Overlegvormen en overlegstructuren binnen organisaties
Overlegvormen en overlegstructuren: voor het optimaliseren van de interne communicatie is het noodzakelijk dat uw organisatie de juiste vormen van overleg opzet zoals: werkoverleg, afdelingsoverleg, vergaderingen en bijeenkomsten.
Opzetten overlegvormen
Het opzetten van overlegvormen binnen organisaties, is een onderdeel van de tweede stap voor de verbetering van de interne communicatie namelijk: communicatiestructuren opzetten.
Soorten overleg, vergadering, bijeenkomsten
Er zijn diverse soorten overleg te onderscheiden. Een mogelijke indeling is:
- Virtuele vergaderingen. Deze vergaderingen kunnen bijvoorbeeld plaatsvinden via Skype of een conference call. Zeker in het huidige flexibele werken is dit vaak een praktische manier om even met elkaar te overleggen. De virtuele vergadering leent zich het beste voor het overleggen van alledaagse dingen als: overdracht van taken die als routine gelden, veranderingen in het standaard werk(informatief) en planning.
- Fysieke vergaderingen. Juist de fysieke vergadering is een onmisbaar instrument in uw organisatie mits op een goede manier ingezet en benut. In de fysieke vergadering speelt de voorzitter een cruciale rol om het besluitvormingsproces te begeleiden, maar ook de deelnemers.
Een andere indeling is:
- Brainstromvergadering
- Instructievergadering
- Informatieve vergadering
- Besluitvormende vergadering
Knelpunten bij overleg
- Het werkoverleg of vergaderingen duren te lang en lopen vaak uit
- inbreng bij vergaderingen is te beperkt
- Ook uw organisatie heeft een vergadercultuur
- zorg voor een goede voorzitter
U kunt ze lezen in ons artikel over: knelpunten bij overlegvormen. Voor voorzitters en deelnemers van vergaderingen hebben wij diverse leerdoelen inzake de training vergadertechnieken uitgewerkt.
Overlegvormen
We hebben een aantal typen overlegvorm voor u uitgewerkt. UIteraard zijn er veel meer overlegvormen die ingezet worden in organisaties.
- werkoverleg
- afdelingsoverleg
- managementvergadering
- personeelsbijeenkomst
- bilateraal overleg
- brainstormsessie
- de cyclus van personeelsgesprekken
Besluitvorming en verslaglegging
- Hoe vindt besluitvorming plaats tijdens werkbesprekingen, vergaderingen?
- Hoe vindt verslaglegging plaats binnen de diverse overlegvormen?
Opzetten interne communicatie
De Steven ondersteunt organisaties bij het verbeteren van de interne communicatie. Een onderdeel daarvan is het opzetten van de juiste communicatiestructuren zoals personeelsgesprekken en overlegstructuren
Training doelgericht vergaderen
Bekijk onze training doelgreicht vergaderen speciaal ontwikkeld voor voorzitters.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Voor andere publicaties kunt u ook terecht in onze webshop!
