home / leerdoelen / persoonlijke leerdoelen / timemanagement leerdoelen / prioriteiten leren stellen

Prioriteiten stellen of leren prioriteren

Prioriteiten stellen is keuzes maken. Dat lukt alleen wanneer u overzicht en inzicht hebt in uw taken. Zonder overzicht op uw taken kunt u niet op de juiste wijze prioriteren.  

Wat is het precies?

De definitie van prioriteiten stellen is: voorrang verlenen aan. Wie het moeilijk vindt om prioriteiten te stellen, moet en wil alles tegelijk doen. Gevolg: het is te veel, te groots en er komt niets van terecht. Iedere dag stellen wij prioriteiten en vaak gebeurt dat onbewust. Wanneer u naar de auto loopt zult u misschien eerder uw zonnebril vergeten, dan uw autosleutels. Dat geldt ook voor uw tijdhuishouding. Wanneer u de dag begint met het schrijven van een offerte kent u prioriteit toe aan deze taak. Maar is dit ook een belangrijke taak op dat tijdstip of verwacht uw klant de offerte pas na vier weken?

Prioriteren is dus eigenlijk: ‘de juiste dingen op het juiste moment doen’. Maar wat is juist? U bent de enige die dat kan beoordelen eventueel samen met de eisen die de organisatie aan u stelt.

Keuzes maken

Prioriteiten stellen betekent: keuzes maken. Eerst moet u vaststellen: wat is belangrijk en wat is urgent, wat is niet belangrijk en wat is niet urgent.

• Urgent en belangrijk

  Taken van prioriteit 1 zijn urgent en belangrijk: dus direct doen. Deze taken krijgen altijd voorrang. Voorbeelden: dringende zaken, vraagstukken of problemen, crisissituaties en alle werkzaamheden waar een deadline aan vastzit.

• Belangrijk maar niet urgent

  Taken van prioriteit 2 zijn belangrijk maar niet urgent. U hebt nog even de tijd dus. Plan het in en begin er tijdig mee. Daarbij kunt u denken aan voorbereidingen voor het volgende jaar of voor vergaderingen, beleidsontwikkeling, ontwikkeling visie en strategie, relatiebeheer en relatieonderhoud, planning voor de komende maanden.

• Urgent maar niet belangrijk

  Taken van prioriteit 3 zijn urgent maar niet belangrijk. De urgentie kan ervoor zorgen dat het vandaag moet gebeuren anders hoeft u het niet meer te doen. Daarbij kunt u denken aan vergaderingen die er minder toe doen, telefoongesprekken waar uzelf niet op zit te wachten, sommige e-mails of poststukken die er niet zo doen. Voorbeeld: u bent benaderd voor een marktonderzoek en u wilt er wel aan meedoen. Voor u is het niet zo belangrijk maar u hebt nog één dag om te reageren. Morgen bent u te laat.

• Niet belangrijk en niet urgent

  Taken van prioriteit 9 zijn niet belangrijk en niet urgent. Dat kan de zoveelste vertegenwoordiger zijn die u belt voor een afspraak terwijl u er geen belang bij hebt. Maar ook andere onbeduidende zaken, sommige telefoongesprekken of nutteloze vergaderingen. Niet doen dus, tenzij u veel tijd over hebt.

Hoe ziet uw actielijst eruit?

Wanneer u alle taken hebt geprioriteerd, hebt u inzicht hoe u er werkelijk voor staat. Eerder niet!

• Hoeveel taken hebt u in de categorie 1 (prio 1)?
• Hoeveel taken hebt u in de categorie 2 (prio 2)?
• Hoeveel taken hebt u in de categorie 3 (prio 3)?
• Hoeveel taken hebt u in de categorie 9 (prio 9)?

Hoe meer taken u hebt in categorie 1 (hoogste prioriteit) hoe reactiever u werkt. Wie pro-actief werkt heeft vooral taken in categorie 2 (ze zijn wel belangrijk maar nog niet urgent).