home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / opzien functioneringsgesprek

Opzien tegen het functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek

Zie je op tegen het jaarlijkse functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek? Dan is een gesprek dat bedoeld is om functioneren bespreekbaar te maken zelf een stressbron geworden. Dat komt voor bij medewerkers, maar net zo goed bij leidinggevenden. Soms is er angst voor kritiek, soms onzekerheid over wat er gaat gebeuren en soms is het vertrouwen tussen medewerker en leidinggevende al beschadigd. Op de pagina over slecht functioneren bespreekbaar maken gaat het over moeilijke gesprekken rond functioneren. Hier gaat het vooral om de vraag waarom je tegen zo'n gesprek opziet en wat je daaraan kunt doen.

Waarom ziet een leidinggevende tegen het gesprek op?

Een leidinggevende ziet vaak niet op tegen het gesprek met de medewerker die uitstekend functioneert en tevreden naar huis gaat. De spanning ontstaat meestal wanneer er iets moeilijks gezegd moet worden. Je weet dat de medewerker het niet leuk gaat vinden, je verwacht weerstand of je weet zelf niet goed hoe je het onderwerp moet brengen. Sommige leidinggevenden voelen zich verbaal niet opgewassen tegen een medewerker die stevig van zich afbijt. Anderen willen vooral het aardige baasje blijven en vinden het lastig om naast waardering ook kritiek of duidelijke grenzen te geven.

Redenen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Bang zijn om een negatieve boodschap te brengen.
• Opzien tegen een boze of halsstarrige reactie.
• Onzeker zijn over het eigen optreden als leidinggevende.
• Zich verbaal niet opgewassen voelen tegen de medewerker.
• Onvoldoende vaardig zijn om kritiek duidelijk en respectvol te formuleren.
• Moeite hebben met emoties tijdens het gesprek.
• Bang zijn dat de arbeidsrelatie verslechtert door wat er besproken moet worden.

Dat laatste zorgt er nogal eens voor dat een leidinggevende moeilijke onderwerpen uitstelt. Maar daarmee wordt het gesprek meestal niet makkelijker. Een probleem dat in maart lastig was om te bespreken, is in december zelden vanzelf eenvoudiger geworden.

Waarom ziet een medewerker er tegenop?

Ook voor de medewerker kan het gesprek beladen zijn. Misschien heeft hij eerder meegemaakt dat een functioneringsgesprek veranderde in een opsomming van fouten. Misschien weet hij niet wat zijn leidinggevende van hem vindt omdat daar gedurende het jaar nauwelijks over gesproken wordt. Of hij heeft het gevoel dat het gesprek formeel tweezijdig heet, terwijl de leidinggevende in de praktijk vooral vertelt wat hij van de medewerker vindt.

Een medewerker kan tegen het gesprek opzien omdat hij:

• Negatieve ervaringen heeft met eerdere gesprekken.
• Bang is voor onverwachte kritiek.
• Werkt in een organisatie waar een afrekencultuur wordt ervaren.
• Niet weet wat hij tijdens het gesprek kan verwachten.
• Zich niet opgewassen voelt tegen de leidinggevende.
• Weinig vertrouwen heeft in de manier waarop met zijn inbreng wordt omgegaan.
• Bang is dat uitspraken later tegen hem worden gebruikt.
• Verwacht dat er onderwerpen op tafel komen die gedurende het jaar nooit zijn besproken.

Een beoordelingsgesprek kan daarbij nog meer spanning oproepen omdat er uiteindelijk een oordeel over het functioneren wordt uitgesproken. Onderschat de impact van een beoordeling daarom niet. Zeker wanneer iemand een negatieve beoordeling verwacht, kan het gesprek veel meer betekenen dan een gewoon overlegmoment.

Soms zit het probleem in de werkrelatie

Niet alle spanning wordt veroorzaakt door het functioneringsgesprek zelf. Soms is de relatie tussen medewerker en leidinggevende al beschadigd. Er is wantrouwen ontstaan, eerdere afspraken zijn niet nagekomen, iemand voelt zich onrechtvaardig behandeld of er speelt al langere tijd een conflict. Dan is het niet zo vreemd dat een medewerker weinig vertrouwen heeft in een open gesprek over functioneren. Hetzelfde geldt voor een leidinggevende die het gevoel heeft dat ieder gesprek met de medewerker onmiddellijk in strijd verandert.

In zo'n situatie moet je niet doen alsof een betere agenda of een mooier formulier het probleem oplost. Het kan een signaal zijn van een verstoorde werkrelatie. Dan moet je ook naar de relatie zelf kijken. Wat is er gebeurd? Waar is het vertrouwen beschadigd? Welke gebeurtenissen zijn niet goed uitgesproken? En is er nog voldoende basis om een normaal functioneringsgesprek te voeren?

Dat betekent niet dat je gesprekken over functioneren dan maar afschaft. Soms moet alleen eerst een ander gesprek plaatsvinden. Wanneer vertrouwen ontbreekt, heeft het weinig zin om te doen alsof alles normaal is en vervolgens vrolijk vraag drie van het functioneringsformulier af te werken.

Een goede voorbereiding haalt een deel van de spanning weg

Voorbereiding kan veel onzekerheid verminderen. Dat geldt voor beide partijen. Een leidinggevende moet vooraf weten wat hij wil bespreken, waarop zijn beeld van het functioneren gebaseerd is en welke eerdere afspraken relevant zijn. De medewerker moet eveneens weten welke onderwerpen op de agenda staan en gelegenheid krijgen om zelf punten in te brengen. Zo voorkom je dat iemand pas tijdens het gesprek ontdekt waar het eigenlijk over gaat.

Op de pagina over het voorbereiden van een functioneringsgesprek ga ik daar uitgebreider op in. Voorbereiding betekent overigens niet dat je het gesprek vooraf al uitschrijft. Juist wanneer iemand gespannen is, moet er voldoende ruimte blijven om te luisteren en om onderwerpen te bespreken die je zelf niet had voorzien.

Ook gedurende het jaar kun je veel spanning voorkomen. Geef feedback wanneer iets speelt. Bespreek problemen wanneer ze ontstaan. Geef waardering wanneer daar reden voor is. Als de medewerker elf maanden nauwelijks iets hoort en in december ineens een officiële uitnodiging ontvangt, heeft hij alle ruimte om zelf in te vullen wat er mogelijk gaat gebeuren.

Moet je de jaarlijkse gesprekken dan maar afschaffen?

Nee, zo eenvoudig is het niet. Ik zeg al langer: functioneren doe je 365 dagen per jaar en beoordelen trouwens ook. Het functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek moet daarom niet voelen als de eindafrekening van de energieleverancier, waarbij eindelijk wordt vastgesteld of je moet bijbetalen of nog wat terugkrijgt. Het gesprek hoort aan te sluiten op wat gedurende het jaar al besproken en zichtbaar is geweest.

Dat betekent ook dat een medewerker tijdens zo'n gesprek niet alleen moet horen wat beter kan. Bespreek wat goed gaat, welke kwaliteiten benut worden, welke ontwikkeling mogelijk is, wat de medewerker nodig heeft om goed te functioneren en hoe de samenwerking met de leidinggevende verloopt. Een gesprek over functioneren wordt een stuk minder bedreigend wanneer functioneren niet alleen ter sprake komt zodra er iets misgaat.

Op de pagina over het afschaffen van functioneringsgesprekken ga ik verder in op de vraag of het klassieke jaarlijkse gesprek nog nodig is. Mijn belangrijkste punt blijft: je kunt een formulier of jaarlijkse traditie afschaffen, maar niet het gesprek over functioneren.

Ook medewerkers kunnen leren hoe zo'n gesprek werkt

Het verwondert me dat trainingen over functioneringsgesprekken vrijwel altijd alleen voor leidinggevenden worden georganiseerd. De leidinggevende staat door zijn hiërarchische positie vaak al met 1-0 voor. Vervolgens trainen we hem ook nog uitvoerig op vragen stellen, feedback geven en gesprekken structureren, terwijl de medewerker vaak onvoorbereid aanschuift.

Ik heb in mijn loopbaan een keer meegemaakt dat een organisatie ervoor koos om ook alle medewerkers voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Dat vond ik een bijzonder verstandige gedachte. Medewerkers leerden bijvoorbeeld na te denken over hun eigen functioneren, welke onderwerpen ze zelf wilden bespreken, wat ze van de leidinggevende mochten verwachten en hoe ze konden aangeven wat zij nodig hadden om hun werk goed te doen.

Dat maakt het gesprek gelijkwaardiger zonder de verschillende verantwoordelijkheden weg te poetsen. De leidinggevende blijft leidinggevende en de medewerker blijft verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren. Maar beiden weten beter wat het doel van het gesprek is en wat zij eraan kunnen bijdragen.

Als opzien verandert in weigeren

Opzien tegen een gesprek is iets anders dan weigeren om eraan deel te nemen. Iemand kan behoorlijk gespannen zijn en toch bereid zijn het gesprek aan te gaan. Maar soms wordt de spanning zo groot of is het vertrouwen zo beschadigd dat een medewerker zegt helemaal niet te willen komen. Dan moet je eerst onderzoeken waarom.

Lees in dat geval verder over het weigeren van een functioneringsgesprek. Zeker wanneer angst voortkomt uit een conflict of vertrouwensbreuk moet je voorzichtig zijn met de conclusie dat iemand gewoon niet wil meewerken. Aan de andere kant kan structureel weigeren om over functioneren te praten uiteindelijk wel een serieus probleem worden. De oorzaak blijft bepalend.

Samengevat: waarom zie je tegen het functioneringsgesprek op?

Opzien tegen het functioneringsgesprek ontstaat meestal niet uit het niets. Er is onzekerheid over de boodschap, angst voor kritiek, een slechte eerdere ervaring of spanning in de relatie tussen medewerker en leidinggevende. Soms ligt het probleem bij onvoldoende gespreksvaardigheid, soms bij de manier waarop de organisatie de gesprekken gebruikt en soms is de arbeidsrelatie zelf het werkelijke probleem.

• Onderzoek waar de spanning precies vandaan komt.
• Bespreek moeilijke punten gedurende het jaar en spaar ze niet op.
• Maak vooraf duidelijk welke onderwerpen aan bod komen.
• Geef medewerker en leidinggevende allebei gelegenheid zich voor te bereiden.
• Maak onderscheid tussen angst voor het gesprek en een conflict in de werkrelatie.
• Kijk ook naar de eigen rol van de leidinggevende.
• Bespreek niet alleen wat fout gaat maar ook wat goed gaat.
• Maak van het gesprek geen jaarlijkse eindafrekening.
• Neem een verstoorde werkrelatie serieus wanneer die onder de spanning ligt.

Een functioneringsgesprek hoeft niet gezellig te zijn. Soms moeten er moeilijke dingen worden besproken. Maar wanneer beide partijen wekenlang met buikpijn naar dat ene gesprek toeleven, is het verstandig om niet alleen naar hun zenuwen te kijken. Dan moet je ook kijken naar de manier waarop er gedurende de rest van het jaar met elkaar over functioneren wordt gesproken.

Veelgestelde vragen over opzien tegen het functioneringsgesprek

Spanning voor een functioneringsgesprek kan zowel bij medewerker als leidinggevende voorkomen. De oorzaak bepaalt voor een belangrijk deel wat je eraan kunt doen. Daarom vijf praktische vragen.

Is het normaal om tegen een functioneringsgesprek op te zien?

Een beetje spanning voor een belangrijk gesprek is niet vreemd. Het wordt zorgelijker wanneer iemand veel stress ervaart doordat hij niet weet wat hem te wachten staat, slechte ervaringen heeft of weinig vertrouwen heeft in de leidinggevende of het proces.

Waarom ziet een leidinggevende tegen een functioneringsgesprek op?

Vaak omdat hij een moeilijke boodschap moet brengen, bang is voor de reactie van de medewerker of onzeker is over zijn eigen gespreksvaardigheid. Ook angst voor beschadiging van de arbeidsrelatie kan een rol spelen.

Waarom ziet een medewerker tegen het functioneringsgesprek op?

Dat kan komen door eerdere negatieve ervaringen, angst voor onverwachte kritiek, onzekerheid over de uitkomst of gebrek aan vertrouwen. Soms ligt er al een conflict of verstoorde werkrelatie onder de spanning.

Wat helpt tegen spanning voor het functioneringsgesprek?

Duidelijkheid en voorbereiding helpen vaak. Maak vooraf duidelijk welke onderwerpen aan bod komen, geef beide partijen gelegenheid zich voor te bereiden en bespreek belangrijke problemen niet voor het eerst tijdens het jaarlijkse gesprek.

Wat als de medewerker door de spanning niet meer wil deelnemen?

Onderzoek eerst waarom hij niet wil deelnemen. Angst, een slechte ervaring en een vertrouwensbreuk vragen om een andere aanpak dan structurele onwil om over functioneren te praten. Wanneer de medewerker daadwerkelijk weigert, moet je die situatie afzonderlijk beoordelen.