home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / verzuimbeleid

Verzuimbeleid ontwikkelen

In een goed verzuimbeleid staan de afspraken rondom ziekmelding, herstelmelding, verzuimbegeleiding en re-integratie. Bij verzuim en inzetbaarheid gaat het daarbij niet alleen om regels. Het beleid moet ook duidelijk maken welke inspanningen van medewerker, werkgever, leidinggevende en deskundigen worden verwacht. Wie doet wat en wanneer? Wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld? Hoe gaan we om met arbeidsmogelijkheden, passend werk en aanpassingen in het werk?

Medewerker en werkgever werken samen aan re-integratie. Daarbij helpt het wanneer er een helder en concreet doel is en wordt afgesproken wie welke stap zet. Soms kan dat betekenen dat werkzaamheden worden aangepast, tijdelijk andere taken worden uitgevoerd of werktijden veranderen. Sociale steun en voldoende regelmogelijkheden in het werk kunnen daarbij eveneens belangrijk zijn. Een verzuimbeleid moet dus niet alleen vertellen wat mensen moeten doen wanneer iemand ziek wordt, maar ook richting geven aan de manier waarop de organisatie met gezondheid, werk en inzetbaarheid omgaat.

Van visie naar verzuimbeleid en verzuimreglement

Verzuimbeleid begint voor mij niet bij het formulier waarmee iemand zich ziek meldt. Eerst moet duidelijk zijn hoe jouw organisatie naar ziekte, gezondheid, verantwoordelijkheid en inzetbaarheid kijkt. Een visie op verzuim geeft daar richting aan. Verwacht je bijvoorbeeld dat medewerkers tijdens ziekte actief meedenken over wat nog wel mogelijk is? Welke verantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende? En welke verantwoordelijkheid wil je juist niet bij de leidinggevende neerleggen?

Het beleid vertaalt die uitgangspunten naar afspraken. De praktische spelregels kun je vervolgens verder vastleggen in een ziekteverzuimreglement. Daarin kan bijvoorbeeld staan hoe iemand zich ziek meldt, wanneer contact plaatsvindt en hoe een herstelmelding wordt doorgegeven. Het beleid geeft richting, het reglement maakt de dagelijkse procedure concreet en de verzuimaanpak laat zien hoe je die afspraken in de praktijk uitvoert. Die drie moeten natuurlijk wel hetzelfde verhaal vertellen.

Ziekmelden is geen gewone verlofaanvraag

Ik zou in een verzuimbeleid niet opnemen dat de leidinggevende beslist of een medewerker wegens ziekte thuis mag blijven. Een medewerker meldt zich ziek volgens de afgesproken procedure. De leidinggevende hoeft vervolgens niet vast te stellen of iemand medisch gezien ziek genoeg is. Wanneer een oordeel nodig is over gezondheid, belastbaarheid en de relatie tussen ziekte en werk, hoort dat bij de bedrijfsarts.

Dat betekent niet dat de leidinggevende met lege handen staat. Je mag duidelijke afspraken maken over de ziekmelding, bereikbaarheid, contact, werkzaamheden die moeten worden overgedragen en het vervolg. Tegelijkertijd gelden grenzen aan de informatie die een werkgever mag vragen en registreren. Daarom hoort privacy bij verzuimbegeleiding nadrukkelijk thuis in goed verzuimbeleid. Belangstelling tonen mag. Een medisch dossier aanleggen als leidinggevende niet.

Maak rollen en verantwoordelijkheden concreet

Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De bedrijfsarts of arbodienst heeft een deskundige rol bij de beoordeling van gezondheid en werk. De leidinggevende blijft belangrijk voor het dagelijkse contact, de werkrelatie, afspraken en de organisatie van werkzaamheden. Leg daarom niet alleen formeel vast wie verantwoordelijk is, maar beschrijf ook wat je in de praktijk van elkaar verwacht.

Van een medewerker mag bijvoorbeeld worden verwacht dat hij meewerkt aan re-integratie, afspraken nakomt, naar afspraken met de bedrijfsarts of arbodienst gaat en meedenkt over passend werk. Van de werkgever wordt verwacht dat deze re-integratie mogelijk maakt, waar nodig werkzaamheden of werktijden aanpast en actief zoekt naar passende mogelijkheden. Op de pagina over rechten en plichten bij ziekteverzuim werken we die verdeling verder uit. Beleid wordt pas bruikbaar wanneer voor iedereen duidelijk is: dit is mijn aandeel.

Van arbeidsongeschiktheid naar arbeidsmogelijkheden

Een goed verzuimbeleid moet niet alleen regelen hoe iemand uit het werk verdwijnt, maar ook hoe terugkeer naar werk wordt ondersteund. Ziekte betekent niet automatisch dat iemand helemaal niets meer kan. Soms kan iemand tijdelijk minder uren werken, een deel van het eigen werk uitvoeren of andere werkzaamheden doen. Daarbij moet je niet zelf gaan dokteren. De bedrijfsarts adviseert over de belastbaarheid en werkgever en medewerker kijken vervolgens hoe dat naar het werk kan worden vertaald.

Als het eigen werk tijdelijk niet of niet volledig mogelijk is, kan passend werk aan de orde komen. Het beleid moet duidelijk maken hoe jouw organisatie daarmee omgaat. Wie onderzoekt mogelijke werkzaamheden? Hoe wordt een aanpassing besproken? Wie bewaakt de afspraken? En wat doen werkgever en medewerker wanneer zij verschillend denken over wat passend is? Een zin als "wij bieden passend werk aan" is te mager als niemand weet hoe dat in de praktijk moet gebeuren.

Stuur op gedrag en op omstandigheden in het werk

In mijn oorspronkelijke checklist stond bewust: sturen op gedrag en inspanningen van medewerker en leidinggevende. Dat blijft belangrijk. Houdt iemand zich aan afspraken? Wordt er actief meegedacht over mogelijkheden? Komt de leidinggevende gemaakte afspraken na? Blijft er contact? Goed beleid maakt gewenst gedrag duidelijk zonder van iedere ziekmelding een kwestie van wantrouwen te maken.

Maar kijk niet alleen naar het gedrag van degene die zich ziek meldt. Stuur ook op belastende factoren in het werk, op samenwerking, sociale steun, duidelijke taken en voldoende regelmogelijkheden. Daar ligt een verbinding met veilig en gezond werken. Niet ieder ziekteverzuim is door de organisatie te voorkomen, maar dat ontslaat een werkgever niet van de verantwoordelijkheid om beïnvloedbare arbeidsrisico's serieus te nemen.

Gebruik verzuimcijfers om betere vragen te stellen

Ook verzuimcijfers horen bij het beleid. Het gaat dan niet alleen om de vraag welke cijfers je registreert, maar vooral wat je ermee doet. Vergelijk je ontwikkelingen tussen periodes of teams? Kijk je naast het verzuimpercentage ook naar meldingsfrequentie en verzuimduur? En wie ontvangt deze informatie?

Cijfers zijn managementinformatie, geen diagnose. Een afdeling met een hoger verzuimpercentage heeft niet automatisch een slechte leidinggevende en een team met een laag percentage is niet vanzelf gezond. Gebruik cijfers om patronen te zien en vervolgens vragen te stellen. Wat gebeurt hier? Is er sprake van langdurige uitval, veel korte meldingen of een ontwikkeling die nader onderzoek verdient? Dan helpt het cijfer je verder in plaats van dat het alleen in een rapportage staat.

Verzuimbeleid moet ook preventief werken

Een beleid dat pas begint op het moment van ziekmelden is naar mijn idee te beperkt. Natuurlijk moeten de regels rondom ziekte en re-integratie goed geregeld zijn. Maar een organisatie mag ook kijken naar wat medewerkers nodig hebben om gezond en inzetbaar te blijven. Denk aan passende belasting, veilige arbeidsomstandigheden, duidelijkheid, ontwikkeling, sociale steun en voldoende ruimte om het werk goed uit te voeren.

Dat betekent niet dat verzuimbeleid ieder gezondheidsprobleem kan voorkomen. Mensen kunnen ziek worden door oorzaken waarop werkgever en leidinggevende nauwelijks invloed hebben. Wel kun je voorkomen dat beleid uitsluitend curatief wordt. Wie pas naar werkdruk, arbeidsrisico's of inzetbaarheid kijkt wanneer het verzuimpercentage oploopt, begint laat. Goed beleid verbindt begeleiding na uitval daarom met preventie vóór uitval.

Een verzuimbeleid moet vooral bruikbaar zijn

Je kunt een prachtig beleidsdocument van dertig pagina's maken en toch bij iedere ziekmelding opnieuw gaan improviseren. De echte test is eenvoudiger. Weten medewerkers wat zij moeten doen wanneer zij ziek worden? Weet de leidinggevende welke vragen hij wel en niet mag stellen? Is duidelijk wanneer de bedrijfsarts wordt betrokken? Weten werkgever en medewerker wat van hen wordt verwacht tijdens re-integratie? En weten leidinggevenden welke mogelijkheden zij hebben om werkzaamheden tijdelijk aan te passen?

Als het antwoord op die vragen nee is, heb je niet automatisch meer beleid nodig. Misschien moet het bestaande beleid duidelijker of eenvoudiger worden. Misschien ontbreekt scholing of verschillen leidinggevenden onderling te veel in hun aanpak. Verzuimbeleid werkt pas wanneer mensen het kennen, begrijpen en toepassen. De regels vormen het kader. Uiteindelijk maken mensen er in de dagelijkse praktijk beleid van.

Veelgestelde vragen over verzuimbeleid

Bij het ontwikkelen van verzuimbeleid komen visie, regels en dagelijkse praktijk bij elkaar. Deze vijf vragen gaan over onderdelen waar organisaties en leidinggevenden in de praktijk vaak tegenaan lopen.

Wat moet er in een verzuimbeleid staan?

Een goed verzuimbeleid beschrijft de uitgangspunten rond ziekte en inzetbaarheid, de procedure rond ziek- en herstelmelding, rollen en verantwoordelijkheden, privacy, contact, re-integratie, arbeidsmogelijkheden, passend werk, deskundige ondersteuning, verzuimcijfers en preventie. Het moet vooral duidelijk maken wie wat wanneer doet.

Wat is het verschil tussen verzuimbeleid en een ziekteverzuimreglement?

Verzuimbeleid beschrijft vooral hoe de organisatie naar ziekte, verantwoordelijkheid, re-integratie en inzetbaarheid kijkt en welke afspraken daarbij gelden. Een ziekteverzuimreglement vertaalt dat naar concrete procedures, bijvoorbeeld voor ziekmelding, contact en herstelmelding.

Wie is verantwoordelijk voor de re-integratie?

Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De bedrijfsarts of arbodienst adviseert over de relatie tussen gezondheid en werk. De leidinggevende heeft namens de werkgever vaak een belangrijke praktische rol bij contact, afspraken en de organisatie van werkhervatting.

Moet passend werk onderdeel zijn van het verzuimbeleid?

Ja. Het beleid moet duidelijk maken hoe de organisatie omgaat met arbeidsmogelijkheden, aanpassingen van het eigen werk en ander passend werk. Werkgever en medewerker zoeken samen naar mogelijkheden die passen bij de belastbaarheid en de situatie.

Hoort preventie ook bij verzuimbeleid?

Ja. Een volwassen verzuimbeleid kijkt niet alleen naar begeleiding nadat iemand is uitgevallen. Ook arbeidsrisico's, werkdruk, sociale veiligheid, regelmogelijkheden en andere omstandigheden die gezond en duurzaam werken ondersteunen, verdienen aandacht.