Resultaatgericht en effectief werken
Resultaatgericht en effectief werken. Jouw organisatie of jouw team zou resultaatgerichter en effectiever willen werken? Je wilt samen meer rendement halen uit de beschikbare tijd die je samen hebt? Jouw team zou productiever kunnen zijn?
Waar kun je effect boeken?
Wanneer je als team of organisatie wilt werken aan doelstellingen in het kader van efficiënt tijdgebruik kun je op acht terreinen bekijken waar jouw organisatie (of jouw team) rendement kan behalen namelijk:
- Bekwaamheid: In hoeverre is mijn werk direct overneembaar door een collega of kan ik het werk van de collega overnemen, in hoeverre kan ik inhoudelijke vraagstukken delen met mijn collega’s of moet ik alles zelf uitzoeken, in hoeverre is er voldoende expertise binnen de organisatie om mij te ondersteunen
- Communicatie: In wat voor mate is de communicatie binnen ons team efficiënt en effectief?
- Cultuur: In wat voor mate komen we onze afspraken na, worden deadlines afgesproken en gehaald en is er de bereidheid om elkaar te helpen
- Leiding: In hoeverre zijn de doelstellingen en verwachtingen helder gecommuniceerd door de leiding
- Verantwoordelijkheden: Zijn de verantwoordelijkheden helder binnen de organisatie? In hoeverre voelen mensen zich ook verantwoordelijk voor hun taken?
- Vergaderingen: worden vergaderingen voldoende voorbereid, worden er tijdens vergaderingen heldere beslissingen genomen, in hoeverre hebben de deelnemers zich voorbereid?
- Werkprocessen: In hoeverre zijn de werkprocessen voor één uitleg vatbaar binnen de organisatie en kennen de medewerkers de werkprocessen voldoende?
- Werkomgeving: Een ordelijke werkomgeving, in hoeverre zijn papier, archiefstukken snel terug te vinden, bestandsnamen op het netwerk helder en transparant, hoe gaan we om met e-mailstromen?
Team- en organisatieontwikkeling
Bekijk onze interventies en trainingen voor teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.
Training teamontwikkeling voor leidinggevenden
Wil je de training teamontwikkeling voor leidinggevenden starten? Wij verzorgen deze ook individueel.
Resultaatgerichtheid en effectiviteit binnen teams
Wanneer je productiviteit, effectiviteit en resultaatgerichtheid wilt bevorderen binnen jouw team raakt dat doorgaans ook andere aspecten zoals cultuur en interne communicatie.
-
Vergaderingen
- Wordt er binnen jouw organisatie tijdens het werkoverleg met een strakke agenda gewerkt?
- Is het doel van een vergadering of werkoverleg voor de deelnemers duidelijk?
- Vindt de geplande vergadering (of werkoverleg) plaats binnen afgesproken kaders en tijdstippen?
- Worden afspraken vastgelegd via een besluitenlijst?
- Worden afspraken die op de besluitenlijst staan tijdig uitgevoerd?
-
Cultuur
- Worden deadlines gehaald binnen jouw organisatie of worden deadlines niet gehaald en steeds verschoven?
- Zijn taakstellingen behapbaar, ligt de lat niet te hoog of te laag en is er inzicht in de benodigde tijd om de taakstellingen te halen?
- Kan men met vragen terecht bij collega’s en/of de leiding?
- Is men onderling bereid elkaar bij te staan in geval van drukke werkzaamheden?
- Kan men ongestoord werken en is er ruimte om zichzelf even terug te trekken om het werk af te ronden?
-
Werkomgeving
- Kan men bestanden gemakkelijk terugvinden op het netwerk en is er structuur aangebracht op het netwerk?
- Is de werkplek ordelijk en opgeruimd?
- Is de werkplek dusdanig opgesteld dat men het gevoel heeft ongestoord te kunnen werken?
- Kan men de spullen gemakkelijk kwijt (voldoende opbergruimte, laden, kastruimte etc.)?
-
Verantwoordelijkheden
- Is er inzicht wie / waar verantwoordelijk voor is?
- Is bekend bij wie men met vragen en knelpunten terecht kan?
- Zijn de functie- en taakomschrijvingen actueel en worden ze periodiek besproken en bijgesteld?
- Weet men wat er verwacht wordt en is bekend waar men verantwoordelijk voor wordt gesteld?
- Weet men zich verantwoordelijk voor elkaar: in hoeverre voert een collega de taak uit die ik van ‘m vraag en in hoeverre komt mijn collega zijn afspraken na?
-
Werkprocessen
- Worden werkprocessen voortdurend besproken en geëvalueerd?
- Is er duidelijkheid, nauwkeurigheid en eenduidige uitleg van de werkprocessen?
- Is duidelijk wie wat moet doen?
- Is de documentatie zo helder dat werkzaamheden van een collega bijvoorbeeld bij ziekte zo kunnen worden overgenomen?
- Is er een plan B dat op voorhand al klaarligt wanneer blijkt dat plan A niet lukt?
-
Communicatie
- Ervaart men de vrijheid om knelpunten bespreekbaar te maken?
- Heeft men het gevoel dat er op een positieve wijze gereageerd wordt wanneer men knelpunten bespreekbaar maakt?
- Spreekt men ‘met’ elkaar in plaats van dat men ‘over’ elkaar spreekt oftewel: in hoeverre worden de zaken rechtstreeks met de juiste personen besproken in plaats van dat er in de wandelgangen wordt gesproken?
- Voelt men zich begrepen wanneer een collega iets duidelijk wordt gemaakt?
- Heeft men het gevoel dat men juist en tijdig geïnformeerd wordt over zaken die binnen de organisatie spelen?
-
Bekwaamheid
- Kunnen collega’s jouw werk zo overnemen?
- Kun je het werk van jouw collega’s zo overnemen?
- Kan men steun en ondersteuning vragen/ontvangen door collega’s bij drukke werkzaamheden?
- Is het gevoel aanwezig om er niet alleen voor te staan maar terug te kunnen vallen op een collega die veel ervaring heeft?
- Heeft men het gevoel dat er binnen de organisatie voldoende expertise aanwezig is waar men altijd op kan terugvallen?
-
Leiding
- Stelt de leiding duidelijke en haalbare doelen?
- Wordt men voldoende door de leiding gemotiveerd om doelstellingen of targets te halen?
- Ervaart men dat de leiding de juiste randvoorwaarden stelt en voldoende faciliteert om het werk goed te kunnen uitvoeren?
- Heeft men het gevoel dat er wel ruimte is om fouten te maken (zonder daar meteen op afgerekend te worden)?
- Ervaart men dat de leiding rekening houdt met grenzen van medewerkers wanneer aangegeven wordt dat men werkdruk ervaart?
Inventarisatie teamleerdoelen
Middels de omgevingsscan kunnen wij in korte tijd op tafel leggen welke symptomen van effectiviteit binnen jouw team aanwezig zijn. Daarna kunnen we samen aan de slag met het bepalen van doelstellingen gericht op resultaat, effectief werken en rendement.
Knelpunten: inefficiënt tijdgebruik en tijdverlies
Ineffectiviteit binnen teams en organisaties laat doorgaans een aantal van de volgende verschijnselen zien waarbij:
- Vergaderingen structureel uitlopen omdat ze slecht voorbereid zijn
- Iedereen te laat komt op de vergadering
- Mensen de notulen niet hebben gelezen voor de vergadering
- Collega’s de afspraken niet nakomen
- Deadlines zelden worden gehaald
- Niemand wordt aangesproken op het ontbreken van structuur
- Men wel van alles wil maar nooit tot doen komt
- Afspraken vaag zijn en vrijblijvend
- Collega’s te pas en te onpas bij je binnenstappen en geen rekening houden met jouw planning
- Bestanden en mappen moeilijk zijn te vinden op het netwerk
- Een goede structuur mist in het archief waardoor je altijd moet zoeken
- Je voortdurend werk krijgt voor zestig uur terwijl je maar veertig uur beschikbaar hebt
- Geen heldere doelstellingen zijn over wat er dit jaar bereikt moet worden
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden onduidelijk zijn
- Onduidelijkheid is over hoe werkprocessen verlopen
Teamontwikkeling
Dit artikel is geschreven in de serie over teamontwikkeling (gezamenlijk willen, kunnen en zijn).
Team- en organisatieontwikkeling
Bekijk onze interventies en trainingen voor teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.
