Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Planning van taken en werkzaamheden

Planning van taken en werkzaamheden kunt u leren. wilt u effectiever plannen of planmatiger werken? Effectief plannen begint met het het inventariseren van uw taken en werkzaamheden middels een actielijst in een aantal stappen:

  • Stap 1: maak een actielijst en noteer al uw taken.
  • Stap 1: Stel prioriteiten.
  • Stap 3: Ga plannen!

Planning leren maken?

Wilt u leren om effectiever te plannen en wilt u effectiever omgaan met uw tijd? De Steven is specialist in timemanagement! We stellen voor u een maatwerktraining samen die precies bij u aansluit.

Training timemanagement

De basis

Plannen van takenDe basisgedachte voor een effectieve planning is: u legt stenen klaar per dag die verwerkt moeten worden. Op die dag maakt u zich druk om de stenen die u zelf hebt klaargelegd. Maar u maakt zich niet druk om de stenen die klaar liggen voor de volgende dag.

“Bij een straatmakers bedrijf voerden we dit timemanagementprincipe door in alle gelederen. Voorheen werden alle stenen ineens neergelegd bij een nieuwe klus. Maar op het moment dat je 7000 vierkante meter straatstenen moet leggen, krijg je het gevoel dat er geen doorkomen aan is. In het nieuwe principe werden er stenen per dag gebracht die op die dag gelegd moesten worden. Was dat klaar dan mochten de straatmakers naar huis. Dat resulteerde in een betere werksfeer, meer arbeidsvreugde (het gevoel dat ze over de berg stenen heen konden kijken) en hogere prestaties (er werden meer stenen per dag gelegd)”. Dit basisprincipe is van groot belang ook bij uw planning.

Waarom is het zo belangrijk?

  • Veel mensen maken zich druk om alles wat nog moet maar waarvan ze weten dat ze het vandaag niet kunnen doen (dat geeft stress)
  • Veel mensen kunnen niet over de berg stenen heen kijken (zo hoog is de berg!): gebrek aan overzicht geeft onrust (als gevolg van gebrek aan inzicht en uitzicht)
  • Het principe is: maak u druk om die dingen die u vandaag wel kunt doen en maak u niet druk om de taken die u niet kunt doen vandaag.

De actielijst omzetten naar uw planning

Wanneer u overgaat tot de daadwerkelijke planning van taken en activiteiten, moet u overzicht aangebracht hebben op al uw taken. Bovendien moet u prioriteiten toegekend hebben aan uw taken. Hebt u dat niet gedaan dan is plannen zinloos. Uw activiteiten moeten ingepland worden. Daarvoor hebt u uw agenda nodig. In iedere agenda zit structuur. U hebt bijvoorbeeld iedere maandagochtend werkoverleg tussen 9.00 en 11.00 uur. Op dinsdagmiddag hebt u MT-vergadering en op vrijdag bezoekt u uw klanten.

Uw prime-time: wanneer hebt u de meeste energie?

Een belangrijk punt is nu wanneer u de meeste energie hebt. Is dat 's ochtends wanneer u binnenkomt? Of komt u langzaam op gang en is dat moment tussen 10.00 en 12.00 uur. Essentieel is dat u daarmee rekening houdt bij de planning van uw activiteiten. U moet de moeilijke klussen (bijvoorbeeld een beleidsstuk schrijven) vooral doen op momenten waarop u de meeste energie hebt. Daarna neemt uw concentratie af.

U kunt dan bijvoorbeeld wat andere klussen doen uit de categorie 2 (wel urgent, niet belangrijk). Zo wisselt u de dag wat af en uw productie gaat omhoog.

Benut uw prime time

Stapsgewijze aanpak

  • Reserveer iedere week een aantal blokken waarin u proactief aan de slag kunt met uw activiteiten Houdt daarbij rekening met uw prime-time (voer besprekingen zo min mogelijk op prime-time momenten)
  • Reserveer ruimte voor reactieve taken (de telefoon, post etc): u moet er namelijk wel zijn voor uw collega’s of klanten
  • Stel vast welke activiteiten u per blok uit gaat voeren: uiteraard eerst de prioriteiten 1 en 2, daarna 3
  • Stel uw planning dagelijks bij, het is een voortdurend proces
  • Maak er uw eigen systeem van: uw eigen manier is de beste (het gaat niet om het systeem maar zonder systeem gaat het niet)
  • Gebruik uw wekelijks moment van sorteren om de actielijst over te nemen en de planning voor de komende weken klaar te maken c.q. bij te stellen

Voor leidinggevenden

Planning en organisatie kan voor leidinggevenden om andere accenten vragen. Lees ook het artikel over:

  • Anticiperen en pro-actief zijn
  • Grip op projecten, tijd en middelen
  • Effectief werken is het proces inrichten

Planning en organisatie voor leidinggevenden

Vooruitzien

Iedere administrateur weet dat de jaarafsluiting plaatsvindt en kan voorbereidingen treffen voor het financieel jaarverslag. In alle functies zitten bepaalde werkzaamheden die jaarlijks terugkomen. Benoem deze taken in uw functie. Optimale pro-activiteit is te bereiken door al deze acties te inventariseren op een aparte lijst en ze vervolgens weg te zetten op de weeklijsten.

Planningsvaardigheden kunt u leren

In het begin zal de planning u tijd kosten. Hoe vaker u het doet, hoe sneller het gaat. U zult zien dat veel zaken automatisch gaan op den duur. De wekelijkse sorteermomenten worden steeds korter, prioriteren en het verwerken van de activiteitenlijst gaat sneller. Het gaat net als met autorijden: eerst moet u erbij nadenken, op den duur wordt het een gewoonte. U zult momenten krijgen dat u terugvalt in uw ?oude gedrag?. Laat u niet ontmoedigen. Gewoon weer opnieuw beginnen.

Andere leerdoelen

De Steven heeft nog andere leerdoelen ontwikkeld voor de training timemanagement. Bekijk:

Leerdoelen timemanagement

Training en coaching

Wilt u een training time management? Aarzel niet! Neem meteen contact op.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens