home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / lastige medewerkers functioneringsgesprek

Functioneringsgesprek met lastige medewerkers

Een functioneringsgesprek met een medewerker die je als lastig ervaart kan behoorlijk wat van je vragen. Misschien weet iemand overal iets van, klaagt hij veel, komt hij nauwelijks in beweging of trekt hij iedere opmerking direct in twijfel. De eerste vraag is dan niet alleen wat deze medewerker doet, maar ook wat dat gedrag met jou als leidinggevende doet. Bij slecht functioneren bespreekbaar maken gaat het om duidelijkheid over functioneren. Op deze pagina gaat het vooral om de extra moeilijkheid die ontstaat wanneer het gedrag van de medewerker jou uit balans brengt.

Laat je niet door irritatie of onzekerheid leiden

Het grootste risico bij een gesprek met een medewerker die je lastig vindt, is dat jouw eigen irritatie het gesprek gaat bepalen. Misschien ga je harder praten, sneller in discussie of juist voorzichtiger formuleren omdat je bang bent voor de reactie. Dan reageer je niet meer op het functioneren, maar op jouw eigen spanning. Goede voorbereiding betekent daarom ook dat je jezelf afvraagt: waar zie ik tegenop, welk gedrag triggert mij en wat moet ik doen om tijdens het gesprek professioneel te blijven?

Soms ligt de belangrijkste ontwikkelvraag dan niet bij de medewerker maar bij de leidinggevende. Kun je tegen kritiek? Kun je begrenzen zonder boos te worden? Durf je duidelijk te zijn tegen iemand die verbaal sterk is? En kun je iemand die weinig zegt toch uitnodigen om werkelijk positie te kiezen? Wanneer dat structureel lastig is, kan persoonlijke ontwikkeling van de leidinggevende minstens zo relevant zijn als een training functioneringsgesprekken.

Maak gedrag concreet en bespreekbaar

“Jij bent altijd lastig” is geen bruikbare boodschap. “Tijdens de afgelopen drie overleggen heb je ieder voorstel uitvoerig bekritiseerd, maar zelf geen alternatief aangedragen” is wel bespreekbaar. Hetzelfde geldt voor passief gedrag. “Je toont weinig initiatief” is breed. “We hebben drie keer afgesproken dat jij zelf contact zou opnemen met deze klanten en dat is niet gebeurd” is concreet. Door waarneembaar gedrag te benoemen voorkom je dat het gesprek verzandt in een discussie over karakter.

Dat is extra belangrijk wanneer jij de medewerker al een tijd als lastig ervaart. Je gaat dan gemakkelijk ieder nieuw voorval zien als bewijs voor het beeld dat je al had. Probeer daarom steeds terug te gaan naar feiten, afspraken en effecten. Op de pagina over gedrag bespreekbaar maken ga ik uitgebreider in op dat onderscheid.

Hoe ga je om met discussie, klagen en passiviteit?

Een kritische medewerker hoeft niet meteen een probleem te zijn. Kritiek kan nuttig zijn en soms heeft de medewerker gewoon gelijk. Het wordt anders wanneer ieder onderwerp verzandt in discussie en er uiteindelijk niets meer gebeurt. Luister dan serieus naar het argument, vraag door en rond het onderwerp vervolgens af. Niet iedere discussie hoeft gewonnen te worden. Er moet wel duidelijkheid ontstaan over wat afgesproken is en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Bij klagen geldt iets vergelijkbaars. Geef ruimte om uit te leggen wat iemand dwarszit, maar voorkom dat het functioneringsgesprek een uur durend overzicht wordt van alles wat collega's, management en organisatie verkeerd doen. Vraag steeds: wat betekent dit voor jouw functioneren, wat kun jij zelf beïnvloeden en wat heb je van mij nodig? Wanneer negativiteit het gesprek structureel beheerst, past de verdieping over negativiteit tijdens het functioneringsgesprek beter.

Een passieve medewerker vraagt weer iets anders. Iemand kan tijdens het gesprek overal mee instemmen en daardoor bijzonder makkelijk lijken. De moeilijkheid ontstaat pas daarna, wanneer er niets gebeurt. Vraag daarom niet alleen “ben je het ermee eens?”, maar laat de medewerker zelf formuleren wat hij gaat doen, wanneer en hoe. Stilte of instemming is nog geen commitment.

Blijf luisteren, maar bewaak ook de grenzen

Actief luisteren betekent niet dat iedere richting die het gesprek opgaat gevolgd moet worden. Een functioneringsgesprek is geen klaaguurtje, roddeluurtje of onderhandeling over ieder onderwerp dat een medewerker op tafel legt. Wanneer het gesprek verandert in verhalen over wat alle collega's verkeerd doen, kun je rustig teruggaan naar de vraag wat relevant is voor het functioneren van deze medewerker. Hetzelfde geldt wanneer salaris ineens het enige onderwerp wordt.

Je mag dus grenzen stellen. Zeg bijvoorbeeld dat je een bepaald onderwerp serieus wilt bespreken maar dat het een ander gesprek vraagt, of dat je eerst terug wilt naar de afspraken over functioneren. Zeker bij medewerkers die gemakkelijk de regie overnemen, helpt het wanneer jij vooraf goed weet wat de bedoeling van het gesprek is. Duidelijkheid is iets anders dan de medewerker monddood maken.

Wat als de medewerker jou bekritiseert?

Een functioneringsgesprek is tweezijdig. Dat betekent dat de medewerker ook iets mag zeggen over jouw manier van leidinggeven en over omstandigheden die zijn functioneren beïnvloeden. Juist bij iemand die jij als kritisch of lastig ervaart kan dat ongemakkelijk zijn. De verleiding is groot om iedere kritische opmerking te zien als afleiding of weerstand. Dat hoeft niet terecht te zijn.

Luister eerst naar wat de medewerker werkelijk zegt. Vraag om voorbeelden en onderzoek welk deel relevant is. Misschien klopt de kritiek niet. Misschien deels. Misschien volledig. Je hoeft niet iedere opmerking te accepteren, maar je moet wel in staat zijn om er professioneel naar te luisteren. Wie feedback vraagt en vervolgens bij het eerste kritische antwoord in de verdediging schiet, leert de medewerker vooral dat eerlijkheid niet wordt gewaardeerd.

Wanneer is lastig gedrag ook onvoldoende functioneren?

Niet ieder lastig karaktertrekje is disfunctioneren. Een medewerker mag kritisch zijn, eigenwijs zijn of anders communiceren dan jij prettig vindt. Het wordt een functioneringsprobleem wanneer gedrag aantoonbaar invloed heeft op resultaten, samenwerking, verantwoordelijkheden of andere eisen van de functie. Dan moet je het ook zo concreet bespreken.

Wanneer sprake is van structureel gedrag dat het functioneren schaadt, kijk dan verder naar onvoldoende functioneren van de medewerker. Is vooral sprake van een aanhoudend negatieve houding die invloed heeft op werk en samenwerking, dan sluit de verdieping over een negatieve attitude aan. Het is belangrijk dat je dat onderscheid maakt. Een medewerker die je lastig vindt hoeft niet onvoldoende te functioneren en een medewerker die prettig in de omgang is kan wel degelijk onvoldoende functioneren.

Wanneer het functioneren structureel onvoldoende is en duidelijke verbetering noodzakelijk wordt, kan uiteindelijk een verbetertraject nodig zijn. Dat traject moet dan gaan over concrete tekortkomingen en noodzakelijke verbetering, niet over het feit dat jij iemand persoonlijk moeilijk vindt.

Wat als de medewerker het volledig met je oneens is?

Een lastige situatie ontstaat ook wanneer medewerker en leidinggevende totaal verschillend naar het functioneren kijken. Ga dan niet eindeloos proberen overeenstemming af te dwingen. Zorg eerst dat beide beelden helder zijn. Waar baseer jij jouw conclusie op? Welke uitleg geeft de medewerker? Over welke feiten zijn jullie het wel eens en waar zit precies het verschil?

Een medewerker hoeft jouw oordeel niet leuk te vinden en hoeft het er ook niet automatisch mee eens te zijn. Jij moet het wel kunnen onderbouwen. Wanneer het verschil van inzicht zelf het centrale probleem wordt, lees dan verder over een medewerker die het oneens is met het functioneringsgesprek.

Samengevat: lastig gedrag vraagt vooral professioneel leiderschap

Een functioneringsgesprek met een lastige medewerker vraagt niet om een speciale truc. Het vraagt vooral dat je zelf professioneel blijft. Maak gedrag concreet, laat je niet meeslepen in irritatie of emoties, luister naar wat de medewerker werkelijk zegt en bewaak tegelijkertijd de bedoeling en grenzen van het gesprek. Onderzoek bovendien steeds of er werkelijk sprake is van onvoldoende functioneren of vooral van gedrag dat jij persoonlijk lastig vindt.

• Benoem concreet gedrag in plaats van de medewerker een etiket te geven.
• Onderzoek welk gedrag jou als leidinggevende uit balans brengt.
• Blijf luisteren wanneer de medewerker kritisch reageert.
• Laat het gesprek niet veranderen in een klaag- of roddeluurtje.
• Vraag naar concrete afspraken wanneer een medewerker vooral passief instemt.
• Stel grenzen wanneer het gesprek van het onderwerp afdwaalt.
• Kijk ook naar jouw eigen aandeel in de samenwerking.
• Maak onderscheid tussen lastig gedrag en onvoldoende functioneren.
• Onderbouw een oordeel over functioneren met feiten en afspraken.

Of kort gezegd: de medewerker hoeft niet gemakkelijk te zijn. Jij moet wel professioneel genoeg zijn om met het gedrag om te gaan.

Veelgestelde vragen over functioneringsgesprekken met lastige medewerkers

Bij lastige medewerkers lopen gedrag, functioneren en de persoonlijke reactie van de leidinggevende gemakkelijk door elkaar. Deze vijf vragen helpen om dat uit elkaar te houden.

Wat is een lastige medewerker?

Dat is geen objectieve categorie. Meestal bedoelt een leidinggevende dat bepaald gedrag veel discussie, irritatie, onzekerheid of extra inspanning oproept. Kijk daarom altijd naar het concrete gedrag in plaats van alleen naar het etiket.

Hoe ga je om met een medewerker die overal tegenin gaat?

Luister naar het inhoudelijke bezwaar, vraag door en bepaal daarna wat relevant is voor het functioneren of de afspraak. Voorkom dat ieder onderwerp eindeloos opnieuw ter discussie komt, maar wijs kritiek ook niet automatisch af omdat de medewerker vaak kritisch is.

Wat doe je met een medewerker die tijdens het gesprek overal ja op zegt?

Laat de medewerker zelf formuleren welke actie hij gaat ondernemen, wanneer hij dat doet en welk resultaat wordt verwacht. Instemming tijdens het gesprek zegt weinig wanneer daarna geen beweging ontstaat.

Wanneer wordt lastig gedrag onvoldoende functioneren?

Wanneer concreet gedrag structureel afbreuk doet aan taken, resultaten, verantwoordelijkheden, samenwerking of andere relevante functie-eisen kan sprake zijn van onvoldoende functioneren. Het feit dat jij iemand persoonlijk lastig vindt is daarvoor niet voldoende.

Wat doe je als een lastige medewerker jou persoonlijk bekritiseert?

Luister naar de kritiek, vraag om concrete voorbeelden en onderzoek welk deel relevant is. Je hoeft het niet onmiddellijk eens te zijn, maar een tweezijdig functioneringsgesprek vraagt wel dat ook jouw bijdrage aan functioneren en samenwerking bespreekbaar mag zijn.