niet: ‘je bent niet proactief genoeg’ maar ‘ik zie dat je sommige knelpunten niet tijdig signaleert’.
- Dus niet: ‘je bent me te stil tijdens het werkoverleg’ maar ‘ik zou het op prijs stellen wanneer jij jouw expertise actief inbrengt tijdens het werkoverleg’
Bij ongewenst gedrag is het zaak om het gedrag te beschrijven en je bij de feiten te houden.
- Dus niet: ‘ik zie dat je alweer te laat bent’ maar ‘ik wil expliciet dat je om 8.00 uur aanwezig bent’.
- Dus niet: ‘meerdere collega’s signaleren dat je nogal eens te laat komt’ maar ‘ik heb geconstateerd dat je met regelmaat te laat komt en wil dat jij je aan de werktijden houdt’.
- Dus niet: ‘jij houdt je niet aan de werktijden en daarmee creëer je een precedentwerking binnen de organisatie’ maar ‘ik verwacht van iedere medewerker dat hij/zij zich aan de werktijden houdt’.
Voorkom oordelen, voorbarige of onjuiste conclusies, verkeerde suggesties. Vermijd het labelen van situaties of van een persoon en vermijd jouw mening.
Curieus is het juiste woord
Beoordelen van functioneren is een zaak die aandacht vraagt en zorgvuldigheid vereist. Daarom introduceer ik het woord curieus wat afstamt van het Latijnse curiosus en dat betekent vol zorg en aandacht. Je kunt medewerkers onjuiste voeding (feed) maar ook te veel of te weinig voeding geven. Je kunt zelfs bijdragen aan ziekte van medewerkers door ze constant verkeerd te voeden. Hoe dat gaat?
- Talent niet zien of benutten
- Kwaliteiten niet zien of benutten
- Medewerkers overvragen
- De verkeerde dingen van de medewerkers vragen
- Niet luisteren wat jouw medewerkers nodig hebben
- Te weinig vragen van jouw medewerkers
- Onduidelijk zijn in jouw verwachtingen
- Een beeld aanpraten wat niet klopt
Onjuiste feedback geven
Onjuiste feedback geven is onzorgvuldig en niet curieus.
Ik moet nu denken aan Lisanne. Lisanne is in eerste instantie een beetje terughoudend in contact met anderen. Ze voelt zich enigszins geremd om spontaan op iemand af te stappen. De manager van Lisanne geeft daar zijn eigen interpretatie aan door te zeggen: ‘ik vind jou erg introvert, je zou veel spontaner moeten zijn en je moet je veel meer profileren’.
En dat werd op papier gezet tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Gevolg is een jarenlange worsteling die het bij Lisanne opriep. Ze voldeed niet aan het algemeen maatschappelijke beeld, ze was niet vlot genoeg etc.
Kijk dat noem ik niet curieus. En dan geef je de medewerker verkeerde voeding. Daar krijg je geen groei van maar daardoor belemmer je groei. Ik denk dat het meer over de manager zegt dan over Lisanne. Maar het kwaad was al geschied.
Tot slot
Wil je tips als leidinggevende in jouw leidinggevende praktijk over het geven van feedback op het functioneren en gedrag van medewerkers? Neem dan contact met ons op.
Leerdoelen training feedbackvaardigheden
Dit artikel schreef ik in de serie over leerdoelen voor de training feedback geven en ontvangen.
