Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Bent u uw overzicht op uw taken regelmatig kwijt?

Overzicht op taken kwijt? Misschien herkent u dat gevoel. U hebt een dag gewerkt, u was van plan om van alles te doen maar aan het eind van de dag hebt u de gestelde doelen (weer) niet gerealiseerd. Het kan een machteloos gevoel geven, alsof je overspoeld wordt. U dreigt de grip op de situatie te verliezen of zoals wij het uitdrukken: ‘u hebt niet het gevoel dat u de stuurknuppel in handen hebt’. Uw omgeving, de telefoon, de stapels op uw bureau, de e-mail, de post of de dagelijkse onderbrekingen bepalen wat u doet en daardoor bent u passagier. Doel van dit traject is dat u zelf weer de regie overneemt en dat u leert om uw eigen tijd in te delen. Uiteraard in samenspraak met de omgeving.

Wilt u meer rust in uw hoofd creëren?

Wilt u overzicht creëre en wilt u effectiever omgaan met uw tijd? De Steven is specialist in timemanagement! We stellen voor u een maatwerktraining samen die precies bij u aansluit.

Training timemanagement

Het overzicht kwijtraken: overspoeld door informatie

Overzicht creërenIemand vertelde:  ‘Ik had de taak gekregen om een bedrijfsenquête te coördineren. Mensen reageerden  op papier of per email. Deze taak moest ik doen naast mijn reguliere taken. Echter: Men leveren te pas en te onpas de formulieren bij mij in. Overal werd wat neergelegd, de mails vlogen binnen en ik werd continue gestoord in mijn dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast had ik geen overzicht meer in de formulieren die waren ingeleverd:

  • waar ligt wat?
  • van wie heb ik nu wat?'

Gevolgen

In dit voorbeeld waren de gevolgen niet te overzien. De deelnemer verwoordde het als volgt:

  • 'de eigen handelstrategie en planning werd doorbroken en ik had geen enkel overzicht meer
  • geen goede coördinatie van het inlevergebeuren: misschien had er aangegeven dienen te worden dat de formulieren of per mail of in een bepaald bakje gedeponeerd dienen te worden (en niet op het bureau)
  • verstoring van de dagelijkse werkzaamheden waardoor zowel de dagelijkse taken als deze coördinatietaak niet naar behoren gedaan kon worden
  • er werd half werk door mij afgeleverd en dat gaf geen goed gevoel
  • mensen overspoelden mij met informatie die ik niet meer kon overzien'

Stappen

Overzicht creëren

U krijgt GRIP op uw werkzaamheden door eerst te inventariseren wat uw taken zijn. Taken analyseren is van belang om een goed inzicht in uw tijdgebruik te krijgen. Wat voor soort taken hebt u? We hebben het over een drietal taaksoorten: reactieve taken, onderhoudstaken, proactieve taken

  • Reactieve taken

    Een reactieve taak wordt op uw bord gelegd. U krijgt telefoon, er komt een e-mail binnen die beantwoord moet worden, uw leidinggevende geeft u een klusje, er komt een informatieaanvraag binnen via de website, er moet een brief beantwoord worden die per post binnenkomt of er komt een fax binnen die om antwoord vraagt. De mate van reactiviteit wordt bepaald door uw functie. Wanneer u werkt in de winkel bepaalt de klant voor een groot deel uw dag. Dat geldt ook voor de helpdeskmedewerker, transportplanner etc. Voorbeelden

    • de telefoon
    • post
    • een collega die iets vraagt
    • een klant
    • e-mail
    • uw leidinggevende
    • maak dit rijtje maar af in uw situatie………
  • Onderhoudstaken

    Een onderhoudstaak is bijvoorbeeld de urenregistratie of de declaratie van uw reiskosten. Voor een onderhoudsmonteur is dat het correct invullen van zijn bonnen ten aanzien van de facturering (gebruikte materialen, bestede uren). Een accountant moet zijn uren verantwoorden, eveneens voor de facturering. Een secretaresse moet de post wekelijks archiveren.

  • Proactieve taken

    Bij proactieve taken hebt u het heft zelf in de hand. U hebt bijvoorbeeld bedacht dat uw pand aan een schilderbeurt toe is en u vraagt drie offertes aan. Er gebeurt iets doordat u zelf actie onderneemt. Of u wilt de afdeling verkoop optimaliseren door een nieuw verkoopinformatiesysteem te ontwikkelen. Wellicht wilt u een ISO-certificering behalen of nog eens een boek schrijven.

Doelstellingen zijn leidend: u krijgt de stuurknuppel in de hand

Doordat u uw doelstellingen formuleert krijgt u de regie in de hand. U trekt als het ware het initiatief naar u toe. Het overkomt u niet meer maar u gaat zelf bepalen wat er gebeurt. U krijgt dus overzicht en inzicht in de werkzaamheden die gedaan moeten worden.

Doelstellingen en focus zorgen voor concentratie

Meer dan 50% van uw tijd moet proactief zijn!

Proactieve houding ontwikkelenReactieve taken en onderhoudstaken geven vaak het gevoel dat we overspoeld worden. Dat komt omdat uzelf op dat moment geen keuze hebt om uw tijd in te delen zoals u het wilt. Een ander bepaalt voor een deel wat u moet doen. Wanneer u dit herkent is het belangrijk om uw werkzaamheden zoveel mogelijk om te buigen naar een proactieve houding. U hebt hiermee al een begin gemaakt door de vorige opdrachten uit te voeren.

De actielijst

Veel mensen noteren hun acties niet met als gevolg dat ze bepaalde taken vergeten, over het hoofd zien, te laat uitvoeren etc. Het onthouden van actiepunten in ons hoofd kost heel veel energie of zo u wilt opslagcapaciteit. Eigenlijk onthouden we zaken die we niet eens hoeven te onthouden als we ons maar aanwennen om het te noteren. Bovendien is de verleiding om reactief aan de slag te gaan groter.

Kortom: niet u bent de baas over uw tijd maar uw baas is: de telefoon, uw collega, de stapel papier op uw bureau, de e-mail, de bestanden op uw computer.

Andere leerdoelen

De Steven heeft nog andere leerdoelen ontwikkeld voor de training timemanagement. Bekijk:

Leerdoelen timemanagement

Training en coaching

Wilt u een training time management? Aarzel niet! Neem meteen contact op.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens