Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Verslaglegging vergaderingen of werkoverleg | Interne communicatie

Verslaglegging vergaderingen of werkoverleg zorgt voor effectiviteit. Een doelgerichte vergadering zonder effectieve verslaglegging is zinloos. Wat u aan de ene kant opbouwt, wordt aan de andere kant afgebroken. Maar effectieve verslaglegging heeft niet altijd iets te maken met uitgebreide weergave van de gesprekken of van de vergadering.

Verslaglegging tijdens vergaderingenDoelstelling van het overleg

Verslaglegging van een bespreking moet overeenkomen met het doel van de bespreking of het overleg. Dat kan per overlegvorm nogal verschillend zijn bijvoorbeeld:

  • bij het werkoverleg of het afdelingsoverleg kunt u vaak volstaan met een besluitenlijst of actielijst
  • bij het management-overleg is het soms nodig om uitgebreidere notulen te verkiezen boven een actielijst
  • bij een aandeelhoudersvergadering is wellicht een uitgebreide weergave van de bespreking nodig

Kortom: de verslaglegging dient afgestemd te zijn op de functie van het overleg. Is er een adviserende rol van het overleg? Is het overleg ingesteld om besluiten te nemen? Waarover gaat deze besluitvorming?

Notulen, besluitenlijst en actielijst

Onder de besluitenlijst en actielijst verstaan wij een korte weergave van wat is afgesproken.

  • Bijvoorbeeld: debiteur Jansen heeft een betalingsachterstand van 6 weken voor een bedrag van  € 20.000,-. Actie: commercieel manager, deadline 25 september.

Onder notulen verstaan wij een uitgebreide weergave van de bespreking:

  • Bijvoorbeeld: Klaas heeft problemen met het openen van een nieuwe vestiging in Drachten. Hij geeft aan in wat voor mate de cash-flow terugloopt wanneer de organisatie ervoor kiest om op dit moment deze investering te doen en geeft het verloop van het terugverdienmodel weer in een aantal stappen.

Opzetten overlegstructuren

Het opzetten van overlegvormen binnen organisaties, is een onderdeel van de tweede stap voor de verbetering van de interne communicatie namelijk: communicatiestructuren opzetten.

Communicatiestructuren opzetten

Rol van de notulist en voorzitter

In sommige vergaderingen of besprekingen is het van belang dat er een notulist bij betrokken wordt die niet actief deelneemt aan de vergadering. Bij het samenstellen van de actielijst is dit overbodig en kan de voorzitter kort samenvatten wat er besloten of afgesproken is.

training cursus doelgericht vergaderenTips

Hierbij enkele tips:

  • zorg altijd voor een heldere weergave van afspraken: wat moet er gebeuren, wie gaat het doen en wanneer moet het klaar zijn
  • zorg dat notulen of actielijsten 2 dagen na de werkbespreking of vergadering in ieders bezit zijn
  • verwoord e.e.a. zo correct maar ook zo beknopt mogelijk
  • wen de deelnemers van vergaderingen aan het feit dat van hun verwacht wordt dat zij acties uitvoeren
  • zorg ervoor dat deadlines gehaald worden
  • wen de deelnemers van vergaderingen en werkbesprekingen eraan dat van hun verwacht wordt dat zij gespreksverslagen hebben doorgenomen voorafgaand aan de bespreking

Overlegvormen en overlegstructuren

Het ontwikkelen van overlegstructuren is evenals het opzetten van personeelsgesprekken (gesprekscyclus binnen organisaties) de harde factor bij het verbeteren van de interne communicatie.

Soorten overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens


Nieuw in de webshop

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook

Meer informatie

Training spreken in het openbaar

  • Datum: 18 november 2021 (9.30-16.00 uur)
  • Locatie: Amersfoort

Training spreken openbaar

Meer informatie

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Meer informatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?

Op de hoogte blijven van onze nieuwste workshops, webinars of artikelen die wij plaatsen? Abonneer je op onze (gratis) nieuwsbrief!

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.