home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek doel

Het doel van een functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken gaan over het functioneren van de medewerker. Tenminste, dat wordt vaak gedacht en zo worden ze ook vaak uitgevoerd. In werkelijkheid gaat het ook over het functioneren van medewerker en leidinggevende gezamenlijk. Een functioneringsgesprek heeft namelijk een tweezijdig karakter. Je kijkt naar het functioneren van de medewerker, maar ook naar omstandigheden, aansturing en samenwerking die dat functioneren beïnvloeden.

Gaat een functioneringsgesprek alleen over de medewerker?

Nee. Dat is juist een belangrijke misvatting. Natuurlijk gaat het gesprek over de manier waarop de medewerker functioneert. Maar wanneer je het gesprek alleen gebruikt om te vertellen wat de medewerker beter moet doen, maak je er feitelijk een eenzijdig gesprek van. Een functioneringsgesprek hoort ook vragen op te leveren voor de leidinggevende. Geef ik voldoende duidelijkheid? Krijgt de medewerker de begeleiding die nodig is? Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder? Zijn de werkomstandigheden op orde? Hoe verloopt onze samenwerking? Dat tweezijdige karakter is geen aardige toevoeging aan het gesprek, maar onderdeel van de bedoeling ervan. Op de pagina over het tweezijdige functioneringsgesprek werk ik dat verder uit.

Wat betekent het evalueren van het huidige functioneren?

Evalueren van het huidige functioneren betekent dat je kijkt naar het functioneren tot nu toe. Daarvoor moet natuurlijk eerst duidelijk zijn wat je eigenlijk evalueert. Je hoeft niet te bespreken of je elkaar aardig genoeg vindt. Het gaat om het werk, de verantwoordelijkheden en het gedrag dat voor de functie relevant is. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar:

• Hoe de taken tot nu toe zijn uitgevoerd.
• Welke resultaten zijn bereikt.
• Hoe de medewerker omgaat met verantwoordelijkheden.
• Hoe de medewerker gebruikmaakt van zijn bevoegdheden.
• Welke afspraken zijn gemaakt en nagekomen.
• Hoe houding en gedrag van invloed zijn op het functioneren.
• Wat goed gaat en behouden moet blijven.
• Waar verdere ontwikkeling mogelijk of nodig is.

Evalueren betekent overigens niet dat je tijdens het functioneringsgesprek voor het eerst vertelt hoe iemand functioneert. Wanneer een medewerker elf maanden niets hoort en tijdens het jaarlijkse gesprek ineens een waslijst aan kritiek krijgt, is er gedurende het jaar iets misgegaan in de aansturing.

Is verbeteren alleen nodig als iemand slecht functioneert?

Nee. Een van de doelen van het functioneringsgesprek is om het functioneren te verbeteren, maar verbeteren betekent niet automatisch dat het huidige functioneren slecht is. Iedere medewerker kan zich verder ontwikkelen. Iedere leidinggevende trouwens ook en voor organisaties geldt precies hetzelfde. De interessante vraag is zelfs waar je de aandacht op richt. Ga je vooral kijken naar de minder sterke punten van de medewerker en proberen die op te poetsen? Of kijk je ook naar kwaliteiten die al aanwezig zijn en die verder kunnen worden ontwikkeld en benut? Een medewerker die goed functioneert heeft dus net zo goed iets aan een goed functioneringsgesprek. Het gesprek hoeft niet pas interessant te worden wanneer er problemen zijn.

Wat wil je precies verbeteren?

“Je moet beter functioneren” is geen bruikbaar doel. Beter waarin? Wat moet anders? Wat gaat nu al goed? Welk resultaat wil je bereiken en wat is daarvoor nodig? Wanneer verbeteren een doel van het gesprek is, moet je het concreet maken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over:

• De kwaliteit van het werk.
• De hoeveelheid werk of productiviteit.
• Het plannen en organiseren van werkzaamheden.
• Het nemen van verantwoordelijkheid.
• Het benutten van kennis en kwaliteiten.
• Samenwerken met collega's.
• Communicatie met klanten of collega's.
• Zelfstandigheid in de functie.
• Het ontwikkelen van nieuwe kennis of vaardigheden.

Daarbij hoeft de conclusie niet altijd te zijn dat de medewerker harder zijn best moet doen. Soms ligt een belangrijk deel van de oplossing ergens anders.

Welke rol spelen de werkomstandigheden?

Een derde doel van het functioneringsgesprek is het optimaliseren van omstandigheden die goed functioneren bevorderen. Niet ieder probleem met functioneren ontstaat immers bij de medewerker zelf. Er kunnen allerlei omstandigheden zijn die goed functioneren belemmeren. Denk aan een slechte werkrelatie met collega's, onduidelijke verantwoordelijkheden, overleg dat niet functioneert, gebrekkige informatie, tegenstrijdige opdrachten of heel praktisch een computer die dringend aan vervanging toe is. Daarom stel je niet alleen de vraag: wat moet jij als medewerker beter doen? Je stelt ook de vraag: wat heb jij nodig om jouw werk goed te kunnen doen? Dat kan leiden tot onderwerpen als:

• Werkdruk en hoeveelheid taken.
• Beschikbare middelen en systemen.
• Duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden.
• Bevoegdheden die nodig zijn om het werk uit te voeren.
• Samenwerking met collega's of andere afdelingen.
• Beschikbaarheid van informatie.
• Ondersteuning vanuit de organisatie.
• Opleiding of ontwikkeling.
• De relatie met de leidinggevende.

Wat heeft de leidinggevende zelf met het functioneren te maken?

Meer dan sommige leidinggevenden tijdens een functioneringsgesprek prettig vinden. Goed functioneren ontstaat namelijk niet alleen door de kwaliteiten en inzet van de medewerker. De manier waarop iemand wordt aangestuurd kan het functioneren bevorderen, maar ook behoorlijk in de weg zitten. Daarom is een doel van het functioneringsgesprek ook om de aansturing en samenwerking tussen leidinggevende en medewerker te bespreken. Dat vraagt dat je als leidinggevende niet alleen vragen stelt over de medewerker, maar ook bereid bent om vragen over jouw eigen rol serieus te nemen. Onderwerpen die daarbij aan bod kunnen komen zijn:

• Hoe wordt de manier van leidinggeven ervaren?
• Sluit de aansturing aan bij wat de medewerker nodig heeft?
• Ervaart de medewerker de leiding als te sturend of juist als onvoldoende sturend?
• Krijgt de medewerker voldoende begeleiding en aandacht?
• Zijn verwachtingen van de leidinggevende helder?
• Ervaart de medewerker voldoende ruimte en verantwoordelijkheid?
• Voelt de medewerker zich voldoende veilig om zaken bespreekbaar te maken?
• Ervaart de medewerker vertrouwen van de leidinggevende?
• Wat kan de leidinggevende doen om het functioneren beter te ondersteunen?

Overigens kunnen sommige vragen ook andersom gesteld worden. Ervaart de leidinggevende bijvoorbeeld voldoende openheid en vertrouwen bij de medewerker? Samenwerking komt tenslotte van twee kanten.

Moet je tijdens het functioneringsgesprek alleen terugkijken?

Nee. Evalueren is terugkijken, maar het doel van het gesprek ligt vooral in wat je daarna met die informatie doet. Wanneer je alleen bespreekt hoe het afgelopen jaar is verlopen en vervolgens weer overgaat tot de orde van de dag, verandert er weinig. Een goed gesprek maakt daarom de verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Wat ging goed? Wat werkte minder goed? Wat willen we behouden? Wat moet anders? Wat spreken we daarover af en wat hebben medewerker en leidinggevende van elkaar nodig? Het gesprek wordt daardoor geen jaarlijkse terugblik maar een moment om het functioneren verder te ondersteunen.

Wat hoort niet bij het doel van een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is niet bedoeld als verkapt beoordelingsgesprek waarbij de leidinggevende alsnog een cijfer uitdeelt. Het is ook niet bedoeld om een jaar lang opgespaarde irritaties over tafel te gooien of om een dossier op te bouwen zonder dat de medewerker weet dat er problemen spelen. Evenmin is het een gezellig gesprek zonder richting. Tweezijdigheid betekent niet vrijblijvendheid. Het gaat nog steeds over functioneren en daar mogen duidelijke vragen, verwachtingen en afspraken bij horen.Het doel is dus ook niet dat beide partijen na afloop vooral een prettig gevoel hebben. Het doel is dat het gesprek iets bijdraagt aan goed functioneren.

Waarom moet het doel vooraf duidelijk zijn?

Wanneer medewerker en leidinggevende een ander beeld hebben van het doel van het gesprek, ontstaat snel verwarring. De medewerker denkt misschien dat hij zijn ervaringen en ontwikkelwensen kan bespreken, terwijl de leidinggevende met een lijst verbeterpunten binnenkomt. Dan begint het gesprek al met een achterstand. Maak daarom vooraf duidelijk waarvoor het gesprek bedoeld is. Dat helpt ook bij de voorbereiding. Beide partijen kunnen nadenken over het functioneren, de omstandigheden, de samenwerking en eventuele verbeter- of ontwikkelpunten.

Wat levert een goed functioneringsgesprek op?

Een goed functioneringsgesprek hoeft geen spectaculair resultaat te hebben. Het belangrijkste is dat er meer duidelijkheid ontstaat over het functioneren en over wat medewerker en leidinggevende nodig hebben om dat functioneren te ondersteunen. Een goed gesprek kan bijvoorbeeld opleveren:

• Duidelijkheid over wat goed gaat.
• Duidelijkheid over wat beter kan.
• Concrete afspraken over ontwikkeling.
• Verbetering van werkomstandigheden.
• Betere aansluiting tussen aansturing en behoefte.
• Duidelijkere verwachtingen over taken en verantwoordelijkheden.
• Meer openheid over de samenwerking.
• Afspraken waarop medewerker en leidinggevende later kunnen terugkomen.

Het functioneringsgesprek is geen losstaand moment

Het functioneringsgesprek kan helpen om het functioneren te evalueren en te verbeteren, maar goed functioneren ontstaat natuurlijk niet tijdens dat ene gesprek. Leidinggeven aan functioneren gebeurt gedurende het hele jaar. Afspraken, feedback, ondersteuning en bijsturing horen niet elf maanden te wachten op het volgende formulier. Juist daarom moet een functioneringsgesprek aansluiten bij wat er gedurende het jaar al besproken en waargenomen is. Het gesprek brengt zaken bij elkaar, kijkt vooruit en maakt afspraken. Daarna begint het gewone werk weer en daar moet blijken wat die afspraken waard zijn.

Leerdoelen rond het functioneringsgesprek

Voor leidinggevenden kan het doelgericht voeren van een functioneringsgesprek zelf een belangrijk leerdoel zijn. Daarbij gaat het niet alleen om de techniek van vragen stellen. Je moet het doel van het gesprek kunnen bewaken, het tweezijdige karakter serieus nemen en functioneren kunnen bespreken zonder dat ieder gesprek automatisch een beoordeling wordt. Op de centrale pagina over functioneringsgesprekken houden we daarom het bestaande overzicht met leerdoelen voor functioneringsgesprekken intact.

Samengevat: wat is het doel van een functioneringsgesprek?

Het doel van een functioneringsgesprek is om goed functioneren te bevorderen en te verbeteren. Daarvoor kijk je niet alleen naar de medewerker, maar ook naar de omstandigheden waarin iemand werkt en naar de aansturing en samenwerking met de leidinggevende.

• Evalueer hoe het functioneren tot nu toe verloopt.
• Benoem wat goed gaat en behouden moet blijven.
• Onderzoek waar verdere verbetering mogelijk is.
• Kijk naar omstandigheden die goed functioneren bevorderen of belemmeren.
• Bespreek de aansturing en samenwerking.
• Maak concrete afspraken over wat medewerker en leidinggevende gaan doen.
• Gebruik het gesprek niet als vervanging voor dagelijkse leiding en feedback.

Daarmee is het functioneringsgesprek dus geen jaarlijks moment waarop alleen de medewerker wordt bekeken. Het is een tweezijdig gesprek over de vraag hoe medewerker en leidinggevende samen goed functioneren kunnen bevorderen.

Veelgestelde vragen over het doel van een functioneringsgesprek

Over het doel van een functioneringsgesprek bestaat nogal wat verwarring. Vooral het verschil tussen evalueren en beoordelen en de rol van de leidinggevende worden gemakkelijk door elkaar gehaald. Hieronder beantwoord ik vijf praktische vragen.

Wat is het belangrijkste doel van een functioneringsgesprek?

Het belangrijkste doel is om goed functioneren te bevorderen en waar mogelijk te verbeteren. Daarvoor bespreek je het functioneren van de medewerker, de omstandigheden waarin het werk wordt uitgevoerd en de manier waarop leidinggevende en medewerker samenwerken.

Gaat een functioneringsgesprek alleen over de medewerker?

Nee. Het functioneringsgesprek heeft een tweezijdig karakter. De medewerker kan ook bespreken wat hij nodig heeft van de leidinggevende, hoe hij de aansturing ervaart en welke omstandigheden zijn functioneren helpen of belemmeren.

Is een functioneringsgesprek bedoeld om slecht functioneren te bespreken?

Dat kan onderdeel van het gesprek zijn, maar het is niet het enige doel. Ook een medewerker die goed functioneert kan zich verder ontwikkelen. Bovendien kun je bespreken welke kwaliteiten behouden of verder benut moeten worden.

Moet een functioneringsgesprek vooral terugkijken?

Nee. Terugkijken helpt om het huidige functioneren te evalueren, maar het gesprek moet ook vooruitkijken. Wat willen medewerker en leidinggevende behouden, verbeteren of anders organiseren en welke concrete afspraken maken zij daarover?

Wat is de rol van de leidinggevende tijdens het functioneringsgesprek?

De leidinggevende evalueert niet alleen het functioneren van de medewerker. Hij moet ook bereid zijn om zijn eigen aansturing en de onderlinge samenwerking bespreekbaar te maken. Goed functioneren is niet uitsluitend de verantwoordelijkheid van de medewerker.