home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / zzp coaching / coaching succesvol bedrijf zzp er

Succesvol bedrijf opstarten als ZZP-er in vijf maanden

Een eigen bedrijf opstarten vraagt meer dan een goed idee en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je moet klanten vinden, opdrachten verwerven en omzet realiseren. Daarom werk ik bij coaching en begeleiding van ZZP-ers graag met het vijf-bij-vijfplan. Dat plan is niet gericht op nog meer nadenken, maar op DOEN. In vijf maanden kun je enorm veel in beweging zetten wanneer je iedere week gericht werkt aan contacten, kansen, offertes en opdrachten.

Doen is belangrijk

Er is nog nooit een vis gevangen door eindeloos te filosoferen over de hengelsport of door alleen maar lezingen over vissen te volgen. Op een gegeven moment moet die hengel het water in. Dat geldt ook voor ondernemen. Natuurlijk heb je een plan nodig, maar beschouwen, theoretiseren en voorbereiden kunnen ook een prachtige afleidingsmanoeuvre worden om niet datgene te doen wat spannend is: klanten benaderen, jouw aanbod bespreken en om een opdracht vragen.

Van denken naar contact

Beginnende ondernemers besteden naar mijn idee vaak te veel tijd aan zaken die veilig voelen. De website moet nog mooier, de tekst kan nog anders en het aanbod moet nog één keer worden uitgewerkt. Ondertussen is er nauwelijks contact geweest met potentiële klanten. Een website kan belangrijk zijn en ook jouw positionering en profilering moet kloppen, maar uiteindelijk moet iemand besluiten om jou een opdracht te geven.

Je kunt veel meer beïnvloeden dan je denkt

Als ondernemer heb je geen volledige controle over het resultaat. Je kunt iemand niet dwingen om klant te worden. Je kunt wel invloed uitoefenen op de hoeveelheid commerciële activiteit die je ontwikkelt. Wanneer je vijf mensen benadert, ontstaan er minder gesprekken dan wanneer je er vijftig benadert. Dat klinkt bijna kinderlijk eenvoudig, maar ik zie juist daar veel ZZP-ers vastlopen: ze willen meer opdrachten, maar voeren te weinig activiteiten uit die tot nieuwe opdrachten kunnen leiden.

Mijn oude ervaringscijfers waren behoorlijk duidelijk

In de periode dat ik met meerdere trainers en een accountmanager werkte, heb ik jarenlang ervaringscijfers bijgehouden. Mijn eigen maximum lag rond dertig effectieve telefonische contacten op een dag. Met effectief bedoel ik: ik had de persoon daadwerkelijk gesproken. Om dertig mensen te bereiken had ik destijds soms een lijst van ongeveer 120 contacten nodig. De één was vrij, de ander zat in overleg en een derde kreeg ik eenvoudig niet te pakken.

Die aantallen moet je niet als universele norm gebruiken. De wereld is veranderd en acquisitie verloopt tegenwoordig ook via e-mail, LinkedIn, websites, nieuwsbrieven en andere kanalen. Maar het principe is nog precies hetzelfde: wanneer er aan de bovenkant van jouw bedrijf onvoldoende contacten binnenkomen, kan er aan de onderkant ook niet ineens een volle orderportefeuille uitrollen.

Meer commerciële activiteit geeft meestal meer kansen

Ik heb vroeger ook grote verschillen gezien tussen verkoopteams. Bij een verzekeringsmaatschappij die fuseerde, maakte de ene vestiging gemiddeld veel minder afspraken per accountmanager dan de andere. Niet verrassend verkocht de vestiging met aanzienlijk meer gesprekken ook veel meer hypotheken. Natuurlijk is verkoop nooit alleen een kwestie van aantallen. De kwaliteit van jouw gesprek, jouw aanbod en jouw doelgroep zijn minstens zo belangrijk. Maar zonder activiteit kun je kwaliteit ook nergens laten werken.

Begin bij de omzet die je nodig hebt

Ik draai de vraag daarom graag om. Hoeveel omzet heb je nodig? Wat wil je verdienen? En hoeveel opdrachten zijn daarvoor noodzakelijk? Pas wanneer je dat weet, kun je terugrekenen hoeveel klanten, offertes, gesprekken en contacten je ongeveer nodig hebt.

In een coachingstraject zei iemand bijvoorbeeld: ik wil ongeveer € 60.000 bruto verdienen. Bij een tarief van € 95 per uur betekent dat, heel eenvoudig gerekend en nog zonder rekening te houden met alle bedrijfskosten, dat er ruim 630 declarabele uren nodig zijn om € 60.000 omzet te realiseren. Alleen al zo'n rekensom maakt duidelijk dat een inkomenswens vertaald moet worden naar concrete productie én naar voldoende klanten.

Omzet is niet hetzelfde als inkomen

Dat onderscheid zou ik tegenwoordig nog nadrukkelijker maken. € 60.000 omzet is geen € 60.000 inkomen. Van jouw omzet moeten bedrijfskosten worden betaald en als ondernemer moet je zelf rekening houden met belasting, verzekeringen, pensioen, niet-declarabele uren en perioden waarin je niet werkt. Daarom moet je bij het opstarten niet alleen vragen wat je wilt verdienen, maar ook welke omzet jouw bedrijf daarvoor werkelijk nodig heeft.

Hoeveel klanten heb je nodig?

Stel dat jouw gemiddelde traject zeven declarabele uren omvat. Dan kun je terugrekenen hoeveel trajecten je per jaar nodig hebt om jouw omzetdoel te halen. Vervolgens komt de volgende vraag: hoeveel potentiële klanten moet je spreken om dat aantal opdrachten te krijgen? Daar bestaat geen algemeen percentage voor. Het verschilt enorm per dienst, markt, prijs, reputatie en commerciële aanpak. Maar je moet jouw eigen cijfers gaan kennen.

Dat vind ik belangrijk. Na verloop van tijd moet je ongeveer weten: hoeveel contacten leiden tot een serieus gesprek, hoeveel gesprekken leiden tot een offerte en hoeveel offertes worden een opdracht? Dan wordt acquisitie veel minder mistig.

Vier containers

Ik gebruik daarvoor een eenvoudig beeld. Als ondernemer heb je vier containers. Die containers moeten allemaal voldoende gevuld zijn, maar ze staan ook in een vaste volgorde.

• een container met contacten
• een container met kansen
• een container met offertes
• een container met orders

Veel ondernemers kijken vooral naar de laatste container: hoeveel orders heb ik? Maar een lege ordercontainer ontstaat meestal al veel eerder in het proces. Wanneer er te weinig contacten zijn, ontstaan te weinig kansen. Bij te weinig kansen komen te weinig offertes en uiteindelijk dus te weinig orders.

Verkoop begint met het managen van contacten

Daarom begint acquisitie wat mij betreft niet bij de offerte en ook niet bij de opdracht. Het begint bij contacten. Wie kent jou? Met wie onderhoud je contact? Wie weet wat je doet? Welke bestaande klant heb je al maanden niet meer gesproken? Welke relatie zou jou kunnen introduceren? Welke mensen volgen jouw nieuwsbrief of jouw berichten op LinkedIn?

• Om jouw container met orders te vullen, moet er voldoende in jouw offertecontainer zitten.
• Om voldoende offertes te krijgen, heb je voldoende concrete kansen nodig.
• Om kansen te krijgen, moet jouw netwerk van relevante contacten groot en actief genoeg zijn.

Dat sluit rechtstreeks aan op mijn artikel over verkoop en acquisitie voor ZZP-ers.

Maak onderscheid tussen een contact en een klant

Niet iedereen met wie je spreekt hoeft morgen klant te worden. Dat is ook niet het doel. Ondernemers kunnen soms te gretig worden en ieder gesprek beoordelen op de vraag: komt hier een opdracht uit? Zo werkt een netwerk meestal niet. Een contact kan vandaag niets nodig hebben, je over zes maanden aanbevelen en over twee jaar alsnog zelf klant worden. Daarom gaat het niet alleen om verkopen, maar ook om relaties opbouwen en onderhouden.

Het vijf-bij-vijfplan begint met vijf dagen

De eerste vijf dagen gebruik je om de basis neer te zetten. Niet om alles perfect te maken, maar om precies te weten wie je wilt bereiken en wat je gaat doen.

• Maak een lijst met relevante bestaande en nieuwe contacten.
• Bepaal welke klanten werkelijk bij jouw aanbod passen.
• Zorg dat je in één of twee zinnen kunt uitleggen waarvoor mensen bij jou moeten zijn.
• Kies jouw belangrijkste manieren van acquisitie: bellen, LinkedIn, mail, netwerk, website of een combinatie.
• Plan de commerciële activiteiten daadwerkelijk in jouw agenda.

Zonder agenda-afspraak blijft acquisitie voor veel ZZP-ers iets wat ze gaan doen wanneer er tijd over is. En er is bijna nooit tijd over.

De volgende vijf weken ga je de markt in

Daarna begint het echte werk. Je legt contact, voert gesprekken en onderzoekt waar kansen liggen. De oude versie van mijn vijf-bij-vijfplan was behoorlijk telefoon- en bezoekgericht. Dat paste bij die periode. Tegenwoordig zou ik verschillende kanalen combineren, maar nog steeds gericht en persoonlijk werken. Niet vijf weken alleen berichten plaatsen en hopen dat iemand belt.

Ik zou bijvoorbeeld iedere week nieuwe contacten leggen, bestaande relaties spreken, commerciële gesprekken voeren, relevante mensen op LinkedIn benaderen en inhoud publiceren die aansluit op jouw positionering. Wat je precies doet hangt af van jouw bedrijf, maar er moet beweging zijn.

Na vijf maanden moet je iets kunnen meten

Na vijf maanden wil ik niet alleen horen dat je veel geleerd hebt. Ik wil kunnen zien wat er is gebeurd. Hoeveel relevante contacten heb je opgebouwd? Hoeveel gesprekken heb je gevoerd? Welke kansen zijn ontstaan? Hoeveel offertes heb je uitgebracht? Welke opdrachten heb je gekregen? Hoeveel omzet zit er inmiddels in jouw bedrijf?

Misschien heb je jouw oorspronkelijke doel nog niet volledig bereikt. Dat kan. Maar wanneer je vijf maanden serieus hebt gewerkt, moet je wel veel meer weten dan op dag één. Je kent jouw markt beter, weet welke boodschap aanslaat, ziet waar klanten op reageren en begint jouw eigen commerciële cijfers te begrijpen.

Een plan werkt alleen wanneer je het uitvoert

Daar zit uiteindelijk de kern. Je kunt een uitstekend businessplan hebben en toch geen bedrijf opbouwen. Je kunt een matig plan hebben en onderweg ontzettend veel leren omdat je voortdurend met de markt in gesprek bent. Daarom heb ik altijd meer gehad met een werkbaar plan dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd dan met een schitterend document dat in een la verdwijnt.

Wanneer er na vijf maanden niets gebeurt

Dan moet je ook eerlijk durven kijken. Heb je werkelijk voldoende commerciële activiteit uitgevoerd? Is jouw aanbod helder? Benader je de juiste doelgroep? Is jouw prijsstelling realistisch? Begrijpen mensen waarvoor ze bij jou moeten zijn? Of stel je precies die activiteiten uit die noodzakelijk zijn om jouw bedrijf op gang te krijgen?

Wanneer er structureel te weinig opdrachten binnenkomen, lees dan ook mijn artikel over onvoldoende orders en omzet als ZZP-er.

Het begint wel met de vraag of ZZP bij je past

Voordat je jezelf vijf maanden lang in acquisitie stort, is er natuurlijk nog een eerdere vraag. Wil je werkelijk ondernemer zijn? Kun je omgaan met onzekerheid en verantwoordelijkheid en vind je het acceptabel dat je zelf voor jouw opdrachten moet zorgen? Daarover schreef ik afzonderlijk bij ZZP-er worden: past dat bij mij?.

Veelgestelde vragen over een bedrijf opstarten als ZZP-er

Een eigen bedrijf opzetten is geen kwestie van één truc of één perfect plan. Wel zie ik een aantal vragen steeds terugkomen bij mensen die willen starten.

Kun je in vijf maanden een succesvol bedrijf opzetten?

Je kunt in vijf maanden ontzettend veel opbouwen wanneer je gericht werkt aan contacten, acquisitie en opdrachten. Of jouw bedrijf dan al volledig succesvol is, hangt af van jouw markt, aanbod en uitgangssituatie. Maar na vijf maanden doelgericht werken moet er wel concreet resultaat en veel meer duidelijkheid zijn.

Wat is het vijf-bij-vijfplan?

Het vijf-bij-vijfplan vertaalt jouw ondernemersdoel naar actie. Je bepaalt wat je de komende vijf dagen doet, wat je de daaropvolgende vijf weken gaat uitvoeren en welk resultaat je na vijf maanden wilt hebben.

Hoeveel potentiële klanten moet ik benaderen?

Daar bestaat geen vast aantal voor. Mijn eigen ervaringscijfers hebben mij wel geleerd dat je vaak veel meer contacten nodig hebt dan je vooraf denkt. Bouw daarom jouw eigen cijfers op en kijk hoeveel contacten bij jou leiden tot gesprekken, offertes en uiteindelijk opdrachten.

Moet acquisitie vooral telefonisch?

Nee. Bellen kan nog steeds uitstekend werken, maar tegenwoordig kun je acquisitie combineren met LinkedIn, e-mail, jouw website, nieuwsbrieven, netwerkcontacten en aanbevelingen. Het middel is minder belangrijk dan de vraag of je daadwerkelijk en structureel contact maakt met potentiële klanten.

Wat als mijn acquisitie nauwelijks resultaat oplevert?

Ga dan niet automatisch alleen méér van hetzelfde doen. Onderzoek ook jouw aanbod, doelgroep, positionering, prijs, boodschap en de kwaliteit van jouw gesprekken. Soms ontbreekt activiteit, maar soms zit het probleem ergens anders.

Wil je jouw bedrijf daadwerkelijk van de grond krijgen?

Een eigen bedrijf ontstaat niet vanzelf. Er moet iets gebeuren tussen jouw goede idee en de eerste structurele omzet. Juist in die eerste maanden vind ik ritme, focus en commerciële activiteit belangrijk.