home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / beoordelingsgesprekken / weigeren beoordeling

Beoordeling niet ondertekenen: voor gezien of akkoord?

Wat doe je als een medewerker het verslag van het beoordelingsgesprek of de beoordeling niet wil ondertekenen? Zo'n weigering ontstaat meestal niet uit het niets. De medewerker vindt het verslag niet correct, is het oneens met de beoordeling, begrijpt niet waarvoor hij tekent of is bang voor de mogelijke gevolgen. Zeker na een negatieve beoordeling kan een handtekening ineens veel meer lading krijgen dan alleen: ik heb dit document gezien. Maak daar als leidinggevende dus niet meteen een machtsstrijd van. Zoek eerst uit waarom de medewerker niet wil tekenen.

Een weigering om te tekenen is informatie

Ik zou een weigering om te tekenen in eerste instantie vooral als informatie behandelen. Kennelijk zit er ergens een probleem. Dat kan een inhoudelijk verschil van inzicht zijn, onduidelijkheid over het document of wantrouwen over wat er met de handtekening gebeurt. Wanneer je onmiddellijk begint met: je moet tekenen, vergroot je de kans dat de discussie alleen nog over de handtekening gaat.

Dat is zonde, want de werkelijke vraag ligt meestal ergens anders. Klopt het verslag? Is het oordeel voldoende onderbouwd? Heeft de medewerker zijn reactie kunnen geven? Is duidelijk wat de gevolgen van de beoordeling zijn? En weet iedereen waarvoor precies wordt getekend? Wanneer die vragen onbeantwoord blijven, gaat een handtekening weinig oplossen.

Ondertekenen voor gezien of voor akkoord

Er ontstaat regelmatig discussie over tekenen voor gezien of tekenen voor akkoord. Daarbij moet je oppassen met algemene juridische uitspraken. De betekenis van een handtekening hangt mede af van de tekst op het document, de gebruikte procedure en de afspraken die gelden in de organisatie. Een leidinggevende moet dus niet ter plekke zelf bedenken wat een handtekening juridisch allemaal zou betekenen.

Wat wel belangrijk is: maak vooraf duidelijk waarvoor iemand tekent. Als de organisatie verschillende mogelijkheden gebruikt, moet het verschil ook voor de medewerker begrijpelijk zijn. Anders vraag je iemand een handtekening te zetten terwijl hij niet goed weet wat daarmee wordt bevestigd.

Wat betekent tekenen voor gezien?

Met tekenen voor gezien wordt in de praktijk vaak bedoeld dat de medewerker bevestigt dat hij het document heeft ontvangen of daarvan kennis heeft genomen. Dat betekent niet zonder meer dat hij instemt met de inhoud. De precieze betekenis hangt af van de tekst van het document, de gebruikte procedure en de omstandigheden. Maak daarom expliciet waarvoor de medewerker tekent.

Maak dat onderscheid ook zichtbaar op het document. Wanneer je van de medewerker alleen wilt weten of hij het verslag heeft ontvangen, schrijf dat dan duidelijk op. Dan hoeft er geen raadspel te ontstaan over de vraag of een handtekening stiekem ook instemming met de beoordeling zou betekenen.

Wat betekent tekenen voor akkoord?

Bij tekenen voor akkoord ligt de zaak gevoeliger. De vraag is namelijk: akkoord waarmee? Met het feit dat het gesprek heeft plaatsgevonden? Met de juistheid van het verslag? Met het formele oordeel? Met gemaakte afspraken over de toekomst? Dat zijn verschillende dingen en juist daarom vind ik dat organisaties daar preciezer in mogen zijn.

Een vage regel met alleen de woorden "voor akkoord" kan gemakkelijk discussie oproepen. De medewerker denkt misschien dat hij daarmee erkent dat de beoordeling volledig terecht is, terwijl de werkgever vooral wil bevestigen dat gemaakte afspraken correct zijn vastgelegd. Als je niet duidelijk maakt wat akkoord betekent, organiseer je de volgende discussie eigenlijk al bij voorbaat.

Maak van de handtekening geen welles-nietesspel

Als je niet oppast wordt het gesprek ongeveer zo: "Je moet tekenen." "Dat doe ik niet." "Het is alleen voor gezien." "Dat geloof ik niet." "Iedereen moet tekenen." Voor je het weet gaat het beoordelingsgesprek nergens anders meer over. Dat helpt het functioneren niet en het onderlinge vertrouwen evenmin.

Probeer daarom uit die strijd te blijven. Vraag wat de medewerker tegenhoudt en geef een serieus antwoord. Wanneer de medewerker stelt dat het verslag niet klopt, bespreek dan welk onderdeel volgens hem verkeerd is weergegeven. Wanneer hij het oordeel afwijst, maak dan duidelijk dat kennisnemen van een beoordeling iets anders kan zijn dan ermee instemmen, voor zover jullie procedure dat onderscheid inderdaad maakt.

Wat als het verslag volgens de medewerker niet klopt?

Dan moet je dat inhoudelijk bekijken. Een verslag hoeft niet ieder woord uit het gesprek letterlijk weer te geven, maar belangrijke standpunten, conclusies en afspraken moeten natuurlijk wel behoorlijk worden vastgelegd. Wanneer een medewerker terecht aangeeft dat een essentieel onderdeel verkeerd is weergegeven, zie ik weinig reden om dat niet te corrigeren.

Dat betekent niet dat de medewerker het verslag volledig naar zijn hand kan zetten. De leidinggevende hoeft zijn eigen oordeel niet te verwijderen omdat de medewerker het ermee oneens is. Je moet onderscheid blijven maken tussen een feitelijke fout in de verslaglegging en een verschil van mening over de beoordeling. Juist dat onderscheid voorkomt veel onnodige discussie.

Laat de medewerker zijn bezwaar vastleggen

Wanneer jullie het inhoudelijk niet eens worden, kun je de medewerker de gelegenheid geven zijn eigen reactie kort op papier te zetten en die, voor zover dat past bij de procedure van de organisatie, bij het beoordelingsverslag te voegen. Dan is duidelijk dat de medewerker het document kent, maar ook waar hij bezwaar tegen maakt. Dat vind ik veel informatiever dan een kale ontbrekende handtekening waar een jaar later niemand de achtergrond meer precies van weet.

Vraag daarbij om een concrete reactie. Niet alleen: "ik ben het nergens mee eens", maar bijvoorbeeld welk onderdeel volgens de medewerker feitelijk niet klopt, welke interpretatie hij betwist of welke omstandigheden volgens hem onvoldoende zijn meegewogen. Daarmee wordt het verschil van inzicht tenminste zichtbaar en bespreekbaar.

Angst kan een belangrijke rol spelen

Een medewerker kan ook weigeren omdat hij bang is. Zeker na een onvoldoende beoordeling kan de gedachte ontstaan dat ieder document onderdeel wordt van een dossier en uiteindelijk tot baanverlies leidt. Die angst hoef je niet weg te lachen. Een negatieve beoordeling kan behoorlijk wat impact hebben, ook wanneer jij als leidinggevende vooral denkt dat er een aantal concrete verbeterpunten op papier staan.

Dat betekent niet dat je de beoordeling moet afzwakken of een terecht oordeel moet intrekken. Het betekent wel dat je duidelijk moet zijn over wat het document betekent en welke vervolgstappen er werkelijk aan de orde zijn. Onduidelijkheid laat veel ruimte voor rampscenario's in het hoofd van de medewerker.

Kan een medewerker simpelweg weigeren te tekenen?

Een medewerker kan feitelijk besluiten geen handtekening te zetten. Wat daarvan vervolgens de formele of juridische betekenis is, kun je niet los zien van de gebruikte procedure, de formulering van het document, een eventuele cao, arbeidsovereenkomst of personeelsregeling en de verdere omstandigheden. Maak daar als leidinggevende dus geen algemene juridische regel van.

Wanneer de beoordeling onderdeel wordt van een serieus arbeidsrechtelijk traject, bijvoorbeeld vanwege structureel onvoldoende functioneren en mogelijke gevolgen voor het dienstverband, is het verstandig om de procedure concreet te laten controleren. Dan heb je meer nodig dan een algemene discussie over gezien of akkoord.

De beoordeling verdwijnt niet automatisch door niet te tekenen

Een veelvoorkomende misvatting is dat een beoordeling geen waarde meer zou hebben wanneer de medewerker weigert te ondertekenen. Zo eenvoudig ligt het niet. De beoordeling van het functioneren en de handtekening van de medewerker zijn twee verschillende zaken. De leidinggevende kan tot een formeel oordeel komen terwijl de medewerker het daarmee oneens blijft.

Dat neemt niet weg dat de organisatie zorgvuldig moet vastleggen wat er is gebeurd. Wanneer de medewerker niet tekent, moet duidelijk zijn dat hij de gelegenheid heeft gehad om kennis te nemen van het verslag en waar mogelijk waarom hij niet wil ondertekenen. Volg daarbij de procedure die voor jullie organisatie geldt en ga niet improviseren omdat er ineens geen handtekening onderaan staat.

Maak afspraken over de toekomst

Wanneer jullie het niet eens worden over de beoordeling van de afgelopen periode, blijft er nog steeds een toekomst. Juist daar kun je vaak wel afspraken over maken. Wat wordt de komende periode verwacht? Welk resultaat moet verbeteren? Welk gedrag moet veranderen? Welke ondersteuning krijgt de medewerker? Wanneer bespreken jullie de voortgang opnieuw?

Dat vind ik een belangrijk onderscheid. Je hoeft geen kunstmatige overeenstemming over het verleden te produceren om duidelijke afspraken voor de toekomst te kunnen maken. De medewerker kan zeggen: "Ik blijf het oneens met deze beoordeling, maar ik begrijp wel wat er de komende drie maanden van mij wordt verwacht." Daar kun je tenminste verder mee.

Eenzijdig beoordelen betekent niet dat de medewerker moet zwijgen

Een formele beoordeling heeft een eenzijdiger karakter dan een functioneringsgesprek. De leidinggevende of werkgever komt uiteindelijk tot het oordeel. Dat betekent echter niet dat de medewerker monddood moet worden gemaakt. Hij mag feiten betwisten, zijn visie geven, omstandigheden benoemen en aangeven waarom hij het oordeel niet deelt.

Andersom betekent het recht om te reageren niet dat de leidinggevende pas een beoordeling mag vaststellen wanneer de medewerker ermee instemt. Verschil van mening kan blijven bestaan. De kwaliteit zit in de vraag of het oordeel behoorlijk is onderbouwd, de reactie serieus is onderzocht en duidelijk is wat daarna gebeurt.

Voorkom dat de handtekening de werkrelatie beschadigt

Een discussie over één handtekening kan verrassend snel symbool worden voor een veel groter probleem. De medewerker denkt dat de leidinggevende hem erin probeert te luizen. De leidinggevende denkt dat de medewerker iedere verantwoordelijkheid ontwijkt. Vanaf dat moment gaat ieder volgend gesprek niet alleen meer over functioneren, maar ook over wantrouwen.

Wanneer de verhouding daardoor structureel onder druk komt te staan, moet je dat serieus nemen. Een verstoorde werkrelatie ontstaat niet door één formulier, maar zo'n formulier kan wel het punt worden waarop bestaande spanningen zichtbaar worden. Blijf daarom inhoudelijk en voorkom dat tekenen of niet tekenen verandert in een loyaliteitstest.

Wat doe je als een medewerker weigert te ondertekenen?

Mijn advies is vooral om de zaak uit elkaar te trekken. Onderzoek eerst waarom de medewerker niet tekent. Bepaal daarna of het gaat om de verslaglegging, het oordeel, de betekenis van de handtekening of angst voor de gevolgen. Leg vervolgens helder uit welke procedure geldt en geef waar passend ruimte voor een schriftelijke reactie. Dan houd je het gesprek bij de inhoud in plaats van bij een strijd om een handtekening.

• Vraag waarom de medewerker niet wil ondertekenen.
• Maak onderscheid tussen bezwaar tegen het verslag en bezwaar tegen de beoordeling.
• Leg duidelijk uit wat de handtekening volgens jullie procedure betekent.
• Corrigeer feitelijke fouten in de verslaglegging wanneer die er zijn.
• Laat een inhoudelijk verschil van mening zichtbaar bestaan.
• Geef de medewerker waar passend gelegenheid om zijn eigen reactie toe te voegen.
• Maak geen eigen juridische regels over tekenen voor gezien of akkoord.
• Leg vast wanneer een medewerker weigert te ondertekenen en volg de geldende procedure.
• Maak concrete afspraken over het toekomstige functioneren.
• Voorkom dat de discussie over de handtekening de werkrelatie overneemt.

De handtekening is uiteindelijk niet het doel van een beoordelingsgesprek. Duidelijkheid over functioneren, het oordeel en de vervolgstappen is veel belangrijker. Als je dat goed hebt georganiseerd, hoeft een verschil van mening over ondertekening geen drama te worden. Maak alleen van twee woorden als "voor gezien" en "voor akkoord" niet ineens de belangrijkste managementvraag van het jaar.

Veelgestelde vragen over het weigeren van een handtekening bij een beoordeling

De meeste vragen ontstaan doordat niet duidelijk is wat precies wordt ondertekend en welke betekenis de organisatie aan de handtekening geeft. Deze vijf vragen gaan daarom over de weigering zelf, het verschil tussen gezien en akkoord en wat je als leidinggevende vervolgens kunt doen.

Wat doe je als een medewerker een beoordeling niet wil ondertekenen?

Vraag eerst waarom de medewerker niet wil tekenen. Het kan gaan om een fout in het verslag, onenigheid over het oordeel, onduidelijkheid over de betekenis van de handtekening of angst voor mogelijke gevolgen. Leg daarna uit welke procedure geldt en geef de medewerker waar passend gelegenheid om zijn bezwaar schriftelijk vast te leggen.

Is tekenen voor gezien hetzelfde als akkoord gaan?

Niet noodzakelijk. Met tekenen voor gezien wordt doorgaans bedoeld dat iemand bevestigt het document te hebben ontvangen of ervan kennis te hebben genomen. De precieze betekenis hangt echter af van de formulering en procedure die de organisatie gebruikt. Maak daarom op het document duidelijk wat de handtekening betekent.

Wat betekent tekenen voor akkoord bij een beoordeling?

Dat moet uit het document en de procedure zelf duidelijk worden. Akkoord kan bijvoorbeeld slaan op de inhoud van het verslag, bepaalde gemaakte afspraken of een andere bevestiging. Gebruik de woorden voor akkoord daarom niet zonder uit te leggen waarmee de medewerker precies instemt.

Wordt een beoordeling ongeldig als de medewerker niet tekent?

Dat kun je niet algemeen zo stellen. De formele beoordeling en de handtekening van de medewerker zijn niet automatisch hetzelfde. Welke gevolgen een weigering heeft, hangt mede af van de geldende procedure en afspraken. Bij een beoordeling met serieuze arbeidsrechtelijke gevolgen is concrete controle van de procedure verstandig.

Kan een medewerker een eigen reactie aan het verslag toevoegen?

Dat kan een praktische manier zijn om een verschil van inzicht vast te leggen, voor zover dat past bij de procedure van de organisatie. De medewerker kan dan concreet aangeven met welke onderdelen hij het niet eens is. Zo blijft zowel de beoordeling van de leidinggevende als de reactie van de medewerker herkenbaar vastgelegd.