Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Inwerken nieuwe medewerkers

Inwerken van nieuwe medewerkers door de leidinggevende is essentieel. Een goed inwerkprogramma bespaart tijd, fouten en kosten en vergroot de motivatie van uw medewerker. Tijdens het aanstellingsgesprek adviseren wij om meteen het inwerkprogramma met de medewerkers te bespreken in globale lijn. Duidelijkheid geeft rust. Meer dan de globale lijn bespreken is in feite niet nodig tijdens het aanstellingsgesprek. Dat kan op een later tijdstip.

Regel vooraf alle faciliteiten

Belangrijk is dat u voor aanvang van de eerste werkdag alle randvoorwaarden voor elkaar maakt. Doorgaans hele praktische en basale zaken zoals:

  • zorg dat uw medewerker kan inloggen op het systeem
  • indien nodig: zorg dat er een ingerichte werkplek en computer is
  • indien van toepassing: werkkleding, inlogcodes en pasjes voor de urenregistratie
  • een dienstauto of leaseauto indien dit van toepassing is

Overige maatregelen

Daarnaast zijn er nog een aantal maatregelen van belang:

  • zorg dat uw medewerkers geïnformeerd zijn over de komst van de nieuwe medewerker
  • regel iemand die de medewerker op de eerste dag ontvangt of doe het zelf
  • informeer de medewerker over allerlei praktische zaken: gebruik koffie, kantine, wel of niet roken, voorschriften en regels binnen uw organisatie etc.

Inwerken begint op de eerste werkdag

De eerste werkdag spreekt u het inwerkprogramma verfijnd door met de medewerker. Per taak benoemt u de weg om samen tot taakvolwassenheid te komen inzake de functie die de medewerker moet uitoefenen. Per taak loopt u drie delegatieniveaus door namelijk:

  • Inwerken nieuwe medewerkerDelegatieniveau 1: beginner – u instrueert en controleert

    Op het eerste niveau is de medewerker Beginner en u bent controleur. Let wel: u laat de medewerker de taken uitvoeren maar de verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebt u nog niet gedelegeerd. U spreekt de taak door met de medewerker en legt uit wat de bedoeling is. U ziet erop toe dat de medewerker de taak naar behoren uitvoert. Wanneer er fouten worden gemaakt, benut u die als leermoment. Afhankelijk van de complexiteit van de taak spreekt u een periode af waarbij u niveau 1 hanteert. Daarna volgt er een evaluatiemoment. U gaat naar delegatieniveau 2 wanneer het volgende wordt uitgesproken: de leidinggevende geeft aan dat de medewerker voldoende vaardig is om de taak uit te voeren (let op: de leidinggevende neemt niet aan dat dit het geval is maar heeft dit geconstateerd), de medewerker geeft aan dat hij voldoende vaardig is om de taak uit te voeren.

  • Niveau 2: gevorderde – U stuurt bij en overtuigt of u overlegt en werkt samen

    Uw medewerker heeft inmiddels enige ervaring opgedaan. Uw rol als controleur vervalt weliswaar, maar van de leiding mag een pro-actieve rol als coach verwacht worden. U informeert regelmatig hoe het proces verloopt, of er hulp nodig is etc. De medewerker informeert u over de voortgang, over bijzondere situaties die hij/zij tegenkwam, over fouten die zich voordeden etc.

    Kenmerkend:

    U hebt nog steeds niet de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid gedelegeerd voor de taak. Ook hier spreekt u een evaluatiemoment af en u stapt over naar delegatieniveau 3 wanneer u beide van mening bent dat dit verantwoord is.

  • Niveau 3: bekwaam – u adviseert

    Uw medewerker beheerst de taak en uw actieve rol neemt steeds meer af. U bent adviseur. In plaats van voortdurend te vragen hoe het proces verloopt, spreekt u met de medewerker af dat hij/zij u steeds komt vertellen hoe het proces verloopt. Kenmerkend voor niveau 3 is: de leiding komt de informatie over de voortgang niet voortdurend halen, maar de medewerker komt informatie brengen. Van belang is om af te spreken wat deze informatie dan omvat. Wat wilt u weten of wat moet u weten?

Let op: evaluatiemoment niveau 3

U evalueert op een te bepalen tijdstip de voortgang van het delegatieproces. U sluit niveau 3 af wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • dat uw medewerker over voldoende kennis en vaardigheid beschikt om de taak uit te voeren
  • dat uw medewerker in staat is om situaties professioneel op te lossen wanneer er iets fout gaat (of dreigt te gaan)
  • dat uw medewerker u informeert over de voortgang
  • dat uw medewerker uw hulp in zal roepen of de behoefte uitspreekt om met u te sparren wanneer er iets fout gaat of wanneer
  • er een situatie ontstaat waar hij/zij er niet zonder hulp uitkomt
  • dat uw medewerker zich volledig verantwoordelijk voelt en weet voor de taak die u gedelegeerd hebt
  • dat uw medewerker de taak wellicht op eigen wijze uitvoert, maar dat er geen verschil bestaat tussen u en de medewerker over het beoogde resultaat
  • dat uw medewerker in staat is om zelf controles in te bouwen en in te schatten waar en wanneer iets fout zou kunnen gaan

Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan delegeert u de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid  voor de omschreven taak waarbij u omschrijft wat deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid inhoudt.

Inwerken op de juiste manier

Wanneer u de medewerker op de juiste manier inwerkt heeft dat veel voordelen:

  • u vergroot de motivatie van de medewerker
  • u versnelt taakvolwassenheid binnen uw organisatie
  • de tijd die u aan de voorkant investeert, verdient u snel terug
  • u voorkomt onnodig fouten of irritatie bij collega's
  • u vergroot het zelfvertrouwen van de nieuwe collega

Leerdoelen

We hebben nog meer leerdoelen voor de training coachend leidinggeven voor u uitgewerkt.

Leerdoelen training coachend leidinggeven

Training coachend leiderschap

Bekijk de training coachend leidinggeven voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training opmaat.

Training coachend leiderschap

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens