home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / feiten aanhollen

Hol je altijd achter de feiten aan? Dan ben je een professionele brandjesblusser!

Loop je vaak achter de feiten aan? Ben je voortdurend bezig om brandjes te blussen? Hol je van het ene knelpunt naar het andere? Dan ben je altijd ‘net te laat’. Binnen de serie artikelen over grip, overzicht en regie over jouw werk gaat deze pagina over een patroon waarin jij voortdurend reageert, herstelt en inhaalt.

Je haalt een deadline net niet of hebt last van uitstelgedrag. Je komt net te laat op de vergadering en waar anderen zich hebben voorbereid, moet jij de notulen van de vorige keer nog printen. Je bent druk, je loopt hard en toch heb je steeds het gevoel dat je achterblijft.

Waarom hol je steeds achter de feiten aan?

Ik noem een paar mogelijke oorzaken:

• Je hebt meer werk dan tijd. Jouw werkvoorraad is structureel groter dan het aantal uren dat je beschikbaar hebt.
• Je werkt in een bedrijfscultuur die wordt geregeerd door Ad Hoc, directeur, en door mr. Hollen & Vliegen.
• Je hebt moeite om jouw aandacht bij één taak te houden, waardoor jouw aandacht versnipperd raakt over allerlei projecten.
• Je zit in een onrustige omgeving met veel afleiding en verstoringen.
• De enige leiding die aanwezig is in jouw organisatie is afleiding.
• Je bent reactief ingesteld en zodra je een piep hoort, sla je aan en ga je hollen.
• Je begint te laat aan belangrijke taken.
• Je maakt geen duidelijke keuzes en behandelt te veel zaken alsof ze allemaal even dringend zijn.
• Je laat kleine achterstanden ongemerkt uitgroeien tot grote problemen.

Niet iedere oorzaak ligt bij jou. Wanneer de werkvoorraad structureel groter is dan de beschikbare capaciteit, kun je plannen tot je een ons weegt. Dan blijft het probleem bestaan. Maar ook dan zijn keuzes nodig. Je moet zichtbaar maken wat wel kan, wat niet kan en welke gevolgen dat heeft.

Wat is er werkelijk aan de hand?

In één zin gezegd: je mist overzicht, grip en regie. Je laat je leiden door omgevingsfactoren, stoorzenders, afleiders en door Ad Hoc en Harrie Warrie, in plaats van dat je jezelf leidt. Je reageert vooral op wat er gebeurt en maakt te weinig tijd vrij om vooruit te kijken.

Daardoor ontstaan steeds nieuwe brandjes. Een taak die vorige week nog rustig ingepland kon worden, is vandaag ineens spoed. Een klein administratief probleem wordt een facturatieprobleem. Een vergeten afspraak wordt een klacht. Wat je niet tijdig organiseert, komt later met meer lawaai terug.

Wat zijn de gevolgen van steeds achter de feiten aanhollen?

Achter de feiten aanhollen kost meer dan alleen tijd. Het heeft gevolgen voor jouw kwaliteit, energie en werkplezier:

• Je haalt vaker deadlines niet.
• Je maakt meer fouten doordat je onder tijdsdruk werkt.
• Je hebt weinig ruimte om goed na te denken.
• Je planning wordt voortdurend ingehaald door spoed.
• Je voelt je opgejaagd en ervaart meer stress.
• Je komt te weinig toe aan belangrijke werkzaamheden.
• Je verliest het overzicht over taken en afspraken.
• Je moet vaker uitleggen waarom iets niet is gelukt.
• Je houdt nauwelijks tijd over voor verbetering en voorbereiding.

Op den duur kan drukte normaal gaan voelen. Je bent eraan gewend dat alles op het laatste moment moet. Maar drukte is nog geen bewijs dat je effectief werkt.

Hoe speelt de waan van de dag hierin mee?

Wie achter de feiten aanholt, wordt gemakkelijk meegesleept door de waan van de dag. De nieuwste vraag, de laatste e-mail en het dringendste probleem krijgen steeds voorrang. Wat werkelijk belangrijk is, schuift door.

Ad Hoc en Hollen & Vliegen hebben het dan voor het zeggen. Je agenda ligt er wel, maar iedereen mag er blijkbaar doorheen lopen. Voor je het weet, is jouw hele werkdag gevuld met werk dat je niet had gepland.

Wat heeft de basis op orde hiermee te maken?

Veel brandjes ontstaan doordat de basis niet op orde is. Taken worden niet vastgelegd, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk, informatie is verspreid en werkvoorraden worden niet bijgehouden. Daardoor ontdek je problemen pas wanneer ze dringend zijn geworden.

De basis op orde hebben betekent dat je het gewone werk goed organiseert. Je weet wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en waar knelpunten ontstaan. Dat voorkomt niet ieder probleem, maar wel veel onnodige hectiek.

Is er nog hoop?

Ja, er is nog hoop. En ja, er is nog een hoop te doen. Je moet ten diepste één patroon doorbreken: van reactief naar proactief. Van ‘ik laat het allemaal gebeuren’ naar ‘ik pak de regie en bepaal wat er gebeurt’. Van ‘ik word geleefd’ naar ‘ik stel prioriteiten, grenzen en maak keuzes’.

Dat betekent niet dat je nooit meer hoeft te reageren. Soms is directe actie nodig. Het verschil is dat jij niet meer voortdurend afhankelijk bent van wat toevallig voorbijkomt.

Hoe ga je van reactief naar proactief?

Proactief werken begint met vooruitkijken. Je brengt in beeld wat eraan komt, welke taken belangrijk zijn en waar risico’s ontstaan. Daarna maak je keuzes en zet je tijd vast voor werk dat anders steeds wordt verdrongen.

• Maak één actueel overzicht van jouw taken en afspraken.
• Bepaal wat werkelijk belangrijk is en wat alleen dringend lijkt.
• Stel duidelijke prioriteiten.
• Plan belangrijke werkzaamheden voordat ze urgent worden.
• Begin eerder aan taken met een vaste deadline.
• Ruim bestanden, e-mails en administratie regelmatig op.
• Maak zichtbaar wanneer de werkvoorraad groter is dan de capaciteit.
• Geef aan wat een nieuwe spoedtaak betekent voor bestaande afspraken.
• Reserveer tijd voor voorbereiding en controle.
• Evalueer welke brandjes steeds terugkomen en pak de oorzaak aan.

Hoe voorkom je dat je steeds net te laat bent?

Wie steeds net te laat is, plant vaak alleen het eindmoment. De vergadering begint om tien uur, dus om tien uur moet je er zijn. Maar je moet misschien ook reizen, parkeren, stukken lezen en je voorbereiden. Hetzelfde geldt voor een deadline. De einddatum is niet het moment waarop je moet beginnen.

Plan daarom terug vanaf het gewenste resultaat. Bepaal welke tussenstappen nodig zijn, hoeveel tijd die kosten en wanneer je eraan begint. Houd rekening met uitloop en onverwachte zaken. Een planning zonder ruimte is bij het eerste telefoontje al onbruikbaar.

Hoe pak je terugkerende brandjes structureel aan?

Een brandje kan een incident zijn. Maar wanneer hetzelfde probleem iedere week terugkomt, is het geen incident meer. Dan ontbreekt er iets in de werkwijze, taakverdeling of voorbereiding. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Welk probleem keert steeds terug?
• Waardoor ontstaat het probleem?
• Op welk moment hadden we het eerder kunnen zien aankomen?
• Welke afspraak, informatie of capaciteit ontbreekt?
• Wie is verantwoordelijk voor een structurele oplossing?
• Wat moeten we voortaan anders organiseren?

Wie alleen het vuur dooft, houdt het systeem in stand. Wie naar de oorzaak kijkt, voorkomt dat hetzelfde brandje morgen opnieuw ontstaat.

Wat kun je leren van de brandweer?

Even voor de beeldvorming. Iemand zei pas tegen me: ‘Bij de brandweer zijn ze alleen maar reactief toch? Pas als er een melding is, komen ze in actie.’ Ik denk dat dit geheel onjuist is. Bij de brandweer zijn ze juist zeer proactief. Alle materialen en wagens staan klaar. Iedereen is geïnstrueerd. Bovendien weten ze dat het op oudejaarsavond drukker is dan op een gewone avond. Daar hebben ze de bezetting op aangepast.

Bij de brandweer hebben ze alles tot op de laatste millimeter geregeld om reactief te kunnen zijn wanneer dat nodig is. Dat is een timemanagementgeheim: regel alles wat je wel weet, zodat je tijd hebt voor de dingen die je niet weet.

Hoe maak je een einde aan het professionele brandjesblussen?

Begin niet met harder lopen. Begin met stilstaan. Breng jouw werkvoorraad, afspraken, deadlines en knelpunten in beeld. Kies daarna wat eerst moet, wat later kan en wat niet meer op jouw bord hoort te liggen.

Een professionele brandjesblusser kan heel nuttig zijn wanneer er werkelijk brand is. Maar wanneer je iedere dag brandjes blust, moet je jezelf afvragen wie er steeds met lucifers loopt te spelen.

Veelgestelde vragen over achter de feiten aanhollen

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over brandjes blussen, reactief werken, achterstanden en het terugpakken van de regie.

Wat betekent achter de feiten aanhollen?

Het betekent dat je steeds te laat reageert op taken, afspraken en problemen. Je bent vooral bezig met inhalen en herstellen en komt weinig toe aan voorbereiding en vooruitkijken.

Waarom ben ik voortdurend brandjes aan het blussen?

Dat kan komen door te veel werk, gebrekkige planning, onduidelijke prioriteiten, veel onderbrekingen of een organisatiecultuur waarin alles ad hoc gebeurt.

Is achter de feiten aanhollen altijd mijn eigen schuld?

Nee. Een structureel tekort aan capaciteit, onduidelijke aansturing of voortdurend wisselende prioriteiten kunnen een grote rol spelen. Je blijft wel verantwoordelijk voor het zichtbaar maken van wat haalbaar is.

Hoe word ik minder reactief?

Maak een actueel overzicht, stel prioriteiten, plan belangrijke taken tijdig en onderzoek welke problemen steeds terugkomen. Pak niet alleen het incident aan, maar ook de oorzaak.

Wat doe ik als mijn werkvoorraad te groot is?

Maak zichtbaar hoeveel werk er ligt en hoeveel tijd beschikbaar is. Daarna moet je schrappen, uitstellen, delegeren of extra capaciteit organiseren.

Kun je brandjes blussen helemaal voorkomen?

Nee. Onverwachte situaties blijven bestaan. Het doel is dat je jouw basis zo goed organiseert dat je voldoende tijd en ruimte hebt wanneer er werkelijk iets urgents gebeurt.