home / leiderschapsontwikkeling / modern leiderschap / voorbeeldfunctie leidinggevende

Voorbeeldfunctie leidinggevende

Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie. Of ze nu directeur zijn, manager of teamleider in het middenkader. Bij modern leiderschap hoort voor mij dat je je daarvan bewust bent. Maar wat houdt een voorbeeldfunctie nu precies in? Wat betekent het in de dagelijkse praktijk? Want voorbeeldgedrag gaat wat mij betreft veel verder dan op tijd komen, de juiste kleding dragen of netjes doen wat in het personeelshandboek staat.

Maar is dat het nu?

Gaat voorbeeldgedrag alleen maar over werktijden of over het hanteren van werkkleding? Ik denk dat het veel verder gaat. Die discussie over de stropdas gaan we niet winnen en dat hoeft ook niet. Er valt niets te winnen immers. Het heeft alles te maken met overtuigingen, normen en waarden. Wanneer jij iets belangrijk zegt te vinden maar zelf het tegenovergestelde doet, dan zit daar het probleem. Niet in die stropdas.

Afspraken gelden ook voor de leidinggevende

In feite gaat het over afspraken. Wanneer er afspraken zijn gemaakt binnen jouw organisatie over werkkleding, dan heeft de leidinggevende een voorbeeldfunctie in het hanteren van die afspraken. Het gaat dus niet over kleding en stropdassen maar over de bereidheid om je als leidinggevende ook te houden aan bedrijfsafspraken. Doe je dat niet, dan kan er inderdaad gedrag ontstaan waarbij medewerkers ook afspraken gaan mijden en niet toepassen. Waarom zouden zij een afspraak serieus nemen wanneer degene die erop moet toezien zelf laat zien dat het kennelijk niet zo nauw komt?

Hetzelfde geldt voor werktijden, deadlines, bereikbaarheid, omgangsvormen, veiligheid en toezeggingen. De voorbeeldfunctie begint waar je zelf onder dezelfde afspraken durft te vallen die je van een ander verlangt. Zodra voor de leiding andere regels gelden omdat het de leiding is, ben je iets anders aan het communiceren dan je op papier hebt gezet.

De kracht van non-verbale communicatie

Bij voorbeeldgedrag is het goed je te realiseren dat non-verbale communicatie vele malen sterker overkomt dan wat uitgesproken wordt. Wanneer verbale en non-verbale signalen met elkaar in strijd zijn, zal men eerder geneigd zijn het non-verbale gedrag voor waar aan te nemen. Dus je kunt wel zeggen dat veiligheidsprotocollen te allen tijde gevolgd dienen te worden, maar als je je daar vervolgens zelf niet aan houdt, dan zal men denken dat je het niet meent, dat die regel ongeldig is of ten minste flexibel toegepast mag worden. Je schept daarmee tevens het precedent dat men alles wat je zegt niet zo nauw hoeft te nemen.

Dit principe over de kracht van non-verbale communicatie werd mij een keer gedemonstreerd in een zaal vol studenten, door een docent die voor de groep stond en zei: "Leg allemaal eens je hand op je voorhoofd." En terwijl ze dat zei, legde zij haar hand op haar kin. Meer dan driekwart van de studenten legde de hand op de kin en niet op het voorhoofd. Ik heb dat nooit meer vergeten.

Van uiterlijk voorbeeldgedrag naar wie je werkelijk bent

Voorbeeldgedrag gaat veel verder dan wat uiterlijk vertoon zoals het hanteren van veiligheidsvoorschriften, normen voor kleding en werktijden. Uiteindelijk gaat het om hoe jij iedere dag handelt. Hoe ga jij met medewerkers om? Hoe serieus neem jij jouw afspraken? Hoe praat jij over mensen die er niet bij zijn? Hoe ga jij om met fouten, toezeggingen, verantwoordelijkheden en deadlines? Daar wordt jouw voorbeeldfunctie zichtbaar.

• Wanneer medewerkers een vraag stellen en ze krijgen niet of veel te laat antwoord, dan kopieer je dit gedrag ook binnen jouw organisatie.
• Wanneer de leiding zich niet aan deadlines houdt, waarom zou de medewerker het doen?
• Wanneer de leiding e-mails onbeantwoord laat, waarom zouden de medewerkers dan wel de e-mails beantwoorden?
• Wanneer de leiding toezeggingen heeft gedaan over eventuele promotie en salarisverhoging maar deze niet nakomt, hoe zou de medewerker dan moeten omgaan met verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie?
• Wanneer de leidinggevende zich bij beoordelingen van medewerkers laat leiden door geruchten binnen de organisatie zonder zelf bepaalde waarnemingen te doen, hoe moet de medewerker dan met bepaalde zaken omgaan?
• Wanneer de leidinggevende zich negatief of denigrerend uitlaat over anderen, hoe gaan de medewerkers dan om met collega's?
• Wanneer de leidinggevende zich laat leiden door de waan van de dag, hoe zullen jouw medewerkers proactief kunnen zijn?

Je kunt niet vragen wat je zelf niet laat zien

Daar zit voor mij de kern. Je kunt niet voortdurend roepen dat medewerkers verantwoordelijkheid moeten nemen wanneer jij jouw eigen verantwoordelijkheid ontloopt. Je kunt geen openheid vragen terwijl je zelf belangrijke zaken achterhoudt. Je kunt niet zeggen dat fouten gemaakt mogen worden terwijl jij jouw eigen fouten wegmoffelt. En je kunt moeilijk vragen om respect wanneer jij zelf denigrerend over anderen praat.

Dat raakt ook aan authentiek leiderschap. Uiteindelijk zien mensen vrij snel het verschil tussen wat jij zegt en wat jij werkelijk laat zien. Je zendt wie je bent. Ook wanneer je zelf denkt dat jouw woorden heel overtuigend zijn.

Voorbeeldgedrag gaat over waarden en normen

Daarom gaat een voorbeeldfunctie veel verder dan gedragscodes. Het raakt aan waarden en normen. Waar sta je voor? Wat vind je echt belangrijk? En handel je daar ook naar wanneer het lastig wordt? Een organisatie kan prachtige waarden formuleren, maar wanneer de leiding zelf voortdurend laat zien dat die waarden onderhandelbaar zijn zodra het haar beter uitkomt, dan weet de medewerker genoeg.

Daar raakt voorbeeldgedrag aan moreel leiderschap. Waarden krijgen pas betekenis wanneer ze zichtbaar worden in keuzes en gedrag. Niet wanneer ze op een poster hangen. Als respect een kernwaarde is, hoe praat je dan over iemand die niet aanwezig is? Als betrouwbaarheid belangrijk is, hoe ga je dan om met jouw toezeggingen? Als veiligheid vooropstaat, wat doe jij dan zelf?

Leiderschap is belangrijk!

Leiderschap is belangrijk. Gericht op vertrouwen, openheid en ontwikkeling. En dat voorbeeld doet ertoe. Wat jij iedere dag laat zien, kan medewerkers aanmoedigen of ontmoedigen. Je kunt vertrouwen opbouwen en je kunt het ook afbreken. Je kunt mensen stimuleren om verantwoordelijkheid te nemen, maar je kunt ze ook leren dat afspraken kennelijk alleen gelden wanneer het uitkomt.

• Moedig je de medewerker aan of ontmoedig je de medewerker?
• Stimuleer je de medewerker of ontneem je de medewerker alle hoop?
• Draag je bij aan vertrouwen of draag je bij aan wantrouwen?
• Vraag je verantwoordelijkheid en neem je die zelf ook?

Een slecht voorbeeld kost je gezag

Formeel gezag krijg je misschien door jouw functie. Maar respect en vertrouwen krijg je niet automatisch mee wanneer je benoemd wordt tot manager. Die moet je verdienen en je kunt ze ook weer verliezen. Wanneer medewerkers voortdurend zien dat jij iets anders doet dan je van hen vraagt, gaat dat ten koste van jouw geloofwaardigheid. En zodra geloofwaardigheid wegvalt, kun je steeds meer woorden, regels en controle nodig hebben om hetzelfde voor elkaar te krijgen.

Daarom gaat voorbeeldgedrag ook over natuurlijk overwicht. Gezag wordt niet alleen ontleend aan positie. Mensen kennen je gezag toe op basis van wat zij ervaren. Doe je wat je zegt? Sta je er wanneer het moeilijk wordt? Ben je betrouwbaar? Dat telt.

Slecht voorbeeld: geen volgers

Ik noem een praktijkvoorbeeld dat ik meemaakte tijdens een reorganisatie. Door de crisis moest een organisatie inkrimpen en reorganiseren. De directie, DGA en eigenaar, had opdracht gegeven aan de HRM-afdeling om deze reorganisatie voor te bereiden en uit te voeren. Terwijl het in de organisatie bekend werd gemaakt, had de directeur-eigenaar een vakantie gepland in het buitenland. De impact daarvan was zo groot op het personeel dat er weinig respect overbleef bij zowel degenen die achterbleven binnen de organisatie als bij degenen die gedwongen moesten vertrekken.

En daar zit voor mij de voorbeeldfunctie. Natuurlijk mag een directeur op vakantie. Daar gaat het niet om. Het gaat om het moment. Wanneer jij een besluit neemt dat diep ingrijpt in het leven van medewerkers en je bent vervolgens zelf verdwenen wanneer de klap valt, dan zegt dat iets. Of de man in kwestie op die dag een stropdas om had, heb ik niet gecontroleerd.

Juist wanneer het spannend wordt, kijkt iedereen naar de leiding

Een voorbeeldfunctie is gemakkelijk wanneer alles goed gaat. Dan kun je rustig praten over vertrouwen, openheid, verantwoordelijkheid en respect. Interessanter wordt het wanneer resultaten tegenvallen, er fouten gemaakt worden, een klant wegloopt, een conflict ontstaat of er mensen ontslagen moeten worden. Dan kijkt iedereen naar de leiding. Niet alleen naar wat ze zegt maar vooral naar wat ze doet.

Duik je weg of sta je er? Geef je iemand anders de schuld of neem je jouw verantwoordelijkheid? Blijf je respectvol wanneer je boos bent? Houd je vast aan jouw waarden wanneer ze iets kosten? Dat zijn de momenten waarop mensen bepalen of jouw woorden werkelijk iets waard zijn.

Een voorbeeldfunctie betekent niet dat je perfect moet zijn

Een leidinggevende is geen heilige. Je maakt fouten, je vergeet weleens iets, je kunt een verkeerde inschatting maken en je kunt op een slecht moment iets verkeerd zeggen. Dat is het probleem niet. Volgens mij zit voorbeeldgedrag ook in wat je daarna doet. Kun jij zeggen dat je fout zat? Kun je excuses maken? Kun je een verkeerde beslissing herstellen? Kun je erkennen dat een medewerker gelijk had?

Dat vind ik sterker dan de leidinggevende die probeert voortdurend perfect over te komen. Ook hier geldt: doe geen toneelstuk. Medewerkers prikken daar toch wel doorheen.

Voorbeeldgedrag werkt twee kanten op

Een goed voorbeeld kan gewenst gedrag versterken, maar een slecht voorbeeld kan ongewenst gedrag net zo goed legitimeren. Als managers voortdurend roddelen, ontstaat een klimaat waarin roddelen kennelijk normaal is. Wanneer de directie haar eigen afspraken niet nakomt, waarom zou een team dat wel doen? Wanneer iemand bovenin wegkomt met gedrag waarvoor een medewerker wordt aangesproken, dan weet iedereen hoe serieus de normen werkelijk zijn.

Een voorbeeldfunctie heb je dus niet alleen wanneer je bewust probeert het goede voorbeeld te geven. Je hebt hem altijd. Ook wanneer je er niet over nadenkt.

Voorbeeldgedrag raakt de onderstroom

Voorbeeldgedrag raakt de onderstroom in de organisatie en gaat vele malen verder dan uiterlijkheden als op tijd zijn en de stropdas om. In de onderstroom gaat het over vertrouwen, respect, veiligheid, loyaliteit, geloofwaardigheid en de vraag wat binnen deze organisatie werkelijk normaal gevonden wordt. Medewerkers kijken voortdurend naar wat er gebeurt. Wie houdt zich aan afspraken? Wie komt ermee weg? Wie neemt verantwoordelijkheid? Wie mag alles zeggen en wie wordt aangesproken?

Een goed voorbeeld stimuleert en versterkt vertrouwen in de organisatie. Een slecht voorbeeld doet afbreuk aan vertrouwen en respect van jouw medewerkers. Dat kan veel dieper ingrijpen dan een manager soms beseft.

De cultuur begint ook bij jou

Leidinggevenden praten nogal eens over "de cultuur" alsof dat een probleem van medewerkers is. Mensen nemen geen verantwoordelijkheid. Mensen zijn niet proactief. Mensen spreken elkaar niet aan. Mensen zijn onvoldoende klantgericht. Maar welke bijdrage levert de leiding zelf aan dat gedrag? Welke ruimte geef je? Wat doe je wanneer iemand initiatief neemt? Hoe ga je zelf met afspraken om? Wat laat jij zien wanneer iemand jou aanspreekt?

Je bent als leidinggevende zelf onderdeel van de cultuur. Niet de enige oorzaak van alles wat er gebeurt, maar je kunt ook niet doen alsof cultuur alleen beneden in de organisatie zit. Het gedrag van de leiding heeft invloed op wat mensen normaal, veilig en gewenst gaan vinden.

Goed voorbeeld doet goed volgen

Dan kom ik uiteindelijk weer terug bij die oude uitspraak. Goed voorbeeld doet goed volgen. Niet omdat medewerkers allemaal gedachteloos kopiëren wat de baas doet, maar omdat jouw gedrag voortdurend informatie geeft. Dit vinden we hier blijkbaar belangrijk. Zo gaan we hier blijkbaar met elkaar om. Deze afspraken nemen we blijkbaar serieus. Zo reageren we kennelijk wanneer het spannend wordt.

Daarom vind ik de voorbeeldfunctie van een leidinggevende zo belangrijk. Zeg niet alleen wat je belangrijk vindt. Laat het zien. En wanneer je iets van jouw medewerkers vraagt, kijk dan eerst eens of je bereid bent om het zelf ook te doen.

Veelgestelde vragen over de voorbeeldfunctie van leidinggevenden

Een voorbeeldfunctie wordt vooral interessant wanneer belangen, posities en omstandigheden niet zo netjes zijn. Dan blijkt hoe je met jouw eigen voorbeeld omgaat.

Moet een leidinggevende altijd harder werken dan medewerkers?

Nee. Een voorbeeldfunctie betekent niet dat jij iedere ochtend als eerste binnen moet zijn en 's avonds als laatste het licht uitdoet. Wanneer je dat tot norm maakt, geef je misschien zelfs een verkeerd voorbeeld. Het gaat erom dat je zelf verantwoordelijkheid neemt voor jouw werk en afspraken en niet iets van medewerkers vraagt waar jij jezelf gemakkelijk aan onttrekt.

Wat als ik zelf een bedrijfsregel onzin vind?

Dan moet je daar wat mee. Bespreek de regel, stel hem ter discussie en probeer hem te veranderen wanneer dat nodig is. Maar wanneer jij van medewerkers verlangt dat zij zich eraan houden en jij trekt ondertussen jouw eigen plan, dan heb je een geloofwaardigheidsprobleem.

Kun je als leidinggevende toegeven dat je iets niet weet?

Natuurlijk. Ik vind het juist een kracht wanneer iemand kan zeggen: dat weet ik niet. Jouw voorbeeldfunctie betekent niet dat je moet doen alsof je overal verstand van hebt. Wel dat je verantwoordelijkheid neemt voor wat je vervolgens met die onzekerheid doet.

Wat als mijn eigen leidinggevende een slecht voorbeeld geeft?

Dan zit je soms in een lastige positie. Maar het gedrag van jouw leidinggevende ontslaat jou niet van jouw eigen verantwoordelijkheid. Je hoeft slecht gedrag niet te kopiëren omdat het van boven komt. Waar mogelijk kun je ook bespreekbaar maken wat het effect ervan is op jouw team of organisatie.

Hoe weet je welk voorbeeld je als leidinggevende geeft?

Vraag het eens. Niet: "Vind je mij een goed voorbeeld?" Daar krijg je waarschijnlijk weinig aan. Vraag medewerkers welk gedrag van jou hen helpt en welk gedrag juist tegenwerkt. Vraag wat jij zelf doet waardoor afspraken serieus genomen worden of juist niet. Je kunt behoorlijk verrast worden door het antwoord.