home / persoonlijke ontwikkeling / feedbackvaardigheden / feedback leidinggevenden

Feedback geven als leidinggevende

Leidinggevenden volgen vaak trainingen op het gebied van leiderschap en communicatie. Toch ontbreken feedbackvaardigheden nogal eens in dat rijtje. Als ik vraag hoe dat komt, hoor ik regelmatig dat men feedback geven al voldoende beheerst. Ik meen echter dat daar nog veel winst te behalen is. Feedback geven is meer dan een medewerker corrigeren of beoordelen. Het is een belangrijk onderdeel van goede feedbackvaardigheden. Als leidinggevende geef je richting aan het functioneren van medewerkers en draag je bij aan hun ontwikkeling. Onzorgvuldige feedback kan die ontwikkeling juist belemmeren.

Hoe geef je feedback op het functioneren van een medewerker?

Feedback geven op het functioneren van medewerkers is belangrijk. Daarbij gaat het erom dat je opbouwt en niet afbreekt, stimuleert en niet afremt, motiveert en niet demotiveert. Functioneren gaat over verschillende zaken:

• De uitvoering van taken en werkzaamheden.
• De kwaliteit en hoeveelheid van het geleverde werk.
• De manier waarop iemand met verantwoordelijkheden en bevoegdheden omgaat.
• De samenwerking met collega’s en leidinggevenden.
• Het gedrag dat iemand tijdens het werk laat zien.

Beoordelen is niet alleen vaststellen wat onvoldoende is. Het is ook benoemen wat goed gaat, welke kwaliteiten iemand inzet en wat verder ontwikkeld kan worden.

Hoe draagt feedback bij aan de ontwikkeling van medewerkers?

Bij functioneren en beoordelen is het belangrijk dat je voeding teruggeeft aan de medewerker. Daarvoor is nodig dat je:

• De kwaliteiten en talenten van de medewerker herkent en expliciet benoemt.
• De kwaliteiten van de medewerker daadwerkelijk inzet.
• De medewerker laat functioneren op een plek waar hij of zij het beste tot zijn recht komt.
• Valkuilen bespreekt en deze relateert aan de kracht en kwaliteiten van de medewerker.
• Niet alleen benoemt wat fout gaat, maar ook laat zien wat al goed gaat.

Feedback draagt pas bij aan ontwikkeling wanneer een medewerker inzicht krijgt in wat hij of zij doet, welk effect dat heeft en welke mogelijkheden er zijn om verder te groeien.

Waarom moet je verwachtingen vooraf bespreken?

Een belangrijk onderdeel van functioneren en beoordelen is het vooraf bespreekbaar maken van verwachtingen.

• Bespreek het gewenste resultaat vooraf, in plaats van achteraf een ongewenst resultaat te signaleren waarover nooit duidelijke afspraken zijn gemaakt.
• Bespreek gewenst gedrag vooraf, in plaats van achteraf te verwijten dat een medewerker niet aan een onuitgesproken norm voldoet.
• Controleer of de medewerker begrijpt wat je verwacht.
• Maak duidelijk welke ruimte, verantwoordelijkheid en bevoegdheid de medewerker heeft.

Een medewerker afrekenen op verwachtingen die nooit zijn uitgesproken, is geen zorgvuldige feedback.

Hoe bespreek je ongewenst gedrag of disfunctioneren?

Natuurlijk moet ongewenst gedrag of disfunctioneren soms worden besproken. Bij disfunctioneren is het belangrijk dat je je richt op de feiten.

Onderzoek concreet:

• Welke taak kwalitatief of kwantitatief niet goed wordt uitgevoerd.
• Met welke verantwoordelijkheid of bevoegdheid niet goed wordt omgegaan.
• Welk gedrag je zelf hebt waargenomen.
• Welk effect dat gedrag heeft op het werk, het team of het resultaat.

 

• Niet: ‘Je bent niet proactief genoeg.’
• Wel: ‘Ik zie dat je knelpunten niet altijd tijdig signaleert. Ik verwacht dat je deze eerder bespreekbaar maakt.’
• Niet: ‘Je bent me te stil tijdens het werkoverleg.’
• Wel: ‘Ik wil graag dat jij jouw expertise actief inbrengt tijdens het werkoverleg.’

• Niet: ‘Ik zie dat je alweer te laat bent.’
• Wel: ‘Ik verwacht dat je om 8.00 uur aanwezig bent. De afgelopen twee weken was je drie keer later.’

• Niet: ‘Meerdere collega’s zeggen dat je nogal eens te laat komt.’
• Wel: ‘Ik heb geconstateerd dat je met regelmaat te laat komt en ik wil dat jij je aan de werktijden houdt.’

Voorkom oordelen, voorbarige conclusies en suggesties die je niet kunt onderbouwen. Beschrijf het gedrag en houd je bij wat je zelf hebt waargenomen. De algemene feedbackregels helpen je om feitelijk en zorgvuldig te blijven.

Hoe voorkom je dat jouw oordeel feedback wordt?

Een leidinggevende heeft door zijn of haar positie extra invloed. Een label dat door een collega misschien snel wordt vergeten, kan in een beoordeling of personeelsdossier jarenlang blijven doorwerken. Woorden als introvert, ongemotiveerd, passief of niet proactief zijn vaak interpretaties. Je beschrijft daarmee niet wat je hebt gezien, maar welk beeld je van de medewerker hebt gevormd. Voorkom dat jouw oordeel feedback wordt:

• Beschrijf concreet gedrag.
• Benoem het effect dat je waarneemt.
• Vraag hoe de medewerker de situatie zelf ervaart.
• Controleer jouw aannames voordat je conclusies trekt.
• Maak onderscheid tussen jouw voorkeur en een noodzakelijke functie-eis.
• Geef de medewerker ruimte om te reageren.

Feedback is geen eenrichtingsverkeer. De reactie van de medewerker kan nieuwe informatie geven en jouw eerste beeld nuanceren.

Waarom vraagt feedback geven om zorg en aandacht?

Het beoordelen van functioneren vraagt aandacht en zorgvuldigheid. Daarom introduceer ik het woord curieus. Dat woord stamt af van het Latijnse curiosus en betekent: vol zorg en aandacht. Je kunt medewerkers onjuiste voeding geven, maar ook te veel of te weinig voeding. Je kunt groei belemmeren wanneer je:

• Talent niet ziet of benut.
• Kwaliteiten niet herkent of inzet.
• Medewerkers overvraagt.
• Medewerkers te weinig verantwoordelijkheid geeft.
• Niet luistert naar wat medewerkers nodig hebben.
• Onduidelijk bent over jouw verwachtingen.
• De verkeerde dingen van een medewerker vraagt.
• Een medewerker een beeld aanpraat dat niet klopt.

Curieus feedback geven betekent dat je niet alleen kijkt naar wat er misgaat. Je onderzoekt ook wat iemand nodig heeft, waar zijn of haar kracht ligt en wat ontwikkeling mogelijk maakt.

Wat kan onjuiste feedback met een medewerker doen?

Onjuiste feedback geven is onzorgvuldig en niet curieus. 

Ik moet denken aan Lisanne. Lisanne is in eerste instantie wat terughoudend in het contact met anderen. Ze voelt zich enigszins geremd om spontaan op iemand af te stappen. Haar manager gaf daar zijn eigen interpretatie aan: ‘Ik vind jou erg introvert. Je zou veel spontaner moeten zijn en je moet je veel meer profileren.’

Dat werd vervolgens op papier gezet tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Het gevolg was een jarenlange worsteling bij Lisanne. Ze kreeg het gevoel dat zij niet voldeed aan het algemene beeld van hoe iemand zich zou moeten gedragen. Ze was niet vlot en zichtbaar genoeg. Dat noem ik niet curieus. De manager gaf Lisanne verkeerde voeding. Hij beschreef geen concreet gedrag, maar plakte een persoonlijk label op haar. Vervolgens maakte hij van zijn eigen voorkeur een ontwikkelopdracht. Daar krijg je geen groei van. Daarmee belemmer je groei. Het zegt mogelijk meer over het ideaalbeeld van de manager dan over Lisanne, maar het kwaad was al geschied. Een zorgvuldiger gesprek zou beginnen met concrete waarnemingen en open vragen. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je tijdens bijeenkomsten weinig uit jezelf contact zoekt met anderen. Hoe ervaar jij dat zelf en wat heb je nodig om jouw bijdrage goed te kunnen leveren?’

Daarmee ontstaat een gesprek in plaats van een oordeel.

Veelgestelde vragen over feedback geven als leidinggevende

Hieronder beantwoorden we vijf aanvullende vragen over feedback in de leidinggevende praktijk.

Hoe vaak geef je als leidinggevende feedback?

Geef feedback regelmatig en wacht niet tot het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Medewerkers hebben meer aan tijdige en concrete terugkoppeling dan aan een lange lijst met punten aan het einde van het jaar.

Geef je feedback tijdens of buiten een beoordelingsgesprek?

Feedback hoort vooral onderdeel te zijn van de dagelijkse samenwerking. Een beoordelingsgesprek mag geen verzameling verrassingen bevatten. Belangrijke onderwerpen moeten eerder zijn besproken.

Wat doe je als een medewerker het niet eens is met jouw feedback?

Vraag hoe de medewerker de situatie ziet en luister naar de reactie. Controleer daarna of jouw waarneming volledig en feitelijk was. Je hoeft jouw verantwoordelijkheid niet los te laten, maar je moet wel openstaan voor aanvullende informatie.

Mag je feedback van collega’s meenemen in een beoordeling?

Dat kan, maar wees transparant over de bron en controleer of de informatie concreet en betrouwbaar is. Gebruik geen vage opmerkingen als ‘anderen vinden ook dat jij...’ zonder voorbeelden of wederhoor.

Hoe voorkom je dat feedback als machtsmiddel wordt ervaren?

Wees duidelijk over jouw bedoeling, bespreek concreet gedrag en geef de medewerker ruimte om te reageren. Gebruik jouw positie niet om een persoonlijke voorkeur als waarheid op te leggen.