Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Prioriteiten stellen of leren prioriteren

Prioriteiten stellen is keuzes maken. Dat lukt alleen wanneer u overzicht en inzicht hebt in uw taken. Zonder overzicht op uw taken kunt u niet op de juiste wijze prioriteren.  

Keuzes maken

Wat is het precies?

De definitie van prioriteiten stellen is: voorrang verlenen aan. Wie het moeilijk vindt om prioriteiten te stellen, moet en wil alles tegelijk doen. Gevolg: het is te veel, te groots en er komt niets van terecht. Iedere dag stellen wij prioriteiten en vaak gebeurt dat onbewust. Wanneer u naar de auto loopt zult u misschien eerder uw zonnebril vergeten, dan uw autosleutels. Dat geldt ook voor uw tijdhuishouding. Wanneer u de dag begint met het schrijven van een offerte kent u prioriteit toe aan deze taak. Maar is dit ook een belangrijke taak op dat tijdstip of verwacht uw klant de offerte pas na vier weken?

Prioriteren is dus eigenlijk: ‘de juiste dingen op het juiste moment doen’. Maar wat is juist? U bent de enige die dat kan beoordelen eventueel samen met de eisen die de organisatie aan u stelt.

Actielijst: urgent en belangrijk

Prioriteren begint met een actielijst maken waarop u alle taken inventariseert. We maken onderscheid tussen belangrijk en urgent. Dat verschil is soms moeilijk aan te duiden maar we passen het zoveel mogelijk toe op uw situatie

  • Belangrijk: Het moet afgerond worden, als u het niet doet, ontstaan er problemen. Belangrijke taken horen vaak bij de kern van uw functie.
  • Onbelangrijk: Het heeft geen ernstige gevolgen wanneer u deze actie niet uitvoert.
  • Urgent: Het moet vandaag, c.q. deze week gebeuren.
  • Niet urgent: Het maakt niet uit wanneer u de taak uitvoert

Eerst actielijst maken, dan prioriteiten stellen

Keuzes maken

Prioriteiten stellenPrioriteiten stellen betekent: keuzes maken. Eerst moet u vaststellen: wat is belangrijk en wat is urgent, wat is niet belangrijk en wat is niet urgent.

  • Urgent en belangrijk

    Taken van prioriteit 1 zijn urgent en belangrijk: dus direct doen. Deze taken krijgen altijd voorrang. Voorbeelden: dringende zaken, vraagstukken of problemen, crisissituaties en alle werkzaamheden waar een deadline aan vastzit.

  • Belangrijk maar niet urgent

    Taken van prioriteit 2 zijn belangrijk maar niet urgent. U hebt nog even de tijd dus. Plan het in en begin er tijdig mee. Daarbij kunt u denken aan voorbereidingen voor het volgende jaar of voor vergaderingen, beleidsontwikkeling, ontwikkeling visie en strategie, relatiebeheer en relatieonderhoud, planning voor de komende maanden.

  • Urgent maar niet belangrijk

    Taken van prioriteit 3 zijn urgent maar niet belangrijk. De urgentie kan ervoor zorgen dat het vandaag moet gebeuren anders hoeft u het niet meer te doen. Daarbij kunt u denken aan vergaderingen die er minder toe doen, telefoongesprekken waar uzelf niet op zit te wachten, sommige e-mails of poststukken die er niet zo doen. Voorbeeld: u bent benaderd voor een marktonderzoek en u wilt er wel aan meedoen. Voor u is het niet zo belangrijk maar u hebt nog één dag om te reageren. Morgen bent u te laat.

  • Niet belangrijk en niet urgent

    Taken van prioriteit 9 zijn niet belangrijk en niet urgent. Dat kan de zoveelste vertegenwoordiger zijn die u belt voor een afspraak terwijl u er geen belang bij hebt. Maar ook andere onbeduidende zaken, sommige telefoongesprekken of nutteloze vergaderingen. Niet doen dus, tenzij u veel tijd over hebt.

De planning

Wanneer u de lijst met prioriteiten klaar hebt, kunt u overgaan tot de planning van taken. Eerder niet! Plannen betekent: u probeert de taken weg te zetten in de tijd!

Planning van taken

Hoe ziet uw actielijst eruit?

Wanneer u alle taken hebt geprioriteerd, hebt u inzicht hoe u er werkelijk voor staat. Eerder niet!

  • Hoeveel taken hebt u in de categorie 1 (prio 1)?
  • Hoeveel taken hebt u in de categorie 2 (prio 2)?
  • Hoeveel taken hebt u in de categorie 3 (prio 3)?
  • Hoeveel taken hebt u in de categorie 9 (prio 9)?

Hoe meer taken u hebt in categorie 1 (hoogste prioriteit) hoe reactiever u werkt. Wie pro-actief werkt heeft vooral taken in categorie 2 (ze zijn wel belangrijk maar nog niet urgent).

Andere leerdoelen

De Steven heeft nog andere leerdoelen ontwikkeld voor de training timemanagement. Bekijk:

Leerdoelen timemanagement

Training en coaching

Wilt u een training time management? Aarzel niet! Neem meteen contact op.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens


Nieuw in de webshop

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Webinar terugkijken: ontdek jouw kwaliteiten en talenten

Wil je de webinar terugkijken over het ontdekken van jouw kwaliteiten en talenten? Onderwerpen:

  • Wat is talent?
  • Wat zijn kernkwaliteiten?
  • Indeling van kwaliteiten
  • Zelfvertrouwen en kwaliteiten
  • Kwaliteiten in de koelkast
  • Jouw kwaliteiten ontdekken

Schrijf je meteen in en na betaling van € 12,50 krijg je meteen toegang.

Webinar kwaliteiten

Meer informatie


 

Zomeraanbieding: persoonlijk ontwikkelpakket

Wil je deze zomer gebruiken als rustmoment om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling? Dan is dit voor jou een unieke kans.

Actie van 16 juni t/m 31 juli 2021: 3 e-books over persoonlijke ontwikkeling! Van € 56,85 voor € 39,95.

Zomeraanbieding

Meer informatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?

Op de hoogte blijven van onze nieuwste workshops, webinars of artikelen die wij plaatsen? Abonneer je op onze (gratis) nieuwsbrief!

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.