Inwerken nieuwe medewerkers
Inwerken van nieuwe medewerkers door de leidinggevende is essentieel. Een goed inwerkprogramma bespaart tijd, fouten en kosten en vergroot de motivatie van jouw medewerker. Tijdens het aanstellingsgesprek adviseren wij om meteen het inwerkprogramma met de medewerkers te bespreken in globale lijn. Duidelijkheid geeft rust. Meer dan de globale lijn bespreken is in feite niet nodig tijdens het aanstellingsgesprek. Dat kan op een later tijdstip.
Regel vooraf alle faciliteiten
Belangrijk is dat je voor aanvang van de eerste werkdag alle randvoorwaarden voor elkaar maakt. Doorgaans hele praktische en basale zaken zoals:
- Zorg dat jouw medewerker kan inloggen op het systeem
- Indien nodig: zorg dat er een ingerichte werkplek en computer is
- Indien van toepassing: werkkleding, inlogcodes en pasjes voor de urenregistratie
- Een dienstauto of leaseauto indien dit van toepassing is
Doe de leiderschapstest
Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen? Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?
Training coachend leiderschap
Bekijk de training coachend leidinggeven. We verzorgen deze training individueel maar ook in groepen wanneer je meerdere collega's hebt, die interesse hebben in deze training.
Overige maatregelen
Daarnaast zijn er nog een aantal maatregelen van belang:
- Zorg dat jouw medewerkers geïnformeerd zijn over de komst van de nieuwe medewerker
- Regel iemand die de medewerker op de eerste dag ontvangt of doe het zelf
- Informeer de medewerker over allerlei praktische zaken: gebruik koffie, kantine, wel of niet roken, voorschriften en regels binnen jouw organisatie etc.
Inwerken begint op de eerste werkdag
De eerste werkdag spreek je het inwerkprogramma verfijnd door met de medewerker. Per taak benoem je de weg om samen tot taakvolwassenheid te komen inzake de functie die de medewerker moet uitoefenen. Per taak loop je drie delegatieniveaus door namelijk:
Delegatieniveau 1: beginner – jij instrueert en controleert
Op het eerste niveau is de medewerker Beginner en jij bent controleur. Let wel: je laat de medewerker de taken uitvoeren maar de verantwoordelijkheid en bevoegdheid heb je nog niet gedelegeerd. Je spreekt de taak door met de medewerker en legt uit wat de bedoeling is. Je ziet erop toe dat de medewerker de taak naar behoren uitvoert. Wanneer er fouten worden gemaakt, benut je die als leermoment. Afhankelijk van de complexiteit van de taak spreek je een periode af waarbij je niveau 1 hanteert. Daarna volgt er een evaluatiemoment. Je gaat naar delegatieniveau 2 wanneer het volgende wordt uitgesproken: de leidinggevende geeft aan dat de medewerker voldoende vaardig is om de taak uit te voeren (let op: de leidinggevende neemt niet aan dat dit het geval is maar heeft dit geconstateerd), de medewerker geeft aan dat hij/zij voldoende vaardig is om de taak uit te voeren.
-
Niveau 2: gevorderde – Je stuurt bij en overtuigt of je overlegt en werkt samen
Jouw medewerker heeft inmiddels enige ervaring opgedaan. Jouw rol als controleur vervalt weliswaar, maar van de leiding mag een proactieve rol als coach verwacht worden. Je informeert regelmatig hoe het proces verloopt, of er hulp nodig is etc. De medewerker informeert jou over de voortgang, over bijzondere situaties die hij/zij tegenkwam, over fouten die zich voordeden etc.
Kenmerkend:
Je hebt nog steeds niet de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid gedelegeerd voor de taak. Ook hier spreek je een evaluatiemoment af en je stapt over naar delegatieniveau 3 wanneer je beiden van mening bent dat dit verantwoord is.
-
Niveau 3: bekwaam – jij adviseert
Jouw medewerker beheerst de taak en jouw actieve rol neemt steeds meer af. Je bent adviseur. In plaats van voortdurend te vragen hoe het proces verloopt, spreek je met de medewerker af dat hij/zij je steeds komt vertellen hoe het proces verloopt. Kenmerkend voor niveau 3 is: de leiding komt de informatie over de voortgang niet voortdurend halen, maar de medewerker komt informatie brengen. Van belang is om af te spreken wat deze informatie dan omvat. Wat wil je weten of wat moet je weten?
Let op: evaluatiemoment niveau 3
Je evalueert op een te bepalen tijdstip de voortgang van het delegatieproces. Je sluit niveau 3 af wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Dat jouw medewerker over voldoende kennis en vaardigheid beschikt om de taak uit te voeren
- Dat jouw medewerker in staat is om situaties professioneel op te lossen wanneer er iets fout gaat (of dreigt te gaan)
- Dat jouw medewerker je informeert over de voortgang
- Dat jouw medewerker jouw hulp in zal roepen of de behoefte uitspreekt om met jou te sparren wanneer er iets fout gaat of wanneer er een situatie ontstaat waar hij/zij er niet zonder hulp uitkomt
- Dat jouw medewerker zich volledig verantwoordelijk voelt en weet voor de taak die je gedelegeerd hebt
- Dat jouw medewerker de taak wellicht op eigen wijze uitvoert, maar dat er geen verschil bestaat tussen jou en de medewerker over het beoogde resultaat
- Dat jouw medewerker in staat is om zelf controles in te bouwen en in te schatten waar en wanneer iets fout zou kunnen gaan
Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan delegeer je de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid voor de omschreven taak waarbij je omschrijft wat deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid inhoudt.
Inwerken op de juiste manier
Wanneer je de medewerker op de juiste manier inwerkt heeft dat veel voordelen:
- Je vergroot de motivatie van de medewerker
- Je versnelt taakvolwassenheid binnen jouw organisatie
- De tijd die je aan de voorkant investeert, verdien je snel terug
- Je voorkomt onnodige fouten of irritatie bij collega's
- Je vergroot het zelfvertrouwen van de nieuwe collega
Training coachend leiderschap
Bekijk de training coachend leidinggeven. We verzorgen deze training individueel maar ook in groepen wanneer je meerdere collega's hebt, die interesse hebben in deze training.
Leerdoelen
We hebben nog veel meer leerdoelen coachend leiderschap voor je uitgewerkt. Je kunt ook het overzicht bekijken met alle leerdoelen voor leidinggevenden.
