home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / organisatiefasen / knelpunten organisatie / personeelskrapte

Personeelstekort en personeelskrapte: oorzaken en aanpak

Personeelstekort is een oud economisch verschijnsel dat telkens in een andere vorm terugkomt. Soms zijn er veel mensen beschikbaar en weinig vacatures. In andere perioden hebben werkgevers moeite om voldoende geschikte medewerkers te vinden. Bovendien verschilt de situatie sterk per sector, functie en regio. De vraag is daarom niet alleen of er sprake is van krapte op de arbeidsmarkt, maar vooral: wat betekent die krapte voor jouw organisatie en wat kun je er zelf aan doen?

Bij het thema knelpunten in organisaties vind ik personeelsschaarste interessant omdat het probleem niet altijd uitsluitend buiten de organisatie ligt. Natuurlijk kun je te maken hebben met beroepen waarvoor eenvoudigweg weinig mensen beschikbaar zijn. Maar personeelstekort kan ook scherper voelbaar worden door hoog verloop, onvoldoende doorstroom, structurele werkdruk of een manier van organiseren waarbij schaars personeel niet optimaal wordt ingezet.

Waarom is personeel soms zo moeilijk te vinden?

Daar bestaat geen simpele verklaring voor. Demografische ontwikkeling, economische groei, uitstroom door pensionering, veranderende beroepskeuzes en de vraag naar bepaalde kennis kunnen allemaal een rol spelen. Ook veranderingen in hoeveel uren mensen willen werken hebben invloed op het totale arbeidsaanbod.

Maar ik zou voorzichtig zijn met algemene uitspraken als: jongeren willen niet meer werken of vroeger was het arbeidsethos beter. In mijn coachingspraktijk hoor ik zulke verklaringen regelmatig van ondernemers en leidinggevenden. Ze zeggen vooral iets over wat zij ervaren. Dat maakt ze nog niet automatisch tot de volledige verklaring van het probleem.

Minder uren werken betekent niet automatisch minder betrokkenheid

Ik hoor ondernemers regelmatig zeggen dat medewerkers vaker vier dagen willen werken waar vroeger vijf dagen gebruikelijker waren. Rekenkundig heeft dat natuurlijk gevolgen. Wanneer vijf medewerkers allemaal minder uren werken, heb je meer mensen nodig om hetzelfde aantal arbeidsuren beschikbaar te hebben.

Maar daaruit kun je niet concluderen dat mensen minder gemotiveerd zijn of een slechter arbeidsethos hebben. Mensen kunnen bewust kiezen voor een andere verdeling tussen werk, gezin, mantelzorg, opleiding en vrije tijd en ondertussen zeer betrokken medewerkers zijn. Als werkgever kun je die voorkeur vervelend vinden, maar je moet er wel mee leren omgaan wanneer de arbeidsmarkt daarom vraagt.

De interessantere vraag: hoe organiseren we het werk?

Bij personeelsschaarste wordt vaak onmiddellijk geroepen dat er meer mensen nodig zijn. Soms klopt dat. Maar voordat je drie vacatures opent, zou ik eerst kijken naar het werk zelf. Welke werkzaamheden moeten werkelijk worden uitgevoerd? Welke taken voegen weinig toe? Waar doen mensen dubbel werk? En welke werkzaamheden worden nog steeds door iemand gedaan omdat dat historisch zo gegroeid is?

Personeelskrapte kan daarmee ook een aanleiding zijn om de organisatie opnieuw te bekijken. Niet met als doel om mensen harder te laten lopen, maar om beschikbare capaciteit verstandiger te gebruiken.

Pas op dat het tekort geen werkdrukprobleem wordt

Een openstaande vacature wordt vaak tijdelijk opgevangen door collega's. Dat kan best een tijdje. Het probleem ontstaat wanneer tijdelijk langzaam permanent wordt. De vacature blijft open, het werk blijft liggen en dezelfde medewerkers blijven de extra belasting dragen.

Dan kan een personeelstekort overgaan in structurele werkdruk die mede door de inrichting van de organisatie wordt veroorzaakt. Vervolgens kan die hoge druk ertoe leiden dat juist meer medewerkers vertrekken. Zo versterkt het ene knelpunt het andere.

Personeelsverloop maakt personeelskrapte duurder

Het heeft weinig zin om aan de voorkant steeds harder te werven wanneer er aan de achterkant voortdurend medewerkers verdwijnen. Toch zie ik organisaties waar vrijwel alle aandacht uitgaat naar vacatures en nauwelijks wordt onderzocht waarom bestaande mensen vertrekken.

Wanneer je moeite hebt om personeel te vinden, wordt ongewenst personeelsverloop binnen jouw organisatie extra belangrijk. Iedere medewerker die je graag had willen behouden en toch vertrekt, creëert immers opnieuw een vacature die je in een krappe markt moet zien te vullen.

Vraag niet alleen waarom mensen vertrekken

Vraag ook waarom goede medewerkers blijven. Dat gesprek wordt veel minder vaak gevoerd. Wat waarderen zij aan hun werk? Waarom werken ze hier graag? Wat zou ervoor kunnen zorgen dat zij over twee jaar toch vertrekken?

Daarmee krijg je informatie over wat jouw organisatie aantrekkelijk maakt. Misschien zijn dat ontwikkelmogelijkheden, zelfstandigheid, collega's, de leidinggevende of juist flexibiliteit. Binden en boeien begint niet bij een lijst met algemene arbeidsvoorwaarden, maar bij begrijpen wat voor jouw medewerkers werkelijk waarde heeft.

Binden en boeien is meer dan een hoger salaris

Geld doet ertoe. Zeker wanneer jouw salaris structureel niet aansluit bij vergelijkbare functies kun je daar last van krijgen. Maar de gedachte dat je met alleen een grotere bonuszak ieder personeelsprobleem oplost vind ik te gemakkelijk.

Medewerkers kijken ook naar de inhoud van hun werk, hun leidinggevende, ontwikkelmogelijkheden, zelfstandigheid, werkdruk en de manier waarop werk in hun leven past. Bij medewerkers binden en boeien gaat het juist om die bredere vraag: waarom zou iemand bewust bij jouw organisatie willen blijven?

Doorstroom kan een deel van het antwoord zijn

Bij een vacature wordt vaak automatisch buiten de organisatie gezocht. Maar misschien loopt er intern iemand rond die met enige ontwikkeling een volgende stap kan maken. Dan ontstaat er op zijn huidige plek misschien een vacature die gemakkelijker in te vullen is.

Daarom hangt personeelsschaarste samen met doorstroom en ontwikkeling binnen jouw organisatie. Wanneer medewerkers intern nauwelijks kunnen bewegen, laat je een deel van het aanwezige potentieel onbenut.

Kijk anders naar functies

Soms zoek je maandenlang naar iemand die precies voldoet aan een functieprofiel dat jaren geleden is opgesteld. Ondertussen kun je je afvragen of alle werkzaamheden werkelijk in die ene functie moeten blijven zitten. Misschien kan een deel anders worden verdeeld of kan iemand met minder ervaring instromen en zich verder ontwikkelen.

Dat raakt aan functieontwikkeling binnen een veranderende organisatie. De arbeidsmarkt verandert, het bedrijf verandert en werkzaamheden veranderen. Dan mogen functies zelf ook opnieuw bekeken worden.

Ervaren medewerkers worden nog belangrijker

Wanneer nieuwe mensen moeilijk te vinden zijn, wordt het behoud en de ontwikkeling van bestaande medewerkers vanzelf belangrijker. Mensen die jouw bedrijf, klanten en werkzaamheden al kennen vertegenwoordigen veel kennis die niet onmiddellijk vervangen kan worden.

Dat betekent overigens niet dat je medewerkers met lange dienstverbanden koste wat het kost moet vasthouden. Bij lange dienstverbanden en organisatievitaliteit gaat het juist om de combinatie van ervaring behouden en voldoende ontwikkeling en beweging organiseren.

Pas op met sleutelpersonen

Personeelskrapte wordt extra voelbaar wanneer belangrijke kennis maar bij een paar mensen zit. Eén medewerker vertrekt en ineens blijkt dat niemand precies weet hoe een belangrijke klant, machine of werkwijze functioneert.

Dan is het probleem niet alleen dat je iemand moet vervangen. Er was al een organisatorische kwetsbaarheid. Meer daarover lees je bij een organisatie die te afhankelijk is van enkele sleutelpersonen.

Werk moet overdraagbaar zijn

Dat betekent niet dat iedereen hetzelfde moet kunnen. Specialisten mogen specialist zijn. Maar een organisatie moet wel weten waar kritische kennis zit en wat er gebeurt wanneer iemand tijdelijk of definitief wegvalt.

Laat mensen daarom kennis delen, collega's meenemen in werkzaamheden en belangrijke klant- of proceskennis niet uitsluitend bij één persoon rusten. Dat helpt niet alleen bij vertrek. Het maakt vakantie, ziekte en interne doorstroom eveneens gemakkelijker.

De leidinggevende is belangrijker dan ooit

In een ruime arbeidsmarkt kan een organisatie zich misschien langer veroorloven dat een slechte manager goede medewerkers wegjaagt. Wanneer personeel schaars is, wordt dat een dure luxe. Mensen hebben vaak alternatieven en hoeven niet jarenlang te blijven in een situatie waarin zij zich onvoldoende gezien of ondersteund voelen.

Daarom hoort bij personeelsschaarste ook de vraag hoe goed jouw leidinggevenden zijn toegerust. Wanneer management onvoldoende meegroeit met het bedrijf, kan dat rechtstreeks invloed hebben op behoud, ontwikkeling en werkdruk.

Zijn jonge medewerkers werkelijk anders?

Iedere generatie krijgt op enig moment het verwijt dat zij anders naar werk kijkt dan de generatie ervoor. Er zullen ongetwijfeld veranderingen zijn in voorkeuren en verwachtingen, maar ik vind het weinig zinvol om een hele generatie weg te zetten als minder loyaal, minder hardwerkend of vooral gericht op vrije tijd.

Interessanter is om te vragen wat mensen vandaag van werk verwachten en wat jij als werkgever daarvan wel of niet wilt bieden. Misschien wil iemand vier dagen werken. Dan kun je daar principieel tegen zijn, maar je kunt ook onderzoeken of het organisatorisch mogelijk is en wat het jou oplevert wanneer je daardoor een goede medewerker kunt aantrekken of behouden.

Fulltime is niet de enige maatstaf

Voor sommige functies is een volledige werkweek praktisch gewenst. Voor andere functies kun je taken en roosters anders organiseren. Dat vraagt soms creativiteit van de werkgever in plaats van alleen aanpassing van de medewerker.

De vraag wordt dan: hoe krijgen we het werk georganiseerd met de mensen die beschikbaar zijn? Dat is wezenlijk anders dan beginnen vanuit het idee dat iedereen zich aan het oude model moet aanpassen.

En hoe zit het met zzp'ers?

Zelfstandigen kunnen voor bepaalde opdrachten een waardevolle oplossing bieden wanneer tijdelijk specifieke kennis of capaciteit nodig is. Maar ik zou zzp'ers niet als algemene oorzaak van personeelsschaarste aanwijzen. De groep zelfstandigen is divers en de verhouding tussen zelfstandig werk en werknemerschap verandert bovendien voortdurend.

Voor jouw organisatie is vooral de vraag welke werkzaamheden structureel bij jouw eigen organisatie horen, welke expertise je zelf wilt opbouwen en wanneer tijdelijke externe capaciteit passend is. Dat is een bedrijfsmatige en organisatorische keuze en niet alleen een reactie op een vacature die je vandaag niet ingevuld krijgt.

Personeelstekort kan groei afremmen

Een ondernemer kan volop commerciële kansen zien en toch besluiten opdrachten niet aan te nemen omdat de mensen ontbreken om het werk goed uit te voeren. Dan wordt personeelskrapte een directe grens aan de groei en ontwikkeling van jouw organisatie.

Dat is frustrerend, maar soms ook gezond. Meer omzet aannemen dan jouw organisatie aankan kan leiden tot kwaliteitsproblemen, overbelasting en ontevreden klanten. Groei moet niet alleen commercieel mogelijk zijn. Mensen en organisatie moeten die groei ook kunnen dragen.

Niet iedere vacature hoeft opnieuw ingevuld te worden

Wanneer iemand vertrekt is de automatische reactie vaak: we moeten een vervanger zoeken. Maar misschien is dat juist een goed moment om opnieuw naar het werk te kijken. Moet dezelfde functie werkelijk terugkomen? Zijn bepaalde taken inmiddels verdwenen? Kunnen verantwoordelijkheden logischer worden verdeeld?

Dat betekent niet dat iedere vacature een bezuinigingsproject moet worden. Het betekent wel dat personeelskrapte je dwingt kritisch na te denken over de vraag waarvoor je mensen werkelijk nodig hebt.

Technologie kan helpen, maar lost niet alles op

Automatisering en andere technologie kunnen bepaalde werkzaamheden verminderen of eenvoudiger maken. Dat kan helpen wanneer personeel schaars is. Maar technologie lost een slecht georganiseerd proces niet automatisch op. Soms automatiseer je dan vooral iets wat eigenlijk eenvoudiger ingericht had moeten worden.

Begin dus bij het werk en het gewenste resultaat. Kijk daarna welke hulpmiddelen kunnen ondersteunen. Niet andersom.

Kijk naar werkzaamheden die weinig waarde toevoegen

In vrijwel iedere groeiende organisatie ontstaan na verloop van tijd werkzaamheden waarvan niemand meer precies weet waarom ze bestaan. Rapportages worden gemaakt omdat iemand ze ooit gevraagd heeft, gegevens worden dubbel ingevoerd of verschillende mensen controleren hetzelfde.

Personeelsschaarste kan een nuttige aanleiding zijn om dat op te ruimen. Wanneer mensen moeilijk te vinden zijn, moet je zuinig zijn op de tijd van de mensen die je wel hebt.

Wat kun je als ondernemer zelf doen?

Je kunt de landelijke arbeidsmarkt niet oplossen. Je kunt wel jouw eigen organisatie aantrekkelijker en slimmer maken. Dat begint met een eerlijke analyse. Welke vacatures zijn werkelijk moeilijk te vervullen? Waarom vertrekken mensen? Welke functies kunnen anders? Waar blijft ontwikkeling achter en welk deel van de werkdruk veroorzaken we misschien zelf?

Daarna kun je veel gerichter maatregelen nemen. Soms moet je anders werven, soms investeren in ontwikkeling en soms het werk opnieuw organiseren. En soms moet je accepteren dat bepaalde groei op dit moment eenvoudigweg niet haalbaar is zonder de organisatie te overbelasten.

Van personeel zoeken naar personeel ontwikkelen

Werkgevers zijn gewend geraakt aan het idee dat je een vacature maakt, een geschikte kandidaat zoekt en die vervolgens in de functie plaatst. Bij schaarste werkt dat model minder vanzelfsprekend. Je zult vaker iemand moeten aannemen die nog niet alles kan maar wel voldoende mogelijkheden heeft om zich te ontwikkelen.

Dat vraagt iets van leidinggevenden. Nieuwe medewerkers hebben begeleiding nodig, verwachtingen moeten duidelijk zijn en leren moet onderdeel worden van het normale werk. Je verschuift daarmee van alleen selecteren naar daadwerkelijk ontwikkelen.

Binden begint al voordat iemand binnenkomt

Een onrealistisch verhaal tijdens de werving kan op korte termijn een kandidaat opleveren en een paar maanden later opnieuw een vacature. Wees dus duidelijk over het werk, de cultuur, de verwachtingen en de mogelijkheden.

Een medewerker die bewust kiest voor wat jouw organisatie werkelijk is, heeft een betere basis dan iemand die binnenkomt op basis van beloftes die later niet waargemaakt kunnen worden.

Behoud van personeel vraagt geen trucje

Een tafeltennistafel, fruitmand of vrijdagmiddagborrel kan gezellig zijn, maar daarmee los je slecht leiderschap, structurele werkdruk of gebrek aan ontwikkeling niet op. Binden en boeien zit vaak veel dichter bij het dagelijkse werk.

Hebben mensen duidelijkheid? Krijgen ze verantwoordelijkheid? Kunnen ze zich ontwikkelen? Wordt goed werk gezien? Kunnen problemen besproken worden? En is het werk zo georganiseerd dat mensen het op een normale manier kunnen uitvoeren? Dat soort vragen zijn minder spectaculair, maar meestal belangrijker.

Personeelskrapte als organisatievraagstuk

Dat is uiteindelijk mijn belangrijkste punt. Personeelsschaarste begint misschien buiten jouw bedrijf, maar de gevolgen worden binnen jouw organisatie bepaald. De ene onderneming raakt volledig ontregeld door twee vacatures terwijl een andere organisatie haar werk opnieuw verdeelt en redelijk overeind blijft.

Daarom kijk ik niet alleen naar werving. Ik kijk ook naar leiderschap, personeelsverloop, doorstroom, werkdruk, functies en de manier waarop verantwoordelijkheden zijn georganiseerd. Juist daar liggen mogelijkheden waarop je als ondernemer zelf invloed hebt.

Veelgestelde vragen over personeelstekort en personeelskrapte

Personeelskrapte kan voor iedere organisatie iets anders betekenen. De ene werkgever vindt onvoldoende vakmensen, terwijl een andere vooral moeite heeft bestaande medewerkers te behouden. Deze vijf vragen helpen om beter te bepalen waar jouw eigen knelpunt zit.

Wat is het verschil tussen personeelstekort en personeelskrapte?

Personeelskrapte beschrijft vooral een situatie waarin geschikte werknemers moeilijk beschikbaar zijn op de arbeidsmarkt. Een personeelstekort is wat jouw organisatie zelf ervaart wanneer er onvoldoende capaciteit is om het werk uit te voeren. Die twee kunnen samenhangen, maar zijn niet precies hetzelfde.

Wat zijn oorzaken van personeelstekort binnen een bedrijf?

Dat kan komen door een krappe arbeidsmarkt, groei, moeilijk vervulbare functies, personeelsverloop of onvoldoende interne ontwikkeling. Soms speelt ook de organisatie van het werk mee. Daarom is het belangrijk om niet automatisch te concluderen dat het probleem volledig buiten jouw bedrijf ligt.

Hoe kun je medewerkers beter behouden?

Onderzoek eerst waarom goede medewerkers graag blijven en waarom anderen vertrekken. Kijk vervolgens naar leiderschap, werkdruk, ontwikkeling, zelfstandigheid, arbeidsvoorwaarden en functie-inhoud. Behoud is meestal het resultaat van meerdere factoren en niet van een enkele maatregel.

Kun je personeelstekort oplossen door het werk anders te organiseren?

Soms wel gedeeltelijk. Kijk welke werkzaamheden werkelijk nodig zijn, welke taken anders verdeeld kunnen worden en waar tijd verloren gaat aan dubbel werk of onnodige handelingen. Dat vervangt niet iedere ontbrekende medewerker, maar kan de behoefte aan extra capaciteit wel veranderen.

Moet je bij personeelskrapte genoegen nemen met minder goede medewerkers?

Nee, maar je kunt wel anders kijken naar wat iemand bij binnenkomst al moet kunnen. Sommige kennis en vaardigheden kunnen worden ontwikkeld. Door meer op potentieel te letten en mensen gericht op te leiden, vergroot je de groep kandidaten zonder dat je de kwaliteit op langere termijn hoeft te verlagen.