home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek tweezijdig

Tweezijdig gesprek: kenmerk functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Dat tweezijdige karakter is een belangrijk kenmerk van het functioneringsgesprek. Niet alleen het functioneren van de medewerker wordt besproken. Ook de aansturing, samenwerking en omstandigheden die het functioneren beïnvloeden mogen op tafel komen. Dat vraagt een actieve luisterhouding van zowel leidinggevende als medewerker en een open houding op basis van gelijkwaardigheid en respect.

Waarom is een functioneringsgesprek tweezijdig?

Omdat goed functioneren niet uitsluitend afhankelijk is van de medewerker. Ook de wijze van leidinggeven, de samenwerking, beschikbare middelen, verwachtingen en omstandigheden hebben invloed. Wanneer je alleen bespreekt wat de medewerker anders moet doen, mis je dus een belangrijk deel van het verhaal. Een van de doelen van het functioneringsgesprek is juist om goed functioneren te bevorderen en waar mogelijk te verbeteren. Daar hoort ook bij dat je onderzoekt wat de leidinggevende kan doen om dat functioneren beter te ondersteunen.

Wat vraagt tweezijdigheid van de leidinggevende?

Voor de leidinggevende betekent tweezijdigheid vooral dat je niet alleen informatie komt brengen. Je moet ook werkelijk bereid zijn om informatie te ontvangen. Dat klinkt eenvoudig totdat de medewerker iets zegt wat je niet prettig vindt. Juist dan wordt duidelijk hoeveel ruimte er werkelijk in het gesprek bestaat.

Een tweezijdig gesprek vraagt onder andere dat je:

• Open vragen stelt.
• De medewerker voldoende ruimte geeft om zijn verhaal te doen.
• Luistert zonder het antwoord alvast in te vullen.
• Doorvraagt wanneer iets niet duidelijk is.
• Feedback over jouw eigen aansturing serieus neemt.
• Niet onmiddellijk in de verdediging schiet.
• Verschil van mening toestaat.
• Duidelijk blijft over jouw eigen rol en verantwoordelijkheid.

Wordt de leidinggevende dan beoordeeld door de medewerker?

Dit misverstand kom ik in trainingen functioneringsgesprekken regelmatig tegen. Leidinggevenden vragen zich af: je kunt de medewerker toch niet in de positie brengen dat hij zijn leidinggevende gaat beoordelen? Stel je je dan als leidinggevende niet te kwetsbaar op? Ik maak hier een duidelijk onderscheid tussen beoordeeld worden en feedback vragen.

Het functioneringsgesprek is niet bedoeld om jou als leidinggevende formeel te laten beoordelen door jouw medewerker. Daarvoor bestaat jouw eigen leidinggevende. Het gaat erom dat je informatie verzamelt over jouw invloed op het functioneren van de medewerker. Dat is iets heel anders.

Welke feedback kun je als leidinggevende vragen?

De vragen hoeven helemaal niet te gaan over de vraag of de medewerker jou een goede of slechte leidinggevende vindt. Veel nuttiger is om te onderzoeken welk effect jouw gedrag en manier van aansturen op het functioneren hebben. Daarmee blijft het gesprek dicht bij het doel van het functioneringsgesprek.

• Welk gedrag van mij als leidinggevende helpt jou om jouw werk goed te doen?
• Welk gedrag van mij belemmert jou in jouw functioneren?
• Krijg je voldoende duidelijkheid over wat ik van je verwacht?
• Krijg je voldoende ruimte om zelfstandig te werken?
• Stuur ik te veel of juist te weinig?
• Krijg je voldoende ondersteuning wanneer je die nodig hebt?
• Kan ik iets anders doen waardoor jij jouw werk beter kunt uitvoeren?
• Zijn er dingen in onze samenwerking die we beter kunnen organiseren?

Dit soort vragen maken de leidinggevende niet ondergeschikt aan de medewerker. Ze geven informatie die je nodig hebt wanneer je het functioneren werkelijk wilt verbeteren.

Waarom is veiligheid belangrijk bij een tweezijdig gesprek?

Tweezijdigheid werkt alleen wanneer een medewerker zich veilig genoeg voelt om werkelijk iets te zeggen. Als jij vraagt hoe jouw aansturing wordt ervaren maar vervolgens defensief, ontkennend of geïrriteerd reageert op het antwoord, leert de medewerker heel snel hoe serieus die uitnodiging bedoeld was. De volgende keer krijg je waarschijnlijk een keurige reactie waar je weinig aan hebt.

Ook wanneer de medewerker kritische opmerkingen of negatieve feedback heeft over jouw houding of manier van leidinggeven, is veiligheid dus geboden. Dat betekent niet dat je het automatisch met iedere kritiek eens moet zijn. Je kunt doorvragen, een andere kijk hebben of aangeven dat je iets anders hebt ervaren. Maar eerst moet duidelijk worden wat de medewerker bedoelt en waarom hij dat zo ervaart.

Wat is gelijkwaardigheid tijdens een functioneringsgesprek?

Gelijkwaardigheid wordt soms verkeerd uitgelegd alsof leidinggevende en medewerker tijdens het gesprek opeens dezelfde formele positie hebben. Dat is niet zo. De leidinggevende heeft andere verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wel zijn beide gesprekspartners als mens en gesprekspartner gelijkwaardig genoeg om hun waarnemingen, ervaringen en ideeën serieus te kunnen inbrengen.

Gelijkwaardigheid betekent bijvoorbeeld dat je een medewerker niet vraagt om openheid terwijl jij zelf iedere kritische opmerking onmiddellijk afweert. Het betekent ook dat de medewerker vragen mag stellen over jouw verwachtingen en dat hij mag aangeven wanneer omstandigheden of aansturing zijn functioneren belemmeren.

Kan een functioneringsgesprek tweezijdig zijn als er problemen zijn?

Jazeker. Tweezijdigheid betekent niet dat alles vrijblijvend wordt zodra het functioneren onvoldoende is. Als een medewerker structureel afspraken niet nakomt of taken onvoldoende uitvoert, mag de leidinggevende daar heel duidelijk over zijn. Je hoeft een probleem niet zachter te maken om het gesprek tweezijdig te houden.

Het tweezijdige zit erin dat je naast jouw eigen waarneming ook onderzoekt hoe de medewerker ernaar kijkt. Begrijpt hij de verwachtingen? Welke verklaring heeft hij voor wat er gebeurt? Zijn er omstandigheden die het functioneren beïnvloeden? Wat gaat hij zelf doen en wat moet de leidinggevende eventueel anders organiseren? Daarna kunnen nog steeds heel concrete afspraken worden gemaakt.

Tweezijdigheid betekent niet dat je het overal over eens moet worden

Ook dat is een belangrijk onderscheid. Een medewerker kan een situatie anders beleven dan jij. Je hoeft zijn waarneming niet automatisch over te nemen en hij hoeft jouw zienswijze niet onmiddellijk te onderschrijven. Het gaat erom dat beide kanten besproken kunnen worden en dat je daarna voldoende duidelijkheid krijgt om verder te kunnen.

Soms ontstaat overeenstemming en soms blijft er verschil van inzicht bestaan. Ook dan kun je afspraken maken. Het functioneringsgesprek hoeft niet te eindigen met twee mensen die precies hetzelfde denken. Het moet wel duidelijk maken wat ieder ziet, wat er nodig is en wat er vervolgens wordt afgesproken.

Wat belemmert een tweezijdig functioneringsgesprek?

In de praktijk zijn er verschillende manieren waarop een gesprek dat officieel tweezijdig heet toch behoorlijk eenzijdig kan worden. Vaak heeft dat niet met het formulier te maken maar met het gedrag tijdens het gesprek.

• De leidinggevende praat het grootste deel van de tijd.
• De medewerker krijgt vooral gesloten vragen.
• Feedback aan de leidinggevende wordt direct weerlegd.
• De uitkomst van het gesprek staat feitelijk vooraf al vast.
• De medewerker weet niet wat met zijn opmerkingen wordt gedaan.
• Kritische opmerkingen worden uitgelegd als weerstand of gebrek aan loyaliteit.
• De leidinggevende stelt wel vragen maar luistert nauwelijks naar het antwoord.
• Er is te weinig vertrouwen om gevoelige onderwerpen te bespreken.

Dan kun je op het formulier nog zo vaak schrijven dat het gesprek tweezijdig is, maar de medewerker ervaart iets anders.

Wat heeft luisteren met tweezijdigheid te maken?

Veel. Zonder luisteren bestaat tweezijdigheid vooral op papier. Je kunt uitstekende vragen stellen, maar wanneer je na drie woorden alweer bezig bent met jouw eigen reactie, krijgt de medewerker nog steeds weinig ruimte. Een actieve luisterhouding helpt je om te begrijpen wat iemand precies zegt, door te vragen en niet te snel conclusies te trekken.

Luisteren en vragen stellen zijn algemene communicatieve vaardigheden en niet specifiek voor het functioneringsgesprek. Wie die persoonlijke vaardigheden verder wil ontwikkelen, kan daarom ook kijken naar luistervaardigheid binnen communicatie en gesprekstechnieken.

Hoe maak je tweezijdigheid praktisch?

Je hoeft daar geen ingewikkelde methode voor te bedenken. Begin met onderwerpen waarbij zowel medewerker als leidinggevende iets te onderzoeken hebben. Vraag bijvoorbeeld hoe de medewerker het afgelopen jaar heeft ervaren, wat volgens hem goed ging, waar hij tegenaan liep en welke ondersteuning hij nodig heeft. Leg daar vervolgens jouw eigen waarnemingen naast.

Bespreek daarna de samenwerking zelf. Wat helpt? Waar ontstaat ruis? Welke verwachtingen zijn niet helder? Wat kan de medewerker anders doen en wat kan jij als leidinggevende anders doen? Daarmee ontstaat tweezijdigheid vanzelf uit de inhoud van het gesprek en niet uit een verplicht rondje waarbij iedereen aan het einde nog even feedback moet geven.

Wat levert een tweezijdig functioneringsgesprek op?

Een werkelijk tweezijdig gesprek geeft een vollediger beeld van het functioneren. De leidinggevende ziet niet alles en de medewerker ziet evenmin alles. Door beide perspectieven te gebruiken, krijg je meer informatie over wat goed gaat, waar problemen ontstaan en welke veranderingen kunnen helpen.

Daarnaast kan het de samenwerking versterken. Medewerkers ervaren dat hun informatie ertoe doet en leidinggevenden krijgen feedback die zij anders misschien nooit horen. Dat is geen doel op zichzelf. Uiteindelijk moet die openheid bijdragen aan beter functioneren.

Leerdoelen voor leidinggevenden

Een tweezijdig functioneringsgesprek kunnen voeren is een belangrijk leerdoel voor leidinggevenden. Het vraagt dat je duidelijke feedback kunt geven en tegelijkertijd voldoende open blijft om feedback te ontvangen. Je moet luisteren, doorvragen, verschillen kunnen verdragen en voorkomen dat jouw positie als leidinggevende het gesprek onnodig dichtzet.

Op de centrale pagina over functioneringsgesprekken blijft daarom het overzicht met leerdoelen voor functioneringsgesprekken beschikbaar.

Samengevat: tweezijdigheid vraagt openheid van twee kanten

Een functioneringsgesprek is tweezijdig omdat functioneren niet alleen vanuit het perspectief van de leidinggevende wordt bekeken. De medewerker geeft zijn eigen kijk op het functioneren, de omstandigheden, aansturing en samenwerking en de leidinggevende brengt zijn waarnemingen en verwachtingen in. Dat vraagt openheid, luisteren, veiligheid en wederzijds respect.

• Geef beide gesprekspartners ruimte om informatie in te brengen.
• Maak onderscheid tussen feedback vragen en beoordeeld worden.
• Vraag als leidinggevende naar jouw invloed op het functioneren.
• Luister ook wanneer de feedback niet prettig is.
• Maak verschillen van inzicht bespreekbaar.
• Verwar gelijkwaardigheid niet met gelijke rollen of bevoegdheden.
• Blijf duidelijk wanneer functioneren onvoldoende is.
• Gebruik tweezijdigheid om tot betere afspraken over functioneren te komen.

De kunst voor jou als leidinggevende is uiteindelijk om feedback op een veilige manier bespreekbaar te krijgen. Niet omdat de medewerker jou tijdens het functioneringsgesprek moet beoordelen, maar omdat je informatie nodig hebt over jouw eigen bijdrage aan zijn functioneren.

Veelgestelde vragen over een tweezijdig functioneringsgesprek

Over tweezijdigheid bestaat nogal wat verwarring. Vooral gelijkwaardigheid, feedback aan de leidinggevende en de vraag wie uiteindelijk waarvoor verantwoordelijk is worden gemakkelijk door elkaar gehaald. Hieronder beantwoord ik vijf praktische vragen.

Wat betekent een tweezijdig functioneringsgesprek?

Het betekent dat zowel leidinggevende als medewerker actief informatie inbrengen. De leidinggevende bespreekt het functioneren van de medewerker en de medewerker kan aangeven hoe hij de aansturing, samenwerking en omstandigheden ervaart die zijn functioneren beïnvloeden.

Mag een medewerker de leidinggevende beoordelen tijdens het functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is niet bedoeld als formele beoordeling van de leidinggevende door de medewerker. Wel kan de leidinggevende feedback vragen over zijn gedrag, aansturing en samenwerking voor zover die invloed hebben op het functioneren van de medewerker.

Betekent gelijkwaardigheid dat medewerker en leidinggevende dezelfde positie hebben?

Nee. Hun rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn verschillend. Gelijkwaardigheid betekent hier dat beide gesprekspartners serieus worden genomen en hun perspectief mogen inbrengen.

Kan een gesprek tweezijdig blijven als een medewerker onvoldoende functioneert?

Ja. De leidinggevende mag duidelijk zijn over onvoldoende functioneren en verwachtingen. Tegelijkertijd kan hij onderzoeken hoe de medewerker de situatie ziet, welke omstandigheden meespelen en wat beide partijen moeten doen om verbetering mogelijk te maken.

Wat doe je als een medewerker negatieve feedback over jou geeft?

Luister eerst en vraag door voordat je reageert. Je hoeft het niet automatisch met de feedback eens te zijn, maar een defensieve reactie maakt de kans kleiner dat medewerkers zich later nog open uitspreken. Dat schaadt juist het tweezijdige karakter van het gesprek.