home / leiderschapsontwikkeling / leiderschapsprogramma / leiderschapsvormen / leiders managers / bureaucratie

Bureaucratie en bureaucratische organisaties

Bureaucratie is een aanduiding voor een bureaucratische organisaties zijn gericht op procedures, regels, uitvoer van processen en checklists. Vaak ontstaan omdat sterk gespecialiseerde routinetaken moesten worden uitgevoerd volgens tal van geformaliseerde regels en voorschriften. Toch is bureaucratie een soort scheldwoord geworden voor organisaties waar de besluitvorming traag verloopt en waar gebrek aan daadkracht is.

Kenmerken

Wat zijn de kenmerken van bureaucratie?

• Gericht op regels, regelgeving en procedures
• Vraagstukken niet via een persoonlijk gesprek afhandelen maar bekijken of het volgens de regelgeving voldoet
• Omslachtig: mensen worden van het kastje naar de muur gestuurd
• Niemand wil verantwoordelijkheid nemen of durft een stelling of standpunt in te nemen: eerst wordt gekeken of we aan alle normen en regels voldoen
• Indekken en indekcultuur: als er fouten worden gemaakt, vinden we niet erg als het maar niet aan mij ligt
• Excuus en jamaar-cultuur
• Standaardisatie van taken, routines, regels en procedures
• gericht op protocollen, procedures, regels en afspraken

Verbinding ontbreekt

Kenmerkend voor de bureaucratische organisatie is dat de verbinding ontbreekt. Het face-to-face contact wordt niet gezocht. Men gaat het gesprek snel uit de weg en men is erg gericht op regels, uitvoer van regels, procesbeschrijvingen. Bij elk nieuw vraagstuk wordt eerst gekeken of het wel ingebakken is in de procedures of probeert men door het bedenken van nieuwe regels een vraagstuk op te lossen.

Spanningsveld tussen de geest en de letter van de wet

Bureaucratische organisaties proberen naar de letter van de wet te handelen. Uiteraard om eenduidigheid te creëren en om precedentwerking of uitzonderingsposities te voorkomen. Echter: blijkbaar is niet alles in regels en voorschriften te vatten. Zelfs de wetgever heeft een bedoeling met de wet en dat noemen we handelen in de geest van de wet.

Nieuwe vormen van leiderschap

Nieuwe vormen van leiderschap vragen om investering in de mensen. Het gesprek aangaan, bedoelingen duidelijk maken, je niet verschuilen achter voorschriften maar face-to-face het gesprek aangaan vraagt meer van uw medewerkers maar ook van de leiding dan indekken en verschuilen achter procedures.

Bureaula-management

Een bureaula is gevaarlijk voor directies, managers en leidinggevenden. Er verdwijnt teveel in de bureaula wat eigenlijk op tafel  hoort zoals rapporten over veiligheid, aanbevelingen over kwaliteit, assessments van medewerkers, marketingonderzoeken en cultuuronderzoeken.

• De basis voor bureaula-managent: niets mee doen!

  De basisvaardigheden voor bureaulamanagement zijn: niets mee doen, niet oppakken, komt later. En de communicatie van de leiding is: we komen erop terug, we hebben andere prioriteiten, we hebben er notie van genomen, we pakken dit te zijner tijd op.

• Wat zit er allemaal in de bureaula van de directie of manager?

  In de meeste gevallen is de bureaula te vol. Wat zit er allemaal in?

  • rapporten over veiligheid en kwaliteit
  • assessments van medewerkers
  • marketingonderzoek, strategische communicatieplannen, rapporten over strategisch HRM beleid, vestigingsplaatsonderzoeken
  • de visie, missie en strategie van de organisatie
  • de uitkomsten van de cultuurscan

• Competenties voor de bureaula-manager

  Mocht uw organisatie nog op zoek zijn naar een bureaula-manager, dit zijn de benodigde competenties:

  • uitstellen en uitstelgedrag
  • moeilijke zaken niet oplossen maar onbespreekbaar laten
  • verschuilen, wegmoffelen en verstoppen
  • praktische zaken benaderen via systemen of theoretische modellen

• Rapporten inclusief bureaula

  Inmiddels werken we met twee soorten rapportages:

  1. Een beknopt rapport wat op tafel komt, wat  besproken wordt en waar iets mee gedaan wordt
  2. Een uitgebreid rapport inclusief bureaula (voor het archief en personeelsdossier)

  U begrijpt dat het uitgebreide rapport de duurste is maar voor de bureaula-manager maakt de prijs niet zoveel uit: als het maar onderbouwd is.

• Moraal van dit verhaal?

  De vraag: kun je ook even een rapportje samenstellen beantwoorden we steevast met: zullen we langskomen om de uitkomsten te bespreken. Oftewel: we zijn ongeschikt voor de bureaula. We gaan er wat mee doen of we doen het niet.