Prioriteiten stellen of leren prioriteren
Prioriteiten stellen is keuzes maken. Dat lukt alleen wanneer u overzicht en inzicht hebt in uw taken. Zonder overzicht op uw taken kunt u niet op de juiste wijze prioriteren.
Wat is het precies?
De definitie van prioriteiten stellen is: voorrang verlenen aan. Wie het moeilijk vindt om prioriteiten te stellen, moet en wil alles tegelijk doen. Gevolg: het is te veel, te groots en er komt niets van terecht. Iedere dag stellen wij prioriteiten en vaak gebeurt dat onbewust. Wanneer u naar de auto loopt zult u misschien eerder uw zonnebril vergeten, dan uw autosleutels. Dat geldt ook voor uw tijdhuishouding. Wanneer u de dag begint met het schrijven van een offerte kent u prioriteit toe aan deze taak. Maar is dit ook een belangrijke taak op dat tijdstip of verwacht uw klant de offerte pas na vier weken?
Prioriteren is dus eigenlijk: ‘de juiste dingen op het juiste moment doen’. Maar wat is juist? U bent de enige die dat kan beoordelen eventueel samen met de eisen die de organisatie aan u stelt.
Actielijst: urgent en belangrijk
Prioriteren begint met een actielijst maken waarop u alle taken inventariseert. We maken onderscheid tussen belangrijk en urgent. Dat verschil is soms moeilijk aan te duiden maar we passen het zoveel mogelijk toe op uw situatie
- Belangrijk: Het moet afgerond worden, als u het niet doet, ontstaan er problemen. Belangrijke taken horen vaak bij de kern van uw functie.
- Onbelangrijk: Het heeft geen ernstige gevolgen wanneer u deze actie niet uitvoert.
- Urgent: Het moet vandaag, c.q. deze week gebeuren.
- Niet urgent: Het maakt niet uit wanneer u de taak uitvoert
Keuzes maken
Prioriteiten stellen betekent: keuzes maken. Eerst moet u vaststellen: wat is belangrijk en wat is urgent, wat is niet belangrijk en wat is niet urgent.
-
Urgent en belangrijk
Taken van prioriteit 1 zijn urgent en belangrijk: dus direct doen. Deze taken krijgen altijd voorrang. Voorbeelden: dringende zaken, vraagstukken of problemen, crisissituaties en alle werkzaamheden waar een deadline aan vastzit.
-
Belangrijk maar niet urgent
Taken van prioriteit 2 zijn belangrijk maar niet urgent. U hebt nog even de tijd dus. Plan het in en begin er tijdig mee. Daarbij kunt u denken aan voorbereidingen voor het volgende jaar of voor vergaderingen, beleidsontwikkeling, ontwikkeling visie en strategie, relatiebeheer en relatieonderhoud, planning voor de komende maanden.
-
Urgent maar niet belangrijk
Taken van prioriteit 3 zijn urgent maar niet belangrijk. De urgentie kan ervoor zorgen dat het vandaag moet gebeuren anders hoeft u het niet meer te doen. Daarbij kunt u denken aan vergaderingen die er minder toe doen, telefoongesprekken waar uzelf niet op zit te wachten, sommige e-mails of poststukken die er niet zo doen. Voorbeeld: u bent benaderd voor een marktonderzoek en u wilt er wel aan meedoen. Voor u is het niet zo belangrijk maar u hebt nog één dag om te reageren. Morgen bent u te laat.
-
Niet belangrijk en niet urgent
Taken van prioriteit 9 zijn niet belangrijk en niet urgent. Dat kan de zoveelste vertegenwoordiger zijn die u belt voor een afspraak terwijl u er geen belang bij hebt. Maar ook andere onbeduidende zaken, sommige telefoongesprekken of nutteloze vergaderingen. Niet doen dus, tenzij u veel tijd over hebt.
De planning
Wanneer u de lijst met prioriteiten klaar hebt, kunt u overgaan tot de planning van taken. Eerder niet! Plannen betekent: u probeert de taken weg te zetten in de tijd!
Hoe ziet uw actielijst eruit?
Wanneer u alle taken hebt geprioriteerd, hebt u inzicht hoe u er werkelijk voor staat. Eerder niet!
- Hoeveel taken hebt u in de categorie 1 (prio 1)?
- Hoeveel taken hebt u in de categorie 2 (prio 2)?
- Hoeveel taken hebt u in de categorie 3 (prio 3)?
- Hoeveel taken hebt u in de categorie 9 (prio 9)?
Hoe meer taken u hebt in categorie 1 (hoogste prioriteit) hoe reactiever u werkt. Wie pro-actief werkt heeft vooral taken in categorie 2 (ze zijn wel belangrijk maar nog niet urgent).
Andere leerdoelen
De Steven heeft nog andere leerdoelen ontwikkeld voor de training timemanagement. Bekijk:
Training en coaching
Wilt u een training time management? Aarzel niet! Neem meteen contact op.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Voor andere publicaties kunt u ook terecht in onze webshop!
