home / team organisatie / effectief vergaderen / ondernemingsraad personeelsvertegenwoordiging / communicatie achterban

Communiceren met de achterban: OR of PVT

Als OR of PVT moet je regelmatig met je achterban communiceren. Maar wie is die achterban eigenlijk? Daarmee bedoelen we de medewerkers die je vertegenwoordigt. Dat is nogal wat als je daarover nadenkt. Je moet weten wat er speelt en leeft in jouw organisatie én je moet terugcommuniceren wat er besproken, bereikt en besloten is. Bij het thema ondernemingsraad en personeelsvertegenwoordiging is communicatie met de achterban daarom onmisbaar. Helaas wordt juist over die terugkoppeling nogal eens te weinig nagedacht. En dan is het niet vreemd wanneer medewerkers het gevoel krijgen dat de OR ver van hen afstaat.

Waarom is communicatie met de achterban zo belangrijk?

Als er geen resultaten bekend worden gemaakt, en dat kunnen positieve maar ook teleurstellende resultaten zijn, ontstaat gemakkelijk het gevoel dat de OR weinig zinvol werk doet. Nogal logisch. Medewerkers zien de vergaderingen niet, kennen de gesprekken met de bestuurder niet en weten niet automatisch hoeveel tijd er in een onderwerp is gaan zitten. Ze zien uiteindelijk vooral wat er naar buiten komt. Communicatie met de achterban maakt daarom zichtbaar waar de OR of PVT mee bezig is, welke onderwerpen spelen, wat bereikt is en waar iets juist niet gelukt is.

Communicatie met de achterban gaat twee kanten op

Terugkoppelen is maar één kant van het verhaal. Je moet ook luisteren. Wat leeft er op de werkvloer? Welke vragen komen steeds terug? Waar maken medewerkers zich zorgen over en welke signalen worden vanuit verschillende afdelingen gegeven? Wie alleen informatie zendt, heeft nog geen communicatie georganiseerd. De achterban is ook een belangrijke informatiebron voor de OR of PVT. Hier zit je immers voor in de OR? Niet om namens jezelf aan tafel te zitten, maar om verbinding te houden met de mensen die je vertegenwoordigt.

Hoe koppel je resultaten terug naar de werkvloer?

In veel organisaties worden resultaten van de OR gecommuniceerd via intranet, een verslag, nieuwsbrief of ander digitaal kanaal. Daar is niets mis mee, maar je moet vervolgens wel afwachten hoeveel medewerkers die informatie werkelijk lezen. Verreweg het meest effectief kan daarom juist persoonlijk contact zijn. Ga de organisatie rond, maak een praatje op een afdeling, bespreek een onderwerp tijdens de lunch of vertel bij de koffieautomaat waar de OR mee bezig is. Dat kost tijd, maar je krijgt ook meteen reacties terug. Een zichtbare OR is een benaderbare OR.

Moet je als OR alles met de achterban delen?

Nee. Maak binnen de OR of PVT duidelijke afspraken over wat je communiceert, wanneer je dat doet en wie daarvoor verantwoordelijk is. Niet alle informatie kan altijd onmiddellijk worden gedeeld en soms is een onderwerp nog volop in bespreking. Juist daarom moet je vooraf nadenken over de communicatie. Voorkom dat het ene OR-lid op afdeling A een heel ander verhaal vertelt dan een collega op afdeling B. Als iedereen zijn eigen interpretatie gaat rondstrooien, ligt miscommunicatie op de loer en creëer je eerder onrust dan duidelijkheid.

Hoe zorg je voor één duidelijke boodschap?

Bespreek tijdens de OR- of PVT-vergadering niet alleen wát er inhoudelijk is besproken, maar ook wat daarvan richting medewerkers gecommuniceerd moet worden. Wat is de kern? Welke context hebben medewerkers nodig om het te begrijpen? Wat weten we nog niet? En welke vragen kunnen we verwachten? Eén duidelijke boodschap betekent overigens niet dat je ingewikkelde onderwerpen mooier moet maken dan ze zijn. Als iets nog onzeker is, kun je dat gewoon zeggen. Duidelijkheid is ook durven vertellen wat nog niet duidelijk is.

Gebruik begrijpelijke taal richting medewerkers

OR-leden krijgen soms te maken met beleidstaal, juridische begrippen, adviesaanvragen en stukken die tientallen pagina's beslaan. De kunst is om daar niet automatisch dezelfde taal mee terug te nemen naar de werkvloer. Vertel wat het onderwerp concreet betekent. Wat verandert er? Voor wie? Wanneer? Waar kan iemand terecht met vragen? Vaktaal kan noodzakelijk zijn in documenten, maar medewerkers moeten vooral kunnen begrijpen wat een ontwikkeling voor hun dagelijkse praktijk betekent.

Hoe haal je signalen op bij de achterban?

Wacht niet tot medewerkers zelf naar de OR toestappen. Sommigen doen dat gemakkelijk, anderen nooit. Loop rond, stel vragen, bezoek afdelingen en maak gebruik van bestaande contactmomenten. Dat hoeft allemaal niet formeel. Juist een informeel gesprek kan informatie opleveren die je in een enquête of formele vergadering niet hoort. Let wel op dat één hard geluid niet automatisch het geluid van de hele organisatie wordt. Verzamel verschillende signalen en probeer patronen te herkennen voordat je conclusies trekt.

Maak de OR zichtbaar en benaderbaar

De afstand tussen OR en achterban wordt groot wanneer medewerkers alleen één keer per jaar een verkiezingsbericht zien en verder nauwelijks weten wie er in de OR zit. Laat daarom zien wie de leden zijn, welke onderwerpen op de agenda staan en hoe medewerkers contact kunnen opnemen. Benaderbaarheid zit soms in kleine dingen. Even op een afdeling binnenlopen kan meer doen dan voor de derde keer een uitgebreid bericht op intranet plaatsen. Hoe gemakkelijker medewerkers jou weten te vinden, hoe groter de kans dat relevante signalen de OR ook werkelijk bereiken.

Wat doe je met informatie die je uit de achterban ontvangt?

Luisteren schept ook verwachtingen. Wanneer medewerkers een vraag, signaal of zorg meegeven, moet duidelijk zijn wat ermee gebeurt. Dat betekent niet dat de OR ieder individueel probleem kan oplossen of iedere wens kan realiseren. Wel kun je terugkoppelen of een onderwerp wordt meegenomen, waarom iets niet bij de OR thuishoort of wanneer erop wordt teruggekomen. Anders wordt informatie ophalen al snel een ritueel: medewerkers vertellen hun verhaal en horen daarna nooit meer iets.

Welke afspraken helpen bij communicatie met de achterban?

Maak communicatie met de achterban onderdeel van het gewone OR- of PVT-werk en niet iets wat er toevallig bij komt wanneer iemand tijd over heeft. Spreek af wie verantwoordelijk is, welke kanalen je gebruikt en hoe vaak je terugkoppelt. Combineer formele en informele communicatie en kijk regelmatig of medewerkers de informatie daadwerkelijk ontvangen en begrijpen.

• Maak tijdens de OR-vergadering duidelijke afspraken over wat wordt gecommuniceerd.
• Spreek af wie verantwoordelijk is voor de terugkoppeling.
• Zorg dat OR-leden dezelfde kernboodschap uitdragen.
• Gebruik begrijpelijke taal en vermijd onnodig jargon.
• Communiceer niet alleen via intranet of nieuwsbrieven.
• Zoek medewerkers actief op en maak informeel contact.
• Vertel niet alleen wat bereikt is, maar ook waar onderwerpen nog lopen.
• Luister actief naar wat er onder medewerkers leeft.
• Maak duidelijk wat er met ontvangen signalen gebeurt.
• Zorg dat medewerkers weten hoe zij de OR of PVT kunnen bereiken.

Wanneer is communicatie met de achterban effectief?

Effectieve communicatie herken je niet aan het aantal nieuwsbrieven dat verstuurd is. Medewerkers weten waar de OR mee bezig is, begrijpen welke onderwerpen spelen en weten hoe zij hun vragen of signalen kunnen doorgeven. Tegelijkertijd weet de OR beter wat er op de werkvloer leeft. Dan ontstaat communicatie in twee richtingen. Hoe beter de achterban op de hoogte is van het werk en de resultaten van de OR, hoe groter bovendien de kans dat medewerkers zich betrokken voelen bij medezeggenschap en organisatie.

Veelgestelde vragen over communicatie met de achterban

OR en PVT zitten tussen verschillende informatiestromen in. Je wilt medewerkers goed informeren zonder ieder detail door te sturen en tegelijkertijd voldoende horen over wat er werkelijk op de werkvloer speelt. De volgende vragen komen daarbij regelmatig terug.

Hoe vaak moet de OR communiceren met de achterban?

Daar is geen vaste frequentie voor. Communiceer vooral wanneer er iets relevants speelt en zorg daarnaast voor voldoende continuïteit zodat de OR niet maandenlang uit beeld verdwijnt. Alleen communiceren als er problemen zijn maakt contact met de achterban onnodig incidenteel.

Is intranet voldoende om de achterban te informeren?

Meestal niet als enige middel. Intranet kan prima worden gebruikt voor verslagen en berichten, maar persoonlijk contact levert vaak andere reacties op. Combineer daarom schriftelijke informatie met zichtbaarheid op de werkvloer.

Hoe weet je wat er werkelijk leeft onder medewerkers?

Gebruik meerdere bronnen. Praat met medewerkers van verschillende afdelingen, luister naar terugkerende signalen en kijk of onderwerpen breder spelen dan één individueel geval. Eén mening is informatie, maar nog niet automatisch het standpunt van de achterban.

Wat doe je als OR-leden verschillende verhalen vertellen?

Bespreek vooraf welke kernboodschap wordt gecommuniceerd en welke informatie nog niet gedeeld kan worden. OR-leden mogen natuurlijk hun eigen stijl hebben, maar feitelijke informatie en de kern van afspraken moeten niet per afdeling veranderen.

Moet je ook terugkoppelen wanneer de OR niets heeft bereikt?

Ja. Juist dan kan uitleg belangrijk zijn. Vertel wat is geprobeerd, waar het vastliep en wat de eventuele vervolgstap is. Alleen successen communiceren geeft medewerkers geen volledig beeld van het werk van de OR.