Bureaucratie en bureaucratische organisaties
Bureaucratie is een aanduiding voor een organisatie die gericht is op procedures, regels, uitvoer van processen en checklists. Bureaucratie ontstaat meestal omdat sterk gespecialiseerde routinetaken moeten worden uitgevoerd volgens tal van geformaliseerde regels en voorschriften. Op zich niks mis mee dus. Toch is bureaucratie een soort scheldwoord geworden voor organisaties waar de besluitvorming traag verloopt en waar gebrek aan daadkracht is.
Kenmerken
Wat zijn de kenmerken van bureaucratie?
- Gericht op regels, regelgeving, procedures, protocollen en afspraken
- Vraagstukken niet via een persoonlijk gesprek afhandelen maar bekijken of het volgens de regelgeving voldoet
- Omslachtig: mensen worden van het kastje naar de muur gestuurd
- Niemand wil verantwoordelijkheid nemen of durft een stelling of standpunt in te nemen: eerst wordt gekeken of we aan alle normen en regels voldoen
- Indekken en indekcultuur: als er fouten worden gemaakt, vinden we dat niet erg als het maar niet aan mij ligt
- Excuus en ja-maar-cultuur
- Standaardisatie van taken, routines, regels en procedures
Training en coaching gericht op leiderschap
Wij verzorgen training & coaching voor leidinggevenden. Zowel voor het middenkader als het hoger kader, voor de startende leidinggevende als de ervaren manager.
Verbinding ontbreekt
Kenmerkend voor de bureaucratische organisatie is dat de verbinding ontbreekt. Het face-to-face contact wordt niet gezocht. Men gaat het gesprek snel uit de weg en men is erg gericht op regels, uitvoer van regels, procesbeschrijvingen. Bij elk nieuw vraagstuk wordt eerst gekeken of het wel ingebakken is in de procedures of probeert men door het bedenken van nieuwe regels een vraagstuk op te lossen.
Spanningsveld tussen de geest en de letter van de wet
Bureaucratische organisaties proberen naar de letter van de wet te handelen. Uiteraard om eenduidigheid te creëren en om precedentwerking of uitzonderingsposities te voorkomen. Echter: blijkbaar is niet alles in regels en voorschriften te vatten. Zelfs de wetgever heeft een bedoeling met de wet en dat noem ik handelen in de geest van de wet.
Ook bij de overheid: behoefte aan korte lijnen en minder bureaucratie
Tijdens een workshop voor 300 ambtenaren werd mij verteld dat er behoefte is binnen de overheid aan korte lijnen en minder bureaucratie. Daarmee bedoelt men:
- Ambtelijke molens kunnen sneller en korter
- Balans zoeken tussen maatwerk en regels
- Creatief denken out of the box: niet alleen gebaande paden
- Meer durven afwijken van vaste patronen
- Meer een eigen weg bewandelen
- Minder regels en meer kaders
- Minder vanachter je bureau alles bedenken maar de maatschappij ingaan
- Ruimte binnen de regels die er zijn
- Meer zichtbaar zijn (uit onze ivoren torens treden)
- Niet als ambtenaar overkomen maar tussen de mensen staan
- Niet altijd naar de regeltjes kijken: meer praktisch denken in mogelijkheden
- Zaken praktisch insteken, niet te veel in regeltjes blijven hangen
- Hoofdlijnen in het oog houden
Nieuwe vormen van leiderschap
Nieuwe vormen van leiderschap vragen om investering in de mensen. Het gesprek aangaan, bedoelingen duidelijk maken, je niet verschuilen achter voorschriften maar face-to-face het gesprek aangaan vraagt van jouw medewerkers maar ook van de leiding meer dan indekken en verschuilen achter procedures.
Bureaula-management
Een bureaula is gevaarlijk voor directies, managers en leidinggevenden. Er verdwijnt teveel in de bureaula wat eigenlijk op tafel hoort zoals rapporten over veiligheid, aanbevelingen over kwaliteit, assessments van medewerkers, marketingonderzoeken en cultuuronderzoeken.
De basis voor bureaula-managent: niets mee doen!
De basisvaardigheden voor bureaulamanagement zijn: niets mee doen, niet oppakken, komt later. En de communicatie van de leiding is: we komen erop terug, we hebben andere prioriteiten, we hebben er notie van genomen, we pakken dit te zijner tijd op.
Wat zit er allemaal in de bureaula van de directie of manager?
In de meeste gevallen is de bureaula erg vol. Wat zit er allemaal in? Bijvoorbeeld:
- rapporten over veiligheid en kwaliteit
- assessments van medewerkers
- marketingonderzoek, strategische communicatieplannen, rapporten over strategisch HRM beleid, vestigingsplaatsonderzoeken
- de visie, missie en strategie van de organisatie
- de uitkomsten van de cultuurscan
Competenties voor de bureaula-manager
Mocht jouw organisatie nog op zoek zijn naar een bureaula-manager, dit zijn de benodigde competenties:
- uitstellen en uitstelgedrag
- moeilijke zaken niet oplossen maar onbespreekbaar laten
- verschuilen, wegmoffelen en verstoppen
- praktische zaken benaderen via systemen of theoretische modellen
Rapporten inclusief bureaula
Inmiddels werken we met twee soorten rapportages:
- Een beknopt rapport wat op tafel komt, wat besproken wordt en waar iets mee gedaan wordt
- Een uitgebreid rapport inclusief bureaula (voor het archief en het personeelsdossier)
Je begrijpt dat het uitgebreide rapport de duurste is maar voor de bureaula-manager maakt de prijs niet zoveel uit: als het maar onderbouwd is.
Moraal van dit verhaal?
Soms krijg ik de vraag: 'kun je ook even een rapportje samenstellen?'. Ik antwoord steevast met: 'zal ik even langskomen om de uitkomsten te bespreken'. Oftewel: ik ben ongeschikt voor de bureaula. We gaan er wat mee doen of we doen het niet.
Leiderschapsontwikkeling
Bekijk al onze trainingen gericht op leiderschapsontwikkeling. Bekijk ook de Leerdoelen leiderschap.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
