Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Vergadercultuur | vergaderen om het vergaderen

Vergadercultuur: een woord met een negatieve betekenis.  Vaak wordt iets negatiefs aangeduid wanneer mensen zeggen dat er een vergadercultuur heerst bij de organisatie waar zij werken. Meestal bedoelt men: wij vergaderen om het vergaderen en wij overleggen om het overleggen. Maar in feite heeft ieder bedrijf een vergader of overlegcultuur. Sterker nog: de bedrijfscultuur of organisatiecultuur speelt een rol bij vergaderingen, het werkoverleg, het afdelingsoverleg, de personeelsbijeenkomst etc.

VergadercultuurCultuurvormen zijn er genoeg

Voorbeelden van cultuurvormen bij vergaderingen en andere overlegvormen zijn er genoeg:

  • We hebben te weinig overleg

    De vergadercultuur trekken wij breder. Want het is ook cultuur wanneer er te weinig overleg is binnen organisaties en wanneer er niet de tijd genomen wordt om even de zaken onderling op elkaar af te stemmen.

  • We hebben teveel overleg

    Wanneer er teveel overleg is, wordt vaak bedoeld: we vergaderen wel, we bespreken van alles, maar er worden geen knopen doorgehakt, er worden geen beslissingen genomen, er worden geen heldere afspraken gemaakt of afspraken worden niet uitgevoerd. Ook dat is bedrijfscultuur die al aanwezig is maar in vergaderingen terug komt.

  • We hebben nooit ongestoorde vergaderingen

    Of we komen allemaal te laat, of we hebben snel iets belangrijkers te doen, of we hebben onze mobiele telefoon aan staan. Maar in ieder geval: cultuur is ook dat we nooit ongestoord om tafel kunnen.

  • We gaan onvoorbereid naar de vergadering

    De notulen al gelezen? Nee, ik heb ze pas gisteren ontvangen. De besluitenlijst afgewerkt? Nee, ik kwam er niet aan toe. Ook dat is organisatiecultuur, verweven in de overlegcultuur.

Tips voor een gezonde vergadercultuur

  • Vergader naar behoefte en vergader niet om te vergaderen
  • Zorg dat vergaderen leuk, inspirerend en boeiend is
  • Koop een vergaderwekker en stel paal en perk aan de vergadertijd
  • Zet de rondvraag meteen na de opening op de agenda
  • Geef elkaar de ruimte om open het gesprek en de discussie aan te gaan: het zal de betrokkenheid vergroten van de deelnemers
  • Zet de telefoon uit en zorg dat je niet gestoord wordt
  • Voorkom de monoloog en vergroot de participatie en inspraak van de deelnemers van de vergadering
  • Varieer en nodig eens een gastspreker uit

Knelpunten bij overlegvormen

Dit artikel  is geschreven in de serie: knelpunten bij overlegvormen.

Klachten en knelpunten tijdens overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens