Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Werkoverleg

Werkoverleg: een overlegvorm die van onmiskenbare waarde is In het kader van de interne communicatie. Wie moet er bij zijn? Wat wordt er besproken? Hoe moet de verslaglegging eruit zien?

Instrument: bevorderen interne communicatie

WerkoverlegHet werkoverleg binnen organisaties is essentieel als instrument om de onderlinge communicatie te bevorderen. Belangrijk is dat er een regelmatige frequentie is waarop het werkoverleg plaatsvindt bijvoorbeeld 1x per week of 1x per veertien dagen. Binnen kleinere organisaties is het werkoverleg doorgaans gelijk aan het afdelingsoverleg (zie: functie en noodzaak van het afdelingsoverleg). Bij grotere organisaties zijn dit vaak twee aparte overlegvormen.

Doel van het werkoverleg

Bij ieder overleg geldt: bepaal het doel van deze overlegvorm. Dat geldt zeker ook voor het werkoverleg. Als doelstelling kunnen we er een paar noemen:

  • werkverdeling en taakverdeling voor de komende week
  • het doorspreken van de voortgang van projecten en het evalueren daarvan
  • de werkwijze bepalen rond nieuwe projecten
  • de planning voor de komende week (wie doet wat?)
  • bijzonderheden (verlofdagen van medewerkers, vakantie of ziekte doornemen)
  • informatie vanuit het managementteam of directie delen of bekendmaken

Duurt het werkoverleg te lang?

Duurt het werkoverleg te lang? Lopen vergaderingen vaak uit binnen uw organisatie? Lees verder:

Werkoverleg en vergadering duurt te lang

  • Kenmerk

    Kenmerk van het werkoverleg is dat het kort en zeer praktisch van aard is. Het werkoverleg is vooral gericht op de praktische zaken van de komende week of weken en evaluerend terugkijken op de afgelopen week of weken.

  • Wie moet er bij aanwezig zijn?

    Bij iedere vergadering maar zeker ook bij het werkoverleg geldt: betrek die mensen erbij die daadwerkelijk met dit overleg betrokken moeten zijn. Kortom: medewerkers die bepaalde informatie voor de uitoefening van hun functie nodig hebben.

  • Verslaglegging

    Qua verslaglegging van het werkoverleg kunt u volstaan met een korte actielijst of besluitenlijst. Uitgebreide notulen of gespreksverslagen zijn overbodig. Zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen.

  • Agenda

    Belangrijk is om tijdens het werkoverleg te volstaan met een aantal vaste agendapunten bijvoorbeeld:

    • Opening
    • Besluitenlijst vorig werkoverleg
    • Lopende zaken (zoals.........)
    • Nieuwe projecten (zoals.......)
    • Rondvraag
    • Sluiting
  • Voorzitten van het werkoverleg

    Wij adviseren om de direct leidinggevende het werkoverleg te laten voorzitten. De direct leidinggevende is immers de belangrijke schakel tussen directie / MT en de medewerkers. In kleinere organisaties is het vaak de directeur / eigenaar die het werkoverleg voorzit.

Overlegvormen en overlegstructuren

Het ontwikkelen van overlegstructuren is evenals het opzetten van personeelsgesprekken (gesprekscyclus binnen organisaties) de harde factor bij het verbeteren van de interne communicatie.

Soorten overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens